孫晶

[摘 要]人力資源管理對高校意義重大，高?？梢愿鶕?jù)具體發(fā)展訴求，做好人力資源配置，提高人崗協(xié)調(diào)程度，讓高校各類活動均由具備崗位勝任能力的人才推動，確保人事檔案管理工作的正常開展。高校在人力資源管理中會用到人事檔案，人事檔案管理是否有效、科學(xué)，將直接影響到高校人力資源管理工作的實施效果。文章介紹了高校人事檔案的特點，針對高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，基于人力資源管理角度提出了高校在人事檔案管理方面的優(yōu)化措施。

[關(guān)鍵詞]高校人事檔案；人力資源管理；檔案管理工作；教職人員

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）17-0078-03

高校人事檔案記錄教職員工的獎懲信息、工作履歷及研究成果等內(nèi)容，為人力資源管理提供了真實且客觀的依據(jù)，也是高校領(lǐng)導(dǎo)在人才考核、選拔任用和定向培養(yǎng)等方面的重要憑據(jù)。人事檔案記錄學(xué)校教職員工的信息，保證檔案信息真實、可靠并挖掘檔案信息的潛在價值，可以成為人力資源管理任務(wù)落實的保障。高校有必要在發(fā)展中關(guān)注人事檔案管理工作，基于其在人員聘用、定向培養(yǎng)及考核評估等方面的需求，明確其在人事檔案管理方面的不足，并向先進院校取經(jīng)，基于管理訴求創(chuàng)新管理模式，以此為高校的發(fā)展賦能。

一、高校人事檔案的特點

一是真實性。學(xué)歷學(xué)位、考核履歷、表彰獎懲及科研成果等材料，均為人事檔案較為重要的內(nèi)容，可以記錄教職人員在校工作的信息。人事檔案通過相關(guān)內(nèi)容也可以反映教職人員的成長過程，將個人全貌較好地呈現(xiàn)出來[1]。

二是全面性。高校人事檔案中的獎懲材料、學(xué)歷材料、履歷材料及教育教學(xué)成果等，都是真實存在的。高校人事檔案記錄教職人員的相關(guān)信息，信息內(nèi)容必須以真實為前提。高校人事檔案的材料務(wù)必完整、真實，才能為高校人力資源開發(fā)提供支撐[2]。

三是保密性。人事檔案資料涉及教職人員的家庭信息、個人成長及工作成果等內(nèi)容，具有相當重要的保密性質(zhì)，相關(guān)內(nèi)容不應(yīng)被任何組織或個人私自保存和泄露[3]。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視檔案管理，輕視資源開發(fā)

檔案管理能否根據(jù)高校在人力資源方面的需求提供有價值的意見，主要在于對檔案資料的整理和價值元素的挖掘。檔案以資源利用和開發(fā)為前提，但是高校在人事檔案管理中，由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善、思想觀念落后，檔案工作只能提供較為基礎(chǔ)的服務(wù)，比如分類保存、歸檔、資料借閱和查詢，高校現(xiàn)有的能力無法為資源的深度開發(fā)與整合及信息共享等高級服務(wù)提供支持。管理人員作為人事檔案管理活動的主體，在檔案管理期間沒有隨著行業(yè)發(fā)展學(xué)習新知識，受能力限制，無法滿足高校在新時期對人事檔案管理工作的要求，也不能提高檔案管理工作的開發(fā)利用水平[4]。

（二）檔案管理制度建設(shè)遲緩，歸檔材料不完整

高校在人力資源管理中根據(jù)人力資源調(diào)配需求，提出關(guān)于人事檔案方面的要求。此項工作成為人力資源管理人員工作的考量要素。

在人事檔案管理中，有必要根據(jù)新要求，建立更加科學(xué)規(guī)范的管理制度。高校在近些年的發(fā)展中，已經(jīng)認識到了人事檔案在人力資源管理中的重要性，也著手制定相關(guān)規(guī)章制度，提高人事檔案相關(guān)制度的完善程度，細化檔案接收標準的要求，以規(guī)避資料丟失的情況。但是大部分高校因在人事檔案管理工作期間視野受限，導(dǎo)致管理制度的優(yōu)化仍存在很大的空間[5]。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子檔案無疑成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)資料的便捷獲取，開展整理、分類和歸檔等工作，可以實時更新信息，便于信息管理工作的開展，同時避免資料在維護過程中出現(xiàn)丟失的情況。但是高校在現(xiàn)行的制度中并沒有給出具體條例，工作人員在規(guī)范要求不具體的情況下，不能在實務(wù)中結(jié)合具體情況做出有效處理，可能降低工作處置的有效性，不能做好人事檔案的開發(fā)工作[6]。

（三）檔案管理方式陳舊，資料利用水平低下

人事檔案資料的開發(fā)對高校人力資源管理意義重大，高校有必要根據(jù)人事檔案管理工作要求組建高素質(zhì)的工作隊伍。該項工作還需要有相應(yīng)的配套設(shè)施做支撐。雖然高校在人事管理方面投入了不少資源，也在不斷建設(shè)人事檔案管理的相關(guān)配套設(shè)施，但是人事檔案管理的方法仍過于陳舊，在檔案信息開發(fā)利用方面存在不足。

檔案管理人員在檔案信息處置中，為保證信息內(nèi)容真實、可靠，會定期采集內(nèi)部教職員工的信息，隨后調(diào)整相關(guān)人員的檔案內(nèi)容，提高檔案資料的可信度。但是檔案管理人員在管理方式陳舊的情況下，將會在信息收集與整合期間花費不少的時間。大部分高校在人事檔案管理方面沒有配備足夠人員，如果針對教職員工依次開展信息采集、內(nèi)容更新等工作，將會因工作體量龐大，導(dǎo)致不少教職員工的信息無法同步到檔案中，會制約檔案開發(fā)與利用等工作的開展[7]。

（四）管理人員的綜合素養(yǎng)不高，服務(wù)意識較弱

新時期，高校在人事檔案方面提出了新的管理要求，檔案工作人員必須基于崗位工作要求學(xué)習新的管理知識，提升綜合素養(yǎng)。高校人事檔案管理工作者在從業(yè)一段時間后，對部門規(guī)章制度有了足夠的了解，但是也會導(dǎo)致工作人員習慣于固有的工作形式。檔案管理人員在定式思維下，難以接受新的觀念，不愿意學(xué)習檔案管理領(lǐng)域新的知識和技能。檔案管理人員作為人事檔案的主要推動者，如果個人能力和崗位要求并不相配，將會影響人事檔案管理工作的開展。

高校在檔案信息化發(fā)展中，如果檔案管理人員沒有積極學(xué)習信息方面的技術(shù)知識，也沒有根據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的使用需求進行訓(xùn)練，不具備良好的信息素養(yǎng)，將不能利用信息技術(shù)及時更新人事檔案內(nèi)容。在此情況下，檔案管理人員就無法挖掘人事檔案中重要的素材，不能為高校的人事決策、人力資源管理提供重要的導(dǎo)向信息[8]。

三、人力資源管理視角下高校人事檔案管理的優(yōu)化措施

（一）樹立檔案服務(wù)意識，開發(fā)檔案價值

人力資源管理活動會用到人事檔案資料，基于人力資源管理工作對信息的使用需求，有必要做好人事檔案開發(fā)和利用的工作。在人事檔案價值挖掘中，需要滿足檔案所有者在價值實現(xiàn)方面的訴求。

檔案管理人員需要以檔案所有者為服務(wù)對象，在人事檔案管理中加強對信息的監(jiān)督與控制，保證檔案內(nèi)容信息可靠且安全，為高校人力資源管理工作服務(wù)，不會出現(xiàn)信息泄密的情況。檔案所有者有權(quán)利查看自己的檔案信息，高校需要滿足檔案所有者的監(jiān)督權(quán)、知情權(quán)，讓其擁有核實檔案內(nèi)容的權(quán)力[9]。

在人事檔案管理中，需要以檔案使用者為服務(wù)對象，在人事檔案管理中整合檔案資料，為人力資源管理人員制定人事決策提供重要的考量信息。在信息的使用中，高校內(nèi)部職務(wù)分配和崗位調(diào)派要基于人員的真實情況設(shè)置，提高人員與崗位的適配度。

（二）規(guī)范檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程

人事檔案管理涉及的內(nèi)容不少，檔案信息的更新、歸檔、借閱、收集、轉(zhuǎn)交及銷毀等均是較為常規(guī)的檔案管理工作，基于相關(guān)工作有效推進的需求，有必要建立完善的規(guī)章制度，將其作為檔案價值開發(fā)、內(nèi)容管理的重要保障。在檔案管理方面，有必要以制度的形式，確定各部門在人事檔案管理方面的職責。比如組織部門負責職級、職務(wù)及政治面貌的審核；人事部門負責審核科技處、教務(wù)處及組織部等工作信息，保障相關(guān)部門工作信息內(nèi)容準確、全面且真實；人事部門應(yīng)隨著各部門相關(guān)活動的開展，及時更新信息內(nèi)容，確保各崗位各部門人員相互配合，有效落實人事檔案方面的任務(wù)[10]。

在人事檔案管理方面，要建立配套制度，關(guān)注工作細節(jié)，嚴格審核人事檔案，打印基本信息，由相關(guān)人員核實并簽字確認，最后留檔。同時，應(yīng)明確各工作流程的具體內(nèi)容，確保各流程人員均可明確工作內(nèi)容，能夠按照具體規(guī)范開展相關(guān)操作。

（三）創(chuàng)新檔案管理形式，提高檔案利用水平

人事檔案作為檔案所有者信息記錄的主要工具，對高校人力資源管理也有重要作用。高校應(yīng)基于人力資源使用需求，推進人事檔案的開發(fā)與利用，以實現(xiàn)人力資源的整合，突出高校的競爭優(yōu)勢。高校在人事檔案管理中，有必要使用更加先進、科學(xué)且有效的方法。在編制專項預(yù)算方案時，工作人員可以根據(jù)檔案管理對硬件與軟件的需求，配置充裕的資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為人事檔案管理人員開展檔案信息采集、整理和歸檔工作提供扶持。

在硬件、軟件的支持下，可以搭建信息化檔案管理平臺，根據(jù)人事檔案管理需求制定相應(yīng)的管理程序。平臺在運行時自動接收信息，更新檔案，提高檔案管理的自動化水平。

檔案信息管理平臺的建設(shè)，能夠使管理人員快速獲取檔案信息并實現(xiàn)信息同步，以便提高檔案資料內(nèi)容的完整性與有效性。高校人事檔案管理人員需要基于檔案管理需求，學(xué)習信息技術(shù)，豐富檔案管理方法，使用更加科學(xué)有效的手段，在高校提供基礎(chǔ)設(shè)施的條件下，開展人事檔案相關(guān)工作，為人力資源管理部門開展工作提供可信度高的資料。

（四）組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，強化管理人員的服務(wù)意識

人事檔案成為高校領(lǐng)導(dǎo)較為重視的資源。高校在改革過程中，也對人事檔案管理工作提出了新要求。檔案工作人員必須在新要求下，學(xué)習新的工作技能，轉(zhuǎn)變管理觀念，注重提高職業(yè)素養(yǎng)水平。檔案管理人員必須具備較強的業(yè)務(wù)能力，可以在崗位活動中根據(jù)工作要求，靈活地利用技術(shù)手段，保證工作思路清晰，合理安排各項活動，得到較為可靠的信息。

高校應(yīng)重視對人事檔案管理人員培訓(xùn)活動的組織與設(shè)計，需要聘請專業(yè)人員，以座談會和實訓(xùn)指導(dǎo)等多種方式，組織人事檔案管理人員學(xué)習工作方面的知識，讓相關(guān)人員在活動中形成較好的工作素養(yǎng)。

檔案管理人員擁有過硬的綜合實力，可以為檔案工作服務(wù)，做好檔案資源挖掘工作，開發(fā)檔案資源的價值。檔案工作者需要針對不同的檔案實施差異化管理，對于專業(yè)技術(shù)人員、科研人員及教學(xué)人員，在獲取其信息時應(yīng)重點收集能反映相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)、科研能力、教學(xué)成果及技術(shù)專長等方面的資料。對于后勤、行政等管理服務(wù)人員，在資料收集時，側(cè)重于反映相關(guān)人員的服務(wù)水平、行政管理能力等方面的資料。在收集資料的過程中，檔案管理人員需要明確提高資料完整度的方法，采用相關(guān)方式并落實工作任務(wù)，通過檔案反映在職人員的真實情況。

四、結(jié)語

人事檔案作為高校在人力資源調(diào)配方面的重要支撐，與人力資源管理工作有著非常緊密的聯(lián)系。高校應(yīng)重視人事檔案管理工作，基于人力資源管理要求，確定人事檔案管理的工作目標，重視人員培訓(xùn)和配套制度建設(shè)，隨著時代發(fā)展，根據(jù)人事檔案使用需求的轉(zhuǎn)變，建立更加科學(xué)的檔案管理模式。

此外，高校還應(yīng)基于內(nèi)部教職員工科學(xué)調(diào)配的訴求，關(guān)注人事檔案相關(guān)工作，通過人事檔案管理，保證檔案資料記錄的教職員工信息真實、可靠，使其為人力資源管理服務(wù)，能夠在高校發(fā)展中發(fā)揮自身優(yōu)勢，為高校吸引優(yōu)質(zhì)人才提供助力。

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