魯婧

摘要：20世紀(jì)末互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)如雨后春筍般崛起，大數(shù)據(jù)時代悄然而至，與之而來的是海量電子文件的不斷生成。為提高電子文件的管理與利用效率，數(shù)字檔案館應(yīng)時而起，近年來，伴隨國家檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展，數(shù)字檔案建設(shè)愈發(fā)受到社會各界的關(guān)注?；诖?，探討大數(shù)據(jù)時代高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實意義，本文主要就相關(guān)要點加以概述。以期為高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；數(shù)字檔案館；信息化

引言

大數(shù)據(jù)時代，促進檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的智能化、信息化、高效化已然成為檔案管理領(lǐng)域的必然趨勢。各高職院校也應(yīng)與時俱進，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)步伐，以期實現(xiàn)檔案資源的無紙化、便捷化、長效化管理。依托于數(shù)字檔案館建設(shè)，同樣可以為高職院校的信息共享、學(xué)術(shù)研究以及教研活動的循序開展提供更全面、準(zhǔn)確的檔案資源支撐。

一、大數(shù)據(jù)時代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀

（一）服務(wù)與利用方式的固化

一直以來，由于深受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，“重視保管，輕視利用”的檔案管理思維早已積重難返，導(dǎo)致院校檔案的服務(wù)與利用方式長期停留在“你查我調(diào)”層面^[1]。在過去，如果有需求者想要查閱檔案，則需先經(jīng)由管理者的同意，再結(jié)合具體需求就相關(guān)電子目錄加以搜索，最后到存儲室人為查找方能完成。這樣的服務(wù)與利用方式不但固化落后且耗時耗力，在加重管理者的工作負(fù)擔(dān)之余也嚴(yán)重影響需求者的檔案使用效率，產(chǎn)生諸多不便。加之，由于這一過程需要大量的人工參與，致使檔案資源的查詢與利用存在一定的不準(zhǔn)確性，同樣也限制了檔案信息的流動性與共享性。

（二）頂層設(shè)計與規(guī)劃的不足

數(shù)字檔案館建設(shè)本身便是一項囊括細(xì)節(jié)多、涉及范圍廣，需要多方人員參與的綜合性、繁瑣性工程，這也決定了其要做好全面、細(xì)致的頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃。院校方面應(yīng)確立明確的短、中、長期目標(biāo)與建設(shè)方案，按部就班、有條不紊地推進相應(yīng)建設(shè)工作，然而，就現(xiàn)狀而言，頂層設(shè)計與規(guī)劃的不足依然是制約院校數(shù)字檔案館建設(shè)的主因所在。頂層設(shè)計的不足，致使數(shù)字檔案館的功能定義缺乏清晰性與完整性，難以全面適應(yīng)用戶的需求，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。加之，在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的情況下，各部門或項目所施行的標(biāo)準(zhǔn)往往也各有出入，致使數(shù)字檔案館的建設(shè)結(jié)果缺乏一致性和互用性。

（三）滯后于校園數(shù)字化建設(shè)

就現(xiàn)階段而言，雖然大部分高職院校的教學(xué)、科研與管理活動皆實現(xiàn)了數(shù)字化管理，但在檔案數(shù)字館建設(shè)領(lǐng)域由于投入應(yīng)用時間較晚，發(fā)展相對滯后。這種滯后性也導(dǎo)致檔案信息化管理的延遲性與不完善性，難以同其他信息化系統(tǒng)實現(xiàn)及時性的資源共享與良性互動。首先，存量檔案的數(shù)字化管理受到人力與經(jīng)費的限制，啟動速度較慢，使得大量歷史檔案依舊以紙質(zhì)形式存在，很難同其他信息化系統(tǒng)有效銜接，導(dǎo)致信息孤島問題。其次，增量檔案的信息化建設(shè)受到技術(shù)、制度等因素的限制，致使新生成的檔案信息未能及時轉(zhuǎn)化為電子形式，難以實現(xiàn)在線歸檔與管理，影響到正常使用，甚至成為“死檔案”。

（四）數(shù)字化管理人才的缺乏

大數(shù)據(jù)時代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，給檔案管理人員提出了更高、更多的要求，要求其具備扎實的傳統(tǒng)檔案管理技能外，還要求熟練運用數(shù)字化技術(shù)。為適應(yīng)數(shù)字化管理的多方面需求，檔案館需設(shè)立不同的崗位，諸如數(shù)字化檔案管理師、數(shù)字資料管理師、系統(tǒng)管理員等。然而，就現(xiàn)階段而言，大部分高職院校未能配備這些具有特定技能與專業(yè)背景的優(yōu)質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才，且在人才培訓(xùn)方面不夠重視。此外，科技水平一日千里，各種前沿技術(shù)，如人工智能、區(qū)塊鏈、云計算等在檔案管理中的應(yīng)用也愈發(fā)普遍。數(shù)字化管理人才的缺乏導(dǎo)致高職院校難以有效應(yīng)用這些前沿技術(shù)手段，自然也無法加快數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。

二、大數(shù)據(jù)時代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑

（一）做好頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃

做好頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)打下更堅實的基礎(chǔ)，在實際執(zhí)行中，院校方面應(yīng)充分考量多方面的要素與需求，有側(cè)重性地做好相應(yīng)規(guī)劃與設(shè)計事宜：一是要成立專門的數(shù)字檔案館建設(shè)工作組，配備一支跨部門協(xié)作的專業(yè)團隊，具體應(yīng)包含檔案管理、信息技術(shù)、法律事務(wù)等多領(lǐng)域的專項管理人員，方能充分把握數(shù)字檔案館建設(shè)的整體需求與實際狀況；二是要進一步搞清楚建設(shè)目標(biāo)與戰(zhàn)略規(guī)劃，立足于院校整體發(fā)展戰(zhàn)略以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的短、中、長期目標(biāo)，并擬定與之相針對的戰(zhàn)略規(guī)劃，把握好具體的發(fā)展方向與優(yōu)先領(lǐng)域^[2]；三是要制定兼具統(tǒng)一性、全面性與可行性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保其同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國家規(guī)范相適應(yīng)，配備針對性的實施計劃與時間表，提高建設(shè)工作的規(guī)范性、高效性、循序性、可行性與可持續(xù)性；四是要致力于數(shù)字檔案館的功能細(xì)化與制度體系優(yōu)化，依托于廣泛的調(diào)研與需求剖析，促進檔案館功能定位的不斷細(xì)化，搭設(shè)嚴(yán)密、細(xì)致的管理制度體系，將數(shù)字化管理流程、數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)等細(xì)則一一涉及在內(nèi)^[3]。此外，在頂層設(shè)計過程中還應(yīng)致力于管理權(quán)限的準(zhǔn)確分配，確保處在不同崗位的管理人員可以有目標(biāo)、有計劃地踐行好自身工作職責(zé)，并強化權(quán)限管控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露與濫用問題。同時，還要確保數(shù)字檔案館同其他各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，確保數(shù)字檔案館可以同院校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（諸如教務(wù)、科研、人事等）保持良好的協(xié)同關(guān)系，實現(xiàn)信息的共享共用與互聯(lián)互通^[4]。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化管理與元數(shù)據(jù)建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)首先要將相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施打牢，配備好各種前沿硬件技術(shù)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，比如說服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保數(shù)字檔案可以有效且安全地存儲與傳輸，見圖1。將基礎(chǔ)夯實之后，需著手設(shè)置元數(shù)據(jù)管理體系，明確具體的管理標(biāo)準(zhǔn)與政策（諸如數(shù)據(jù)采集與維護流程、元數(shù)據(jù)的使用與共享規(guī)范等），并一絲不茍地執(zhí)行。致力于各類檔案資料（諸如科研數(shù)據(jù)、學(xué)生檔案等）的數(shù)字化，院校方面應(yīng)配備專門的元數(shù)據(jù)管理團隊，進一步細(xì)化團隊職責(zé)與管理程序，確保所有元數(shù)據(jù)的高效管理與有效維護^[5]。基于院校實際需求選擇適宜的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，尤其要關(guān)注系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)管理功能，可以實現(xiàn)對元數(shù)據(jù)的有效創(chuàng)建、循序管理與順利檢索，以此助推檔案管理質(zhì)量與效率的協(xié)同提升。完善數(shù)字檔案的審計與監(jiān)督機制，定期開展自查與督導(dǎo)工作，及時揪出并解決元數(shù)據(jù)建設(shè)與檔案管理工作中出現(xiàn)的問題與不足，確保數(shù)字檔案管理工作可以規(guī)范、有序、有效地推進。此外，為確保數(shù)字檔案的安全性與保密性，在元數(shù)據(jù)建設(shè)與檔案管理過程中，院校方面還應(yīng)制定針對性的保密方案，落實好相應(yīng)數(shù)據(jù)安全維護措施。綜合運用加密、權(quán)限管理等手段，全方位保證數(shù)字檔案的安全性與可控性，同時定期做好備份管理，盡可能地防范檔案信息的外泄與丟失^[6]。需強調(diào)的是，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要持之以恒地改進與優(yōu)化，院校應(yīng)積極收集各方面的反饋與建議，定期做好評估與審查工作，并以此促進建設(shè)方案的不斷優(yōu)化^[7]。

（三）服務(wù)與利用方式的創(chuàng)新

一是要打造專門的數(shù)字化檔案平臺，提供并優(yōu)化在線檔案查詢與瀏覽功能，用戶利用平臺便可以實現(xiàn)對檔案資源的遠(yuǎn)程訪問、查詢與應(yīng)用。平臺需設(shè)有簡潔直觀的用戶界面，具備全面有效的搜索功能，如此，可以大大提高用戶查詢信息的便捷性與時效性，提升用戶體驗感^[8]。二是要積極引入智能化技術(shù)，依托于各種前沿智能化技術(shù)手段，諸如自然語言處理、機器學(xué)習(xí)等，開發(fā)并利用智能化的檔案查詢工具，見圖2。使得廣大用戶僅使用一些簡單的語言或指令，便可以獲取到所需要的檔案信息，免除不必要的人工干預(yù)，提高信息查詢的準(zhǔn)確性與有效性。三是要創(chuàng)新多元化服務(wù)方式，除去基本的檔案展覽與檢索服務(wù)之外，數(shù)字檔案館還可以充分運用VC/VR技術(shù)搭設(shè)虛擬展廳、組織在線講座、開展數(shù)字文化活動等，致力于檔案利用方式的多元化。并整合運用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新型技術(shù)手段，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案智能化管理系統(tǒng)，促進檔案檢索、查詢與分析的自動化與便捷性。四是要提供個性化服務(wù)，立足于用戶的基本需求與行為數(shù)據(jù)分析，為他們提供針對性的檔案資源推薦與定制化服務(wù)項目。以大數(shù)據(jù)分析技術(shù)為依托，全面了解不同用戶的檔案信息需求，為他們提供更具針對性的檔案服務(wù)與更為個性化的利用方式。五是要健全協(xié)作共享機制，多多參與檔案資源的共享與協(xié)作項目，保持同其他院校檔案館的密切協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享、共用與共建，不斷優(yōu)化檔案館服務(wù)內(nèi)容。同時，還要強化跨界合作，同各信息技術(shù)公司、文化創(chuàng)意企業(yè)等單位保持溝通，齊力探討數(shù)字檔案館服務(wù)與利用方式的創(chuàng)新，引入更多的外部資源，致力于數(shù)字檔案的高效利用與服務(wù)場景的多元擴充。

（四）緊抓數(shù)字化管理人才建設(shè)

一方面，要建立、健全崗位體系，摒棄以往“檔案管理等同于庫房管理”的固化觀念，基于數(shù)字檔案館的建設(shè)需求、工作細(xì)節(jié)等就崗位體系加以優(yōu)化設(shè)置，明確各崗位的具體職責(zé)與要求。依托于招聘、引進等途徑，充分挖掘兼具基本檔案管理素養(yǎng)與數(shù)字化技能的專業(yè)人才，通過開展公開招聘、配備中長期人才規(guī)劃等方式，引入更多優(yōu)質(zhì)人才資源。還要進一步拓展人才來源渠道，院校方面應(yīng)當(dāng)深化同相關(guān)科研機構(gòu)的協(xié)作，拓展數(shù)字化管理人才的來源渠道，也可以同企事業(yè)單位合作，吸引更多經(jīng)驗豐富的數(shù)字化管理人才。同時，優(yōu)化福利待遇，為專業(yè)人才提供良好的工作環(huán)境，比如說公正的薪酬機制、優(yōu)渥的福利待遇、廣闊的發(fā)展空間等，激勵他們以積極踴躍的態(tài)度投身于數(shù)字檔案館的建設(shè)工作中。另一方面，要緊抓內(nèi)部管理，設(shè)置完善可行的內(nèi)部人才培養(yǎng)規(guī)劃，盡可能地創(chuàng)設(shè)更多同數(shù)字檔案管理相關(guān)的教育與培訓(xùn)機會。以多措施著手強化現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理技能，比如說可以開展定期性的內(nèi)部培訓(xùn)活動、邀請專家來院校演講或授課、組織管理人員外出參觀學(xué)習(xí)等，皆是不錯的可行手段。加大對團隊建設(shè)的重視力度，形成融洽的團隊氛圍與良好的協(xié)作關(guān)系，增強管理團隊的凝聚力與工作效率，可以定期召開專門的團隊會議或者組織一些交流活動，推動員工之間的信息共享、經(jīng)驗交流與團隊協(xié)作。總之，唯有配備一支職責(zé)意識強烈、專業(yè)素養(yǎng)扎實、技術(shù)技能先進的檔案數(shù)字化管理人才隊伍，方能確保相應(yīng)建設(shè)事宜的循序落實，并為數(shù)字檔案館的發(fā)展與運營供以強力支撐。

結(jié)語

綜上所述，近年來，伴隨各種前沿技術(shù)手段的不斷創(chuàng)新，高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)工作也迎來了新的發(fā)展機遇期，同樣也面臨更多的發(fā)展挑戰(zhàn)。就現(xiàn)狀而言，服務(wù)與利用方式的固化、頂層設(shè)計與規(guī)劃的不足、滯后于校園數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化管理人才的缺乏是當(dāng)前高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要不足。大數(shù)據(jù)時代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作應(yīng)立足于對現(xiàn)存不足的深度剖析，從多方面著手、以多措施推進、多視角切入，綜合考量技術(shù)設(shè)備、人才配備、機制標(biāo)準(zhǔn)等多元要素，將這些不足逐個擊破。在實際執(zhí)行中，應(yīng)采取做好頂層設(shè)計與統(tǒng)籌規(guī)劃、強化標(biāo)準(zhǔn)化管理與元數(shù)據(jù)建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)與利用方式、緊抓數(shù)字化管理人才建設(shè)等措施，致力于數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量與效率的協(xié)同提升。

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（作者單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）