摘 要：對(duì)于醫(yī)院工作來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案工作至關(guān)重要，不僅是醫(yī)院信息管理的重要組成部分，也為醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展提供了不可或缺的數(shù)據(jù)支撐。本文針對(duì)三明市第二醫(yī)院的文書(shū)檔案管理相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出相應(yīng)的解決策略，希望對(duì)整個(gè)醫(yī)院行業(yè)的文書(shū)檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案；醫(yī)院；發(fā)展

近些年，我國(guó)醫(yī)院的管理模式逐漸完善，相關(guān)領(lǐng)域的管理方法也變得越來(lái)越科學(xué)。對(duì)于醫(yī)院的文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，相較于過(guò)去也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。然而，有些醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面仍然存在各種各樣的問(wèn)題，如果這些問(wèn)題得不到解決，很可能影響文書(shū)檔案工作的管理效率，甚至有可能制約醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案保管和利用的現(xiàn)狀分析

1.檔案利用率低

醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)方式通常包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，但由于檔案數(shù)量龐大，存儲(chǔ)方式不合理，導(dǎo)致檔案難以查找、調(diào)取和利用。例如，紙質(zhì)檔案可能會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)空間不足而被堆放在角落里，導(dǎo)致被遺忘或難以找到；電子檔案存儲(chǔ)方式可能不規(guī)范，導(dǎo)致檔案丟失或被損壞。另外，醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)該是一個(gè)完整的體系，包括檔案的編制、歸檔、保管、借閱和銷毀等方面的環(huán)節(jié)，但是在實(shí)踐中，由于管理制度不完善，導(dǎo)致檔案利用率低。例如，醫(yī)院可能缺乏檔案管理人員，檔案管理制度不完善，導(dǎo)致檔案無(wú)法及時(shí)收集整理、歸檔、保管和借閱，從而影響檔案的利用率。醫(yī)院檔案的利用率與醫(yī)務(wù)人員的檔案利用意識(shí)有很大關(guān)系。如果醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，就會(huì)輕視檔案的利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案利用率低下。

2.檔案利用范圍狹窄，作用十分有限

醫(yī)院檔案的編制需要遵照一定的規(guī)范，如按照病人姓名、住院號(hào)以及科室等展開(kāi)分類編制，并且需要注明填寫(xiě)人和審核人員的姓名、日期等信息，在使用過(guò)程中，也是這些信息在發(fā)揮作用。然而，在三明市第二醫(yī)院的文書(shū)檔案實(shí)際使用過(guò)程中，這些檔案信息的應(yīng)用范圍過(guò)于狹窄。一方面，由于調(diào)取檔案的流程比較煩瑣，一部分醫(yī)務(wù)人員省略了這一步驟，沒(méi)能充分發(fā)揮文書(shū)檔案的對(duì)照作用。還有一部分醫(yī)務(wù)人員過(guò)于重視醫(yī)院檔案的安全性和機(jī)密性，在使用過(guò)程中不愿意承擔(dān)這一風(fēng)險(xiǎn)，造成文書(shū)檔案使用不夠充分；另一方面，醫(yī)院檔案利用范圍狹窄、作用有限的問(wèn)題還與醫(yī)務(wù)人員的檔案利用意識(shí)有關(guān)。由于醫(yī)務(wù)人員忙于工作或者對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致檔案的利用效果不佳。

3.重視程度不夠，文書(shū)檔案保管水平低下

醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作中的重要組成部分，包括醫(yī)療記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑和手術(shù)記錄等。然而，在實(shí)際運(yùn)作中，醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的重視程度不夠，文書(shū)檔案管理水平低下的問(wèn)題比較突出，主要原因之一是缺乏專業(yè)的文書(shū)檔案管理人員。首先，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員需要具備專業(yè)知識(shí)和技能，但是在實(shí)際操作中，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理水平低下。其次，文書(shū)檔案管理流程不規(guī)范也是重要問(wèn)題。文書(shū)檔案的管理需要遵照一定的流程，如按照規(guī)定的分類編制、保管和銷毀文書(shū)檔案，但在實(shí)際操作中，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理流程不規(guī)范，影響了文書(shū)檔案的管理效果。另外，還有一個(gè)重要問(wèn)題就是文書(shū)檔案處理不及時(shí)。醫(yī)院的文書(shū)檔案需要及時(shí)處理和歸檔，但是在實(shí)際操作中，由于醫(yī)務(wù)人員的繁忙和文書(shū)檔案管理制度不完善，導(dǎo)致文書(shū)檔案處理不及時(shí)，影響文書(shū)檔案的利用效果。

二、制約醫(yī)院文書(shū)檔案管理的瓶頸分析

1.不具備科學(xué)管理理念

制約醫(yī)院文書(shū)檔案管理科學(xué)開(kāi)展的問(wèn)題眾多，其中最主要的問(wèn)題就是院方對(duì)于文書(shū)檔案管理不夠重視，這體現(xiàn)在相關(guān)人員不具備足夠的科學(xué)管理理念，整體上科學(xué)管理的氛圍不夠濃厚?？茖W(xué)管理理念的缺失會(huì)造成缺乏管理的科學(xué)性。尤其文書(shū)檔案中包含數(shù)量眾多的隱私信息，這些信息一旦暴露，會(huì)對(duì)相關(guān)人員造成很多不利的影響，如果醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏科學(xué)的方法和手段，不能夠結(jié)合信息時(shí)代的各種管理技術(shù)，科學(xué)的統(tǒng)籌、規(guī)劃數(shù)據(jù)，很有可能會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理效果不佳。另外，內(nèi)部沒(méi)有建立完善的信息系統(tǒng)也是三明市第二醫(yī)院文書(shū)檔案管理效果不夠理想的主要問(wèn)題，制約著整體管理效率的提升。醫(yī)院文書(shū)檔案管理中缺少完善的信息系統(tǒng)，無(wú)法全面、準(zhǔn)確地管理和查詢文書(shū)檔案，也不便于文書(shū)檔案的共享和利用。缺乏有效的評(píng)估和反饋機(jī)制對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理的科學(xué)發(fā)展也是一種強(qiáng)有力的阻礙。醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏有效的評(píng)估和反饋機(jī)制，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題，也無(wú)法為文書(shū)檔案管理提供科學(xué)的依據(jù)和指導(dǎo)。

2.專業(yè)素質(zhì)不高

醫(yī)院文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理中不可或缺的一環(huán)，文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。然而，在實(shí)際運(yùn)作中，文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高成為制約檔案管理工作發(fā)展的瓶頸，最突出的表現(xiàn)就是他們?nèi)狈I(yè)知識(shí)和技能，無(wú)法規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理文書(shū)檔案，也無(wú)法有效地利用文書(shū)檔案為醫(yī)院的發(fā)展和改進(jìn)提供支持。另外，相關(guān)人員缺少全面的管理思路也是制約文書(shū)檔案管理工作推進(jìn)的主要問(wèn)題。醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員缺乏全面的管理思路，只關(guān)注文書(shū)檔案管理的表面問(wèn)題，缺乏對(duì)管理工作的整體把握和規(guī)劃，無(wú)法提高工作效率和質(zhì)量。他們?cè)趯I(yè)素質(zhì)方面的不足還體現(xiàn)在缺乏服務(wù)意識(shí)和溝通能力，無(wú)法與醫(yī)院的其他部門(mén)和人員建立良好的協(xié)作關(guān)系，也無(wú)法向醫(yī)院管理層提供科學(xué)的依據(jù)和建議。

3.管理機(jī)制不完善

管理機(jī)制不完善會(huì)影響醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，使得醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得不到有效保障。而機(jī)制上的不完善會(huì)影響文書(shū)檔案工作的下一步發(fā)展，對(duì)于整個(gè)醫(yī)院的工作也會(huì)形成制約。而醫(yī)院管理機(jī)制又涉及法律法規(guī)，在這一方面的缺失會(huì)造成缺乏明確的法律規(guī)定和政策指導(dǎo)，導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏法律依據(jù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，從而影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理機(jī)制的完善程度。除了管理機(jī)制外，管理制度的疏漏也是重要問(wèn)題。三明市第二醫(yī)院在文書(shū)檔案管理制度和流程上存在不足，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作缺乏有效的組織和管理，從而影響了文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。要想完善管理機(jī)制，必須有足夠的投入，尤其是醫(yī)院文書(shū)檔案管理需要投入大量的人力、物力和財(cái)力等資源，但是該院缺乏足夠的投入，導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案管理機(jī)制不完善，影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的具體對(duì)策

1.加大投入，改善基礎(chǔ)

首先，要解決醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中的現(xiàn)存問(wèn)題，提升整體工作效率和質(zhì)量，醫(yī)院要采取更為科學(xué)的方法，提升文書(shū)檔案的管理效率和質(zhì)量，避免其中隱含的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展成問(wèn)題。例如，可以加大投入和改善基礎(chǔ)，引進(jìn)先進(jìn)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合各種信息化手段，提高檔案數(shù)字化程度，盡量減少人工操作的環(huán)節(jié)，以減少檔案管理人員的工作壓力，從而提高文書(shū)檔案管理的工作效率。其次，醫(yī)院還可以投入更多資源來(lái)提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。比如，院方可以完善醫(yī)院的文書(shū)檔案管理制度和流程，通過(guò)培訓(xùn)等方法加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的能力，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，自覺(jué)在工作中嚴(yán)格遵守流程，進(jìn)而提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。另外，結(jié)合相應(yīng)的信息技術(shù)手段培訓(xùn)員工，建立健全信息化體系，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理與醫(yī)院信息化管理的有機(jī)結(jié)合以及文書(shū)檔案電子化管理，提高醫(yī)院信息化建設(shè)的水平。最后，加強(qiáng)檔案管理，防止文書(shū)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤，避免因管理不規(guī)范而導(dǎo)致醫(yī)患關(guān)系緊張和矛盾。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的高低。為提高文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，可以強(qiáng)化培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和素養(yǎng)，讓他們掌握最新的文書(shū)檔案管理理論和實(shí)踐操作技能，做到業(yè)務(wù)熟練、技能嫻熟。另外，醫(yī)院還可以通過(guò)制度實(shí)行輪崗。定期組織文書(shū)檔案管理人員輪換崗位，讓他們互相了解、學(xué)習(xí)，掌握不同崗位的文書(shū)檔案管理工作的流程和要求，提高其管理能力和協(xié)作能力。然后，醫(yī)院需要定期組織經(jīng)驗(yàn)交流，讓管理人員將自己的經(jīng)驗(yàn)分享出來(lái)，從整體上提升管理質(zhì)量和效率。在定期交流中，檔案管理人員可以相互學(xué)習(xí)、相互啟發(fā)，提高文書(shū)檔案管理技能和管理水平。醫(yī)院還要建立一整套完善的制度，通過(guò)制度來(lái)約束醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作，其中要明確文書(shū)檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)利，規(guī)范文書(shū)檔案管理工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，以提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要給予檔案相關(guān)工作足夠的關(guān)心，要關(guān)心文書(shū)檔案管理人員的工作情況，及時(shí)解決他們遇到的問(wèn)題和困難，提高文書(shū)檔案管理人員的工作積極性和工作熱情。

3.構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制

構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制可以提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，醫(yī)院需要建立規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度，明確文書(shū)檔案管理的目標(biāo)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，使各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有標(biāo)準(zhǔn)可依。第二，醫(yī)院還要完善文書(shū)檔案管理流程，包括文書(shū)的申請(qǐng)、審核、存放、借閱以及銷毀等流程，確保文書(shū)檔案管理的全過(guò)程能夠規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓整個(gè)工作按照流程開(kāi)展。第三，醫(yī)院要明確責(zé)任制，明確文書(shū)檔案管理的責(zé)任主體和責(zé)任范圍，規(guī)范文書(shū)檔案管理的職責(zé)和權(quán)限，從而確保文書(shū)檔案管理責(zé)任落實(shí)到位。一旦出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，可以追責(zé)，這也是對(duì)全部管理人員的一種警醒。然后，醫(yī)院還要充分利用信息技術(shù)，建立信息化管理平臺(tái)，將文書(shū)檔案管理工作納入信息化管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化、數(shù)字化及智能化，提高文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量。除此之外，醫(yī)院還要通過(guò)管理機(jī)制對(duì)人員開(kāi)展定期培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平和管理能力，建立績(jī)效考核制度，激勵(lì)文書(shū)檔案管理人員創(chuàng)新工作，提高工作效率和質(zhì)量。最后，建立切實(shí)有效的監(jiān)督機(jī)制。建立文書(shū)檔案管理的內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，從而確保文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和有效性。

4.加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

醫(yī)院文書(shū)檔案工作不能過(guò)時(shí)，不能落后，需要及時(shí)開(kāi)發(fā)和利用，采用更為高效、科學(xué)的方法來(lái)提升文書(shū)檔案管理工作的效率。比如醫(yī)院可以積極嘗試使用信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化保存文書(shū)檔案，這樣不僅能夠避免紙質(zhì)文書(shū)檔案使用過(guò)程中的磨損、損壞等問(wèn)題，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)調(diào)用來(lái)提高工作效率。除此之外，醫(yī)院還可以積極參考其他醫(yī)院對(duì)于文書(shū)檔案管理采用的科學(xué)方法，結(jié)合本院的實(shí)際情況靈活調(diào)整，形成適合本院的科學(xué)方法。文書(shū)檔案管理的開(kāi)發(fā)工作要眾人參與，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還要廣泛聽(tīng)取一線管理人員的意見(jiàn)和建議，優(yōu)化現(xiàn)有的管理工作，在方法和制度上逐步完善，這也是開(kāi)發(fā)工作的一部分。醫(yī)院也要在文書(shū)檔案管理方面適當(dāng)加大投資，提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的使用效率，幫助改善文書(shū)檔案管理工作。還可以借鑒國(guó)外醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面采取的方法和應(yīng)用工具，結(jié)合本院的實(shí)際條件不斷嘗試，積極總結(jié)，發(fā)現(xiàn)新方法、新工具在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，選擇科學(xué)的方法加以解決，讓整個(gè)文書(shū)檔案管理流程更加完善、科學(xué)。

5.拓寬檔案利用范圍，提高其利用率

醫(yī)院需要結(jié)合文書(shū)檔案的實(shí)際管理情況，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。比如可以充分利用檔案信息資源，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展管理協(xié)作，制訂相應(yīng)的流程和計(jì)劃，完善工作總結(jié)。還可以利用檔案信息資源，為醫(yī)院工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)提供幫助，因?yàn)槲臅?shū)檔案中有大量的數(shù)據(jù)作為支撐，在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)會(huì)變得更加輕松。

同時(shí)，還能利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、自查、項(xiàng)目建設(shè)和醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)債權(quán)債務(wù)檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。想要拓寬檔案的利用率，就需要檔案系統(tǒng)接入其他系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，由其他系統(tǒng)人員在需要時(shí)調(diào)取，并加以利用。醫(yī)院可以將檔案使用較為頻繁的工作環(huán)節(jié)展開(kāi)必要的檔案調(diào)取設(shè)置，讓醫(yī)務(wù)人員使用時(shí)通過(guò)權(quán)限驗(yàn)證，避免越權(quán)調(diào)取檔案，這樣既能保證文書(shū)檔案的安全性和私密性，還能讓相關(guān)信息在醫(yī)務(wù)工作中發(fā)揮作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

近些年，我國(guó)醫(yī)院整體管理水平快速提升，不僅在醫(yī)療技術(shù)的應(yīng)用上直逼國(guó)際先進(jìn)水平，在信息管理方面也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作至關(guān)重要，由于很多檔案包括患者的隱私信息，醫(yī)院要給予足夠的重視，才能在保證文書(shū)檔案安全性的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮它們的作用。本文以三明市第二醫(yī)院為例，分析了一些文書(shū)檔案管理工作中的現(xiàn)存問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望業(yè)內(nèi)人士能夠積極參考，結(jié)合所在醫(yī)院的實(shí)際情況，靈活調(diào)整方法加以應(yīng)用，進(jìn)一步提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李燕麗.醫(yī)院文書(shū)檔案管理數(shù)字化發(fā)展問(wèn)題及對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（08）：55-57.

[2]王桂香.“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理新模式探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（08）：19-21.

[3]張啟航.提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策研究[J].黑龍江檔案，2022（04）：92-94.

[4]羅冬梅.新時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2022，22（08）：1218-1220.

[5]王澤蓓.大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化探索[J].檔案天地，2022（07）：41-42+33.

[6]郝付波.醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（02）：19-21.

[7]張 敏.大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展的特點(diǎn)分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（16）：16-18.

[8]孫宏偉，趙 婷.基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的有效對(duì)策[J].黑龍江檔案，2022（4）：198-200.

[9]李 靜.我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀和改進(jìn)[J].上海第二工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2017，34（2）；151-155.

（作者單位：三明市第二醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：劉婧（1985—），女，漢族，福建南平人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院文書(shū)檔案。