摘 要:社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新,也促進(jìn)信息時(shí)代的到來(lái),網(wǎng)絡(luò)是信息時(shí)代發(fā)展的重要產(chǎn)物也是信息時(shí)代的重要標(biāo)志。其以靈活、快捷和方便的優(yōu)勢(shì)與人們的生產(chǎn)生活聯(lián)系在一起,并推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。然而,網(wǎng)絡(luò)信息在給人們帶來(lái)便利的同時(shí),也帶來(lái)了一些安全隱患。事業(yè)單位電子檔案管理是依托于網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ),探究電子檔案管理對(duì)于保障事業(yè)單位電子檔案的安全有著重要價(jià)值和意義。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案;智能化
檔案關(guān)系著人們的工作和生活,以往的檔案管理會(huì)在真實(shí)性方面出現(xiàn)偏差,且其完整性和規(guī)范性也會(huì)受到人為干擾。推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變,直接關(guān)系到事業(yè)單位公共服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此,事業(yè)單位需要重視電子檔案管理工作。事業(yè)單位在開展電子檔案管理工作期間要確保電子檔案的安全性,這樣才能提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率,充分體現(xiàn)電子檔案信息的價(jià)值和作用,滿足相關(guān)人員的需求,提高事業(yè)單位的公共服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)其健康穩(wěn)定發(fā)展。
一、事業(yè)單位電子檔案管理的基本特點(diǎn)
1.電子檔案的信息采集更加智能化
事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)版檔案為主,檔案的采集也是依靠人工來(lái)完成的,開展檔案管理工作效率和質(zhì)量水平并不高。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展,檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)+充分結(jié)合,不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式,還對(duì)原來(lái)紙質(zhì)檔案重新整理,將其整理成數(shù)字化的電子文檔,并對(duì)其統(tǒng)一管理。電子檔案的形態(tài)主要包括電子版的視頻、音頻和文檔等,通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用更好地搜集和挖掘各種信息數(shù)據(jù),同時(shí),對(duì)檔案信息開展深度分析和處理,進(jìn)一步提高了電子檔案信息采集的智能化水平。
2.電子檔案的管理更加智能化
事業(yè)單位電子檔案管理模式的實(shí)施和發(fā)展主要是以電子檔案管理平臺(tái)為基礎(chǔ),這種方式的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在信息采集方面,可以利用電子平臺(tái)對(duì)所有的電子檔案信息搜集、整理分析、錄入系統(tǒng)、盤點(diǎn)分析和統(tǒng)計(jì)處理。另外,查閱檔案時(shí)可以結(jié)合該檔案在平臺(tái)中的類別展開快速搜尋和查閱,提高了檔案管理人員的工作效率。還可以對(duì)各個(gè)電子檔案信息充分分析挖掘,提高檔案的利用率,并通過(guò)電子檔案平臺(tái)對(duì)這些檔案長(zhǎng)久保存。
3.電子檔案的管理服務(wù)更加智能化
電子檔案管理工作的開展是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的,為檔案管理工作提供很大的便利性,也使得檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量更高,在實(shí)現(xiàn)信息化的同時(shí),也實(shí)現(xiàn)了智能化服務(wù)。例如,電子檔案管理模式使得檔案的內(nèi)容更加豐富,并且在檔案對(duì)接共享時(shí)更加方便地滿足客戶高效溝通交流的需求。另外,電子檔案管理也可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的反饋功能,可以對(duì)新的檔案信息及時(shí)搜集整理,在發(fā)生檔案需求時(shí)更好地開展相關(guān)服務(wù),讓電子檔案管理服務(wù)更加智能化。
二、事業(yè)單位電子檔案管理工作開展的重要意義
1.提高事業(yè)單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)效率
事業(yè)單位電子檔案管理工作打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限,將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和檔案管理結(jié)合,創(chuàng)新運(yùn)營(yíng)和管理的思維模式,提高事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量,也為事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供完善的技術(shù)支撐,降低了運(yùn)轉(zhuǎn)投入和成本。另外,通過(guò)電子檔案管理模式,最大限度地將各項(xiàng)公共資源合理分配使用,提升了公共資源的利用率,各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)資源在處理上更加快捷方便,全面性和精準(zhǔn)性更高,減少了人工管理操作中的失誤,也使得社會(huì)資源的流轉(zhuǎn)性更快,人力資源得到大幅節(jié)約。
2.提高事業(yè)單位信息共享水平
在以往的紙質(zhì)檔案管理中最大的問(wèn)題就是傳輸不方便,導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案信息利用率不充分。而電子檔案管理的運(yùn)用,可以實(shí)現(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)、遠(yuǎn)程和無(wú)障礙地流通、傳輸與共享,并且也能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在共享中丟失和運(yùn)輸不便等問(wèn)題。電子檔案管理中的檔案信息傳輸和共享是以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)的,電子檔案管理的智能化水平也得到提升。比如,電子檔案可以多次使用,還可以同時(shí)傳遞給多人,滿足了多人共同閱覽的需求。此外,電子檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)多檔案信息合并,提升社會(huì)資源利用率和質(zhì)量,為檔案信息的全面共享提供技術(shù)支撐,使得一些信息實(shí)現(xiàn)公開,有利于事業(yè)單位樹立更好的服務(wù)形象,對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到很好的促進(jìn)作用。
3.有利于事業(yè)單位檔案信息的存儲(chǔ)
電子檔案最為明顯的一個(gè)特點(diǎn)就是避免傳統(tǒng)人工檔案管理中低效和易錯(cuò)的問(wèn)題。按照我國(guó)相關(guān)部門制定頒布實(shí)施的管理制度和要求對(duì)電子檔案管理,將信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來(lái),并通過(guò)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用管理和控制電子檔案,使電子檔案中的信息存儲(chǔ)更加方便。同時(shí),還能提高檔案信息的存儲(chǔ)量,豐富檔案管理內(nèi)容,讓更多的檔案更全面地呈現(xiàn)在有需求的人員面前。另外,通過(guò)不同形式的電子檔案,如圖片、文字和音頻等形式,使工作更加形象直觀地體現(xiàn)出來(lái),便于事業(yè)單位日常工作的開展。
三、事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題
1.缺乏檔案管理專業(yè)人才
事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)于專業(yè)人才的需求量比較大,對(duì)其專業(yè)要求也比較高,但是,一些電子檔案管理人員長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)管理模式,思想觀念仍是傳統(tǒng)管理觀念,現(xiàn)有管理部門中高素質(zhì)人才和復(fù)合型人才欠缺,導(dǎo)致一些管理人員在處理檔案信息時(shí)專業(yè)性和創(chuàng)新性不足,嚴(yán)重影響電子檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。還有一些檔案管理人員是從其他部門借調(diào)過(guò)來(lái)的兼職人員,他們不具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)和專業(yè)技能,相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)也不足。
2.電子檔案管理方法落后,缺乏創(chuàng)新性
目前,很多事業(yè)單位已經(jīng)引入電子檔案管理體系,并在整個(gè)事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)了全面性運(yùn)用,相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施也在逐漸完善。然而,形式化、固定化和單一化的問(wèn)題仍然存在,如沒有關(guān)注管理方式的選擇,也未曾關(guān)注管理方式的創(chuàng)新,管理人員在技能培養(yǎng)方面存在欠缺,沒能合理應(yīng)用檔案管理新系統(tǒng),導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)利用率不足。另外,在電子檔案管理過(guò)程中,檔案管理人員常常會(huì)采用紙質(zhì)檔案管理的模式來(lái)管理電子檔案,這樣不僅發(fā)揮不出電子檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值,對(duì)電子檔案管理效率和質(zhì)量也無(wú)法保障。檔案管理人員對(duì)新系統(tǒng)的管理方式學(xué)習(xí)不足,電子檔案工作開展中人員和新系統(tǒng)沒有得到高效利用。此外,綜合性的電子檔案管理平臺(tái)及信息庫(kù)建設(shè)還不完善。
3.管理制度缺乏靈活性
事業(yè)單位的管理規(guī)章制度是按照國(guó)家相關(guān)要求制定,并結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展情況適當(dāng)調(diào)整。單一的管理方式是無(wú)法適用每一個(gè)發(fā)展的事業(yè)單位,尤其在檔案管理工作開展中更是如此,這就需要事業(yè)單位在電子檔案管理制度方面結(jié)合自身的情況優(yōu)化,尋找更為科學(xué)、完善的管理制度和規(guī)范要求,確保電子檔案管理工作順利開展。然而,在實(shí)際工作開展中,事業(yè)單位更加關(guān)注社會(huì)功能,卻忽視了電子檔案管理系統(tǒng)的重要性,相關(guān)制度缺乏完善性和靈活性。在不完善的電子檔案管理系統(tǒng)和制度之下,會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不完善、管理制度不健全和信息記錄不完整的情況,這些問(wèn)題對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理順利開展產(chǎn)生了很大影響,無(wú)法保障電子檔案管理的質(zhì)量。
4.電子檔案管理設(shè)備設(shè)施應(yīng)用不足
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升,各種先進(jìn)技術(shù)得到了應(yīng)用和普及,電子檔案管理工作模式也在事業(yè)單位中應(yīng)用,相關(guān)設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用率逐漸提高。但是,很多部門中現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的運(yùn)用仍然不足,相關(guān)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的滲透性不足,管理配套設(shè)施也存在滯后性,無(wú)法將電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。
四、事業(yè)單位電子檔案管理完善路徑和方法
1.提高事業(yè)單位電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平
事業(yè)單位電子檔案管理仍然離不開人,必須提高事業(yè)單位電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平。同時(shí),還要培養(yǎng)電子檔案管理人員的職業(yè)精神,提升專業(yè)管理水平以及對(duì)電子檔案平臺(tái)的維護(hù)能力,確保檔案管理中收集、歸檔等一系列工作的開展。另外,電子檔案管理人員還要調(diào)整自己的心態(tài)和情緒,在日常工作開展中,要以謙卑的態(tài)度學(xué)習(xí)更多創(chuàng)新性的管理理念和方法,掌握新的管理技能和知識(shí),通過(guò)不斷豐富自身的知識(shí)體系,提升自身電子檔案專業(yè)管理能力和水平,并在工作中保持積極向上的心態(tài)和進(jìn)取意識(shí),實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展。此外,事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo),可以通過(guò)定期或不定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng),提高其綜合素質(zhì)。
2.創(chuàng)新事業(yè)單位電子檔案管理方式和方法
事業(yè)單位電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理工作方式和方法有著非常大的區(qū)別,在選擇電子檔案管理方法和方式的過(guò)程中,需要區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的電子檔案管理方式,還要重視提升電子檔案管理質(zhì)量和水平。事業(yè)單位電子檔案管理工作人員要以新的電子檔案管理方法理念為主導(dǎo),規(guī)范電子檔案管理。另外,在電子檔案管理工作中,可能會(huì)出現(xiàn)一些檔案被更改或者丟失的問(wèn)題,要特別注意原始檔案的真實(shí)性,如果同時(shí)存有紙質(zhì)版的檔案和電子檔案,可以采用雙軌制的檔案管理方式,將原始的紙質(zhì)版檔案存檔,確保電子檔案的原始參考依據(jù),提高其安全性。
3.完善事業(yè)單位電子檔案管理制度
首先,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層人員要以國(guó)家制定的事業(yè)單位管理制度和政策要求為基礎(chǔ),結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展情況,重視完善檔案管理的信息化建設(shè),此過(guò)程要關(guān)注電子檔案搜集整理的真實(shí)性、完整性和安全性,將電子檔案管理工作室設(shè)置在安全系數(shù)比較高的位置,以此來(lái)避免出現(xiàn)檔案被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),事業(yè)單位還要加大對(duì)電子檔案管理人員身份和權(quán)限的監(jiān)督管理力度,要對(duì)每一名檔案管理人員的身份核實(shí)登記,并詳細(xì)記錄管理人員的工作崗位和工作時(shí)間等,實(shí)施崗位責(zé)任制,采取“誰(shuí)在崗,誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理制度,利用這種方式來(lái)保障電子檔案管理的安全性。其次,事業(yè)單位在制定電子檔案管理制度和規(guī)范要求時(shí),要避免生搬硬套和固化模式,要選擇靈活可變通的規(guī)章制度,以指導(dǎo)事業(yè)單位電子檔案管理工作高效開展。
4.制定科學(xué)、完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在事業(yè)單位開展電子檔案管理工作中,還要制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及完善各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施。首先,事業(yè)單位需要完善電子檔案管理工作開展的依托技術(shù),組建信息化管理設(shè)備設(shè)施,形成完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。同時(shí),還要完善電子檔案的采集和整理工作等,并形成統(tǒng)一的管理格式和標(biāo)準(zhǔn)。其次,調(diào)查了解事業(yè)單位實(shí)際電子檔案管理的情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和分析問(wèn)題,并找出解決辦法。同時(shí)依托電子檔案數(shù)字化管理平臺(tái)開展檔案的錄入、調(diào)取、完善和使用,保證電子檔案管理服務(wù)的流暢性和安全性。另外,事業(yè)單位要適當(dāng)增加電子檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的資金投入,在確保事業(yè)單位各個(gè)部門正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上,增加電子檔案管理先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的購(gòu)買,確保電子檔案管理工作能夠高效開展。
5.強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案文件管理
首先,事業(yè)單位在開展電子檔案管理工作中要將“四性”檢測(cè)落到實(shí)處。四性主要是指電子文件要保障可用性、真實(shí)性、完整性和安全性。四性的實(shí)現(xiàn)需要利用元數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn),元數(shù)據(jù)指的是對(duì)電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及管理中形成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱,在元數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下,電子文件的管理工作更加方便和快捷。目前,我國(guó)對(duì)元數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)主要參考《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《錄音像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等。在這些文件的指導(dǎo)下,事業(yè)單位還需要結(jié)合自身電子檔案文件的特點(diǎn),明確分類不同的元數(shù)據(jù),以提高元數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。
其次,提升管理技術(shù)水平。對(duì)電子檔案前期的電子文件管理,主要是依托于各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),如元數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、加密技術(shù)以及電子簽名技術(shù)等。在電子檔案管理工作中,可以將這些技術(shù)引入管理中,開發(fā)出更高的系統(tǒng)軟件,以此流轉(zhuǎn)和審批電子文件,提高線上管理的效率和質(zhì)量。同時(shí),也可以減少檔案管理人員的工作內(nèi)容,減輕其工作負(fù)擔(dān)。
五、結(jié)語(yǔ)
在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等各種先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及下,事業(yè)單位檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化、電子化,并成為未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的主要方向。在此環(huán)境下,電子檔案管理模式的出現(xiàn),在確保了事業(yè)單位檔案管理水平的基礎(chǔ)上提高了檔案利用率,將檔案的價(jià)值和作用充分地發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前,事業(yè)單位要利用各種先進(jìn)的信息化技術(shù),推動(dòng)電子檔案管理工作高效開展,立足本單位的實(shí)際情況,結(jié)合國(guó)家相關(guān)政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)實(shí)施管理,以更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
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(作者單位:?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局)
作者簡(jiǎn)介:李根(1988—),男,漢族,山東菏澤人,本科,館員,研究方向:檔案管理。