邱夢(mèng)夢(mèng) 常碩 羅雨晗

摘要：在信息化的數(shù)字化新時(shí)代，數(shù)字檔案成為用戶需求的主力軍，數(shù)字檔案信息服務(wù)的建設(shè)要致力于與時(shí)俱進(jìn)，以用戶的需求為導(dǎo)向，致力于為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。文章針對(duì)新時(shí)代數(shù)字檔案的信息服務(wù)存在的服務(wù)人員專業(yè)度不夠高、檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足、檔案館對(duì)特色信息資源的重要性認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，從用戶需求的角度出發(fā)，提出了數(shù)字時(shí)代我國(guó)檔案信息服務(wù)的調(diào)整對(duì)策：提升檔案人員的整體素質(zhì)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，加大數(shù)字檔案資金投入力度，更新檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，增強(qiáng)館藏特色信息資源，提高用戶查找效率。

關(guān)鍵詞：信息服務(wù)；數(shù)字檔案；創(chuàng)新；優(yōu)化策略

中圖分類號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》的第5部分“加速數(shù)字發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字中國(guó)”指出：“面向數(shù)字，激發(fā)數(shù)據(jù)元素潛力”“從總體上推動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和管理方式的轉(zhuǎn)變”［1］?？梢钥闯觯瑪?shù)字化正在滲入中國(guó)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案事業(yè)的數(shù)字化也在發(fā)展綱領(lǐng)的要義當(dāng)中。伴隨著經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域以及社會(huì)各個(gè)方面的體制改革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和體制改革中檔案工作的新發(fā)展新要求，隨著人民群眾民主意識(shí)和法律意識(shí)不斷提高，檔案工作在我國(guó)各方面事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。隨著科技的進(jìn)步，人類的生活方式也隨之改變，閱讀檔案的方式也從之前的純紙質(zhì)時(shí)代邁向了數(shù)字化的電子檔案時(shí)代。尤其是5G時(shí)代的到來(lái)，更是為信息服務(wù)提供了新平臺(tái)。人們的社交方式和獲取信息的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，但是當(dāng)前數(shù)字檔案信息服務(wù)的發(fā)展仍然存在很多不足和缺陷，不能很好地適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們的生活方式。積極地進(jìn)行探索和創(chuàng)新，為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源和服務(wù)，不僅有利于經(jīng)濟(jì)水平的提高，而且有利于滿足人們的生活需求，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。新時(shí)代數(shù)字檔案的信息服務(wù)對(duì)于當(dāng)前用戶獲取信息極為重要，數(shù)字檔案的信息服務(wù)是促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和社會(huì)和諧的重要組成部分，對(duì)檔案的建設(shè)有著十分重要的意義。

1 檔案信息服務(wù)的定義

檔案信息服務(wù)是指在檔案館或其他檔案機(jī)構(gòu)中，運(yùn)用電腦、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和特殊的資訊科技，為社會(huì)提供資料。在現(xiàn)代文明發(fā)展中，檔案信息服務(wù)已經(jīng)成為人類文明進(jìn)步的重要標(biāo)志，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域提供越來(lái)越多有效的信息資源：（1）為企業(yè)、事業(yè)單位和組織等單位提供有關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位管理與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的決策資料、經(jīng)營(yíng)管理決策資料和其他相關(guān)資料及利用這些資料發(fā)展生產(chǎn)活動(dòng)。（2）為公民和其他組織提供涉及個(gè)人成長(zhǎng)成才和維護(hù)自身合法權(quán)益等有關(guān)法律知識(shí)與其他知識(shí)。（3）為國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民群眾提供法律法規(guī)與經(jīng)濟(jì)管理方面的檔案信息服務(wù)，包括檔案法律法規(guī)宣傳普及活動(dòng)。由此可見(jiàn)，檔案信息服務(wù)涉及社會(huì)的方方面面，時(shí)代的發(fā)展離不開(kāi)檔案信息服務(wù)的進(jìn)步。

2 數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案信息服務(wù)的影響

隨著信息化時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化等方面發(fā)展水平不斷提高，信息的多元化和用戶需求的多角度化成為當(dāng)今時(shí)代的特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案館功能定位已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求和用戶獲取檔案方便快捷的需求［2］。數(shù)字檔案能夠?yàn)橛脩籼峁└佑嗅槍?duì)性和先進(jìn)的信息，以往的檔案獲取方式只能通過(guò)去檔案館才能獲取，有了電子檔案，用戶在家就能快速獲取所需檔案，極大地提高了獲取信息的效率。同時(shí)，數(shù)字時(shí)代的到來(lái)提高了大眾對(duì)檔案的認(rèn)知，讓社會(huì)對(duì)檔案的存在和作用有了進(jìn)一步的了解，這對(duì)于檔案數(shù)字化來(lái)說(shuō)是一個(gè)很好的發(fā)展機(jī)遇。數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案信息服務(wù)的發(fā)展起到一個(gè)推波助瀾的作用，因此，檔案相關(guān)部門(mén)要利用好這個(gè)數(shù)字平臺(tái)，致力于數(shù)字檔案的發(fā)展進(jìn)程，為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。機(jī)遇和挑戰(zhàn)往往是共存的，如果檔案館不能抓住大環(huán)境帶來(lái)的機(jī)遇、順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、滿足用戶現(xiàn)階段的個(gè)性化需求，就要面臨被社會(huì)淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。

3 數(shù)字檔案信息服務(wù)的問(wèn)題分析

3.1 服務(wù)人員的整體素質(zhì)不高

目前數(shù)字檔案信息服務(wù)在人員上存在3個(gè)問(wèn)題：（1）檔案服務(wù)人員掌握的專業(yè)知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在數(shù)字媒體的時(shí)代，數(shù)字檔案的管理和提供利用相較以往的模式，需要操作的設(shè)備變得更加先進(jìn)，難度自然也會(huì)加大，需要檔案人員掌握更先進(jìn)的技術(shù)，才能更好地進(jìn)行檔案的共享和信息服務(wù)。由于技術(shù)上的不足，服務(wù)人員不能為用戶提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致用戶查找所需檔案的體驗(yàn)感不佳。（2）檔案工作人員還存在服務(wù)意識(shí)淡薄的問(wèn)題。很多工作者每天只是做著重復(fù)的檔案整理工作，對(duì)于用戶存疑的地方只是簡(jiǎn)單解答，而沒(méi)有主動(dòng)地了解用戶的需求，也沒(méi)有主動(dòng)地向用戶介紹檔案館專業(yè)設(shè)備的操作方法，甚至當(dāng)用戶有困難時(shí)找不到服務(wù)人員。（3）檔案館對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)不足。檔案工作者的專業(yè)相關(guān)性也是影響其整理素質(zhì)的一個(gè)重要原因。而調(diào)查結(jié)果顯示，目前檔案館由于大量老員工的任職，沒(méi)有吸納新一代的專業(yè)檔案人員，而很多老員工并沒(méi)有接受專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)掌握也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，同時(shí)學(xué)習(xí)新技能的能力也不如新一代的檔案人員，這就導(dǎo)致服務(wù)人員缺少新鮮血脈的注入，服務(wù)的效果不好。

3.2 檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足

當(dāng)前，我國(guó)檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型期，對(duì)數(shù)字檔案的資金投入力度不夠，是制約檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要因素。在新一輪基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，各地普遍要求對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行硬件改造、軟件升級(jí)。但各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不平衡，投入也不盡相同。此外，由于財(cái)政撥款有限，資金來(lái)源主要依靠財(cái)政撥款和銀行貸款。在這兩種方式都不能滿足檔案館發(fā)展需要的情況下，許多檔案館不得不采取集資的辦法來(lái)發(fā)展檔案事業(yè)。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，對(duì)檔案數(shù)字化資金投入力度不夠主要有以下幾個(gè)原因：（1）數(shù)字檔案建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資大、周期長(zhǎng)；（2）數(shù)字檔案室的設(shè)備需要投入大量資金，這些資金主要依靠社會(huì)籌集；（3）數(shù)字化工程需要一定的技術(shù)人才及專門(mén)的技術(shù)力量和管理手段，這些都需要投入資金；（4）數(shù)字檔案室是一項(xiàng)綜合工程，要具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)。

3.3 檔案館對(duì)特色信息資源的重要性認(rèn)識(shí)不足

特色信息資源是一個(gè)檔案館競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要體現(xiàn)，也是用戶選擇檔案館的重要依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案的收集變得越來(lái)越方便，很多數(shù)字檔案館遺忘了“特色信息資源”對(duì)檔案館的重要意義和對(duì)用戶的吸引力，一味地將很多檔案收集起來(lái)，而不是有針對(duì)性地獲取符合檔案館特色的信息資源。這導(dǎo)致用戶在獲取信息資源的時(shí)候需要自己甄別檔案，查找所需檔案的過(guò)程變得更加煩瑣。因此，缺少特色的信息資源是制約當(dāng)前數(shù)字檔案發(fā)展的一大障礙，也是難以抓住用戶“胃口”的主要問(wèn)題所在，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)把檔案館特色信息資源的建設(shè)放在重中之重。

4 數(shù)字檔案信息服務(wù)的提升策略

4.1 提升檔案人員的服務(wù)能力，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)

檔案工作雖然現(xiàn)在越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是仍然離不開(kāi)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)勢(shì)在必行，這樣才能更好地服務(wù)于當(dāng)前的檔案事業(yè)。提升檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，服務(wù)人員首先要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)技能；其次，要增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，為用戶制定個(gè)性化服務(wù)；最后，檔案館要引進(jìn)專業(yè)人才。

4.1.1 服務(wù)人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)技能

隨著數(shù)字檔案事業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著越來(lái)越重要的角色，檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。檔案服務(wù)人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備和技能水平，這樣才能更好地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，信息服務(wù)平臺(tái)還應(yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以不斷提高檔案管理工作水平和效率。具體而言，針對(duì)信息服務(wù)部門(mén)的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，可通過(guò)組織開(kāi)展培訓(xùn)、交流研討等形式定期對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)及技能水平進(jìn)行培養(yǎng)。

4.1.2 服務(wù)人員要增強(qiáng)主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》提出，檔案要“為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)”和“便于社會(huì)各方面的利用”［3］。新時(shí)期檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的科學(xué)事業(yè)，需要廣大工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)檔案與信息工作的方針、政策和法律法規(guī)，樹(shù)立起服務(wù)意識(shí)，做好信息服務(wù)工作。但是目前很多檔案館的信息服務(wù)工作還是以簡(jiǎn)單的幫查閱服務(wù)為主，沒(méi)有積極主動(dòng)地了解用戶的信息需求。因此，檔案人員首先要樹(shù)立起為用戶服務(wù)的意識(shí)，不僅在用戶需要幫助的時(shí)候及時(shí)給予有效的解決方案，還要能夠主動(dòng)走近用戶，了解用戶的需求，解答用戶的疑惑。在平時(shí)工作中認(rèn)真研究和了解檔案工作的具體內(nèi)容，為用戶提供更加完善和高效的檔案管理服務(wù)。要有強(qiáng)烈的責(zé)任感與使命感。要認(rèn)識(shí)到這份工作肩負(fù)著為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步服務(wù)，促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的責(zé)任與使命。

4.1.3 檔案館要引進(jìn)專業(yè)人才

在數(shù)字化的時(shí)代，如果檔案館還是遵循過(guò)去的一套服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)將被整個(gè)社會(huì)所淘汰，因此檔案部門(mén)要通過(guò)引進(jìn)專業(yè)人才改善整體隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)［4］。在對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，要篩選出不符合檔案館發(fā)展前景的老員工，進(jìn)而引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員?？梢酝ㄟ^(guò)社會(huì)招聘和校園招聘的方式挑選具備專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力的人才，比如引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才可以解決設(shè)備上的問(wèn)題，引進(jìn)檔案相關(guān)專業(yè)的人才可以幫助用戶有效查找所需檔案，普及相關(guān)知識(shí)。增強(qiáng)檔案館服務(wù)人員的整體素養(yǎng)是提高檔案館核心競(jìng)爭(zhēng)力的命脈，應(yīng)當(dāng)受到檔案部門(mén)的重視。

4.2 加大數(shù)字檔案資金投入力度，更新檔案館設(shè)施

當(dāng)前，我國(guó)正處于改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得電子文件、電子數(shù)據(jù)等大量產(chǎn)生并積累起來(lái)。然而，我國(guó)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施不健全，基礎(chǔ)設(shè)施老化問(wèn)題嚴(yán)重，館藏資源不足與人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的服務(wù)需求不相適應(yīng)的矛盾日益突出。因此，要加大數(shù)字檔案的資金投入力度，這樣才能有更多的資金來(lái)健全檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，為用戶提供更加方便快捷的服務(wù)，吸引更多的用戶選擇數(shù)字檔案。值得注意的是，資金的投入要用到刀刃上，對(duì)于不同部門(mén)資金的投入也要進(jìn)行合理的規(guī)劃，盲目地投入會(huì)失去大眾的信任，不利于將來(lái)資金籌集工作的進(jìn)行。

對(duì)于數(shù)字圖書(shū)館資金的籌集不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，需要的資金量也不是一筆小數(shù)目，需要得到社會(huì)各界的支持，筆者認(rèn)為可以依靠社會(huì)的公眾力量進(jìn)行。數(shù)字圖書(shū)館的建立本身就是為了服務(wù)于社會(huì)，獲取大眾的資金就要為大眾辦實(shí)事，因此在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面要盡可能以大眾的需求為導(dǎo)向，為用戶提供更加先進(jìn)便捷的設(shè)備，這樣才能吸引更多資金的投入，更好地服務(wù)于社會(huì)。

4.3 增強(qiáng)館藏特色信息資源建設(shè)，提高用戶查找效率

數(shù)字檔案的特色信息資源是檔案館是否具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要體現(xiàn)，也是用戶衡量信息服務(wù)好壞的重要準(zhǔn)則。特色信息資源也是對(duì)社會(huì)資源進(jìn)行有效利用的方法，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，因此數(shù)字檔案館要從不同的角度和手段入手來(lái)增加館藏的特色信息資源建設(shè)。

4.3.1 明確服務(wù)對(duì)象

建立特色信息資源服務(wù)系統(tǒng)，明確特色資源的定位是關(guān)鍵，思考面向的受眾群體，然后再思考系統(tǒng)的構(gòu)建路徑，這樣才能讓系統(tǒng)順利構(gòu)建［5］。這是保證后續(xù)的工作不做無(wú)用功，為合適的人群提供合適信息資源的關(guān)鍵所在，也是檔案館為服務(wù)對(duì)象提供信息服務(wù)的初心和使命所在。明確服務(wù)對(duì)象也是建設(shè)特色信息資源的其中一部分，能夠極大縮短檔案工作者對(duì)檔案整理的效率。因此，檔案館建立特色信息資源要將目標(biāo)客戶放在首位，調(diào)查了解其需求，再整理相關(guān)的檔案，這樣才能精準(zhǔn)提供特色信息服務(wù)，提高用戶的查找效率。

4.3.2 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案館通常為了豐富檔案類別，選擇征集多種類型的檔案，而不考慮什么樣的檔案在檔案館能夠發(fā)揮更大的價(jià)值，這樣很容易造成“重藏輕用”的局面，進(jìn)而增加了用戶在獲取檔案信息過(guò)程中的難度。因此，檔案館要優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，注重館藏的資源配置和存放，在檔案的征集過(guò)程中注重檔案類別的甄選，不要盲目征集，檔案的征集類別要有一定的邏輯性，為檔案館的特色信息資源服務(wù)。同時(shí)，將相關(guān)聯(lián)的檔案卷宗整理到一起，將檔案的重合部分及時(shí)舍棄其中的一部分，并且將發(fā)展脈絡(luò)相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行歸類和收集，以便用戶利用。還可以建立專門(mén)的信息服務(wù)系統(tǒng)，這需要收集大量的信息資源，再對(duì)信息進(jìn)行分類和歸納，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出更多有價(jià)值的信息，打造不同類別的資源共享系統(tǒng)，讓用戶一目了然獲得所需信息資源。不同的檔案館可以結(jié)合館藏條件進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)工作方法的選擇。

5 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案對(duì)于當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步具有十分重要的意義，信息技術(shù)的發(fā)展和人們對(duì)檔案的需求，對(duì)于檔案信息服務(wù)的收集、整理、利用工作提出了更高的要求。因此，信息服務(wù)的工作要以大眾的需求為導(dǎo)向，在強(qiáng)調(diào)社會(huì)大眾對(duì)公共信息服務(wù)實(shí)用性需要得以實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，也要強(qiáng)調(diào)社會(huì)大眾對(duì)公共信息服務(wù)的便利性要求［6］。數(shù)字檔案在發(fā)展過(guò)程中面對(duì)機(jī)遇的同時(shí)也會(huì)迎接更多的挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案的信息服務(wù)工作還會(huì)隨著今后的數(shù)字中國(guó)建設(shè)進(jìn)程、數(shù)字政府建設(shè)步伐以及檔案事業(yè)的發(fā)展而面臨全新的發(fā)展局面，因此數(shù)字檔案事業(yè)仍然需要檔案工作者和專家理論與實(shí)踐相結(jié)合，以最大限度地適應(yīng)人們對(duì)檔案資料的個(gè)性化、多元化要求，不斷提升檔案資源服務(wù)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)民生發(fā)展的水平，為我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航［7］。

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（編輯 李春燕）

Research on the problems and optimization strategies of digital archival information service in the new era

QIU? Mengmeng， CHANG? Shuo， LUO? Yuhan

（Guangxi Minzu University， Nanning 530006， China）

Abstract：? In the new era of digitization， digital archives have become the main force of user needs. The construction of digital archives information service should be committed to advance with the times， oriented by user needs， and committed to provide users with more convenient and fast information services. In view of the problems of insufficient professional degree of service personnel， insufficient investment in infrastructure construction of archives and insufficient recognition of the importance of characteristic information resources existing in digital archives information service in the new era， from the perspective of user needs， this paper puts forward the adjustment countermeasures of digital era Chinese archives information service： to improve the service capability of archivists， provide users with personalized services， increase the investment in digital archives， update the infrastructure of archives， enhance the collection of characteristic information resources， and improve the search efficiency of users.

Key words： information service; digital archives; innovation; countermeasure and suggestion

作者簡(jiǎn)介：邱夢(mèng)夢(mèng)（1999—），女，碩士研究生；研究方向：檔案學(xué)。