摘 要：由于機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)量越來越大，以傳統(tǒng)模式為主的資源統(tǒng)計已難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)，對進(jìn)一步完善單位檔案管理工作，提高工作效率具有重要意義。信息技術(shù)強大的信息采集與集成功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的最大化利用?；诖?，本文對信息技術(shù)視角下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施對策展開探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；實施對策

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作離不開數(shù)據(jù)的支撐，僅憑人工開展檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須引入和發(fā)展信息化技術(shù)。在檔案管理工作中運用信息技術(shù)，促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位智能化發(fā)展和整合，使檔案管理工作變得更有效率和精度，提高信息的應(yīng)用效率，為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供了更多的數(shù)據(jù)保障。

一、信息技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢和價值

1.有利于節(jié)約資源

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子版文件后，可以將其歸類并存放在對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間。需要查詢信息的人員可以在任何時候查詢、調(diào)閱所需要的檔案資料。這樣一種以電子化方式為基礎(chǔ)的管理方式，代替以往的紙質(zhì)文件模式，在降低資源消耗的同時，還提高了其使用效率，與當(dāng)前國家所倡導(dǎo)的節(jié)能、環(huán)保發(fā)展方針相一致。

2.有利于提升管理效率

檔案管理信息化方便了各項工作的開展。信息技術(shù)能夠按照不同使用群體的具體要求，設(shè)置適當(dāng)?shù)某绦?，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的歸類與整理。終端設(shè)備設(shè)施能夠依據(jù)使用者的查詢要求，迅速將有關(guān)資料鎖定，并將其推送給有需要的人員。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理中，能夠提升資源共享的有效性，及時獲得更多的信息，從而提高工作效率，縮短工作時間，為使用者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

3.有利于提升檔案的安全性

以往機關(guān)事業(yè)單位的檔案都是存放在一個相對固定的空間，工作人員要時刻注意檔案存放環(huán)境的改變。在存放過程中，要一直將檔案放在陰涼和干燥的地方，要做好相關(guān)的防蟲防霉工作，以免造成檔案的損壞。另外，在單位搬遷的時候，如果檔案沒有得到妥善管理，也會出現(xiàn)檔案資料被泄露、遺失等情況。而將信息技術(shù)運用于檔案管理工作中，可以很好地解決以上問題，實現(xiàn)以電子存檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)歸檔的方式。通過使用一定的儲存空間可以實現(xiàn)檔案的備份，從而保證檔案的完整與安全。對檔案資源的查詢與調(diào)取，已不存在時空上的局限，只要有關(guān)人員取得一定授權(quán)，就能精確地找到并下載到各類檔案資料，不僅保證了檔案信息的安全，還能夠提高機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能力。

4.有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的發(fā)展與運用，機關(guān)事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)模式也在進(jìn)一步優(yōu)化。在檔案的搜集、分類和整合方面，利用信息技術(shù)開展檔案管理的工作效率遠(yuǎn)比人工操作要高得多，不僅不需要耗費太多的時間，還減輕了單位的人力成本，使機關(guān)事業(yè)單位的組織架構(gòu)更為完善，人事編制更為科學(xué)，為單位的發(fā)展提供了強有力的支持。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前，我國的機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，暴露出了一些迫切需要解決的問題。

1.思想認(rèn)識不足

在機關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，更加注重的是采取什么樣的方法來提高工作效率，以及怎樣提高其經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，而往往忽略了對檔案開展有效的管理。即使有些機關(guān)事業(yè)單位開展了，也僅限于檔案資料的搜集、整理和保存等表面工作，很少研究檔案管理信息化建設(shè)、有價值檔案資料的利用等方面。這些問題不僅使機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平下降，還會給單位的建設(shè)和發(fā)展造成很大阻礙。

2.制度不夠健全

只有建立和完善規(guī)章制度，才能使檔案工作更加科學(xué)和規(guī)范。但是，從現(xiàn)實情況來看，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作制度仍然存在著一些缺陷。特別是在實施檔案管理信息化之后，許多工作都有了很大的變化。此時，若繼續(xù)依照原有的制度開展有關(guān)工作，將會出現(xiàn)不適應(yīng)的情況。另外，因為有不完善的安全管理制度，信息技術(shù)也無法得到充分利用，所以，機關(guān)事業(yè)單位必須結(jié)合實際情況，優(yōu)化和改進(jìn)相關(guān)制度機制。

3.信息化程度較低

在科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用也越來越普遍，很多機關(guān)事業(yè)單位為了跟上時代發(fā)展的腳步而不斷做出改變，構(gòu)建檔案管理信息化平臺。但是，由于缺少經(jīng)費和技術(shù)的支持，該平臺的功能并不完善，不適合機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要。所以，目前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理還處于相對落后的狀態(tài)，這對提高單位內(nèi)部的檔案管理層次和質(zhì)量都有很大的影響。

4.檔案利用欠缺

首先，在開展檔案管理工作時，重點是挖掘并使用有價值的數(shù)據(jù)和信息，這樣才能為檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。其次，是借助大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)等一些先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建一個較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫，更好地支持單位開展的相關(guān)管理工作。就目前的實際狀況而言，機關(guān)事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)與利用還有很多不足之處。比如，單位內(nèi)部各部門間的溝通聯(lián)系仍然不順暢，檔案資料的服務(wù)質(zhì)量不高等。最后，要想徹底扭轉(zhuǎn)這種局面，必須進(jìn)一步加強對檔案資料的挖掘與利用。

5.檔案管理人員素質(zhì)偏低

推行檔案信息化管理，必須提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。但目前單位內(nèi)部檔案工作隊伍的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平與檔案信息化發(fā)展的水平存在較大差距。所以，必須與現(xiàn)實相聯(lián)系，采取行之有效的措施來改進(jìn)這一現(xiàn)狀。

三、信息技術(shù)視角下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施對策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念

思想驅(qū)動行為，因此，機關(guān)事業(yè)單位必須從思想上對應(yīng)用信息技術(shù)的重要性有一個清晰的認(rèn)知，并將其付諸實踐。

（1）強化教育引導(dǎo)。首先，可以組織相關(guān)的科室及員工召開檔案工作管理研討會，并在會議中討論加快單位檔案管理工作改革的有效途徑，以及高效應(yīng)用信息技術(shù)的必要性，為檔案管理工作信息化打下堅實的意識形態(tài)基礎(chǔ)；其次，要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在單位中廣泛宣傳檔案信息化管理的重要性，讓機關(guān)事業(yè)單位的工作人員能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生足夠的關(guān)注，從而在實踐中為其提供更多的幫助。

（2）加強組織領(lǐng)導(dǎo)。單位應(yīng)盡快組建領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)單位的各項檔案信息化管理工作，并明確小組內(nèi)成員的各項職責(zé)和任務(wù)，達(dá)到對管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，并從總體上推動信息化管理的發(fā)展，監(jiān)督落實。

（3）做好頂層設(shè)計。提升每個部門及工作人員在檔案信息化管理方面的思想認(rèn)識，使其能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)合理應(yīng)用于檔案管理工作中。同時，還要注意頂層設(shè)計，建立信息管理平臺，創(chuàng)新工作機制，培養(yǎng)一支專業(yè)隊伍，為單位檔案信息化工作的順利開展，確保工作效果。

2.健全各項工作制度

在檔案管理工作實施過程中，唯有構(gòu)建完善的工作制度，才能確保該項工作達(dá)到科學(xué)化和規(guī)范化開展。特別是在實現(xiàn)檔案信息化管理之后，實際工作將會有很大的變化，如果還堅持使用以前的工作制度，那就不能適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求。要根據(jù)具體情況，對其實施進(jìn)一步的優(yōu)化，使其更加科學(xué)化和規(guī)范化。

（1）創(chuàng)新工作機制。檔案信息化管理落實后，單位要更加依賴于信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺來開展工作。簡化工作中所涉及的過程和環(huán)節(jié)，并對相關(guān)的工作規(guī)定做出調(diào)整，從而使檔案管理工作更好地滿足信息技術(shù)的要求，使其工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

（2）融入責(zé)任考核制度。在機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理工作中，把責(zé)任及考核等系統(tǒng)整合起來，可以使現(xiàn)行的工作制度更為健全。而且，相關(guān)管理部門和工作人員在責(zé)任和考核制度的指引下，會對自己的工作內(nèi)容和所要承擔(dān)的責(zé)任有一個更清晰的了解，所開展的各項管理工作也能很好地執(zhí)行。

（3）建立安全管理制度。為了更好地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，在開展檔案信息化管理的時候，必須充分關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全工作。在具體的工作過程中，除了要構(gòu)建好檔案管理的安全體系之外，還需要針對一些常見的網(wǎng)絡(luò)安全問題，采取實名認(rèn)證、病毒查殺等方式來解決，防止發(fā)生丟失、竊取檔案資料等問題。

3.構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

（1）檔案信息采集模塊設(shè)計。實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化，能夠?qū)⑷康臋n案信息都實現(xiàn)信息化管理，讓用戶可以在電腦中查找有關(guān)的檔案資料。但是，有些文件有一定的保密性，需要對其設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限，只有具備訪問權(quán)限的人員才能查詢和調(diào)閱。在收集檔案信息時，要轉(zhuǎn)化舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，再用特殊的方法存檔。在權(quán)限設(shè)定上，檔案管理人員擁有對全部檔案的查詢和使用權(quán)，從而保障管理人員的工作效率，也可以提升計算機網(wǎng)絡(luò)的使用效率和檔案數(shù)據(jù)的安全。管理人員可以通過設(shè)置信息采集模塊，細(xì)化不同用戶的權(quán)限，從而確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和使用效果。

（2）數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計。在輸入全部檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)具備完整的編輯功能。當(dāng)輸入某些項目與合同文件時，就可以對這些文件設(shè)置編號。信息化檔案管理系統(tǒng)能夠為數(shù)據(jù)編輯發(fā)出指令，從而使檔案管理員能夠根據(jù)需要合理添加、刪除和修改。在檔案數(shù)據(jù)錄入以后，還可以查詢。由管理員根據(jù)相應(yīng)的指示，開展文件的拷貝、輸出等工作。此外，在輸入檔案數(shù)據(jù)時，必須確保檔案的正確性和獨一性，而該系統(tǒng)可以自動檢查文件，如后綴名、日期等，從而確保檔案的正確性。當(dāng)文檔錄入之后，發(fā)現(xiàn)有問題，可以修改檔案，再使用歸檔指令，迅速替代原有的檔案，并在后臺備份新的文件。檔案管理人員擁有查詢?nèi)繖n案的權(quán)利，可以直接查閱新存入的檔案及相關(guān)記錄，便于管理人員開展維護(hù)資料。信息化檔案數(shù)據(jù)以電子文檔的方式保存，應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度授權(quán)。檔案數(shù)據(jù)的輸入模塊擁有查詢功能，為檔案人員的查詢提供了方便，從而提高了檔案錄入的效率。將所有的檔案錄入后，要將它們分類存檔，并建立相應(yīng)的存檔數(shù)據(jù)，從而能夠滿足其他部門的查詢需要。因此，檔案管理人員對計算機硬件和軟件的基本維護(hù)知識必須有一定的了解，才能在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，并能迅速對其維護(hù)，從而確保檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

（3）數(shù)據(jù)的上傳和下載。任何檔案資料的下載、上傳都必須由專人負(fù)責(zé)，在沒有經(jīng)過審核通過的情況下，不允許隨意上傳和下載。當(dāng)用戶想要下載檔案時，可以利用“快速搜索”功能來查找已下載的檔案，并獲得相應(yīng)的授權(quán)。當(dāng)檔案文件被上傳和存儲時，將會被自動生成備份文檔，避免在管理過程中發(fā)生意外，導(dǎo)致檔案資料被破壞或遺失。在全部檔案的上傳和下載過程中，都具備基本的維護(hù)和加密模塊。

4.打造信息平臺

通過對信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，幫助單位構(gòu)建一個能開展檔案管理工作的信息化平臺，這對于改變機關(guān)事業(yè)單位的工作方式起到了積極的作用，并能夠有效促進(jìn)工作效率的提高。

（1）加大投入力度。檔案管理工作人員應(yīng)對當(dāng)前工作有一個細(xì)致而又全面的認(rèn)識，從而使信息技術(shù)的功能得到有效發(fā)揮，并針對本單位檔案的具體需求增加資金投資。只有這樣才能完善各種軟硬件設(shè)備設(shè)施，從而為檔案信息化管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（2）完善平臺功能?？梢酝ㄟ^已經(jīng)建成的平臺來開展有關(guān)的檔案工作，根據(jù)單位的具體情況，開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊設(shè)計和建設(shè)，并利用信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來減少每一個工作環(huán)節(jié)之間的溝通和連接壁壘，以期實現(xiàn)整合檔案的目的，提高該項管理工作的效率。

（3）簡化工作流程。單位的檔案將開展信息化管理，那么在檔案收集、整理和歸類方面就不需要有更多的人力和物力投入，一切檔案管理工作均由信息化平臺開展，無須再遵循原有制度開展。這表明，在實施檔案信息化管理以后，要注重對每一個工作流程的重新整理和精簡，從而提高其工作效率和質(zhì)量。

5.加強檔案利用

利用與發(fā)展檔案是檔案管理工作中一個重要環(huán)節(jié)。特別是那些極具價值的檔案資料，通過對這些數(shù)據(jù)的充分發(fā)掘和利用，能夠使機關(guān)事業(yè)單位的決策變得更具科學(xué)性和合理性。同時，還能最大限度地保證各項事務(wù)工作的質(zhì)量，促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位在新時期實現(xiàn)更好、更高效的發(fā)展。

（1）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。要想全面發(fā)掘與利用單位檔案中有價值的資料，就需要分類、整理和歸檔相關(guān)的檔案資料。而在這個過程中對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以加速單位檔案數(shù)據(jù)庫的高效建設(shè)，并為今后的檔案資源開發(fā)與利用打下堅實的基礎(chǔ)。

（2）打破溝通聯(lián)系桎梏。為實現(xiàn)對機關(guān)事業(yè)單位檔案資源的有效利用，必須打破各部門之間相互溝通、相互制約的桎梏。在運作的時候，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，讓各個部門之間的溝通和聯(lián)系更加密切。同時，在強化數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享方面，為促進(jìn)各單位工作向科學(xué)化、高效率和高質(zhì)量方向發(fā)展提供有力保障。

（3）打造管理服務(wù)平臺?；跈n案數(shù)據(jù)庫及其信息化管理平臺，為各個單位及各部門工作人員在網(wǎng)絡(luò)上展開檔案資料的檢索和利用，同時，亦可增進(jìn)各單位之間的交流與配合，從而更好地發(fā)揮檔案資料的價值。

四、結(jié)束語

總之，在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對過去的檔案資料展開管理和利用是十分關(guān)鍵的，而將現(xiàn)代信息技術(shù)運用于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作已成為一種必然趨勢。唯有充分認(rèn)識檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的重要性，并采用相應(yīng)的方法，利用信息技術(shù)來促進(jìn)整個檔案管理工作的有效開展，才可以更好地促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化升級。

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（作者單位：鄄城縣機關(guān)事業(yè)單位績效測評中心）

作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，檔案管理館員，研究方向：機關(guān)事業(yè)單位檔案管理。