中職學校檔案數(shù)字化管理作為信息化發(fā)展的一部分，對于提升管理效能、提高信息資源的利用率具有重要意義。然而，當前數(shù)字化管理實踐中普遍面臨一系列問題，如管理不夠規(guī)范，管理人員素養(yǎng)、基礎設施建設等方面存在短板，不僅影響數(shù)字化管理的順利推進，也制約著中職學校整體管理水平的提升。因此，有必要深入剖析存在的問題，并提出切實可行的對策，以期推動中職學校檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)更好的發(fā)展。

一、優(yōu)化中職學校檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）有助于提高管理效率

中職學校作為培養(yǎng)各類專業(yè)技能人才的重要場所，擁有龐大的師生群體。中職學校檔案數(shù)字化管理是實現(xiàn)信息化教學，提高教學質量和管理水平的重要手段，也是提升辦學效益，培養(yǎng)高素質技能型人才的有效途徑。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往以紙質文件為主，管理效率低下。文件的存儲、檢索、更新都需要大量的人力和時間，且容易出現(xiàn)文件遺失、信息更新不及時等問題。數(shù)字化管理能夠通過建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的快速錄入、存儲和檢索，對提升中職學校管理效率有著積極的意義。

（二）有助于促進信息共享

檔案數(shù)字化是一個龐大而復雜的系統(tǒng)工程，其內涵和外延非常廣泛。當前，我國職業(yè)教育正處在轉型時期，社會經(jīng)濟發(fā)展對人才素養(yǎng)提出了更高的要求，因此需要加快中職學校檔案管理信息化建設步伐，實現(xiàn)全面、系統(tǒng)、有效地服務于教學工作和學生成長成材。在傳統(tǒng)中職學校檔案管理工作中，不同部門之間的信息溝通存在一定障礙。紙質文件往往局限于某一具體地點，難以進行信息共享與協(xié)同。而數(shù)字化管理通過建立電子化平臺，使各個部門之間能夠實現(xiàn)實時的信息共享。教務處、學生處、招生辦等不同部門的檔案信息可以在系統(tǒng)中進行共享，便于各個部門之間更好地協(xié)同合作，提升學校管理的整體效能。

（三）有助于加強信息安全保障

傳統(tǒng)檔案管理容易面臨信息泄露、文件損壞等安全隱患。紙質文件可能會因為各種主客觀因素而遭到破壞，信息泄露的風險也相對較高。數(shù)字化管理具有安全可控、高效便捷和信息共享等特點，是一種新型的檔案管理模式。數(shù)字化管理通過設立權限系統(tǒng)、加密技術等手段，有效保障了檔案信息的安全性，只有經(jīng)過授權的人員才能夠訪問、修改相關信息，大大降低了信息泄露的風險，確保了中職學校檔案信息管理的安全性。

二、中職學校檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）對檔案數(shù)字化建設不夠重視

信息時代，數(shù)字化管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位高效運營的重要保障，然而在中職學校檔案管理方面，對這一趨勢的認知仍然還停留在傳統(tǒng)的紙質檔案管理層面。中職學校對檔案數(shù)字化建設不夠重視體現(xiàn)在兩個方面，其一，部分管理人員對檔案數(shù)字化認知滯后，未能充分認識到檔案數(shù)字化管理的重要性和緊迫性，習慣于傳統(tǒng)的文件堆積和手工查找方式，對數(shù)字化管理的高效性和便捷性并未形成足夠的認知。其二，資金投入不足導致檔案數(shù)字化建設乏力。在一些中職學校，由于財政預算限制或者對數(shù)字化管理效益的認知不足，造成對數(shù)字化建設投入相對不足。具體表現(xiàn)在硬件設備更新遲緩、軟件系統(tǒng)升級滯后等方面，制約了數(shù)字化管理體系的全面推進。

（二）檔案數(shù)字化管理不規(guī)范

中職學校的檔案數(shù)字化涵蓋了從信息錄入、存儲到檢索的管理過程，其不規(guī)范管理直接影響了數(shù)字化管理體系的高效運行。當前，部分中職學校在建設數(shù)字化管理系統(tǒng)時并未建立統(tǒng)一的信息錄入標準，加之各部門或個體因為存在理解差異等原因，在檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)了信息錄入格式與標準不統(tǒng)一等情形，導致系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出雜亂無章的狀態(tài)，不僅使數(shù)據(jù)難以協(xié)同管理，也降低了檢索的準確性。此外，部分學校在數(shù)字化管理系統(tǒng)中的檢索功能并未得到規(guī)范應用。在一些系統(tǒng)中，檢索關鍵詞未能明確定義，導致用戶在使用時產(chǎn)生歧義，降低了信息檢索的準確性。同時，缺乏有效的檢索引導和提示，一些用戶難以迅速掌握檢索技巧，影響了系統(tǒng)的實際運用效果。

（三）檔案信息化基礎設施不配套

當前，部分中職學校在進行檔案數(shù)字化管理時，并未充分考慮到信息化基礎設施的配套建設，體現(xiàn)為硬件設備和網(wǎng)絡環(huán)境建設方面存在不足。一些學校由于預算有限或者對數(shù)字化管理系統(tǒng)的需求認知不足，其硬件設備的更新和升級較為滯后，老舊電腦和落后的服務器設備限制了系統(tǒng)的運行速度和處理能力，影響了整個數(shù)字化管理系統(tǒng)的效能。另外，部分學校對于數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全保障并未引起足夠的重視，缺乏有效的防護手段，使學校檔案信息面臨被非法獲取、篡改或丟失的風險。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

部分學校在數(shù)字化管理初期往往對檔案專業(yè)管理人才的培育缺乏重視。由于數(shù)字化管理需要專業(yè)的檔案管理知識和技能，而部分學校對檔案專業(yè)的認識較為淡薄，在引進和培養(yǎng)檔案管理人才方面投入不足，使數(shù)字化管理系統(tǒng)的構建缺乏專業(yè)性，無法充分考慮到檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性需求。另外，一些學校在引進人才時過于注重其他綜合能力，忽視了對檔案專業(yè)知識的要求，即便有對應的管理人員，也難以真正勝任數(shù)字化管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設和運行，進而不利于學校檔案管理工作實現(xiàn)高效運行。

三、優(yōu)化中職學校檔案數(shù)字化管理的對策

（一）加強對檔案數(shù)字化建設的重視程度

為提升檔案數(shù)字化管理水平，中職學校需要加強對檔案數(shù)字化建設的重視程度，做到從認知到資源投入的全方位加強，確保數(shù)字化管理成為學校高效運營的核心支撐。首先，學校管理人員應當充分認識到檔案數(shù)字化管理的重要性，通過加強宣傳教育，提高管理人員對數(shù)字化管理價值的認識，意識到數(shù)字化管理是提高學校管理效率、推動信息化發(fā)展不可或缺的一環(huán)。因此，要在決策層面建立數(shù)字化管理理念，使其融入學校整體發(fā)展戰(zhàn)略，確保獲得足夠的人力和資源投入。其次，要加大對數(shù)字化建設的財政和物質資源投入力度。數(shù)字化管理需要有硬件設備、網(wǎng)絡基礎設施、軟件系統(tǒng)等一系列作為物質支持，而為了確保系統(tǒng)的高效運作，必須投入足夠的資源，減少數(shù)字化建設的限制。同時，要合理配置和更新硬件設備，確保數(shù)字化系統(tǒng)具備足夠的性能和穩(wěn)定性。最后，建立科學的檔案數(shù)字化管理評估體系，持續(xù)監(jiān)測和改進數(shù)字化系統(tǒng)的運行狀況。通過定期評估，發(fā)現(xiàn)問題、改進不足，使數(shù)字化管理體系能夠不斷適應學校管理需求的變化，確保檔案數(shù)字化管理的長期有效性。

（二）完善檔案數(shù)字化管理工作制度

在中職學校檔案數(shù)字化管理工作中，完善各項規(guī)章制度至關重要。然而，目前我國大多數(shù)中職院校在檔案管理工作方面尚未建立相應的管理制度和措施，從而造成了很多弊端。因此，必須對檔案管理工作中出現(xiàn)的弊端進行研究，并提出針對性建議，這樣才能夠更好地利用信息化手段開展檔案數(shù)字化工作。基于此，為提升中職學校檔案數(shù)字化管理水平，需要相關管理人員完善檔案數(shù)字化管理工作制度，提出規(guī)范化、科學化和可操作性建設策略，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠在實踐中高效運行。首先，中職學校需要建立明確的數(shù)字化管理工作制度。包括檔案數(shù)字化流程、標準化操作規(guī)范、責任分工等。制度的建立需要參考相關標準和先進經(jīng)驗，確保檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)都有清晰的指導方針，以便相關工作的順利開展。其次，規(guī)范檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)錄入和存儲，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)錄入標準，確保信息標準的一致性和可行性；明確數(shù)字化存儲結構，劃分清晰的分類和目錄，以便實現(xiàn)信息的快速檢索和管理；通過建立標準的元數(shù)據(jù)和索引體系，提高信息檢索的準確性，使數(shù)字化系統(tǒng)能夠更好地服務學校的管理需求。最后，建立檔案數(shù)字化管理的安全保障機制。在制度中明確信息的安全規(guī)定，包括權限管理、數(shù)據(jù)加密等方面的要求；制訂緊急處理方案，應對各種可能發(fā)生的信息安全風險；加強對數(shù)字化系統(tǒng)的監(jiān)測和審計，確保系統(tǒng)的安全運行。通過規(guī)范化、科學性和可操作性的管理工作制度，中職學校能夠更好地推動數(shù)字化管理體系的建設和發(fā)展，提高檔案管理工作的效率和質量。

（三）加強檔案數(shù)字化基礎設施建設

數(shù)字化基礎設施在檔案管理中占有重要地位，是實現(xiàn)檔案信息化、科學化和制度化的前提。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法滿足人們對信息獲取的需求，因此，應建立更高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案工作質量，增強服務能力，推動教育事業(yè)改革和創(chuàng)新發(fā)展；加強檔案數(shù)字化基礎設施建設，對硬件設備、網(wǎng)絡環(huán)境以及系統(tǒng)軟件等方面進行優(yōu)化和升級，確保數(shù)字化管理工作的順利實施，具體方式如下。

首先，需要投入足夠的資源進行硬件設備的更新和升級。硬件設備的性能直接關系到數(shù)字化管理系統(tǒng)的運行速度和處理能力，通過完善硬件設備投入，能夠有效提升系統(tǒng)的整體性能，確保數(shù)字化管理工作實現(xiàn)高效運行。

其次，加強網(wǎng)絡基礎設施建設。數(shù)字化管理需要配備高速、穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，保證信息的流暢傳輸和及時共享。中職學校需確保數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境中保持穩(wěn)定運行，保障檔案信息的安全傳輸和存儲。

最后，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)運行的適用性，對軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等方面進行升級和維護。通過使用先進的數(shù)字化管理軟件，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和用戶友好性，使數(shù)字化管理系統(tǒng)更好地適應學校的實際管理需求。通過全面升級硬件設備、網(wǎng)絡環(huán)境，保證系統(tǒng)軟件的先進性和適用性，能夠為數(shù)字化管理提供更為穩(wěn)健和高效的支持，推動數(shù)字化管理工作的全面開展。

（四）提高檔案管理數(shù)字化人員的綜合素養(yǎng)

在中職學校檔案數(shù)字化管理過程中，必須加強對檔案管理工作人員自身素養(yǎng)及業(yè)務素養(yǎng)的培養(yǎng)，進一步適應新形勢下檔案管理建設發(fā)展的需要。此外，提高中職學校檔案管理數(shù)字化人員的綜合素養(yǎng)，對于保證信息化教學的順利實施、促進中職教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。提高中職學校檔案管理數(shù)字化人員的綜合素養(yǎng)需要從技術水平、管理能力以及溝通協(xié)作等多方面進行提升，以確保數(shù)字化管理流程的規(guī)范運行和高效服務。具體方式如下。

首先，應對檔案數(shù)字化管理人員提供必要的技術培訓，涵蓋數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作技能、信息安全知識以及相關技術的更新發(fā)展等方面。通過培訓，使檔案數(shù)字化管理人員能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法，了解數(shù)字化管理工作的最新發(fā)展趨勢，提高其技術水平。其次，加強檔案數(shù)字化管理能力的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化管理不僅僅是技術層面的工作，還需要有較強的管理能力，包括項目管理、人員協(xié)調、問題解決等方面的能力?？梢酝ㄟ^培訓和對實際項目的經(jīng)驗積累，提高負責檔案數(shù)字化工作人員的管理水平，使其更好地推動數(shù)字化管理工作。最后，要注重團隊協(xié)作和溝通能力的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要多個崗位之間協(xié)同合作。因此，培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理人員的團隊協(xié)作能力和溝通協(xié)調能力至關重要。通過技術培訓、管理能力提升、注重團隊協(xié)作和溝通能力的培養(yǎng)等多方位的培訓措施，能夠全面提高檔案數(shù)字化人員的管理水平，從而更好地服務于學校數(shù)字化管理工作的需要。

四、結語

檔案數(shù)字化管理是中職學校信息化建設的重要組成部分，通過加強硬件設施、完善檔案數(shù)字化管理工作制度和提高管理人員的綜合素養(yǎng)，能夠有效推動檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設和發(fā)展，提高中職學校檔案數(shù)字化管理水平，服務學校發(fā)展，促進教育信息化進程，有助于中職學校更好地迎接數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)，提升教育管理效能。

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（作者簡介：劉妍，女，本科，甘南藏族自治州衛(wèi)生學校，研究方向：中職學校檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）