摘要：智慧校園也叫智慧化校園，是按照智慧化標準對校園內物理空間和信息空間進行重新定義、銜接的新型校園環(huán)境構建方式。智慧校園能依托物聯(lián)網和校內的教學、管理、校園文化、職業(yè)就業(yè)等板塊化內容進行互相結合，讓任何人能在任意時間和地點內通過該數字空間獲得便捷的校內資源和校園服務。在智慧校園環(huán)境中開展檔案信息化建設工作，有助于提高高職院校的檔案管理、儲存、共享和維護質效，但該項工作在推動過程中仍面臨較多困境，本文詳細分析高職院校在檔案信息化建設工作中面臨的困境和應對策略，旨在為相關人員提供參考。

關鍵詞：智慧校園；高職院校；檔案信息化

劉軼（1973.12.03-），男，漢族，山東萊州，本科，館員（檔案），研究方向：檔案。

一、引言

以互聯(lián)網技術、大數據技術、物聯(lián)網技術等技術為基礎進行建設的智慧校園為大學的管理和發(fā)展提供了數據支持和可視化的分析途徑，為高職院校展開教育、科研、管理等提供了更加可靠的數字化平臺支持，也為教師和學生的發(fā)展提供了更加人性化的綜合性信息平臺。把信息技術與高職院校檔案管理工作進行深度融合，能全面提高高職院校的檔案管理質效，對創(chuàng)建智能化校園環(huán)境具有重要意義。

二、智慧校園環(huán)境中高職院校推動檔案信息化建設的作用

（一）提高高職院校內檔案管理效率

在高等職業(yè)教育中，高職院校圖書館的信息管理工作有著舉足輕重的地位。主要是由于高等高職院校的檔案種類繁多，涉及面廣，包括行政管理、黨群建設、外事活動、設備采購、教學管理、學科建設、學籍管理、財務報表、工程建設，以及學生的個人資料等多個方面。根據紙質檔案工作的需求，必須首先對檔案進行歸類，然后再對歸類后檔案進行管理。傳統(tǒng)紙質文件很難處理，不僅占地面積大、歸類方式復雜，檔案的儲存和應用效率較低，而且還需要耗費大量的人力、物力對紙質檔案進行維護。同時，有關資料的查找也非常煩瑣，歷史檔案和資料可能因儲存時間過長，在儲存環(huán)境影響和自身紙質等因素的影響下發(fā)生老化、破損和殘缺，為檔案后續(xù)的應用增加較多阻礙。而檔案信息管理系統(tǒng)可以通過檢索關鍵字來快速地檢索到有關數據，當倉庫達到完全數字化并完成OCR識別的時候，就可以根據記憶或有關的信息進行模糊檢索，從而極大地提升了檢索的工作速度和準確性。目前大部分高職院校已裝備有檔案管理軟件，并以數字方式不斷地進行數據積累、增量及數據補充，這一硬件條件的變化為智慧校園的建設奠定了良好基礎。為了加快推動智慧校園的發(fā)展，部分高職院校嘗試將校內辦公軟件與檔案系統(tǒng)進行聯(lián)網對接，形成了兩個互不相關、彼此分離、互相轉化和使用的數據庫。通過這種方式，可以使檔案管理員在選擇和鑒別文件的過程中節(jié)約大量的工作時間，使查閱檔案的人能夠迅速地找到有關資料，從而大幅提升高職院校內的檔案管理效率。

（二）減小校內檔案儲存壓力

在智慧校園環(huán)境中展開檔案管理工作，能有效減小高職院校的檔案儲存壓力。高職院校在實行檔案信息化管理之前，其檔案儲存載體多為紙質文件，在自然因素及人為因素的影響下，可能會使檔案發(fā)生殘缺現(xiàn)象。其中人為因素主要包含人為破壞、管理不善、檔案保管機制紊亂、檔案流動和利用頻繁等，自然因素則包含紙張和書寫材料耐久性較差、書寫顏料耐久性較差、磁盤和光盤等新型檔案載體因儲存不當發(fā)生損壞等，另外，檔案保管場所內光照、溫度、濕度、灰塵、微生物、昆蟲、嚙齒動物、水、火等各類因素也都可能使檔案在儲存過程中出現(xiàn)殘缺和破損。而紙張文件對儲存空間的大小也有一定要求，若想保障文件儲存環(huán)境的穩(wěn)定性，各高職院校每年在檔案室環(huán)境維護方面也需要支出大量資金。隨著高職院校圖書館實行了電子文檔的管理，可以把文件數據直接儲存到云中，既不需要占用校園的空間，也不需要限制存儲，便于檢索和使用。從原理上來說，這樣的儲存方法可以無限次地進行，而且不會出現(xiàn)文字模糊、文字缺失等現(xiàn)象，能有效減小高職院校的檔案儲存壓力。

（三）開拓校內檔案共享渠道

智慧校園環(huán)境中下，高職院校建設檔案信息化管理機制，可以有效拓寬校內檔案資源共享渠道。高職院校在建校后經年積累通常擁有大量珍貴的文字檔案數據，但由于傳統(tǒng)的紙質文件僅有一套，因此在進行資源分享的過程中，極易出現(xiàn)檔案遺失或損壞，使校園公共財產受到損害。而且由于其自身載體形式限制，使得資源的使用和共享效率極低，難以滿足現(xiàn)代化高職院校和當代大學生的文件共享需求。建立起一個基于安全性和機密性的文件信息資源共享的網上系統(tǒng)，將各個平臺和系統(tǒng)進行聯(lián)網互通，為校內檔案的聯(lián)網共享創(chuàng)造基礎條件。使用者可以通過訪問指定端口進行校內資源共享、上傳和下載，并能有固定數量的拷貝。將原有的資料轉換為云端儲存，可以減少原始資料外借次數，確保文件信息的完整。數字化檔案以其完備、清晰的標準化格式突破了傳統(tǒng)紙質檔案在共享時存在的時空限制，依托互聯(lián)網平臺，利用關鍵字的檢索功能，可以提高檔案的管理工作效率，并且可以隨時隨地地查詢和使用相關檔案。

隨著高職院校圖書館信息化建設工作的不斷深入，高職院校圖書館的圖書借閱方式也發(fā)生了質的改變。現(xiàn)在，師生可以登錄校內圖書館平臺，通過身份信息認證后查詢所需資料的借閱狀態(tài)，并從校內圖書館平臺中對目標借閱讀物進行預約[1]。檔案管理員可根據圖書館平臺中的操作信息和要求，將檔案以快遞寄出或數字化文件傳送的形式直接發(fā)送給預約者。該種圖書館檔案管理方式能夠顯著提高檔案使用人的借閱和使用效率，同時為圖書館內管理人員提供更多的檔案管理時間，使校內公共資源得到充分利用。

三、智慧校園環(huán)境中高職院校建設檔案信息化機制面臨的困境

（一）部分教職工對檔案信息化認知較為片面

與校內其他教職工人員相比，高職院校的圖書館工作人員普遍年紀偏大，具有豐富的檔案管理經驗，在紙質檔案的儲存、維護和共享管理方面得心應手[2]。但是，在智慧校園建設進程不斷加快的背景環(huán)境下，很多高職院校的圖書館內卻未能同步完成信息化檔案管理系統(tǒng)的建設，或因部分教職工對檔案信息化認知較為片面，導致高職院校在推動檔案信息化建設工作時存在較多問題。如部分高職院校在實施信息化的文件管理時，往往會有意地選取一些比較簡單的材料進行信息化格式變更，例如：上級下發(fā)的文件、高職院校制定的管理規(guī)定等，但是，學籍檔案和建筑項目的檔案，一般都是以紙本形式存在的，在一定程度上影響校內關鍵檔案資源應用。部分教職工由于缺少信息安全意識，在參與檔案信息化建設工作時，未能做好檔案保密工作，導致信息外泄并可能影響高職院校的社會形象；部分檔案管理人員因欠缺服務意識及信息化工作能力，未能對檔案信息化平臺中的檔案內容進行合理歸檔，導致高職院校檔案信息化平臺實用性不強。

（二）高職院校內尚未建成完善的檔案信息化管理機制

高職院校檔案信息化是以檔案業(yè)務為基礎而展開的，前端檔案管理工作的質量及其管理機制的健全性會直接影響檔案信息化管理質效[3]。與高校內其他職能部門相比，檔案管理工作有著它自己的規(guī)律和特征，很多高職院校內領導對檔案工作的流程和基本規(guī)范一知半解，對該部門的工作要么放手不管，要么聽之任之，要么就是憑個人喜好對檔案工作進行指導，導致很多高職院校都存在檔案管理工作混亂的問題。

（三）高職院校內缺乏專業(yè)檔案信息化管理人才

2018年以后，我國已經正式進入教育信息化2.0時代，許多高職院校都在上級部門的號召下積極推進檔案信息化建設工作，但專業(yè)檔案信息化管理人才的匱乏導致這一工作的推進速度十分緩慢[4]。將檔案管理與信息技術進行深度融合，是高職院校構建智慧校園關鍵舉措之一，這就對檔案管理人員的信息技術應用水平有更高考驗，但目前很多高職院校內檔案管理人員信息技術操作水平較為有限，一方面對智能化檔案管理軟件的操作熟練度較差，檔案管理工作效率低，另一方面經常發(fā)生操作失誤的問題，嚴重影響高職院校內檔案資料利用率，甚至會造成不必要的檔案文件損失。

（四）高職院校內檔案安全管理力度不足

智慧校園、檔案信息化建設在我國高職院校內都處于應用探索階段，加之很多高職院校內尚未建成完善的檔案信息化管理機制，導致部分檔案管理人員未能養(yǎng)成信息化檔案安全管理意識[5]。在實際工作中，為了方便，文件管理軟件沒有設定任何加密口令，使得所有的人都可以登錄校內系統(tǒng)，且未能對訪問者的訪問權限進行限制，極大程度地增加了校內信息安全隱患。

四、智慧校園環(huán)境中高職院校展開檔案信息化建設思路

（一）強化教職工的檔案管理信息化意識

從總體來看，國內檔案信息資源的建設與共享技術發(fā)展還較為緩慢。當前，我們的檔案信息的服務模式還是以館藏介紹和目錄查詢?yōu)橹?，館藏檔案的全息上網和檔案信息的互聯(lián)網使用還不是最為普遍的方法[6]。雖然部分高職院校認識到了檔案信息化管理中存在的不足，也在積極展開新功能探索和開發(fā)，但是各高職院校缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和指導，沒有相應的法律、法規(guī)、管理體系為各高職院校提供參考，導致各高職院校在開展檔案信息化建設工作時多處于“各自為戰(zhàn)”“重藏輕用”狀態(tài)。部分高職院校內檔案工作人員想要實現(xiàn)文件信息資源的分享和互聯(lián)，但由于職能分割和信息技術應用水平限制，導致其未能參與到檔案信息資源建設工作中，這一現(xiàn)象也使得檔案管理人員過于關注部門內檔案信息資源管理，未能及時推動校內檔案信息資源整合，使高職院校檔案信息化建設工作始終停滯不前。

信息化檔案管理系統(tǒng)作為智慧校園的重要組成模塊，若想充分發(fā)揮其應用價值，必須優(yōu)先革新檔案管理人員的檔案信息化認知觀念，立足于高職院校本身，建立相應的檔案信息化管理機制。尤其是要有足夠多的信息技術的工作人才來進行文件的管理，這樣才能切實提高檔案信息化建設效率[7]。其次，必須為檔案管理人員樹立信息化工作意識。以高職院校實際條件為基礎，對檔案庫房內現(xiàn)存檔案進行分批、分期信息化格式轉化，建立與檔案庫房類目對應的數據庫，逐步完成檔案信息化建設工作。應用信息化服務意識為校內師生提供更加便捷、人性化的檔案管理服務[8]。

（二）建設并完善檔案信息化管理機制

對高職院校來說，在推動檔案信息化建設的過程中，只有立足于檔案管理工作的實際需求，建立起成熟、完善的檔案信息化管理機制，充分發(fā)揮校內各部門的聯(lián)動效應，確保各部門能在檔案管理工作中充分發(fā)揮作用，才能最大程度發(fā)揮檔案管理工作的應用價值[9]。首先，應根據高職院校檔案信息化建設進程建立相應考核機制，對檔案管理人員的工作質效、信息化技術應用水平、信息化檔案服務能力等進行評估，對未能達到評估標準的檔案管理人員，應對其進行必要的信息化技術培訓，直至其能勝任崗位工作變化需求后，才能繼續(xù)任職。其次，應完善獎懲機制。以客觀性獎懲機制對檔案管理人員在檔案信息化建設過程中的表現(xiàn)進行獎勵或懲戒，有助于增強檔案管理人員的責任意識和工作積極性。最后，完善監(jiān)管體系。對工作人員的工作行為進行監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在日常工作中存在工作失誤、損害學校利益的行為出現(xiàn)，應酌情對其進行處理。

（三）組建檔案信息化管理專業(yè)人才隊伍

高職院校應結合檔案信息化建設工作需求，組建專業(yè)化信息人才隊伍，加強對現(xiàn)有人員的技術培訓，提高檔案管理人員的綜合素質[10]。由于專業(yè)化檔案信息化管理人才較為匱乏，高職院?？梢韵日衅笇I(yè)信息化人才，再根據檔案信息化建設需求使其和原有檔案管理人員隊伍進行互相融合，利用原有檔案管理人員的管理經驗和信息技術人才的技術應用優(yōu)勢，共同為高職院校檔案信息化建設工作提供人才支持和助力。另外，應借助專業(yè)信息化人才幫助原有檔案管理人才熟悉并逐步掌握智慧校園環(huán)境下各類信息軟件、計算機系統(tǒng)的操作方式，全面提高高職院校的檔案信息化管理效率。在此基礎上，應加強對檔案管理人員的信息安全培訓，增強他們的信息安全防范意識，以規(guī)避校內檔案信息泄露風險。

（四）做好校內信息化檔案安全管控工作

在信息化檔案管理工作中，最關鍵的就是網絡安全管理工作，由于網絡非常容易被入侵，尤其是計算機病毒，它會對整個計算機網絡系統(tǒng)的正常使用造成嚴重的影響，也會造成文件信息的泄漏[11]。因此，高職院校必須建立起完善的信息安全保護機制。如要求檔案管理人員進行防毒軟件下載，定期對系統(tǒng)病毒進行檢測，建立防火墻，從而確保計算機的安全性。要求檔案管理人員嚴禁使用辦公電腦下載未知或與工作無關的軟件，避免隱藏病毒被植入檔案管理軟件系統(tǒng)。此外，必須對檔案管理系統(tǒng)的訪問權限進行設置，如必須以學號或教職工賬號登錄檔案管理系統(tǒng)，對學生、教師、管理人員的檔案訪問權限進行劃分，應用加密技術對高價值檔案資料進行加密，避免文件在傳輸過程中發(fā)生泄漏等，確保高職院校公共信息共享的安全性。

五、結束語

綜上所述，在智慧校園環(huán)境中，高職院校推進檔案信息化建設工作已經成為未來高職教育發(fā)展的必要趨勢，有助于提高高職院校檔案的管理、維護、儲存和共享質效，能大幅提高高職院校公共信息資源的利用率，但這一工作在推進過程中還面臨較多困境，需高職院校結合自身實際情況，采取合適的應對策略，才能保障檔案信息化建設工作有序展開。

作者單位：劉軼山東省煙臺護士學校

參? 考? 文? 獻

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