摘 要：數(shù)字技術(shù)在職業(yè)學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用面臨著基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后、信息共享有限和專業(yè)人才短缺等挑戰(zhàn)。要解決這些問題，需要采取升級硬件、培養(yǎng)信息共享文化、有針對性地培訓(xùn)和協(xié)作平臺培養(yǎng)專業(yè)人才等戰(zhàn)略性措施，并通過投資基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、加強合作及賦予員工相關(guān)專業(yè)知識，職業(yè)學(xué)?？梢詾楦咝?、創(chuàng)新的檔案管理鋪平道路，確保教育環(huán)境與技術(shù)進步保持一致。

關(guān)鍵詞：數(shù)字科技；中職學(xué)校；檔案管理

在職業(yè)教育領(lǐng)域，數(shù)字技術(shù)與學(xué)校檔案管理的整合徹底改變了行政管理流程。數(shù)字化平臺簡化了記錄保存，實現(xiàn)了學(xué)生數(shù)據(jù)的高效存儲、檢索和分析。這些進步使曾經(jīng)以紙質(zhì)為中心的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化，促進了對學(xué)生檔案的快速訪問，提高了準確性，并加強了利益相關(guān)者之間的溝通。數(shù)字化解決方案不僅優(yōu)化了行政工作流程，還使職業(yè)院校能夠迅速適應(yīng)不斷變化的教育需求，營造一個更加靈活、反應(yīng)更快的學(xué)習(xí)環(huán)境。

一、數(shù)字科技在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用概述

數(shù)字技術(shù)深刻改變了職業(yè)學(xué)校的檔案管理，從紙質(zhì)檔案數(shù)字化到實施強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和專業(yè)軟件等一系列應(yīng)用。通過數(shù)字化技術(shù)，學(xué)生檔案和行政文件的存儲、組織和訪問變得更加便捷。此外，數(shù)據(jù)分析和云平臺的整合進一步加強了對這些信息的管理和利用，促進了知情決策過程。此外，采用數(shù)字檔案不僅能確保高效保存和記錄，還能支持教育者、管理者和學(xué)生之間的協(xié)作，在職業(yè)院校內(nèi)形成一個更加互聯(lián)和精簡的教育生態(tài)系統(tǒng)。數(shù)字科技在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用是一個重要的發(fā)展方向。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字科技已成為改善和優(yōu)化檔案管理工作的重要工具。在中職學(xué)校檔案管理中，數(shù)字科技主要表現(xiàn)為數(shù)字化存儲、智能檢索、電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建以及云存儲等方面。數(shù)字化存儲極大地提高了檔案資料的保存效率和安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受潮、損壞，而數(shù)字化檔案則可以長期保存，且易于復(fù)制和備份。通過掃描、錄入等方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，不僅節(jié)省了空間，還方便了檔案的管理和利用。智能檢索系統(tǒng)的應(yīng)用使得檔案查詢更為快捷方便。在龐大的檔案數(shù)據(jù)庫中，利用關(guān)鍵詞搜索、分類瀏覽等功能，用戶可以迅速找到所需資料。這種智能化的檢索方式大大提高了工作效率，減少了人力資源的消耗。電子檔案系統(tǒng)的建立是數(shù)字科技在檔案管理中的重要應(yīng)用。這一系統(tǒng)不僅包括檔案的數(shù)字化存儲和檢索，還包括檔案的整理、編目和歸檔等一系列工作流程。通過這樣的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準化、規(guī)范化，提高管理的專業(yè)水平。云存儲技術(shù)的使用為檔案管理提供了新的解決方案。通過將檔案資料存儲在云端，不僅可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠程訪問和共享，還能提高數(shù)據(jù)的安全性。云存儲的靈活性和擴展性使得檔案管理更加高效和現(xiàn)代化。數(shù)字科技在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用具有明顯的優(yōu)勢，它不僅提高了工作效率，還提升了檔案管理的質(zhì)量。隨著技術(shù)的不斷進步，未來數(shù)字科技在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將更加廣泛和深入。

二、數(shù)字科技在中職學(xué)校檔案管理中應(yīng)用面臨的問題

1.技術(shù)更新緩慢

由于職業(yè)學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施陳舊，技術(shù)更新往往面臨障礙。與現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)缺乏兼容性的舊系統(tǒng)、硬件和軟件阻礙了高效檔案管理解決方案的整合。這些過時的系統(tǒng)不支持簡化數(shù)據(jù)存儲、檢索和分析所需的升級或功能，學(xué)校不愿意或沒有能力投資新的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，會阻礙實施更靈活、更有效的數(shù)字檔案系統(tǒng)。此外，缺乏用于技術(shù)升級的資金也進一步加劇了這一挑戰(zhàn)，限制了學(xué)校跟上快速發(fā)展的技術(shù)步伐的能力。與此同時，教職員工或管理人員對管理模式創(chuàng)新的抵觸情緒也會嚴重阻礙技術(shù)更新，對新數(shù)字工具的憂慮或不熟悉往往導(dǎo)致其不愿采用更新的檔案管理系統(tǒng)。此外，讓相關(guān)人員熟悉新技術(shù)的培訓(xùn)計劃不足也進一步加劇了這一問題。缺乏使用更新系統(tǒng)的全面培訓(xùn)會造成巨大的障礙，導(dǎo)致對檔案管理的技術(shù)利用不足或?qū)嵤┎划?dāng)。由于缺乏接受技術(shù)變革的準備，導(dǎo)致在職業(yè)學(xué)校檔案管理中采用數(shù)字化解決方案的步伐緩慢。除此之外，預(yù)算限制是職業(yè)學(xué)校檔案管理技術(shù)更新的一大挑戰(zhàn)。用于技術(shù)改進的資金分配與其他各種教育需求相競爭，有限的預(yù)算導(dǎo)致對加強檔案管理系統(tǒng)所需新技術(shù)的投資不足或推遲。因此，學(xué)校會優(yōu)先考慮眼前的需求，而不是長期的技術(shù)進步，加上預(yù)算審批的周期性往往拉長了新技術(shù)的采購過程，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的更新或升級速度緩慢，進一步阻礙了技術(shù)的及時更新。

2.缺乏信息共享

缺乏信息共享往往會導(dǎo)致職業(yè)學(xué)校內(nèi)部數(shù)據(jù)訪問的孤島化。不同部門或個人會將數(shù)據(jù)存儲在孤立的系統(tǒng)或格式中，從而在需要時難以獲取全面的信息。這種缺乏整合的情況導(dǎo)致效率低下，由于多個利益相關(guān)者保存著不同的檔案，造成數(shù)據(jù)重復(fù)和不一致。因此，工作人員在獲取全面的學(xué)生檔案時遇到困難，阻礙了知情決策和合作努力。由于無法共享相關(guān)信息，導(dǎo)致集體解決問題和制定戰(zhàn)略規(guī)劃的潛力受到抑制。此外，還阻礙了各部門之間的實時溝通，妨礙了關(guān)鍵信息的及時交流，缺乏一個有凝聚力的信息共享框架，降低了數(shù)字檔案管理在促進職業(yè)學(xué)校人員之間順暢交流的有效性。缺乏有效的信息共享會導(dǎo)致檔案信息檢索效率低下。當(dāng)數(shù)據(jù)分散在不同的系統(tǒng)中或沒有以標(biāo)準化方式訪問時，檢索特定檔案就會變得費時費力。教育工作者或管理人員會花費過多時間搜索相關(guān)信息，影響工作效率，延誤決策進程。數(shù)據(jù)存儲格式的不一致或索引的不充分也會妨礙數(shù)字檔案系統(tǒng)搜索功能的有效性，低效的信息檢索不僅妨礙了日常運作，也影響了為學(xué)生提供服務(wù)和支持的及時性。

3.學(xué)校不重視

學(xué)校在檔案管理中不優(yōu)先考慮數(shù)字技術(shù)，相關(guān)資源分配有限，包括用于技術(shù)升級的預(yù)算撥款不足或提供的必要基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和工具不足，限制了檔案管理工作中采用和實施強大的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，資源不足也阻礙了開發(fā)和維護數(shù)字檔案解決方案所需的現(xiàn)代軟件、硬件的購置以及專業(yè)人才引進。學(xué)校在檔案管理中不重視應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，培訓(xùn)和宣傳計劃的缺乏或不足，導(dǎo)致教師、行政人員等缺乏有效利用數(shù)字檔案系統(tǒng)的必要技能。此外，缺乏強調(diào)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的好處和意義的宣傳計劃，會使人們普遍低估數(shù)字技術(shù)對提高效率、數(shù)據(jù)安全和可訪問性的潛在影響。缺乏持續(xù)的培訓(xùn)和宣傳活動，會使技術(shù)在檔案管理中的潛在效益長期得不到開發(fā)。學(xué)校不愿意或抵制技術(shù)變革，阻力往往源于根深蒂固的文化規(guī)范、行政惰性或?qū)ξ粗目謶帧．?dāng)教育機構(gòu)因抵制變革而固守傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案系統(tǒng)時，就會阻礙采用更高效、更現(xiàn)代的數(shù)字解決方案的進程。學(xué)校要克服在檔案管理中采用數(shù)字技術(shù)的惰性，就必須克服文化障礙，培養(yǎng)重視創(chuàng)新和技術(shù)進步的文化。

4.缺乏硬件設(shè)備設(shè)施

職業(yè)學(xué)校檔案管理工作缺乏足夠的硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，其往往使用過時或較落后的硬件，如過時的計算機、有限的存儲設(shè)備或無法兼容現(xiàn)代數(shù)字檔案系統(tǒng)的設(shè)備設(shè)施。硬件的短缺或陳舊無法匹配數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所必需的應(yīng)用軟件的安裝和有效運行，導(dǎo)致檔案管理工作面臨處理速度緩慢、系統(tǒng)經(jīng)常崩潰或存儲受限等問題，嚴重阻礙了有效存儲、訪問和管理數(shù)字檔案的工作開展。職業(yè)學(xué)校檔案管理工作缺乏網(wǎng)絡(luò)硬件，包括路由器、交換機或電纜不足，導(dǎo)致連接不暢和網(wǎng)絡(luò)擁塞，阻礙了檔案數(shù)據(jù)無縫傳輸，影響了數(shù)字檔案的及時檢索或上傳。除此之外，一些職業(yè)學(xué)校缺乏足夠數(shù)量的設(shè)備設(shè)施，如電腦、平板電腦、打印機、掃描儀或其他移動設(shè)備，無法提供給教師、管理人員和學(xué)生訪問數(shù)字檔案，阻礙了在日常工作中利用數(shù)字檔案的效率和效果。

5.缺乏專業(yè)人才

目前，職業(yè)學(xué)校在實施檔案管理數(shù)字技術(shù)方面的專業(yè)知識不足。教育機構(gòu)缺乏具備數(shù)字檔案系統(tǒng)、軟件應(yīng)用或數(shù)據(jù)庫管理專業(yè)技能和知識的人員。由于缺乏精通選擇、實施和維護數(shù)字檔案解決方案的人員，導(dǎo)致在設(shè)置和配置階段面臨挑戰(zhàn)。專業(yè)知識的匱乏阻礙了數(shù)字檔案系統(tǒng)的整合，也限制了學(xué)校充分利用先進技術(shù)實現(xiàn)高效檔案管理的能力。與此同時，職業(yè)學(xué)校數(shù)字檔案系統(tǒng)的技術(shù)支持和故障排除能力有限。職業(yè)學(xué)?？赡苋狈ń鉀Q系統(tǒng)問題、提供用戶支持以及排除數(shù)字檔案平臺技術(shù)故障的專職技術(shù)人員，這一缺陷造成在解決系統(tǒng)故障、軟件錯誤或用戶詢問方面的延誤，影響了數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用效率和效果。由于缺乏能夠及時提供技術(shù)支持的專業(yè)人員，因此，影響了檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。此外，檔案管理工作落后也凸顯了職業(yè)學(xué)校專業(yè)人才的不足。職業(yè)學(xué)校往往不能提供全面的培訓(xùn)計劃，使員工掌握利用數(shù)字檔案系統(tǒng)的必要技能，缺乏持續(xù)的技能發(fā)展機會、研討會或認證計劃，限制了員工適應(yīng)不斷發(fā)展的技術(shù)和利用數(shù)字檔案平臺先進功能的能力。缺乏持續(xù)培訓(xùn)造成了技能差距，阻礙了學(xué)校優(yōu)化數(shù)字技術(shù)以實現(xiàn)高效檔案管理的能力。

三、數(shù)字技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用對策

1.及時更新技術(shù)

定期升級可確保學(xué)校的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施與當(dāng)前的行業(yè)標(biāo)準保持一致，促進先進檔案管理方案順利整合。與此同時，中職學(xué)校可以制訂全面的培訓(xùn)計劃。這些計劃應(yīng)針對所有利益相關(guān)者，包括管理人員、教師和輔助人員，確保每個人都精通利用最新數(shù)字工具實施檔案管理。培訓(xùn)計劃不僅要涵蓋技術(shù)方面，還要強調(diào)更新系統(tǒng)的好處和實際應(yīng)用。通過開展持續(xù)教育和培訓(xùn)班可以最大限度地減少檔案管理人員對變革的抵觸情緒，提高工作人員有效利用技術(shù)的熟練程度。除此之外，合理的預(yù)算分配在確保及時更新檔案管理技術(shù)方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。學(xué)校必須為技術(shù)更新劃撥專項資金，將其視為長期規(guī)劃的組成部分。制定合理的預(yù)算，既要滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又要兼顧未來的技術(shù)升級，這一點至關(guān)重要。同時，與技術(shù)提供商建立伙伴關(guān)系，可以最大限度地發(fā)揮所分配資金的作用。通過在預(yù)算中優(yōu)先考慮技術(shù)更新，職業(yè)學(xué)?？梢愿喜粩喟l(fā)展的技術(shù)步伐，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。

2.加強信息共享

一般而言，職業(yè)學(xué)?？梢越⒅醒霐?shù)據(jù)儲存庫。該數(shù)據(jù)庫應(yīng)整合各種系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將學(xué)生檔案、行政管理信息等整合到統(tǒng)一的平臺上。通過集中檔案數(shù)據(jù)，職業(yè)學(xué)?？梢匀媪私鈱W(xué)生信息，使教師和管理者能夠高效獲取全面、最新的信息記錄。與此同時，職業(yè)學(xué)?？梢圆渴饏f(xié)作平臺和通信工具，以提供共享工作空間、論壇和實時信息等功能，鼓勵合作和交流見解。此外，將這些平臺與中央存儲庫整合在一起，還能為簡化溝通和知識共享營造一個具有凝聚力的環(huán)境。職業(yè)學(xué)?？梢詫嵤n案管理標(biāo)準化和人員全面培訓(xùn)計劃，為數(shù)據(jù)錄入、存儲和檢索制定明確的指導(dǎo)原則，確保各部門開展檔案管理的一致性。培訓(xùn)計劃不僅應(yīng)關(guān)注數(shù)字檔案系統(tǒng)的技術(shù)方面，還應(yīng)強調(diào)有效共享信息的重要性。員工了解信息共享和正確使用協(xié)作工具的益處，促進他們轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)先考慮在職業(yè)學(xué)校環(huán)境中實行透明、高效的數(shù)據(jù)交換。

3.加強學(xué)校的重視程度

中職院?？梢约訌婎A(yù)算分配和資源規(guī)劃。學(xué)校需要優(yōu)先為技術(shù)升級提供資金，確保專門為數(shù)字檔案系統(tǒng)分配充足的資源。通過指定一部分預(yù)算用于技術(shù)更新，該款項不僅應(yīng)包括硬件和軟件的購置，還應(yīng)包括數(shù)字檔案管理專業(yè)人員的聘用或培訓(xùn)，從而為技術(shù)進步奠定堅實的基礎(chǔ)。中職院?？梢詫嵤┤娴呐嘤?xùn)和宣傳活動。學(xué)校應(yīng)制訂科學(xué)的培訓(xùn)計劃，讓教職員工了解數(shù)字檔案系統(tǒng)的好處、功能和正確使用方法，使其熟練掌握相關(guān)技術(shù)，充分體現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)廣泛的優(yōu)勢，如簡化工作流程、加強數(shù)據(jù)安全和提高可訪問性。同時，積極開展數(shù)字技術(shù)對檔案管理積極影響的宣傳活動，可以在職業(yè)學(xué)校中培養(yǎng)重視和積極應(yīng)用先進技術(shù)的氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、行政人員和部門負責(zé)人在倡導(dǎo)技術(shù)進步方面起著至關(guān)重要的作用，他們要積極促進將數(shù)字解決方案納入檔案管理實踐。通過闡明數(shù)字檔案系統(tǒng)的好處、設(shè)定明確的目標(biāo)并以身作則，領(lǐng)導(dǎo)層可以推動重視創(chuàng)新和技術(shù)進步的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)造一個鼓勵實驗、學(xué)習(xí)和適應(yīng)新技術(shù)的工作環(huán)境。

4.改善硬件設(shè)備設(shè)施

硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的升級和擴展是提高職業(yè)學(xué)校檔案管理效率的基礎(chǔ)，職業(yè)院校需要投資現(xiàn)代化的硬件設(shè)備設(shè)施，如計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。將過時的系統(tǒng)升級為處理能力更強、存儲容量更大、連接性更好的系統(tǒng)，可以大大提高數(shù)字檔案系統(tǒng)的性能和可靠性。擴大硬件基礎(chǔ)設(shè)施可以確保職業(yè)學(xué)校擁有先進的工具，以支持高效檔案管理所必需的軟件應(yīng)用程序。與此同時，職業(yè)院校要積極利用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，改善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和連通性至關(guān)重要，這就需要升級網(wǎng)絡(luò)硬件，提高帶寬容量，并實施強大的連接方案，如升級路由器、交換機和布線，減輕網(wǎng)絡(luò)擁塞，使數(shù)據(jù)傳輸更加順暢，對訪問和管理數(shù)字檔案至關(guān)重要。并且，提高網(wǎng)絡(luò)的可靠性和速度可確保順暢訪問存檔數(shù)據(jù)，使教師和管理人員能夠高效檢索信息。

5.培育專業(yè)人才

職業(yè)院?？梢詾闄n案工作人員實施量身定制的培訓(xùn)計劃，應(yīng)涵蓋一系列技能培訓(xùn)，包括與檔案系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫管理、軟件使用、數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡(luò)安全維護。通過定制培訓(xùn)課程，滿足職業(yè)學(xué)校教職員工和管理人員的具體需求，使其獲得必要的專業(yè)知識，有效地利用數(shù)字檔案系統(tǒng)。培訓(xùn)班可以側(cè)重相關(guān)軟件和工具的應(yīng)用經(jīng)驗分享，以提高熟練應(yīng)用檔案管理數(shù)字化技術(shù)。職業(yè)院?？梢詾楣ぷ魅藛T提供專業(yè)發(fā)展和認證計劃，鼓勵員工追求與檔案管理技術(shù)相關(guān)的認證或參與專業(yè)發(fā)展計劃。通過激勵和支持員工獲得相關(guān)認證，職業(yè)學(xué)?？纱_保擁有一批具備行業(yè)認可資格的專業(yè)人才，以有效開展數(shù)字檔案管理。同時，職業(yè)院校可以創(chuàng)建培養(yǎng)協(xié)作和知識共享平臺，創(chuàng)建論壇、在線社區(qū)或協(xié)作空間，讓專業(yè)人員可以交流見解和經(jīng)驗，從而加強持續(xù)學(xué)習(xí)。

四、結(jié)語

在職業(yè)學(xué)校檔案管理中采用數(shù)字技術(shù)有望帶來變革性的發(fā)展。通過培養(yǎng)專業(yè)人才、及時更新技術(shù)、加強信息共享、改善硬件設(shè)備設(shè)施，充分利用數(shù)字技術(shù)優(yōu)化工作流程、提高數(shù)據(jù)的可訪問性，為師生提供一個更加靈活、反應(yīng)更快的教育環(huán)境。

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（作者單位：福建省泉州華僑職業(yè)中專學(xué)校）

作者簡介：林小娟（1993—）女，漢族，福建泉州人，本科，助理館員，研究方向：檔案及其相關(guān)領(lǐng)域。