荊雷

摘 要：伴隨著信息技術的廣泛應用和深入，各行各業(yè)的生產(chǎn)與管理水平顯著提高，取得的社會發(fā)展實效顯著。在新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理標準和要求發(fā)生了巨大的變化，為適應這一變化，需要事業(yè)單位檔案管理人員注重創(chuàng)新，結合時代發(fā)展特征和要求創(chuàng)新管理思路和方法，確保各項管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高效率、高質(zhì)量目標，以此推動事業(yè)單位更好的發(fā)展。文章針對新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和方法展開分析，探究事業(yè)單位如何更高效、全面地開展檔案管理工作。

關鍵詞：新時期；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路；方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理承擔著收集、整理、統(tǒng)計、分析等工作，對事業(yè)單位各項工作順利、高效開展有著直接影響。傳統(tǒng)的檔案管理模式呈現(xiàn)出不適應的現(xiàn)象，難以滿足當前事業(yè)單位發(fā)展需要。在新時期背景下，計算機技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的應用使得事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量顯著提高，為相關工作的開展提供了有力支持，事業(yè)單位運營實效顯著。文章針對新時期背景下檔案管理趨勢、具體意義以及創(chuàng)新思路與方法展開分析，希望為事業(yè)單位實現(xiàn)高效檔案管理提供助益。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理趨勢分析

隨著信息技術的發(fā)展和社會進步，新時期事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)以下幾個趨勢：

1.電子化

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理多以人工和紙質(zhì)檔案管理為主，這樣的管理模式有著效率低下、錯誤率高以及工作量大的特征。隨著事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，檔案數(shù)量也會持續(xù)增多，以人工為主的檔案管理模式難以適應具體的管理要求和標準，相應的檔案管理效率也會降低。反觀新時期背景下的事業(yè)單位檔案管理，其能夠借助計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)數(shù)字化管理，取得的管理實效顯著。即事業(yè)單位檔案逐漸由紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，利用信息技術可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和管理，檔案信息化管理可以提高信息的共享和利用效率，減少紙質(zhì)檔案的占地面積和保管成本。

2.互聯(lián)網(wǎng)和云存儲

互聯(lián)網(wǎng)技術的普及使得事業(yè)單位檔案的傳輸和共享更加便捷，相應的管理效率和質(zhì)量也能夠借此有效提升。具體來說，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)平臺的構建要求管理人員將各項檔案信息都轉化成數(shù)字化模式儲存在系統(tǒng)平臺中，由系統(tǒng)平臺統(tǒng)一管理，其中能夠利用電子掃描技術將紙質(zhì)資料、圖片等轉化成高分辨率的電子信息，然后通過云存儲將檔案保存在服務器上，實現(xiàn)跨地域的遠程訪問和管理。云存儲還具備數(shù)據(jù)備份和安全性較高的特點，可以有效防止檔案的丟失和損壞。

3.數(shù)據(jù)化分析

新時期是信息技術發(fā)展的關鍵時期，在信息技術的作用下社會發(fā)展呈現(xiàn)信息化特征。其中，在事業(yè)單位檔案管理中積極采用信息技術，能夠借助信息化系統(tǒng)平臺實現(xiàn)與事業(yè)單位各個部門高效溝通與交流的目標，由此能夠借助高效的溝通優(yōu)勢提高事業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)作效率，對事業(yè)單位發(fā)展很有助益。并且，通過對檔案信息的統(tǒng)計和分析可以獲取更多有價值的信息和數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)化分析還可以為事業(yè)單位提供更加準確和全面的決策依據(jù)，促進單位的優(yōu)化和發(fā)展。

4.多元化管理

在新時期背景下，在互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術的助力下，事業(yè)單位檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，而是向多元化發(fā)展。具體來說，信息化系統(tǒng)平臺能夠快速對檔案管理展開統(tǒng)計、整理和分析，并將檔案數(shù)據(jù)根據(jù)事業(yè)單位需要統(tǒng)計成各類圖表的形式，為事業(yè)單位的事務決策、開展工作等提供基礎數(shù)據(jù)，凸顯檔案信息的實用性。同時，事業(yè)單位可以結合自身情況采用不同的檔案管理方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案混合管理模式等。

5.隱私保護

隨著個人信息保護意識的增強，事業(yè)單位檔案管理中的隱私保護問題也受到了更多關注，在檔案管理過程中需要遵守相關法律法規(guī)，保護個人信息的安全性和隱私權。由此可見，新時期事業(yè)單位檔案管理趨勢是電子化、互聯(lián)網(wǎng)和云存儲、數(shù)據(jù)化分析、多元化管理和隱私保護，這些趨勢的出現(xiàn)將進一步提高事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。隱私與信息安全保護是重點關注的內(nèi)容，也是當前事業(yè)單位信息化檔案管理中亟待研究和解決的難題。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義分析

新時期事業(yè)單位檔案管理標準和要求發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的管理模式與理念難以滿足當前事業(yè)單位發(fā)展需要，重視事業(yè)單位檔案管理模式與理念創(chuàng)新是很有必要的。新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，有助于提高管理效率和降低管理成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在大量的人力和物力投入，耗時且費力，而電子化和云存儲的創(chuàng)新應用可以大幅提高檔案管理的效率，節(jié)約人力和空間成本。第二，有助于促進信息共享和協(xié)同工作。電子檔案管理可以實現(xiàn)檔案的即時共享和遠程訪問，促進不同部門間的信息共享和協(xié)同工作，有助于提高工作效率、減少重復勞動，促進事業(yè)單位的整體協(xié)同發(fā)展。第三，有助于拓展數(shù)據(jù)挖掘和分析的應用實效。電子檔案管理的數(shù)據(jù)化特點使得檔案信息中數(shù)據(jù)挖掘和分析更加容易，可以從中獲取更多的有價值的信息，對于事業(yè)單位的決策制定和戰(zhàn)略規(guī)劃具有重要意義。第四，有助于加強信息安全與隱私保護。電子檔案管理需要更加重視信息安全和隱私保護，促使事業(yè)單位增強信息安全意識和技術保障，有助于預防檔案信息被泄露和濫用，保護個人隱私權益。第五，有助于推動事業(yè)單位管理模式創(chuàng)新。電子檔案管理的應用不僅僅是對檔案管理的優(yōu)化，還會推動事業(yè)單位整體管理模式的創(chuàng)新，從管理流程、工作方式到組織結構和文化，都將受到電子檔案管理的影響和引導。

綜上所述，新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義在于提高效率和降低成本、促進信息共享和協(xié)同工作、拓展數(shù)據(jù)挖掘和分析的應用、加強信息安全與隱私保護以及推動事業(yè)單位管理模式的創(chuàng)新，將為事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供更強有力的支持，為其可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法分析

1.重視檔案電子化和智能化管理

在新時期，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新離不開對檔案電子化和智能化管理的重視，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要手動整理、存儲和查找，工作效率低下，而電子化和智能化管理，如數(shù)字化存儲和智能檢索可以快速、精準地找到需要的檔案信息，大幅提高了管理效率。因此，在事業(yè)單位檔案實際的管理中應注重創(chuàng)新，利用信息技術將事業(yè)單位檔案由紙質(zhì)轉變?yōu)殡娮踊?，推行?shù)字化管理，其中可以考慮利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術實現(xiàn)檔案的智能化管理、自動化處理和分析檔案信息。與此同時，電子化和智能化管理可以通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)檔案的遠程共享和協(xié)作，不同部門之間可以快速共享所需的檔案信息，顯著提高了工作的協(xié)同效率。因此，在事業(yè)單位檔案實際的管理中應注重這一管理的優(yōu)勢發(fā)掘，既要注重信息化管理模式與理念的深入，還要注重信息化管理優(yōu)勢的發(fā)揮，通過采用數(shù)據(jù)挖掘和分析的方法發(fā)掘檔案中隱藏的信息和價值，挖掘出有用的數(shù)據(jù)模式和趨勢。例如，可以運用統(tǒng)計分析、機器學習等方法對檔案數(shù)據(jù)展開深入分析，從而為事業(yè)單位開展各項工作提供決策支持和管理建議。

2.重視檔案建設目標化管理

新時期，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新必須重視檔案建設目標化管理。檔案建設目標化管理是指以明確的目標為導向，制定科學、合理的管理措施和評估指標，不斷追求檔案工作質(zhì)效的優(yōu)化和提升。首先，在實際的檔案管理創(chuàng)新中要注重突出核心任務。檔案管理的核心任務是保護、保存和利用檔案信息，目標化管理有助于明確這些核心任務，并將其納入檔案管理的目標體系中，通過設定明確的目標和指標能夠顯著提高檔案管理的專業(yè)性和針對性。其次，目標化管理能夠幫助事業(yè)單位檔案部門針對實際問題和需求實行有效管理，通過設定具體的目標和績效指標，可以及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案建設中的問題，滿足利用者的需求，推動檔案工作的持續(xù)改進。最后，目標化管理要求定期評估和績效考核檔案工作，通過設定衡量檔案工作績效和質(zhì)量的評估指標，可以客觀地評估檔案部門的工作成果，并及時調(diào)整和改進工作方法，有助于提升檔案服務的質(zhì)量和效果。

3.創(chuàng)新檔案管理服務形式

新時期，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新需要關注創(chuàng)新檔案管理服務形式。第一，在線檔案服務。通過互聯(lián)網(wǎng)技術數(shù)字化處理檔案信息，并提供在線查詢、申請、預約等服務，用戶可以通過電子平臺自助查詢和辦理事項，提高工作效率和便利性。第二，檔案智能化服務。利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術智能化處理和挖掘檔案信息，通過智能化分析為機構提供更準確的檔案信息查詢和利用服務。第三，個性化檔案服務。根據(jù)用戶需求提供個性化的檔案查詢、整理、保管等服務。例如，針對殘疾人、老年人等特殊群體提供定制化的檔案服務，讓檔案服務更加貼近用戶的需求。第四，檔案共享平臺。建設檔案共享平臺，實現(xiàn)不同機構之間的檔案信息共享，通過平臺整合和共享能夠提高檔案資源的利用效率，避免重復建設，有助于降低管理成本。第五，檔案數(shù)字化保存。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化保存并建立數(shù)字檔案庫，通過數(shù)字化保存能夠消除紙質(zhì)檔案的物理存儲限制，方便長期保存和利用。第六，檔案社區(qū)服務。創(chuàng)建檔案社區(qū)，為相關利益群體提供專業(yè)的檔案咨詢、培訓和交流平臺。通過社區(qū)服務能夠提高公眾對檔案管理的認知度和參與度，推動檔案管理的開展。以上是幾種創(chuàng)新的檔案管理服務形式，通過結合科技和服務理念的創(chuàng)新能夠提高檔案管理的效率、便利性和質(zhì)量，更好地滿足用戶的需求，進一步推動事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

4.強化信息化檔案管理效用

結合上述觀點的分析可以發(fā)現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用能夠顯著提升最終的管理效益，對推動事業(yè)單位實現(xiàn)快速、高效發(fā)展目標有著非常積極的作用。因此，在實際的檔案管理創(chuàng)新中需要關注信息化特征，發(fā)揮信息技術的具體優(yōu)勢，以助推事業(yè)單位檔案管理工作更好地開展。第一，在實際的管理中需要關注互聯(lián)網(wǎng)應用和云存儲技術，利用互聯(lián)網(wǎng)技術建立信息平臺和共享平臺，實現(xiàn)檔案的遠程訪問和共享，可以考慮利用云存儲技術，將檔案保存在云端，并提供安全可靠的檔案存儲和管理服務。第二，重視制度創(chuàng)新和標準化建設。通過建立事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范制度和標準，規(guī)定檔案的收集、整理、存儲和利用等過程，能夠顯著提升管理有效性。在建設中可以參考國家和行業(yè)的相關標準，借鑒先進的管理經(jīng)驗和做法，推動檔案管理的標準化建設。第三，重視隱私保護和安全管理，加強對檔案的隱私保護和安全管理，需要采取措施保護個人信息，防止檔案信息被泄露和濫用，管理中可以建立訪問權限控制、數(shù)據(jù)加密等安全機制，加強對檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全防護。第四，整合資源和合作共建。通過跨部門、跨領域的合作整合檔案資源，共同建設和管理事業(yè)單位檔案，或者可以與高校、研究機構、企事業(yè)單位等合作，共同開展檔案管理的研究和實踐，推動檔案管理創(chuàng)新開展。

四、結束語

總而言之，新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和方法包括電子化和智能化管理、目標化管理、創(chuàng)新檔案管理模式和強化信息化管理效用，由此能夠顯著提升事業(yè)單位檔案管理的有效性。因此，在未來的管理中要不斷地創(chuàng)新和應用新技術、新方法，提高檔案管理效率和質(zhì)量，助力事業(yè)單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。

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作者單位：莒縣政務服務中心