韋 京 張帆行 鄒彥寧

高校后勤綜合類合同歸口管理探索與實踐——以清華大學后勤管理處為例

韋 京 張帆行 鄒彥寧

[清華大學]

清華大學后勤管理處基于合同管理實踐經驗，依據(jù)“歸口管理、防范風險、兼顧效率”原則，建立了一套高校后勤綜合類合同歸口管理體制和工作機制。通過明確合同歸口管理主體，將合同歸口管理工作分解成合同的審核、合同的簽署、合同的履行與合同的存檔四個環(huán)節(jié)，制定相關合同歸口管理制度并建設信息化系統(tǒng)，有助于實現(xiàn)合同管理工作的風險可控、規(guī)范高效，降低學校合同經濟風險和法律風險，保障學校合法權益和聲譽，具有一定的推廣應用價值。

合同；歸口管理；制度；信息化

合同是高校參加市場經濟活動的主要載體。其中，后勤綜合類合同所涉及的工程、貨物、服務直接關乎校內民生，因此，加強與完善后勤綜合類合同管理工作，是全面推進依法治校、建設現(xiàn)代學校制度的需要，對于防范學校的法律風險具有重要意義。[1][2][3]

清華大學后勤服務保障工作的主體承擔部門包括后勤管理處、學生社區(qū)管理服務中心、飲食服務中心、修繕校園管理中心、接待服務中心等校內二級單位。2017年以前，各二級單位擁有合同自主管理權，具有直接對外簽訂合同的資格，該管理模式流程少、效率高，但二級單位數(shù)量多，都有對外簽訂合同的權力，難免存在以下問題：合同管理水平參差不齊且缺乏監(jiān)管；合同文本不規(guī)范；審核程序不統(tǒng)一，部分合同把控不嚴；倒簽、被動補簽合同多；合同歸檔管理不完善。這些問題無疑增加了學校的合同經濟風險、履行風險、違約風險和爭議風險。二級單位應對法律風險的能力不足，可能導致學校被動承擔連帶責任，增加學校利益和聲譽受損的風險。

2017年起，根據(jù)學校的要求，后勤管理處增加了學校后勤綜合類合同的歸口管理職責，依據(jù)“歸口管理、防范風險、兼顧效率”的原則，建立了一套合同歸口管理工作機制并組織實施，封堵管理問題漏洞、化解法律風險和提升管理效率，守護學校核心合法權益和學校聲譽。本文基于清華大學后勤管理處合同歸口管理實踐進行經驗總結，具有一定的借鑒意義。

一、歸口管理機制建構

（一）歸口管理主體

學校后勤系統(tǒng)有簽署合同需求并實際承擔合同履行義務的二級單位，稱為合同承辦單位。后勤管理處為后勤機關，是后勤系統(tǒng)對上對下的聯(lián)絡紐帶，也是對內對外的溝通橋梁，具體承擔著后勤系統(tǒng)組織協(xié)調、監(jiān)督檢查等管理工作，適合作為學校后勤綜合類合同的歸口管理主體部門。合同管轄范圍主要包括后勤管理單位業(yè)務范圍內涉及的裝維修工程、貨物采購、物業(yè)服務等。

（二）合同的審核

合同審核是合同簽署前的重要環(huán)節(jié)，也是防范法律風險的第一道防線，具有舉足輕重的作用。合同的審核實行跨部門聯(lián)審制。合同承辦單位完成本單位內部合同審核程序后，報后勤管理處審查，后勤管理處原則上應于3個工作日內反饋審查意見。主要審查內容如下。

1. 前置審批手續(xù)

合同所涉事項如需履行前置審批手續(xù)的，需提交相關證明材料。如根據(jù)學校采購與招標相關規(guī)定，需履行采購與招標程序的，應履行相應手續(xù)；根據(jù)國家及學校有關規(guī)定，應辦理校內、校外事項審批手續(xù)的，須履行相應程序。

2. 關聯(lián)關系

關聯(lián)關系情況實行承辦單位項目負責人本人聲明承諾制。如項目負責人與合同相對方存在關聯(lián)關系的，由后勤管理處采取組建獨立于雙方的評審組進行評審，將關聯(lián)交易信息在學校網站公示的方式，進行關聯(lián)交易評價。

3. 合同相對方資格

合同相對方是否具有合法有效的資質證照，如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、授權文件、相應的資質證明文件等。

4. 合同文本

合同文本是否合法合規(guī)、形式完整、內容清晰、權責明確，是否不違反法律法規(guī)或學校相關規(guī)定、不存在可能對學校利益產生不利影響的情形。原則上應優(yōu)先使用國家、行業(yè)或學校相關的合同示范文本。

5. 倒簽

合同實際履行或實際簽訂時間應不早于向后勤管理處提交審查的時間。原則上除出現(xiàn)突發(fā)事件、事故和緊急情況等無法立即簽署合同的情形外，不允許倒簽合同。

6. 會簽

后勤管理處認為必要的，可以提請校內相關職能部門會簽。

（三）合同的簽署

合同簽署所涉的簽字與用印須跨部門完成。經后勤管理處審核通過的合同，由合同承辦單位項目負責人作為學校授權代表在合同文本上簽字，提交后勤管理處備案。由后勤管理處按照當年備案合同自然順序依次編號，并加蓋學校合同專用章。在簽署多頁合同時應加蓋騎縫章。

（四）合同的履行

合同承辦單位對其承辦的合同承擔履行責任。在合同生效后，承辦單位自身應依法依約全面履行合同，并及時督促合同相對方嚴格按照合同約定履行各項義務。后勤管理處有權對合同履行過程進行監(jiān)督。合同承辦單位應指派專人負責跟蹤合同履行的進度與結果，必要時向后勤管理處匯報。

合同相對方不履行合同或喪失履行合同能力的，合同承辦單位應及時解除合同。對于因欺詐、脅迫等原因訂立的合同，存在顯失公平、重大誤解的合同以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能導致學校利益受損的合同，合同承辦單位應及時主動采取應對措施，并積極變更或解除合同，及時簽署書面補充協(xié)議變更原合同條款，或簽署合同解除協(xié)議。

合同履行過程中發(fā)生較大爭議的，合同承辦單位應積極處理并及時向后勤管理處匯報。后勤管理處將協(xié)助合同承辦單位處理合同爭議。爭議處理過程中，經協(xié)商達成一致的，承辦單位應及時簽訂書面合同，固定證據(jù)，厘清各方當事人責任；無法協(xié)商解決或經協(xié)商不能達成一致的，合同承辦單位應及時向學校法治與法務辦公室報告，必要時提起訴訟或仲裁。

（五）合同的存檔

合同文本及相關文件資料是學校對外活動的重要法律依據(jù)和憑證，合同承辦單位和后勤管理處均應妥善保管合同檔案。在合同發(fā)生爭議或糾紛時，能及時提供原始證據(jù)，依據(jù)相關資料進行分析并做出應對決策，以降低學校承擔不利后果的風險。

合同承辦單位應自合同訂立之日起建立合同檔案，妥善保管合同相關文件資料，存檔期限不少于五年。合同相關文件資料包括但不限于合同正本、批準文件、會議記錄、授權文件、信件、履行材料等。

后勤管理處應對合同備案相關文件進行存檔，統(tǒng)一合同編號并建立合同臺賬，妥善保管合同原件等資料，存檔期限不少于五年。

二、歸口管理制度建設

通過建構合同歸口管理模式、分解歸口管理工作、制定相關管理制度，能有效實現(xiàn)合同風險防控的目標。健全合同管理制度體系，加強內部控制和全過程監(jiān)督，維護學校合法權益是合同歸口管理的主要任務。后勤管理處于2017年制定了有關合同歸口管理辦法，加強統(tǒng)籌銜接，有序組織實施，順利過渡確保平穩(wěn)轉段。以制度的形式扎實推動建立常態(tài)化、標準化的合同歸口管理工作機制，明確合同承辦單位、歸口管理部門的不同分工、協(xié)同配合及責任承擔，使合同歸口管理工作得以落地實施、有效運行。后勤管理處在組織實施合同歸口管理工作過程中，根據(jù)學校法治與法務辦公室和合同承辦單位的意見與建議，不斷優(yōu)化完善合同歸口管理辦法，于2020年完成制度修訂工作。通過制定歸口管理制度，有助于加強對合同承辦單位合同審核、簽署、履行及存檔的監(jiān)督管理，進一步規(guī)范學校后勤綜合類合同歸口管理工作，有利于降低合同風險，切實有效維護好、保障好學校合法權益。

三、信息化系統(tǒng)建設

通過建設合同歸口管理信息化系統(tǒng)，使歸口辦理流程可視化、信息化、便利化，合同管理工作的組織和執(zhí)行更加高效。[4][5]后勤管理處根據(jù)合同歸口管理任務節(jié)點，明確后勤綜合類合同歸口管理信息化系統(tǒng)流程（圖1）。經過一年的積極籌備，信息化系統(tǒng)于2020年初正式上線，當時正值新型冠狀病毒感染疫情初期。后勤管理處主動識變應變，利用合同歸口管理系統(tǒng)的信息化優(yōu)勢作為基礎、條件和能力，主動把握戰(zhàn)“疫”主動權，明確“疫情防控不放松、合同辦理不停步”的目標。在教職工居家辦公期間基本不見面的情況下，合同事項申請、審批等關鍵環(huán)節(jié)并未因疫情受到影響，還能減少教職工送審紙質合同的次數(shù)。通過建設歸口管理信息化系統(tǒng)，優(yōu)化了合同辦理流程，真正實現(xiàn)了合同在線申報、審核留痕、實時提醒、云端存檔、電子臺賬等功能。后勤管理處反饋審查意見時效基本由原來的2～3個工作日縮減至1個工作日，與建立合同歸口管理模式之前的效率持平，合同承辦單位線下“只跑一次”即可完成蓋章備案手續(xù)，極大地提高了合同管理工作效率和服務滿意度。近三年實踐充分證明，建設合同歸口管理信息化系統(tǒng)是正確的、科學的、有效的。

圖1 后勤綜合類合同歸口管理信息化系統(tǒng)流程圖

四、效果評價

后勤管理處于2017年起開始統(tǒng)籌推進學校后勤綜合類合同歸口管理工作，年均審查合同623份（返回修改率約30%），合同金額2.54億元，各年度合同備案情況統(tǒng)計見圖2。合同管理信息化系統(tǒng)于2020年正式上線，年均通過線上審查的合同數(shù)量占比99%，合同辦結效率基本縮減至1個工作日。截至目前，攔截違反法律法規(guī)的合同1份，攔截違反學校相關規(guī)定的合同18份，無合同訴訟或仲裁的情形發(fā)生。

圖2 后勤綜合類合同備案情況統(tǒng)計

后勤管理處依據(jù)“歸口管理、防范風險、兼顧效率”的原則，通過建構合同歸口管理體制和工作機制，把握住了防范和控制合同風險的主動權；通過建設合同歸口管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)了合同辦理效率提升的目標。合同歸口管理工作是一場后勤管理處與合同承辦單位的協(xié)作配合戰(zhàn)，旨在共同兜住學校經濟風險和法律風險底線，最大程度地減少合同潛在風險對學校權益和聲譽帶來的影響。學校是最終的受益者，不僅實現(xiàn)了合同目標，也實現(xiàn)了合同事務管理的風險可控、規(guī)范高效。

[1]李強.基于內部控制視角的高校合同管理研究[J].會計師,2022(15):80-83.

[2]王彬.內控視角下規(guī)范高校合同管理探究[J].會計師,2021(12):76-77.

[3]王琰,孔雯,王瑞瓊.政府會計制度背景下高校經濟合同管理探析[J].財經界,2021(01):81-83.

[4]范佳寧.基于內控理論的H高校經濟合同管理問題研究[D].河北大學,2018.

[5]徐穎,黃素芳,章晨等.高校合同管理信息化建設探索與實踐[J].科學新聞,2020,No.564(03): 139-144.

（責任編輯：胡新龍）