張忠奎

摘 要：為了提高社保業(yè)務(wù)服務(wù)水平，解決社保業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范、頻繁使用造成檔案損毀等問題，本文以某市社保工作實(shí)際為例，對社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案展開研究，優(yōu)化數(shù)字化成果的管理和使用，為社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供檔案數(shù)字信息服務(wù)，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：社保；業(yè)務(wù)檔案；數(shù)字化

社保業(yè)務(wù)檔案主要包括社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)過程中產(chǎn)生的繳費(fèi)記錄、發(fā)放記錄、人員信息變動(dòng)記錄、人員轉(zhuǎn)移及在業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案材料，是作為參保人享受參保待遇的重要憑據(jù)，也是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社保業(yè)務(wù)時(shí)的主要依據(jù)。在新時(shí)期數(shù)字化時(shí)代的背景下，社保事業(yè)在國家的高度重視下，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的核心平臺(tái)（金保工程）已經(jīng)發(fā)展到了第三代，而社保業(yè)務(wù)檔案的管理卻相對落后，目前還沒有相對統(tǒng)一的管理模式和管理平臺(tái)。社保業(yè)務(wù)檔案的管理應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造性地開展工作，擺脫管理落后的局面，與當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代的管理相適應(yīng)。因此，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作應(yīng)作為社保檔案工作者當(dāng)前的首選任務(wù)。

一、社保業(yè)務(wù)檔案管理出現(xiàn)的問題

由于我國社保事業(yè)的蓬勃發(fā)展，新技術(shù)的突飛猛進(jìn)，社保業(yè)務(wù)檔案也經(jīng)歷了若干發(fā)展階段。從開始的業(yè)務(wù)科室無序管理到建章立制的規(guī)范管理，從手工謄寫到現(xiàn)在的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字一體化，從兼職人員經(jīng)辦到形成專業(yè)科室和專業(yè)人員規(guī)范化管理的轉(zhuǎn)變等。時(shí)間跨度長，社保政策變化多，無疑增加了社保檔案的管理難度。

1.原始紙質(zhì)檔案質(zhì)量一般

我國的社保業(yè)務(wù)最早始于20世紀(jì)80年代，由于當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有普及，業(yè)務(wù)檔案絕大多數(shù)是以紙張的形式存在，且大都是手寫體。許多使用了復(fù)寫紙、圓珠筆或者純藍(lán)墨水等書寫，不宜長期保存，再加上時(shí)代久遠(yuǎn)導(dǎo)致某些檔案字跡模糊，難以辨認(rèn)。

2.檔案整理不規(guī)范

社保業(yè)務(wù)開展初期，由于當(dāng)時(shí)對檔案的管理重視程度或管理要求偏低，管理制度和管理人員不到位，造成很多檔案整理不規(guī)范，各種類型的檔案只是根據(jù)企業(yè)名稱放在一個(gè)盒子里。因?yàn)閰⒈Ｆ髽I(yè)規(guī)模不同，造成一些大型企業(yè)需要好幾個(gè)盒子，也有多個(gè)企業(yè)的檔案放在一個(gè)盒子里面，造成查找不便，管理混亂。雖然檔案管理后期經(jīng)過了分類整理，但整理不規(guī)范、不深入，與目前的管理規(guī)范相比差距較大。

3.檔案使用頻繁造成部分損毀

社會(huì)保險(xiǎn)參保繳費(fèi)始于20世紀(jì)末期，當(dāng)時(shí)的參保登記、征繳費(fèi)用、待遇發(fā)放等都是手寫的紙質(zhì)檔案，沒有專門的庫房和檔案管理人員，所有業(yè)務(wù)檔案都存放在各個(gè)業(yè)務(wù)科室的櫥柜中。由于社保業(yè)務(wù)檔案主要是存儲(chǔ)早期參保人員的繳費(fèi)記錄、經(jīng)辦記錄等內(nèi)容，當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有普及，缺少計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，而目前退休人員待遇的計(jì)算、退休金的發(fā)放等社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)都是用計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算生成的，因此，需要補(bǔ)齊相關(guān)記錄。其中，繳費(fèi)記錄是參保人員退休領(lǐng)取待遇的主要參考依據(jù)，需要經(jīng)常翻閱早期紙質(zhì)的繳費(fèi)一覽表，造成紙張破損、字跡模糊、頁面丟失的現(xiàn)象比較普遍。

二、檔案的整理與數(shù)字化

社保業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)遵循國家有關(guān)規(guī)定和要求，在充分尊重原有檔案整理的基礎(chǔ)上，對檔案重新分類規(guī)范。并且，檔案編號和著錄應(yīng)盡量遵循現(xiàn)行規(guī)則，以達(dá)到快速融入社保業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)的要求。

1.按照規(guī)范整理業(yè)務(wù)檔案

社保業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)遵循《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（GB/T 31599-2015）的有關(guān)要求，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)情況按年度組卷，原則上不能跨年組卷（單位比較小，檔案存量年度不多的情況，可根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小靈活處理）。業(yè)務(wù)檔案以辦結(jié)日期確定形成日期，原則上不突破以“件”為單位的檔案，除非出現(xiàn)一件中包含多種業(yè)務(wù)檔案類別的，就要重新拆分，檔案頁面重新編號。檔案的著錄工作，按照現(xiàn)行規(guī)范展開整理，建立新的機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄，在機(jī)讀目錄中的著錄項(xiàng)目應(yīng)包括經(jīng)辦機(jī)構(gòu)代碼、檔案全宗號、全宗名稱、經(jīng)辦年度、保管期限、保管期限代碼、檔案類別、檔案類別代碼、案卷提名、案卷類別代碼、案卷號、立卷部門、立卷人、檢查日期、業(yè)務(wù)檔案件數(shù)、業(yè)務(wù)檔案頁數(shù)、檔案存放位置代碼及備注等。

在整理檔案的過程中，對出現(xiàn)破損的檔案應(yīng)開展裝裱修復(fù)，盡量恢復(fù)歷史原貌。對于實(shí)在不能修復(fù)的，可以聯(lián)系參保企業(yè)，尋找其留存檔案，并掃描復(fù)印，整理后替換入檔。對于褶皺的檔案，應(yīng)采取壓平處理，以適應(yīng)后期的掃描工作。

2.檔案掃描加工

由于社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，種類繁多，一般采用第三方公司開展檔案的數(shù)字化加工。按照有關(guān)規(guī)定，采用網(wǎng)上招投標(biāo)的方式進(jìn)行，盡量選用有檔案業(yè)務(wù)保密資質(zhì)且有多次檔案數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)的隊(duì)伍。社保業(yè)務(wù)檔案掃描工作主要遵循山東省《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號）和國家規(guī)范《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017），還要制定詳細(xì)的工作流程，配備足夠的專業(yè)人員，建立科學(xué)、規(guī)范、完整的工作制度，按照合同要求的標(biāo)準(zhǔn)，使用合適的工作設(shè)備設(shè)施和專業(yè)加工軟件，以保證加工質(zhì)量。加工過程中要注意保護(hù)原始檔案，不得出現(xiàn)破裂損毀的情況，歷史久遠(yuǎn)或者殘破的檔案，應(yīng)在修復(fù)后達(dá)到加工要求的條件再掃描，特殊情況的檔案，為了保護(hù)原始檔案，可以采用照相機(jī)等完成。同時(shí)，注意檔案的移交、轉(zhuǎn)接手續(xù)，避免檔案混亂或者丟失。

（1）檔案掃描設(shè)備的選擇

社保業(yè)務(wù)檔案掃描首選平板掃描儀，主要原因是早期的繳費(fèi)記錄都是A3尺寸的手寫檔案，且大多都是用復(fù)寫紙完成（社保經(jīng)辦部門一般留存第一頁），效果一般，經(jīng)常出現(xiàn)謄寫不規(guī)范、文字難以辨認(rèn)、數(shù)字模糊的情況。平板掃描儀的好處是精度高，成像效果好，能更好地保證檔案圖像的清晰度，但缺點(diǎn)是生成的文件較大，占有大量的存儲(chǔ)空間，生產(chǎn)加工效率較低，加長了施工進(jìn)度。采用印刷模式的后期繳費(fèi)記錄和其他檔案，可以采用高拍儀或者高速掃描儀等設(shè)備，提高施工速度，但也要保證掃描圖像的質(zhì)量。

（2）檔案掃描的質(zhì)量要求

為了盡量保持檔案的歷史原貌，掃描色彩模式采用24位真彩色，掃描分辨率采用300dpi以上，掃描的圖像文件采用jpg格式存儲(chǔ)，A4紙張大小檔案掃描的原始圖像文件和修圖后的圖像文件，采取適當(dāng)比例壓縮，滿幅圖像文件容量大小控制在400KB以上，A3紙張大小的圖像文件控制在800KB以上。壓縮后的圖像文件應(yīng)清晰、完整，顏色無異常，放大一倍比例時(shí)圖像無毛邊、無鋸齒點(diǎn)，糾偏處理出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)，旋轉(zhuǎn)還原方向不正確的圖像，以符合閱讀習(xí)慣，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)實(shí)行去污處理。此外，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可讀性的前提下，展現(xiàn)檔案原貌的原則。

（3）數(shù)據(jù)掛接的要求

加工的數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)施檢查，對于符合要求的數(shù)據(jù)，開展數(shù)字加工，使之符合社保業(yè)務(wù)檔案一體化系統(tǒng)的規(guī)范要求。操作系統(tǒng)對PDF格式的檔案的大小有限制，對較大的PDF格式的檔案要分割后再上傳（限制PDF大小的目的，主要是在檔案閱讀速度和檢索速度上取得平衡，我們采用的是30M字節(jié)）。掛接時(shí)，相應(yīng)分配操作人員權(quán)限，分開掛接數(shù)據(jù)的人員和復(fù)核人員，以便更好保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

三、數(shù)字化成果的管理和利用

由于國家對社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的高度重視，社保經(jīng)辦事業(yè)快速進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)（“社保工程”）經(jīng)歷了三代建設(shè)，已經(jīng)比較成熟和先進(jìn)，運(yùn)用了網(wǎng)上繳費(fèi)、社會(huì)化發(fā)放等新技術(shù)，完全拋棄了現(xiàn)金業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了全網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)辦流程，不僅確保了基金安全，也大大提高了工作效率。依托現(xiàn)有的金保工程和政府云大數(shù)據(jù)平臺(tái)，建設(shè)現(xiàn)代化的社保檔案信息管理平臺(tái)和社保檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，以輔助社保經(jīng)辦為目的，推進(jìn)社保檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理質(zhì)量，增大檔案利用率，為社保經(jīng)辦提供精準(zhǔn)服務(wù)才是最終目標(biāo)，只有將數(shù)字化成果融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)當(dāng)中，才能最大限度地發(fā)揮利用效率。同時(shí)，要通過密鑰、數(shù)字簽證、權(quán)限劃分等技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，既要保障檔案信息的數(shù)據(jù)安全，也要保障檔案數(shù)據(jù)信息的隱私安全。

1.利用現(xiàn)有資源建設(shè)業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)

建設(shè)社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)要充分運(yùn)用已有的網(wǎng)絡(luò)資源，向政府云平臺(tái)申請更多的存儲(chǔ)空間，以便于存儲(chǔ)大量的圖像信息。同時(shí)，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)要開辟獨(dú)立的存儲(chǔ)空間，以免與業(yè)務(wù)資料相混淆。檔案系統(tǒng)應(yīng)建立檔案的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)著錄的檔案元數(shù)據(jù)信息，或者在原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫實(shí)例，以利于提高檔案信息檢索的效率。

檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)有兩種類型的數(shù)據(jù)庫完成，由Oracle、My SQL 等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)著錄的檔案元數(shù)據(jù)信息，由MongoDB等非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)影像信息。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫負(fù)責(zé)信息的檢索，圖像存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫根據(jù)檔案元數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)圖像，根據(jù)檢索的信息提供相應(yīng)的圖像。這樣做的好處是既能保證更快地檢索數(shù)據(jù)，也能更加保證圖像檔案的安全。此外，業(yè)務(wù)檔案一體化的系統(tǒng)中應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分檔案和業(yè)務(wù)經(jīng)辦的權(quán)限，業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)不能修改檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息。

2.運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化數(shù)字成果

新技術(shù)的應(yīng)用是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是迅速提高檔案管理水平的重要突破手段。將先進(jìn)的新技術(shù)、新手段運(yùn)用到檔案管理工作中，也是開展檔案管理工作的必然趨勢。

（1）運(yùn)用OCR識(shí)別技術(shù)提取紙質(zhì)檔案數(shù)字信息

在掃描紙質(zhì)檔案過程中，要同時(shí)著錄機(jī)讀目錄和檔案元數(shù)據(jù)信息，要結(jié)合社保業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)，摘錄社保檔案的關(guān)鍵信息，尤其是社會(huì)保障號碼、參保人姓名、參保單位編號、經(jīng)辦業(yè)務(wù)名稱、經(jīng)辦時(shí)間、業(yè)務(wù)流程編號等。著錄時(shí)要運(yùn)用OCR等智能識(shí)別技術(shù)（這里推薦ABBYY FineReader），批量提取社保檔案元數(shù)據(jù)信息以備掛接數(shù)據(jù)使用。有些原始檔案需要重新整理才能掃描，重新整理的檔案需要重新編碼，也可以使用圖像水印技術(shù)軟件，批量對電子檔案圖像打碼，提高工作效率，并能增加美觀度。

（2）運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化數(shù)據(jù)

對于提取的社會(huì)保障號碼和姓名等關(guān)鍵信息，要使用社保經(jīng)辦大數(shù)據(jù)對電子檔案數(shù)據(jù)開展對比矯正，通過數(shù)據(jù)比對和人工糾錯(cuò)等手段，使錯(cuò)誤信息或偏差信息關(guān)聯(lián)到當(dāng)前社保平臺(tái)的正確信息上，務(wù)必使關(guān)鍵數(shù)據(jù)精準(zhǔn)化、精細(xì)化。運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析等手段，對其他檔案元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行邏輯條件比對，對發(fā)現(xiàn)明顯邏輯不符的檔案元素信息開展人工核實(shí)后更正，確保電子檔案信息的真實(shí)可靠，以提高利用效率。

（3）運(yùn)用全文檢索技術(shù)建立智慧搜索引擎

社保檔案中有一些非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，使用OCR識(shí)別技術(shù)提取文本信息，建立全文檢索數(shù)據(jù)庫。在電子檔案系統(tǒng)中建設(shè)智慧搜索引擎，提供對檔案文本信息開展全文檢索的查詢服務(wù)，使電子檔案的使用率達(dá)到最大化。全文檢索數(shù)據(jù)要根據(jù)社保檔案的特點(diǎn)優(yōu)化數(shù)據(jù)算法，以提高使用體驗(yàn)。

隨著人工智能技術(shù)的迅速發(fā)展，對存量檔案開展數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化是未來數(shù)字檔案的發(fā)展方向。新技術(shù)的利用可以使用在檔案的數(shù)據(jù)化上，如OCR識(shí)別技術(shù)。數(shù)據(jù)的分類和控制，如區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)管理的應(yīng)用以及檔案圖像的修復(fù)著色、檔案數(shù)據(jù)的智能安防等方面。檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案查詢智能化是我們未來發(fā)展的方向。

3.扁平化檔案數(shù)據(jù)，支撐業(yè)務(wù)經(jīng)辦

社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的最終目的是為參保人經(jīng)辦業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)和社保檔案系統(tǒng)一體化才是最優(yōu)解決方案。兩套系統(tǒng)最好能一起協(xié)同開發(fā)，如果系統(tǒng)開發(fā)商不同，也可以通過數(shù)據(jù)接口的方式開展數(shù)據(jù)交互。

在社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化過程中，根據(jù)社保業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，盡量最大程度細(xì)化檔案元數(shù)據(jù)信息，將提取的電子檔案元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行扁平化和碎片化，有序存放在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中。在檔案系統(tǒng)接收到業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)取數(shù)據(jù)時(shí)，根據(jù)交換數(shù)據(jù)的參數(shù)信息，將查詢結(jié)果碎片化，形成檔案信息數(shù)據(jù)流推送回社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)檔案系統(tǒng)推送的檔案信息條目，有選擇性地查閱相關(guān)信息，完成經(jīng)辦任務(wù)。

應(yīng)用場景主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案數(shù)據(jù)支撐社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)，參保人在市直經(jīng)辦機(jī)構(gòu)或區(qū)縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)時(shí)，不用提供相應(yīng)的參保材料等信息，經(jīng)辦人員經(jīng)過業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口插件調(diào)用和參閱檔案系統(tǒng)的信息，直接辦理有關(guān)業(yè)務(wù)，不用參保人提供相關(guān)證明，省去了參保人來回跑腿，大大提高了辦事效率，也節(jié)省了大量人力、物力；二是通過社保電子檔案系統(tǒng)，能準(zhǔn)確提供參保人早期參保繳費(fèi)記錄，為參保人在辦理退休待遇時(shí)提供數(shù)據(jù)支撐。為實(shí)現(xiàn)“退休一件事”快速辦理承諾業(yè)務(wù)，我們推出了退休人員預(yù)退休審批辦法，在退休人員退休前的一年內(nèi)，利用社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化信息，自動(dòng)維護(hù)好參保人的繳費(fèi)記錄，并在退休前一個(gè)月提前通知退休人員辦理退休事項(xiàng)，大大提高工作效率，也為參保人提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

社保檔案數(shù)字化工作完成后，大大提高了檔案查詢效率，檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平也有較大的提高。但是由于工期緊、業(yè)務(wù)量大、技術(shù)水平低以及檔案質(zhì)量相對較差等客觀因素，造成一些錯(cuò)誤在所難免。因此，在后期的使用過程中，要根據(jù)工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，使社保業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)更加完善。未來將繼續(xù)優(yōu)化查詢算法，提高查詢效率和精準(zhǔn)度，更好地為參保人服務(wù)。

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（作者單位：淄博市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）