摘要：近些年來，新媒體、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術的快速發(fā)展，給檔案管理工作帶來諸多機遇和挑戰(zhàn)。為更好地把握新媒體給檔案管理工作帶來的機遇，推動學校檔案管理更高水平發(fā)展，文章運用文獻研究法，結(jié)合當前學校檔案管理工作現(xiàn)狀，深入剖析新媒體對學校檔案管理產(chǎn)生的影響。研究發(fā)現(xiàn)，新媒體環(huán)境下，檔案管理的方式正在發(fā)生深刻的變革，檔案信息安全風險增加，部分重要檔案信息泄密風險增大。同時，新媒體為學校檔案管理帶來了新的機遇。學?？梢岳眯旅襟w平臺建立數(shù)字化檔案館、在線博物館等開放式平臺，方便社會公眾查閱和使用學校檔案資料；用戶通過搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘等技術快速查找和獲取所需檔案信息，從而提高檔案信息的利用效率。如何提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平成為當前亟須解決的重要問題?；诖耍恼聫慕⒑屯晟茩n案管理制度、加強檔案信息化管理系統(tǒng)平臺建設、加強檔案管理人才隊伍建設等方面，提出具體的應對措施。

關鍵詞：新媒體；學校；檔案管理；信息安全；平臺系統(tǒng)

中圖分類號：G647.24 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2023）21-0163-04

當前數(shù)字化、新媒體、人工智能等技術快速發(fā)展，很多學校通過引入人工智能、數(shù)字化等技術，在檔案管理模式創(chuàng)新方面取得了一定的進展，但仍存在一些問題，如數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性得不到保障、學校對檔案管理工作的重視程度不夠以及檔案管理軟件的更新和維護不足等[1]。為了更好地適應新媒體背景下的學校教育教學檔案資料管理的需要，應充分認識到新媒體時代檔案管理模式變革創(chuàng)新的重要性，并在制度建設、資源投入等方面給予更多的支持，從而不斷提升新媒體環(huán)境下學校檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

一、學校檔案管理工作的主要內(nèi)容及重要作用分析

（一）學校檔案管理工作的主要內(nèi)容

學校檔案管理是指對學校在教學、科研、管理、學生工作中產(chǎn)生的各類文件資料等整理、保管、統(tǒng)計和利用等系列管理活動。具體包括以下幾個方面：

1.收集和整理。學校檔案管理工作的重要內(nèi)容是收集和整理學校的各類文件、資料和信息。這包括但不限于：教學管理文件、學科教學計劃、學生學籍檔案、教師業(yè)務檔案、校歷、學期工作計劃和總結(jié)、學生考試成績、教學評價，等等。這些文件、資料和信息，需要在平時不斷收集、整理和分類歸檔。

2.存儲和維護。在開展學校檔案管理工作過程中，要確保教學相關文件、資料和信息的長期安全存儲和維護。這需要采取各種措施，如建立科學的檔案分類系統(tǒng)、健全的檔案管理制度、完善的檔案存儲設施等，同時要定期清理、修復和備份檔案，確保其完整性和安全性[2]。

3.開放和共享。學校檔案管理工作還應致力于實現(xiàn)檔案的開放和共享。在確保信息安全的前提下，通過建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)、在線查閱平臺等方式，使更多的人可以方便地獲取和使用這些資源，提高檔案的利用效率和社會效益。

（二）學校檔案管理的重要作用

學校的檔案資料反映了學校在各個方面的歷史和發(fā)展，是學校重要的信息資源，對學校的教學、科研、管理和決策有著重要的作用，具體如下所述。

1.決策支持作用。學校檔案管理工作為學校的發(fā)展提供了基礎數(shù)據(jù)和信息支持。這些數(shù)據(jù)和信息反映了學校的歷史沿革、教育實踐、管理活動等多個方面的情況，為學校領導制定政策、規(guī)劃未來、評價工作等提供了重要依據(jù)。

2.為教學科研提供有力保障。學校檔案管理工作為教學科研提供了必要的支持和保障[3]。一方面，通過對教學實踐的記錄和總結(jié)，可以為教師提供有益的教學參考；另一方面，通過對科研數(shù)據(jù)的長期積累和分析，可以為科研人員提供有力的研究支持。

3.社會服務作用。學校檔案管理工作在服務本校管理決策的同時，還承擔著為社會提供服務的使命。例如，通過公開學校的工作計劃、重大決策、教學成果等，可以讓社會更好地了解學校的工作和成果，增強學校的公信力。

4.教育文化傳承。學校檔案管理工作還是教育文化傳承的重要途徑。學校的檔案記錄了學校的歷史沿革和教育實踐，這些記錄不僅可以為后人提供寶貴的教育經(jīng)驗，還可以幫助后人更好地理解和傳承學校的教育文化。

二、新媒體對學校檔案管理的影響

隨著新媒體、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術的迅速發(fā)展，其在學校檔案領域的應用日益深入，給傳統(tǒng)的學校檔案管理工作帶來一系列影響。以下從挑戰(zhàn)和機遇兩個維度論述新媒體對學校檔案管理的影響。

（一）新媒體給學校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

首先，檔案管理方式的變革。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，但隨著數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，越來越多的檔案資料以電子文件的形式出現(xiàn)，如電子郵件、視頻、音頻、圖片等。這些電子文件的收集、整理、存儲、利用和開放共享與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在很大的不同，需要采用新的管理方式和技術手段[4]。其次，檔案信息安全風險增加。例如，電子文件的存儲和傳輸依賴計算機和網(wǎng)絡技術，但也面臨黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等安全風險。此外，一些具有重要價值的檔案資料可能涉及個人隱私、商業(yè)機密等問題，如何在保證檔案信息被有效利用的同時確保信息安全是一個需要解決的難題。最后，檔案管理技術手段的更新加快。新媒體環(huán)境下，檔案管理技術手段也需要不斷更新和升級。電子文件的收集、整理、存儲和利用需要借助新的技術和工具來實現(xiàn)。例如，云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術的應用使得部分沒有掌握上述相關檔案管理技術的學校，面臨著一定的技術難題和挑戰(zhàn)。同時，如何提高檔案信息檢索的準確度和效率，以及如何實現(xiàn)檔案資源的開放和共享也是亟待解決的重要問題。

（二）新媒體給學校檔案管理帶來的機遇

新媒體、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術在給檔案管理帶來諸多挑戰(zhàn)的同時，也帶來了一些機遇。學校檔案管理需要適應新的發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新和改進管理模式，以更好地服務于學校的各項工作。

1.檔案信息資源更加豐富。新媒體為學校檔案信息資源的豐富帶來了新機遇。在新媒體時代，人人都是信息的傳播者和發(fā)布者，學校師生、員工在日常工作和學習中會產(chǎn)生大量的信息資料，如微博、微信等社交媒體上的個人動態(tài)和群組討論等。這些信息資料都可以作為學校檔案信息的一部分加以收集和管理，為學校歷史沿革、教育教學、科研和學生事務等方面的研究提供更多的數(shù)據(jù)支撐[5]。

2.借助新技術能夠極大地提高檔案資料信息的管理和利用效率。例如，大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術，為檔案信息利用效率的提高提供了有力的技術支撐。在新媒體時代，借助數(shù)字化、智能化等技術，可以更快、更便捷地獲取和利用檔案信息。

3.檔案信息的開放和共享。新媒體環(huán)境為學校檔案信息的開放和共享帶來了新的機遇。在新媒體時代，信息公開和社會共享是發(fā)展趨勢，學校檔案信息也可以通過數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化的方式實現(xiàn)開放和共享。

三、當前學校檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足

隨著數(shù)字化、信息化、新媒體技術等的快速發(fā)展，當前學校檔案管理工作取得了一定的進展，但仍存在一些不足。

（一）新媒體時代學校檔案管理工作現(xiàn)狀

當前學校檔案管理工作正逐步朝著數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化方向發(fā)展，總體上新媒體時代的學校檔案管理工作具有以下特征。

1.數(shù)字化檔案建設加速。目前，許多學校已經(jīng)開始加速數(shù)字化檔案的建設。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案館、在線檔案館等，提高檔案信息查詢和利用的效率。同時，數(shù)字化檔案的建設也方便檔案信息的共享和交流，為學校各級領導、教師和學生提供更加便捷的服務。

2.檔案管理軟件逐步普及。為了更好地管理數(shù)字化檔案，一些學校開始使用專業(yè)的檔案管理軟件。這些軟件可以對數(shù)字化檔案進行分類、整理、存儲和備份等操作，確保檔案信息的安全性和完整性[6]。

3.數(shù)字化檔案應用范圍擴大。數(shù)字化檔案的應用范圍正在不斷擴大。例如，一些學校將數(shù)字化檔案應用于教學和學生成績、生活管理等方面，這些應用為教學質(zhì)量評估和學生管理提供了更加準確和全面的數(shù)據(jù)支持。

（二）新媒體時代學校檔案管理工作存在的不足

進入新媒體時代，學校檔案管理工作在數(shù)字化、智能化等領域取得了一定成績，但仍存在一些不足。

1.管理思路上存在的問題。檔案管理工作人員可能并未充分考慮到新媒體背景下的實際情況，管理觀念落后、保管模式陳舊以及相應的管理思想未及時更新。還有部分學校的重視程度不夠，檔案管理工作的投入不足、管理不規(guī)范、制度不健全，這些問題的存在影響了學校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，制約了學校檔案管理工作的開展[7]。

2.數(shù)字化檔案的應用并未得到充分的推廣。雖然數(shù)字化檔案已經(jīng)開始在學校檔案管理工作中應用，但其應用范圍仍比較有限。例如，數(shù)字化檔案更多地應用在教務管理、學生管理等方面，而對于科研、財務等重要領域的檔案管理仍須進一步開發(fā)。

3.檔案管理軟件系統(tǒng)更新維護滯后。由于經(jīng)費、專業(yè)技術人才的缺乏，因此一些學校的檔案管理軟件系統(tǒng)更新和維護長期滯后。軟件長期不更新或維護不當，容易出現(xiàn)軟件故障或運行緩慢等問題，影響檔案管理工作的正常進行。此外，由于檔案管理軟件的安全性得不到保障，因此容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露或被篡改等安全問題，威脅到學校檔案信息的安全。

4.檔案信息的安全性存在風險。數(shù)字化檔案的制作質(zhì)量和安全性得不到保障，可能存在信息錯誤、不完整等問題。由于對新媒體技術的掌握程度不足和管理制度不健全，因此數(shù)字化檔案信息面臨黑客攻擊、病毒感染等安全威脅[8]。

5.對新媒體技術的利用不足。新媒體技術如云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等可以為檔案管理工作提供更高效、精準、便捷的服務。但受限于技術掌握不足和管理理念的落后，這些先進的技術并未得到充分的利用，由此制約了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

四、新媒體環(huán)境下學校檔案管理問題的應對措施

（一）通過制度建設規(guī)范檔案管理工作

在新媒體背景下，建立和完善學校檔案管理工作制度是確保檔案管理工作規(guī)范化、科學化開展的重要保障。結(jié)合當前學校檔案管理存在的不足和新媒體時代對檔案管理的新要求，建議制定一套科學規(guī)范的檔案管理工作制度。

1.明確檔案工作職責。首先，新媒體背景下的學校檔案管理工作應從學校領導層面確定主要領導責任人，并明確規(guī)定具體工作職責，包括主管職責、各部門的協(xié)同職責、檔案室及其管理人員的具體職責等。其次，要制定完善的檔案收集制度。明確各類檔案的收集責任人、收集時間、收集途徑和收集程序等方面。同時，針對新媒體環(huán)境下檔案資料多樣化的特點，須特別關注電子檔案的收集和整理，制定相應的收集標準和規(guī)范。最后，完善檔案存儲和利用制度。要明確數(shù)字化檔案的存儲格式、存儲介質(zhì)、存儲位置等方面的規(guī)定[9]。為了保障數(shù)字化檔案的安全，須制定數(shù)據(jù)備份和恢復的制度，規(guī)定備份的時間、頻率和恢復流程等。檔案利用制度方面，要制定完善的利用制度，具體包括規(guī)范檔案利用申請程序、審批流程和利用范圍等。

2.制定適合學校檔案管理發(fā)展的宣傳和評價制度。宣傳和評價是促進學校領導干部、教師、學生等提升對檔案管理認識和重視程度的重要手段。在檔案宣傳制度建設方面，具體包括增強檔案宣傳的計劃性和針對性，利用新媒體平臺開展宣傳活動，組織專題講座和宣傳周活動等[10]。同時，須特別關注數(shù)字化檔案的宣傳和推廣，制定相應的宣傳策略。此外，為了保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還須制定完善的檔案評價制度。具體包括對檔案管理人員的評價、對檔案管理流程的評價、對數(shù)字化檔案質(zhì)量的評價和對檔案管理效果的評價等方面。通過實施評價制度，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正一些錯誤的做法和觀念，例如，針對部分管理工作人員對檔案管理不認真、不負責等思想態(tài)度，通過及時評價予以矯治，有利于提高學校檔案管理人員的工作質(zhì)量。

（二）推進檔案信息化管理系統(tǒng)平臺建設

信息化時代，學校教育教學管理活動中產(chǎn)生的各類數(shù)字化檔案信息數(shù)量快速增長，因此，應建立檔案管理系統(tǒng)平臺，融合新媒體技術、大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術等，進而提升檔案管理效率和數(shù)字檔案的使用價值。

1.建設數(shù)字化檔案資源庫。數(shù)字化檔案資源庫是檔案管理信息化新平臺的基礎，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、音頻視頻檔案等。要按照新媒體背景下的數(shù)字化要求，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源庫[11]。

2.構(gòu)建數(shù)字化網(wǎng)絡檔案管理平臺。要依托學校的信息技術設施，建設包括檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站、檔案郵箱、移動客戶端等在內(nèi)的多元化檔案管理平臺。同時，還須構(gòu)建檔案信息開放共享機制，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和下載。

3.建立具備智慧管理功能的檔案管理系統(tǒng)。借助人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術，實現(xiàn)對學校檔案的智能化管理和智能化服務[12]。如建立智能化的檔案信息采集系統(tǒng)，利用新媒體技術收集各種形式的數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化副本；建立智慧化檔案信息篩選分類系統(tǒng)，實現(xiàn)對不同種類檔案的自動分類、編目、鑒定和保管等，提高檔案管理工作的效率和準確度。

（三）加強檔案信息安全保障工作

在新媒體背景下，學校檔案管理工作面臨著更多的安全挑戰(zhàn)。為了保障檔案信息的安全性和完整性，需要加強以下幾個方面的工作：

1.加強檔案信息的安全保障技術應用。加強檔案信息的安全保障技術應用是保障檔案信息安全的關鍵，具體包括以下四個方面。一是采用可靠的加密技術。對數(shù)字化檔案信息進行加密處理，確保數(shù)字化檔案信息的安全性和完整性[13]。二是建立安全網(wǎng)絡架構(gòu)體系。考慮到大量數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸和存儲安全需要，應在檔案管理系統(tǒng)中嵌入安全網(wǎng)絡架構(gòu)。保證重要檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。三是部署全面的安全防護體系。采用多種安全防護措施，如防病毒、防黑客、防數(shù)據(jù)泄露等，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。四是嚴格控制數(shù)字化檔案信息的訪問權(quán)限。根據(jù)不同用戶的需求和權(quán)限，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息的訪問控制機制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和惡意攻擊[14]。

2.建立健全的檔案信息備份和恢復機制。要制訂詳細的備份計劃，明確備份的時間、頻率、方式等內(nèi)容，同時要確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。在發(fā)生安全事件導致檔案信息損壞或丟失時，可以及時恢復數(shù)據(jù)并采取相應的補救措施，減少損失。

3.做好檔案信息安全的監(jiān)測和應急響應。要構(gòu)建完善的應急響應機制，明確應急響應的責任人、流程和措施等內(nèi)容，同時要加強對數(shù)字化檔案信息的日常監(jiān)測和管理。在發(fā)現(xiàn)異常情況或安全事件時，要及時采取應急響應措施，迅速處置并恢復數(shù)據(jù)，最大限度減少損失。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)技術水平

運用檔案管理專業(yè)技術是檔案管理工作高水平進行的重要保障。因此，學校要通過人才引進、完善激勵機制等措施，提升檔案管理工作隊伍的專業(yè)技術水平，促進檔案管理工作在新媒體環(huán)境下取得更好的發(fā)展。

1.加強檔案管理人才引進。在檔案管理人才引進方面，學校應該重視應聘者的檔案管理專業(yè)技能和經(jīng)驗，同時也要考察其對新媒體技術的掌握程度。通過構(gòu)建完善的人才引進機制，吸引更多具有新媒體素養(yǎng)和技能的人才加入檔案管理隊伍中，為檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展提供人才保障。

2.加強檔案管理人才培訓。針對現(xiàn)有的檔案管理人員，學校應該定期開展檔案管理業(yè)務培訓，讓工作人員掌握前沿技術和先進的管理經(jīng)驗。如加強對新媒體技術的培訓，讓檔案管理人員能夠更好地掌握和應用新媒體技術，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在日常業(yè)務和技能培訓的基礎上，還應注意強化安全意識培訓[15]。安全意識對于檔案管理工作十分重要，通過構(gòu)建完善的安全考核機制，將安全考核與工作績效相結(jié)合等措施，讓檔案管理人員牢固樹立安全意識，并落實到具體工作中。

五、結(jié)語

學校檔案是學校發(fā)展歷程中教育教學管理智慧成果的重要載體。新媒體背景下，學校檔案管理工作雖然取得了一定的進展，但仍存在數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性得不到保障、學校對檔案管理工作的重視程度不足以及檔案管理軟件的更新和維護不足等問題。鑒于此，筆者提出了相應的應對措施，希望能不斷提升檔案管理工作的水平，為相關人員適應新媒體時代檔案管理工作的需要提供參考。

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作者簡介 林挺拔，助理館員，研究方向：學校檔案管理。