吳洋

摘 要：高校圖書館擔負著收集信息、管理檔案的重要職責，可為高校管理與發(fā)展提供可靠的信息支持。在大數(shù)據(jù)時代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作的創(chuàng)新開展提供了技術(shù)支撐，高校圖書館應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢及時更新與優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理的模式及方法，健全檔案管理設(shè)備設(shè)施及制度，從而加快檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型?；诖耍恼乱源髷?shù)據(jù)時代為背景，分析了大數(shù)據(jù)對高校圖書館檔案管理的積極影響，梳理了高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀，并以問題為指引，針對性提出了優(yōu)化檔案管理工作的可行性對策，旨在迎合大數(shù)據(jù)時代，驅(qū)動高校圖書館檔案管理工作向數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校圖書館；檔案管理

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

大數(shù)據(jù)時代的來臨，加快了高校圖書館檔案管理模式的更新與優(yōu)化，促進了檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為檔案管理工作高質(zhì)效推進產(chǎn)生了有力驅(qū)動。各大高校應(yīng)主動將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段融合應(yīng)用于圖書館檔案管理過程，積極推進信息化建設(shè)工作，利用專業(yè)化設(shè)備設(shè)施以及先進的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速歸集、精準統(tǒng)計與高效利用，有效整合各類檔案資源，深入挖掘檔案信息資源的可利用價值，為高校檔案管理工作順暢、安全、科學(xué)開展奠定基礎(chǔ)，從而充分發(fā)揮檔案資料在高校教學(xué)管理及經(jīng)營發(fā)展決策中的價值。

一、大數(shù)據(jù)對高校圖書館檔案管理的積極影響

1.優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率

高校圖書館檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以簡化原本煩瑣的檔案管理流程，通過剔除冗余環(huán)節(jié)、合并重復(fù)性程序，增強檔案管理流程的簡潔性，保障檔案信息資源匯總、傳送與利用過程的高效性。面對社會環(huán)境的不斷創(chuàng)新發(fā)展，信息資源逐步呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢，原本以紙張為載體的閱讀模式逐步向數(shù)字化閱讀方式轉(zhuǎn)型，為高校圖書館檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變提供了指引。在高校圖書館數(shù)字化發(fā)展過程中，會重新調(diào)配檔案資源，更新檔案檢索方式，可以轉(zhuǎn)變由人工翻找紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，能夠減少檔案檢索的時間成本，提高檔案查找與利用的效率。檔案管理人員還可以依托現(xiàn)代化信息技術(shù)手段創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)，在線完成檔案錄入、整理、歸檔、檢索和利用各個流程，或依托大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析方法快捷分析數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)及規(guī)律，通過檔案資料在線管理提高檔案管理效率，從而釋放檔案管理人員的時間及精力，為檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化提供更多支持。

2.整合信息資源，實現(xiàn)智能化管理

檔案信息資源是檔案管理的基礎(chǔ)，而信息的有效整合可以促進檔案文件價值的最大化。高校圖書館依托大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)之后，可以結(jié)合學(xué)校、教職工及學(xué)生的實際需求，開展檔案信息資源的分析與整合，可以在現(xiàn)代化信息技術(shù)手段支持下，科學(xué)歸類檔案文件，提取具有關(guān)聯(lián)性的信息資源，并匯總到一起，以此獲取更加完善且具有較高價值的信息資源，使檔案信息處理過程變得更加科學(xué)與智能。對于高校圖書館的檔案管理工作而言，高效匯總、安全存儲檔案資料，快捷提取、快速傳送檔案信息是重中之重。應(yīng)用大數(shù)據(jù)之后，高?？梢赃\用更加安全、高效的技術(shù)手段提高信息采集效率，保障信息存儲的安全性。同時，也可以在線快捷完成信息傳送，突破時空限制管理與利用檔案信息資源，推動高校圖書館檔案管理工作的智能化、低能耗開展。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏可靠的信息共享機制，檔案信息共享尚未實現(xiàn)

共享信息是高校圖書館檔案管理的主要發(fā)展趨勢，以往所采用的共享模式有文獻傳遞、館際互借等。然而，由于高校圖書館未能構(gòu)建完善化、科學(xué)性的檔案共享機制，限制了檔案信息的共享共建，削弱了檔案信息資源的利用價值。一方面，高校圖書館未能搭建規(guī)范化的檔案管理應(yīng)用平臺，也沒有出臺明確的檔案信息資源共享要求及標準，無法為檔案信息全面共享提供清晰的依據(jù)；另一方面，高校圖書館尚未制定與推行標準化共享制度，主要是由于未能深入認識檔案信息共享價值及意義所致，因而沒有為共享制度建設(shè)提供充足的支持，未能嚴謹、認真簽署共享信息相關(guān)協(xié)議。此外，高校圖書館沒有推行分級管理機制，未能根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫權(quán)限分配檔案管理工作任務(wù)，由于一些部門涉及一些機密性檔案信息，使該部門的非機密性文件也未得到及時、有效共享。

2.重視檔案數(shù)據(jù)存檔，忽視數(shù)據(jù)采集管控

對于高校圖書館而言，需要收集與存儲的檔案數(shù)據(jù)信息較多，按照檔案信息類型的不同，可將檔案劃分為業(yè)務(wù)、設(shè)備設(shè)施、財務(wù)、人事以及聲像等多種類別。在高校圖書館開展檔案管理工作中，一直將檔案數(shù)據(jù)存檔作為檔案管理的核心工作，一些時間較為久遠的理論性結(jié)果仍然留存至今，而對于數(shù)據(jù)采集工作的重視度有所不足，未能按類別創(chuàng)建檔案資料數(shù)據(jù)庫，同時也未有效管控處理檔案資料收集中遇到的問題。例如，人事檔案、業(yè)務(wù)檔案有著本質(zhì)不同，二者應(yīng)分別存儲于不同的數(shù)據(jù)庫中。在人事檔案存儲管理時，雖然不會存留業(yè)務(wù)要求相關(guān)信息內(nèi)容，但在管理人員培養(yǎng)及訓(xùn)練規(guī)劃相關(guān)文件存檔時，則會將業(yè)務(wù)要求詳細記錄在內(nèi)，并保留相關(guān)的資料數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案信息重復(fù)性存儲，影響檔案數(shù)據(jù)的清晰歸類，使數(shù)據(jù)采集工作開展無序化、低效化。

3.信息安全系數(shù)偏低，檔案信息化管理存在風(fēng)險

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為高校圖書館檔案管理工作智能化、高效化開展提供技術(shù)支撐，然而受網(wǎng)絡(luò)開放性的影響，在檔案信息化管理過程中，同樣也會面臨傳統(tǒng)檔案管理模式下未曾出現(xiàn)的安全風(fēng)險隱患。例如，黑客攻擊、病毒感染等。如果高校圖書館檔案管理中所采取的安全防護措施不到位或是防護范圍不全面，可能會降低檔案信息的安全系數(shù)，從而給檔案信息化管理工作帶來更高的安全隱患。與此同時，高校圖書館檔案管理的設(shè)備設(shè)施具備一定的應(yīng)用期限，如果在檔案管理過程中未能定期備份信息，一旦計算機、軟件系統(tǒng)因達到使用年限或是由于故障原因無法正常運行，則可能造成重要檔案信息丟失、損毀問題，會給高校圖書館檔案管理工作帶來難以彌補的損失。

4.檔案管理模式創(chuàng)新不足，管理工作低效

以往在高校圖書館檔案管理工作開展中是將重點放在歷史性檔案分析利用方面，在此過程中所耗費的時間精力較多，之后會通過召開活動、發(fā)放文件的形式開展檔案管理，對于活動中所收集的各類檔案信息同樣是采取單向性的考察與利用模式。由于受到高校圖書館檔案管理崗位編制較少的限制，專職的檔案管理人員數(shù)量無法滿足實際工作需求，而檔案管理過程需要采集、整理、分析、利用的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量較為龐大，因而高校圖書館會采用由其他崗位人員兼任檔案管理職責的情況，但這些兼職人員并非檔案管理專業(yè)出身，檔案資料管理知識相對薄弱，不具備專業(yè)化的檔案資料歸檔處理能力，雖然也有部分高校圖書館引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理，但應(yīng)用深度有所不足，因為檔案管理模式過于陳舊，導(dǎo)致高校圖書館檔案管理工作低效化開展。

5.檔案管理理念陳舊，未完善構(gòu)建管理評價機制

在大數(shù)據(jù)時代背景下，圖書館檔案管理工作逐步呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢，然而一些高校圖書館未能跟隨時代發(fā)展同步更新管理理念，而是以檔案管理及利用作為重心，未能結(jié)合數(shù)字化檔案管理需求，同步推出完善、科學(xué)的檔案管理評價機制，從而導(dǎo)致檔案管理工作成效無法得到及時、客觀反饋，未能有效察覺檔案管理中的不合理做法，難以為檔案管理高質(zhì)、高效開展提供保障。一些高校圖書館的檔案管理人員主要是收集一些總結(jié)性的材料，而沒有依據(jù)檔案采集要求，將檔案信息收集前置到事前、事中環(huán)節(jié)。并且，在以事后為主的檔案資料收集方式應(yīng)用下，也未能有針對性地評價檔案資料收集的全面性與價值性，無法準確衡量所收集檔案的實際利用價值，且不能科學(xué)判斷圖書館檔案對于高校教育教學(xué)、學(xué)生管理、辦學(xué)發(fā)展各個方面所產(chǎn)生的積極作用，難以通過有效評價反饋推動高校圖書館檔案管理工作的持久性與平穩(wěn)性發(fā)展。

三、基于大數(shù)據(jù)時代的高校圖書館檔案管理優(yōu)化對策

1.借助技術(shù)共享機制，推動檔案信息全面共享

對于高校圖書館而言，其檔案管理業(yè)務(wù)類型多種多樣，且業(yè)務(wù)較為分散，因而信息共享面臨一定難度。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校圖書館檔案管理工作開展需要積極引入新型技術(shù)手段，推行技術(shù)共享機制，與其他圖書館開展深度合作，共同推動圖書館檔案信息資源的共建共享，從而實現(xiàn)檔案信息及時互換與全面共享的目標。在此過程中，高校圖書館之間應(yīng)開展深度的業(yè)務(wù)技術(shù)交流，突破時間空間的束縛，既要在本校內(nèi)部召開部門之間橫向交流會議，也要跨校區(qū)、跨地際開展信息共享技術(shù)分享會，以此增強高校圖書館檔案管理人員的信息共享意識及能力，使之能夠采用先進技術(shù)不斷完善技術(shù)類業(yè)務(wù)檔案的元數(shù)據(jù)，并構(gòu)建知識技術(shù)可視化的檔案管理氛圍。此外，高校圖書館還應(yīng)引入云計算等新興技術(shù)，消除館際之間信息互換及共享的屏障，從而最大化展現(xiàn)高校圖書館檔案信息資源的利用價值。

2.重視數(shù)據(jù)采集，著力創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

立足大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，需要提高對數(shù)據(jù)采集工作的重視，不能僅將管理重心放在存儲和歸檔環(huán)節(jié)。在高校圖書館檔案管理過程中需要嚴抓檔案信息數(shù)據(jù)采集工作，確保各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均可以按照規(guī)定的流程生成、收集與存儲數(shù)據(jù)信息。同時，還需要積極構(gòu)建多元化的檔案數(shù)據(jù)資料庫，以完善檔案信息內(nèi)容，科學(xué)分類不同類型的檔案數(shù)據(jù)，從而為檔案資料有效整合、快捷檢索與高效利用提供有力支持。高校圖書館應(yīng)運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，全面、快捷地收集圖書館各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類檔案，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對這些信息資源按照類別、來源、用途以及價值展開歸類，以便創(chuàng)建不同類型的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并構(gòu)建完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在此過程中，應(yīng)注意從數(shù)據(jù)采集源頭做好信息質(zhì)量把控，及時剔除不準確的信息，補充完善不全面的信息，進而保障高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫的完善性。

3.加強安全管理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化信息安全防護屏障

為保障高校圖書館檔案信息安全，需要有效預(yù)防與控制檔案管理工作中的信息安全隱患。一要利用縮影技術(shù)翻修處理回溯檔案，以便盡可能地減少占用空間，并能夠長期、安全存儲原始檔案記錄；二要以云計算技術(shù)為支持，利用專門的服務(wù)器存儲機密性文件，引入分級管理技術(shù)，以此保障機密性數(shù)據(jù)查閱與利用過程安全；三要科學(xué)歸檔處理有時效性的日志，保障處理過程獨立性開展，避免由于受到干擾而出現(xiàn)日志失效問題；四要剝離基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)及檔案評價兩個不相容的工作，保密存儲與歸檔原始數(shù)據(jù)資料，未經(jīng)允許的人員不得查看，防止原始資料數(shù)據(jù)信息被篡改；五要加強網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全管控，定期檢查系統(tǒng)日志文件，每隔一段時間要更換一次管理員密令，且同一用戶名稱及密碼不得多主機共用；六要安裝專用殺毒軟件，及時升級殺毒軟件，科學(xué)設(shè)置防火墻，聯(lián)合運用多種防護措施保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。

4.推動信息化建設(shè)，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化檔案管理可以彌補傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足新時代檔案管理需求的弊端，而數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)，要以健全的檔案信息化基礎(chǔ)作為保障。為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，需要生成、存儲與利用電子檔案，這是由于傳統(tǒng)以紙張為載體的檔案資料不再契合大數(shù)據(jù)時代的檔案管理要求。同時，紙質(zhì)檔案的存儲對于存儲空間容量要求較高，存儲時還可能出現(xiàn)部分資料被遺漏的問題。為此，高校圖書館檔案管理工作需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，加快檔案信息化建設(shè)速度，投入充足的資金，引進數(shù)字化檔案管理模式下所需的掃描儀、攝像機等硬件設(shè)備設(shè)施。同時，還需要統(tǒng)一高校內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，將各部門的系統(tǒng)與圖書館的檔案信息管理系統(tǒng)相連接，以便及時、快速地接收各類信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)接口科學(xué)設(shè)置的基礎(chǔ)上，保障數(shù)字化檔案信息的全面收集、統(tǒng)一存儲。此外，高校圖書館還可以采用統(tǒng)一的連接方式，收集分散的郵件及文檔，從而構(gòu)建專題性檔案資源，為實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標奠定信息基礎(chǔ)。

5.更新管理理念，科學(xué)運行檔案管理考評機制

為及時、有效地優(yōu)化檔案管理措施，高校圖書館檔案管理需要引入先進的管理理念，除了要重視檔案資料的管理利用之外，還需要科學(xué)開展檔案管理利用成效評價工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理漏洞，排查低效或無效的檔案管理措施，并及時修正與整改。在檔案管理過程中，應(yīng)將完整性、有用性以及客觀性等指標作為檔案信息質(zhì)量評判的重要依據(jù)，針對檔案管理的信息質(zhì)量、利用成效等多個方面展開全方位評價。高校應(yīng)結(jié)合圖書館檔案管理工作實際開展情況，科學(xué)制定檔案信息量評價機制，或是完善檔案利用成效評價制度，從而為檔案管理質(zhì)量評價提供可靠的保障。同時，高校圖書館還要根據(jù)現(xiàn)實需求合理設(shè)置評價模塊，并科學(xué)選取各個模塊的評價指標，并嚴格篩選評價人員，選用多種不同類型的評價方式，對評價過程開展全過程的監(jiān)督監(jiān)控，以減少檔案管理質(zhì)量評價過程中的干擾因素，得出客觀、公正、準確的評價結(jié)論，為及時填補檔案管理漏洞、科學(xué)優(yōu)化檔案管理措施提供有效依據(jù)。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，高校圖書館與信息技術(shù)手段融合，是向檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)化的重要動力。在此過程中，高校圖書館應(yīng)明確檔案管理中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的積極影響，認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理流程簡化、信息資源整合方面的價值，并深度解析自身檔案管理中遇到的各類問題，進而從共享機制完善、檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、信息安全防護加強、檔案管理模式更新以及檔案管理考評機制建設(shè)五個方面入手，通過多管齊下、多措并舉，全力推動檔案管理過程中現(xiàn)代化信息技術(shù)的深度融合，從而發(fā)揮大數(shù)據(jù)對高校圖書館檔案管理數(shù)字化發(fā)展的驅(qū)動作用，有效提高檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時代全新檔案管理要求及標準之間的適應(yīng)性。

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作者單位：鶴崗師范高等專科學(xué)校