武文杰
摘 要:數(shù)字時代,數(shù)據(jù)量呈爆發(fā)式增長,高校財務(wù)數(shù)據(jù)庫日益龐大。作為高校的核心部門,財務(wù)部必須通過數(shù)字賦能,加快信息化建設(shè)。文章從數(shù)字賦能對高校財務(wù)信息化建設(shè)的意義出發(fā),分析了當(dāng)前高校財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題,提出了建立信息數(shù)據(jù)共享平臺和統(tǒng)一支付平臺、實施智能化的財務(wù)報銷審核流程、培養(yǎng)復(fù)合型的財務(wù)人員、加強信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理等建議。
關(guān)鍵詞:高校 財務(wù)管理 信息化建設(shè)
中圖分類號:F233
文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2024)06-069-02
2022年7月,山西省財政廳印發(fā)《山西省會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃》(晉財會〔2022〕22號),規(guī)劃指出,要堅持轉(zhuǎn)型發(fā)展,推動會計管理數(shù)字賦能,將會計信息化工作規(guī)范推廣到行政事業(yè)單位,實現(xiàn)會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋。2019年政府會計制度在高校全面實施,雙基礎(chǔ)、雙分錄、雙報告、雙體系的核算模式標(biāo)志著嶄新的高校財務(wù)管理時代的到來,全面深化高校財務(wù)信息化建設(shè),探索信息化建設(shè)的合理路徑,通過業(yè)財融合打造智能財務(wù)數(shù)據(jù)平臺,推動高校高質(zhì)量發(fā)展。
一、數(shù)字賦能視域下高校財務(wù)信息化建設(shè)的意義
(一)提升高校財務(wù)工作效率
隨著政府會計制度的全面實施,高校采用雙分錄平行記賬,雙報告披露信息,相較于傳統(tǒng)的會計核算而言,工作的難度和工作量都進(jìn)一步加大,對于財務(wù)管理系統(tǒng)和財務(wù)人員的工作能力有了更高的要求。通過數(shù)字賦能,使得數(shù)據(jù)采集工作更加高效,通過升級財務(wù)管理軟件,根據(jù)科目勾稽關(guān)系,一鍵生成雙分錄和雙報告,實行網(wǎng)上預(yù)約報銷,讓師生少跑腿,化解了師生與財務(wù)部的矛盾,節(jié)約了財務(wù)人員的時間,財務(wù)人員可以將更多的精力用于財務(wù)預(yù)測與分析、財務(wù)報表與報告的編制,提升了高校財務(wù)工作效率。
(二)實現(xiàn)財務(wù)信息共享
高校作為一個整體,內(nèi)部各信息系統(tǒng)卻彼此獨立,財務(wù)信息化可以將財務(wù)信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)對接起來,財務(wù)人員可以直接對資產(chǎn)、人事、科研等數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取,再利用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析,生成的數(shù)據(jù)也可以通過信息系統(tǒng)反饋給其他系統(tǒng),彼此之間實現(xiàn)了信息共享,信息披露變得更透明。
(三)提升高校財務(wù)服務(wù)水平
傳統(tǒng)的報銷方式下,報銷單需要師生履行逐級審批手續(xù),再通過線下報銷方式交到財務(wù)部制單,整個流程效率低下,而且存在退單、修改、重簽、再審等情況,往往一個業(yè)務(wù)單據(jù)需要多次往返財務(wù)部,激化師生與財務(wù)部的矛盾。數(shù)字賦能后,師生只需在電腦端或手機(jī)端發(fā)起線上報銷流程即可精準(zhǔn)識別財務(wù)票據(jù)信息,也降低了報銷的出錯率,提升了高校財務(wù)服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。在疫情時期,開展線上報銷能減少接觸風(fēng)險,保證支出進(jìn)度。
(四)提高高校內(nèi)部控制水平
高度信息化的財務(wù)管理系統(tǒng)能夠?qū)Ω咝5臉I(yè)務(wù)進(jìn)行全面監(jiān)督,將財務(wù)管理嵌入學(xué)校整體的業(yè)務(wù)活動中,提前對數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測和分析并反饋給業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門可以做出更精準(zhǔn)的決策,提升財務(wù)信息的利用率,同時財務(wù)部也能更加關(guān)注高校的整體發(fā)展戰(zhàn)略,提高高校內(nèi)部控制水平。
二、數(shù)字賦能視域下高校財務(wù)信息化存在的主要問題
(一)財務(wù)信息未全面共享
目前,由于內(nèi)部控制建設(shè)的滯后性,高校內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間缺乏溝通協(xié)作、信息共享。從高校整體來看,未建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺,學(xué)校的資產(chǎn)部、人事部等數(shù)據(jù)與財務(wù)部相分離,有些高校甚至并未在關(guān)鍵內(nèi)部控制領(lǐng)域使用信息化軟件,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性難以保證,不同部門之間傳輸數(shù)據(jù)可能因為人為原因出錯而影響財務(wù)工作效率,降低了財務(wù)報表的參考性,為管理者決策提供了不可靠的依據(jù)。此外,國庫集中支付系統(tǒng)并未與高校自行采購的財務(wù)管理軟件對接,出納人員需對支付項目進(jìn)行二次錄入,增加了錄入錯誤的風(fēng)險,影響后續(xù)報表披露。
(二)財務(wù)信息化水平低
政府會計制度實施以來,很多高校逐步深化財務(wù)信息化改革,其中網(wǎng)上預(yù)約報銷制單基本已經(jīng)全部實現(xiàn),但是部分高校對于在線填制好的報銷單仍需線下執(zhí)行審批簽字流程,再將簽批完的單據(jù)送至財務(wù)部審核報銷,由出納進(jìn)行支付。實際中經(jīng)常會因為調(diào)整預(yù)算,預(yù)約報銷單填制不規(guī)范、審批簽字流程不暢等原因難以一次性完成報銷,從而影響報銷效率。
從宏觀方面來講,公共衛(wèi)生事件防控常態(tài)化,高校作為人員聚集性場所,防控壓力巨大,高校財務(wù)報銷應(yīng)從“線下”迅速轉(zhuǎn)為“線上”,減少人員流動并保證按時完成報銷。這對于高校財務(wù)信息化建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn)。
(三)財務(wù)人員信息化意識淡薄,缺乏復(fù)合型財務(wù)人員
隨著會計改革的不斷深入,原有的會計模式、會計思維已經(jīng)不能適應(yīng)“雙一流”建設(shè)中的高校。有些高校將財務(wù)管理信息化簡單化,局限于現(xiàn)有的“網(wǎng)上預(yù)約報銷”,缺乏長遠(yuǎn)考慮,對于信息化建設(shè)僅僅依靠軟件公司,未將自己的想法嵌入軟件中。此外事業(yè)單位人員流動性相對來說較少,有些工作經(jīng)驗豐富的老會計并不愿意再去花費時間學(xué)新知識,對于信息化的掌握更是心有余而力不足。新引進(jìn)的會計人員雖然是會計本專業(yè)出身,但是在校學(xué)習(xí)也以理論居多,對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更是缺乏了解,無法將二者相結(jié)合。有的財務(wù)人員長期在同一個崗位工作,對于自身工作以外的學(xué)習(xí)積極性不高,無法勝任財務(wù)部的其他崗位。
(四)內(nèi)部控制體系不完善
近年來,內(nèi)部控制體系建設(shè)一直備受關(guān)注,財政部要求各行政事業(yè)單位每年按期報送行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報表,對各單位內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)行自評自查。內(nèi)部控制的有效性能夠規(guī)避高校的運行風(fēng)險,及時發(fā)現(xiàn)管理漏洞,提升治理水平。高校內(nèi)部控制體系建立不完善,信息化程度低,不能對高校運行關(guān)鍵點包括財務(wù)審核報銷進(jìn)行全面的監(jiān)督與控制,未能有效識別風(fēng)險點,給高校運行帶來風(fēng)險。政府會計制度實施以來,雙軌核算模式更加復(fù)雜,給財務(wù)管理提出了新的要求。總之,會計核算要求變得更加細(xì)化,信息披露的難度也不斷提高,這就要求高校建立完善的內(nèi)部控制體系,對財務(wù)全流程進(jìn)行監(jiān)督,進(jìn)一步提升報表的準(zhǔn)確性。
(五)互聯(lián)網(wǎng)中信息安全存在漏洞
利用數(shù)字賦能實現(xiàn)財務(wù)信息化能夠為財務(wù)人員減輕工作負(fù)擔(dān),實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通,及時、準(zhǔn)確提供財務(wù)信息。但是互聯(lián)網(wǎng)在帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險,如果高校信息安全保障不夠,很容易引發(fā)信息泄露,一旦信息外溢,將帶來不可估量的后果。同時,財務(wù)人員信息安全的防范意識淡薄,有時隨意使用U盤傳輸數(shù)據(jù),造成電腦被病毒感染,在內(nèi)外網(wǎng)切換時也很容易被黑客攻擊,為高校財務(wù)系統(tǒng)的運行帶來了風(fēng)險,而普通高校的信息技術(shù)水平并不能保障龐大的數(shù)據(jù)安全,為財務(wù)信息化建設(shè)帶來難題。
三、數(shù)字賦能視域下高校財務(wù)信息化建設(shè)的建議
(一)建立信息數(shù)據(jù)共享平臺和統(tǒng)一支付平臺
1.建立信息數(shù)據(jù)共享平臺。為解決部門之間的信息不對稱問題,高校應(yīng)加強頂層設(shè)計,整合現(xiàn)有的全部數(shù)據(jù)資源,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺,教職工可使用工號登錄。財務(wù)部應(yīng)跳出財務(wù)看財務(wù),主動牽頭與資產(chǎn)、人事、基建、合同、科研、學(xué)工等部門進(jìn)行數(shù)據(jù)對接,如資產(chǎn)部錄入關(guān)于資產(chǎn)采購、入賬、折舊、報廢等信息將直接推送到財務(wù)部平臺,財務(wù)部根據(jù)信息入賬后再次反饋給資產(chǎn)部,確保了財務(wù)部與資產(chǎn)部數(shù)據(jù)的一致性;人事變動信息在人事端修改后,將直接彈窗在資產(chǎn)部,資產(chǎn)部根據(jù)人員變動實時掌握變動人員名下資產(chǎn)情況。此外,人事部將審核后的工資表上傳后,財務(wù)部可及時根據(jù)工資表發(fā)放工資。
2.建立統(tǒng)一支付平臺。財務(wù)信息系統(tǒng)與財政國庫集中支付對接后,師生在網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)填制預(yù)約報銷單,審核報銷財務(wù)人員對原始憑證進(jìn)行審核后生成會計憑證,出納人員在支付時無需再次錄入報銷信息,提高了財務(wù)報銷的效率。財務(wù)信息系統(tǒng)與銀行對接,建立統(tǒng)一支付平臺,系統(tǒng)可自動發(fā)起付款,實現(xiàn)財務(wù)管理和服務(wù)功能進(jìn)一步拓展,提高財務(wù)信息共享程度和工作透明度。
(二)實施智能化的財務(wù)報銷審核流程
常態(tài)化的公共衛(wèi)生事件防控為高校財務(wù)管理帶來了新的挑戰(zhàn),也成為了各高校加快實現(xiàn)財務(wù)報銷信息化的助推器。應(yīng)盡量減少與師生的面對面接觸,這就要求高校具備線上報銷的條件。
1.采用無接觸投遞式財務(wù)報銷。依托現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng),逐步進(jìn)行升級優(yōu)化,嵌入個性化需求,探索開發(fā)新的模塊。報銷人在填寫預(yù)約報銷單后,上傳掃描后的原始憑證,各級負(fù)責(zé)人在線審批,報銷人將報銷單據(jù)自助投遞在指定的投遞機(jī),投遞機(jī)自動對報銷單進(jìn)行消毒,財務(wù)部定期取走報銷單并進(jìn)行審核,審核通過的報銷單將生成會計憑證并盡快支付,如審核未通過則退回投遞柜,并通過短信的方式提醒報銷人取走報銷單。
2.開發(fā)手機(jī)智能報銷系統(tǒng)。2022年第49次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》顯示,截至2021年12月,我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)10.32億人,較2020年12月增長4296萬人,互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)73.0%,我國網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)99.7%,手機(jī)仍是上網(wǎng)的最主要設(shè)備。開發(fā)手機(jī)智能報銷系統(tǒng)后,師生可實時通過手機(jī)APP將發(fā)票拍照上傳,智能OCR識別發(fā)票并對發(fā)票自動進(jìn)行驗真、查重,根據(jù)驗證后的發(fā)票生成審批流程,相關(guān)審批負(fù)責(zé)人對單據(jù)進(jìn)行審批,其中電子簽章采用短信驗證加水印,系統(tǒng)根據(jù)審核通過的單據(jù)自動生成憑證,自動稽核并網(wǎng)銀發(fā)放,通知報銷人。最后將智能識別票據(jù)進(jìn)行影像化存儲,供其他系統(tǒng)借閱。
(三)培養(yǎng)復(fù)合型的財務(wù)人員
高校財務(wù)人員是高校財務(wù)信息化的引領(lǐng)者、推動者,一支高素質(zhì)的財務(wù)工作隊伍能夠帶領(lǐng)學(xué)校走在信息化的前列,率先發(fā)展,因此,高校應(yīng)注重培養(yǎng)復(fù)合型、綜合素質(zhì)高的財務(wù)人員。
1.培養(yǎng)既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。高校財務(wù)人員不應(yīng)僅僅局限于完成學(xué)校的業(yè)務(wù),而應(yīng)該在日常工作中加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí),積極參加相關(guān)的培訓(xùn)和交流,深入其他兄弟院校調(diào)研學(xué)習(xí),掌握最新的財經(jīng)法規(guī)、會計準(zhǔn)則、政策理論等,這樣才能在政策執(zhí)行時不滯后,提高財務(wù)數(shù)據(jù)核算、統(tǒng)計、分析能力,為管理者提供真實可靠的決策依據(jù)。同時,財務(wù)人員也要懂互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),而不應(yīng)完全依賴于財務(wù)軟件供應(yīng)商,在工作中獨立對軟件進(jìn)行維護(hù)和更新,識別信息系統(tǒng)風(fēng)險,保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。此外,作為一名業(yè)務(wù)人員,也應(yīng)具備一定的管理能力,加強與其他部門的溝通協(xié)作,確保財務(wù)工作順利開展。
2.實行財務(wù)人員輪崗制度。部分高校財務(wù)人員的輪崗制度形同虛設(shè),大家長期在固定崗位導(dǎo)致思維固化,對其他崗位工作不了解。高校定期實行輪崗制度能夠讓財務(wù)人員轉(zhuǎn)變工作思維,涉獵不同崗位,增強財務(wù)人員學(xué)習(xí)的積極性與主動性,做一名綜合素質(zhì)較高的財務(wù)人員。
(四)加強信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理
首先,高校需堅持“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則,把信息化網(wǎng)絡(luò)安全的責(zé)任落到實處,根據(jù)不同崗位設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限,未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁進(jìn)入系統(tǒng)查閱復(fù)制數(shù)據(jù),尤其是財務(wù)數(shù)據(jù),如其他部門因工作需要訪問財務(wù)數(shù)據(jù),必須經(jīng)過財務(wù)部門的授權(quán),在授權(quán)范圍內(nèi)對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱,嚴(yán)禁將財務(wù)信息系統(tǒng)的核心服務(wù)器直接對接其他服務(wù)器,避免發(fā)生信息泄露。其次,財務(wù)人員要樹立網(wǎng)絡(luò)安全的意識,定期參加網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn),提升網(wǎng)絡(luò)危機(jī)的應(yīng)對技能。不使用U盤在電腦上傳輸數(shù)據(jù),以防電腦被病毒攻擊;定時修改電腦開機(jī)密碼以及財務(wù)管理系統(tǒng)的登錄密碼;不在工作電腦上隨意安裝軟件,定期對電腦進(jìn)行殺毒;財務(wù)數(shù)據(jù)要做到按時備份、異地備份、多級備份,以防止發(fā)生財務(wù)系統(tǒng)癱瘓時數(shù)據(jù)丟失。最后,財務(wù)數(shù)據(jù)安全還需要從外到內(nèi)設(shè)立防火墻,防止病毒入侵,聘請高端信息技術(shù)專業(yè)人才,通過定期檢查系統(tǒng)運行情況,全面保障數(shù)據(jù)安全。
參考文獻(xiàn):
[1] 王艷.“十四五”規(guī)劃下高校財務(wù)信息化建設(shè)研究[J].時代經(jīng)貿(mào),2022(02):126-128.
[2] 謝秋玲,崔斌,張珊,等.基于“大智移云物”技術(shù)的高校財務(wù)信息化建設(shè)研究:以Q大學(xué)為例[J].教育財會研究,2022(03):49-57.
[3] 李妙娟.論高校財務(wù)信息化建設(shè)路徑[J].財會學(xué)習(xí),2022(15):8-10.
[4] 劉燕萍.新冠疫情阻擊戰(zhàn)下的財務(wù)管理反思[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2021(05):104-105.
[5] 王東.高校財務(wù)信息化建設(shè)路徑分析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù),2022(19):35-36.
(責(zé)編:廉靖)