吳洋

摘 要：高校圖書(shū)館擔(dān)負(fù)著收集信息、管理檔案的重要職責(zé)，可為高校管理與發(fā)展提供可靠的信息支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作的創(chuàng)新開(kāi)展提供了技術(shù)支撐，高校圖書(shū)館應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)更新與優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理的模式及方法，健全檔案管理設(shè)備設(shè)施及制度，從而加快檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型?；诖?，文章以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，分析了大數(shù)據(jù)對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理的積極影響，梳理了高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀，并以問(wèn)題為指引，針對(duì)性提出了優(yōu)化檔案管理工作的可行性對(duì)策，旨在迎合大數(shù)據(jù)時(shí)代，驅(qū)動(dòng)高校圖書(shū)館檔案管理工作向數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校圖書(shū)館；檔案管理

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，加快了高校圖書(shū)館檔案管理模式的更新與優(yōu)化，促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為檔案管理工作高質(zhì)效推進(jìn)產(chǎn)生了有力驅(qū)動(dòng)。各大高校應(yīng)主動(dòng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段融合應(yīng)用于圖書(shū)館檔案管理過(guò)程，積極推進(jìn)信息化建設(shè)工作，利用專業(yè)化設(shè)備設(shè)施以及先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速歸集、精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)與高效利用，有效整合各類檔案資源，深入挖掘檔案信息資源的可利用價(jià)值，為高校檔案管理工作順暢、安全、科學(xué)開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，從而充分發(fā)揮檔案資料在高校教學(xué)管理及經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策中的價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理的積極影響

1.優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率

高校圖書(shū)館檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以簡(jiǎn)化原本煩瑣的檔案管理流程，通過(guò)剔除冗余環(huán)節(jié)、合并重復(fù)性程序，增強(qiáng)檔案管理流程的簡(jiǎn)潔性，保障檔案信息資源匯總、傳送與利用過(guò)程的高效性。面對(duì)社會(huì)環(huán)境的不斷創(chuàng)新發(fā)展，信息資源逐步呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，原本以紙張為載體的閱讀模式逐步向數(shù)字化閱讀方式轉(zhuǎn)型，為高校圖書(shū)館檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變提供了指引。在高校圖書(shū)館數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中，會(huì)重新調(diào)配檔案資源，更新檔案檢索方式，可以轉(zhuǎn)變由人工翻找紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，能夠減少檔案檢索的時(shí)間成本，提高檔案查找與利用的效率。檔案管理人員還可以依托現(xiàn)代化信息技術(shù)手段創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)，在線完成檔案錄入、整理、歸檔、檢索和利用各個(gè)流程，或依托大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析方法快捷分析數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)及規(guī)律，通過(guò)檔案資料在線管理提高檔案管理效率，從而釋放檔案管理人員的時(shí)間及精力，為檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化提供更多支持。

2.整合信息資源，實(shí)現(xiàn)智能化管理

檔案信息資源是檔案管理的基礎(chǔ)，而信息的有效整合可以促進(jìn)檔案文件價(jià)值的最大化。高校圖書(shū)館依托大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)之后，可以結(jié)合學(xué)校、教職工及學(xué)生的實(shí)際需求，開(kāi)展檔案信息資源的分析與整合，可以在現(xiàn)代化信息技術(shù)手段支持下，科學(xué)歸類檔案文件，提取具有關(guān)聯(lián)性的信息資源，并匯總到一起，以此獲取更加完善且具有較高價(jià)值的信息資源，使檔案信息處理過(guò)程變得更加科學(xué)與智能。對(duì)于高校圖書(shū)館的檔案管理工作而言，高效匯總、安全存儲(chǔ)檔案資料，快捷提取、快速傳送檔案信息是重中之重。應(yīng)用大數(shù)據(jù)之后，高?？梢赃\(yùn)用更加安全、高效的技術(shù)手段提高信息采集效率，保障信息存儲(chǔ)的安全性。同時(shí)，也可以在線快捷完成信息傳送，突破時(shí)空限制管理與利用檔案信息資源，推動(dòng)高校圖書(shū)館檔案管理工作的智能化、低能耗開(kāi)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏可靠的信息共享機(jī)制，檔案信息共享尚未實(shí)現(xiàn)

共享信息是高校圖書(shū)館檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，以往所采用的共享模式有文獻(xiàn)傳遞、館際互借等。然而，由于高校圖書(shū)館未能構(gòu)建完善化、科學(xué)性的檔案共享機(jī)制，限制了檔案信息的共享共建，削弱了檔案信息資源的利用價(jià)值。一方面，高校圖書(shū)館未能搭建規(guī)范化的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，也沒(méi)有出臺(tái)明確的檔案信息資源共享要求及標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法為檔案信息全面共享提供清晰的依據(jù)；另一方面，高校圖書(shū)館尚未制定與推行標(biāo)準(zhǔn)化共享制度，主要是由于未能深入認(rèn)識(shí)檔案信息共享價(jià)值及意義所致，因而沒(méi)有為共享制度建設(shè)提供充足的支持，未能嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真簽署共享信息相關(guān)協(xié)議。此外，高校圖書(shū)館沒(méi)有推行分級(jí)管理機(jī)制，未能根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限分配檔案管理工作任務(wù)，由于一些部門涉及一些機(jī)密性檔案信息，使該部門的非機(jī)密性文件也未得到及時(shí)、有效共享。

2.重視檔案數(shù)據(jù)存檔，忽視數(shù)據(jù)采集管控

對(duì)于高校圖書(shū)館而言，需要收集與存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)信息較多，按照檔案信息類型的不同，可將檔案劃分為業(yè)務(wù)、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)、人事以及聲像等多種類別。在高校圖書(shū)館開(kāi)展檔案管理工作中，一直將檔案數(shù)據(jù)存檔作為檔案管理的核心工作，一些時(shí)間較為久遠(yuǎn)的理論性結(jié)果仍然留存至今，而對(duì)于數(shù)據(jù)采集工作的重視度有所不足，未能按類別創(chuàng)建檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也未有效管控處理檔案資料收集中遇到的問(wèn)題。例如，人事檔案、業(yè)務(wù)檔案有著本質(zhì)不同，二者應(yīng)分別存儲(chǔ)于不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中。在人事檔案存儲(chǔ)管理時(shí)，雖然不會(huì)存留業(yè)務(wù)要求相關(guān)信息內(nèi)容，但在管理人員培養(yǎng)及訓(xùn)練規(guī)劃相關(guān)文件存檔時(shí)，則會(huì)將業(yè)務(wù)要求詳細(xì)記錄在內(nèi)，并保留相關(guān)的資料數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案信息重復(fù)性存儲(chǔ)，影響檔案數(shù)據(jù)的清晰歸類，使數(shù)據(jù)采集工作開(kāi)展無(wú)序化、低效化。

3.信息安全系數(shù)偏低，檔案信息化管理存在風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為高校圖書(shū)館檔案管理工作智能化、高效化開(kāi)展提供技術(shù)支撐，然而受網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的影響，在檔案信息化管理過(guò)程中，同樣也會(huì)面臨傳統(tǒng)檔案管理模式下未曾出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。例如，黑客攻擊、病毒感染等。如果高校圖書(shū)館檔案管理中所采取的安全防護(hù)措施不到位或是防護(hù)范圍不全面，可能會(huì)降低檔案信息的安全系數(shù)，從而給檔案信息化管理工作帶來(lái)更高的安全隱患。與此同時(shí)，高校圖書(shū)館檔案管理的設(shè)備設(shè)施具備一定的應(yīng)用期限，如果在檔案管理過(guò)程中未能定期備份信息，一旦計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)因達(dá)到使用年限或是由于故障原因無(wú)法正常運(yùn)行，則可能造成重要檔案信息丟失、損毀問(wèn)題，會(huì)給高校圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。

4.檔案管理模式創(chuàng)新不足，管理工作低效

以往在高校圖書(shū)館檔案管理工作開(kāi)展中是將重點(diǎn)放在歷史性檔案分析利用方面，在此過(guò)程中所耗費(fèi)的時(shí)間精力較多，之后會(huì)通過(guò)召開(kāi)活動(dòng)、發(fā)放文件的形式開(kāi)展檔案管理，對(duì)于活動(dòng)中所收集的各類檔案信息同樣是采取單向性的考察與利用模式。由于受到高校圖書(shū)館檔案管理崗位編制較少的限制，專職的檔案管理人員數(shù)量無(wú)法滿足實(shí)際工作需求，而檔案管理過(guò)程需要采集、整理、分析、利用的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量較為龐大，因而高校圖書(shū)館會(huì)采用由其他崗位人員兼任檔案管理職責(zé)的情況，但這些兼職人員并非檔案管理專業(yè)出身，檔案資料管理知識(shí)相對(duì)薄弱，不具備專業(yè)化的檔案資料歸檔處理能力，雖然也有部分高校圖書(shū)館引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案管理，但應(yīng)用深度有所不足，因?yàn)闄n案管理模式過(guò)于陳舊，導(dǎo)致高校圖書(shū)館檔案管理工作低效化開(kāi)展。

5.檔案管理理念陳舊，未完善構(gòu)建管理評(píng)價(jià)機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，圖書(shū)館檔案管理工作逐步呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，然而一些高校圖書(shū)館未能跟隨時(shí)代發(fā)展同步更新管理理念，而是以檔案管理及利用作為重心，未能結(jié)合數(shù)字化檔案管理需求，同步推出完善、科學(xué)的檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，從而導(dǎo)致檔案管理工作成效無(wú)法得到及時(shí)、客觀反饋，未能有效察覺(jué)檔案管理中的不合理做法，難以為檔案管理高質(zhì)、高效開(kāi)展提供保障。一些高校圖書(shū)館的檔案管理人員主要是收集一些總結(jié)性的材料，而沒(méi)有依據(jù)檔案采集要求，將檔案信息收集前置到事前、事中環(huán)節(jié)。并且，在以事后為主的檔案資料收集方式應(yīng)用下，也未能有針對(duì)性地評(píng)價(jià)檔案資料收集的全面性與價(jià)值性，無(wú)法準(zhǔn)確衡量所收集檔案的實(shí)際利用價(jià)值，且不能科學(xué)判斷圖書(shū)館檔案對(duì)于高校教育教學(xué)、學(xué)生管理、辦學(xué)發(fā)展各個(gè)方面所產(chǎn)生的積極作用，難以通過(guò)有效評(píng)價(jià)反饋推動(dòng)高校圖書(shū)館檔案管理工作的持久性與平穩(wěn)性發(fā)展。

三、基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理優(yōu)化對(duì)策

1.借助技術(shù)共享機(jī)制，推動(dòng)檔案信息全面共享

對(duì)于高校圖書(shū)館而言，其檔案管理業(yè)務(wù)類型多種多樣，且業(yè)務(wù)較為分散，因而信息共享面臨一定難度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校圖書(shū)館檔案管理工作開(kāi)展需要積極引入新型技術(shù)手段，推行技術(shù)共享機(jī)制，與其他圖書(shū)館開(kāi)展深度合作，共同推動(dòng)圖書(shū)館檔案信息資源的共建共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息及時(shí)互換與全面共享的目標(biāo)。在此過(guò)程中，高校圖書(shū)館之間應(yīng)開(kāi)展深度的業(yè)務(wù)技術(shù)交流，突破時(shí)間空間的束縛，既要在本校內(nèi)部召開(kāi)部門之間橫向交流會(huì)議，也要跨校區(qū)、跨地際開(kāi)展信息共享技術(shù)分享會(huì)，以此增強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理人員的信息共享意識(shí)及能力，使之能夠采用先進(jìn)技術(shù)不斷完善技術(shù)類業(yè)務(wù)檔案的元數(shù)據(jù)，并構(gòu)建知識(shí)技術(shù)可視化的檔案管理氛圍。此外，高校圖書(shū)館還應(yīng)引入云計(jì)算等新興技術(shù)，消除館際之間信息互換及共享的屏障，從而最大化展現(xiàn)高校圖書(shū)館檔案信息資源的利用價(jià)值。

2.重視數(shù)據(jù)采集，著力創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

立足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理，需要提高對(duì)數(shù)據(jù)采集工作的重視，不能僅將管理重心放在存儲(chǔ)和歸檔環(huán)節(jié)。在高校圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中需要嚴(yán)抓檔案信息數(shù)據(jù)采集工作，確保各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均可以按照規(guī)定的流程生成、收集與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，還需要積極構(gòu)建多元化的檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)，以完善檔案信息內(nèi)容，科學(xué)分類不同類型的檔案數(shù)據(jù)，從而為檔案資料有效整合、快捷檢索與高效利用提供有力支持。高校圖書(shū)館應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，全面、快捷地收集圖書(shū)館各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類檔案，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些信息資源按照類別、來(lái)源、用途以及價(jià)值展開(kāi)歸類，以便創(chuàng)建不同類型的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并構(gòu)建完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。在此過(guò)程中，應(yīng)注意從數(shù)據(jù)采集源頭做好信息質(zhì)量把控，及時(shí)剔除不準(zhǔn)確的信息，補(bǔ)充完善不全面的信息，進(jìn)而保障高校圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完善性。

3.加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化信息安全防護(hù)屏障

為保障高校圖書(shū)館檔案信息安全，需要有效預(yù)防與控制檔案管理工作中的信息安全隱患。一要利用縮影技術(shù)翻修處理回溯檔案，以便盡可能地減少占用空間，并能夠長(zhǎng)期、安全存儲(chǔ)原始檔案記錄；二要以云計(jì)算技術(shù)為支持，利用專門的服務(wù)器存儲(chǔ)機(jī)密性文件，引入分級(jí)管理技術(shù)，以此保障機(jī)密性數(shù)據(jù)查閱與利用過(guò)程安全；三要科學(xué)歸檔處理有時(shí)效性的日志，保障處理過(guò)程獨(dú)立性開(kāi)展，避免由于受到干擾而出現(xiàn)日志失效問(wèn)題；四要?jiǎng)冸x基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)及檔案評(píng)價(jià)兩個(gè)不相容的工作，保密存儲(chǔ)與歸檔原始數(shù)據(jù)資料，未經(jīng)允許的人員不得查看，防止原始資料數(shù)據(jù)信息被篡改；五要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全管控，定期檢查系統(tǒng)日志文件，每隔一段時(shí)間要更換一次管理員密令，且同一用戶名稱及密碼不得多主機(jī)共用；六要安裝專用殺毒軟件，及時(shí)升級(jí)殺毒軟件，科學(xué)設(shè)置防火墻，聯(lián)合運(yùn)用多種防護(hù)措施保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。

4.推動(dòng)信息化建設(shè)，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案管理可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足新時(shí)代檔案管理需求的弊端，而數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，要以健全的檔案信息化基礎(chǔ)作為保障。為實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，需要生成、存儲(chǔ)與利用電子檔案，這是由于傳統(tǒng)以紙張為載體的檔案資料不再契合大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理要求。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)對(duì)于存儲(chǔ)空間容量要求較高，存儲(chǔ)時(shí)還可能出現(xiàn)部分資料被遺漏的問(wèn)題。為此，高校圖書(shū)館檔案管理工作需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)速度，投入充足的資金，引進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式下所需的掃描儀、攝像機(jī)等硬件設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，還需要統(tǒng)一高校內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，將各部門的系統(tǒng)與圖書(shū)館的檔案信息管理系統(tǒng)相連接，以便及時(shí)、快速地接收各類信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)接口科學(xué)設(shè)置的基礎(chǔ)上，保障數(shù)字化檔案信息的全面收集、統(tǒng)一存儲(chǔ)。此外，高校圖書(shū)館還可以采用統(tǒng)一的連接方式，收集分散的郵件及文檔，從而構(gòu)建專題性檔案資源，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)奠定信息基礎(chǔ)。

5.更新管理理念，科學(xué)運(yùn)行檔案管理考評(píng)機(jī)制

為及時(shí)、有效地優(yōu)化檔案管理措施，高校圖書(shū)館檔案管理需要引入先進(jìn)的管理理念，除了要重視檔案資料的管理利用之外，還需要科學(xué)開(kāi)展檔案管理利用成效評(píng)價(jià)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理漏洞，排查低效或無(wú)效的檔案管理措施，并及時(shí)修正與整改。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)將完整性、有用性以及客觀性等指標(biāo)作為檔案信息質(zhì)量評(píng)判的重要依據(jù)，針對(duì)檔案管理的信息質(zhì)量、利用成效等多個(gè)方面展開(kāi)全方位評(píng)價(jià)。高校應(yīng)結(jié)合圖書(shū)館檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展情況，科學(xué)制定檔案信息量評(píng)價(jià)機(jī)制，或是完善檔案利用成效評(píng)價(jià)制度，從而為檔案管理質(zhì)量評(píng)價(jià)提供可靠的保障。同時(shí)，高校圖書(shū)館還要根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求合理設(shè)置評(píng)價(jià)模塊，并科學(xué)選取各個(gè)模塊的評(píng)價(jià)指標(biāo)，并嚴(yán)格篩選評(píng)價(jià)人員，選用多種不同類型的評(píng)價(jià)方式，對(duì)評(píng)價(jià)過(guò)程開(kāi)展全過(guò)程的監(jiān)督監(jiān)控，以減少檔案管理質(zhì)量評(píng)價(jià)過(guò)程中的干擾因素，得出客觀、公正、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)結(jié)論，為及時(shí)填補(bǔ)檔案管理漏洞、科學(xué)優(yōu)化檔案管理措施提供有效依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校圖書(shū)館與信息技術(shù)手段融合，是向檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)化的重要?jiǎng)恿?。在此過(guò)程中，高校圖書(shū)館應(yīng)明確檔案管理中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來(lái)的積極影響，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理流程簡(jiǎn)化、信息資源整合方面的價(jià)值，并深度解析自身檔案管理中遇到的各類問(wèn)題，進(jìn)而從共享機(jī)制完善、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建、信息安全防護(hù)加強(qiáng)、檔案管理模式更新以及檔案管理考評(píng)機(jī)制建設(shè)五個(gè)方面入手，通過(guò)多管齊下、多措并舉，全力推動(dòng)檔案管理過(guò)程中現(xiàn)代化信息技術(shù)的深度融合，從而發(fā)揮大數(shù)據(jù)對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化發(fā)展的驅(qū)動(dòng)作用，有效提高檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時(shí)代全新檔案管理要求及標(biāo)準(zhǔn)之間的適應(yīng)性。

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作者單位：鶴崗師范高等?？茖W(xué)校