陳景平 王作琨

摘要：在日益白熱化的市場競爭中，企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)是當(dāng)代所有尋求發(fā)展的企業(yè)所需要采用的先進(jìn)的人力資源管理模式，不斷加強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化能使企業(yè)管理更加便捷有效。文章在梳理研究人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)方案的基礎(chǔ)上，選擇了最佳建設(shè)方案，采用自主在現(xiàn)有信息系統(tǒng)模塊功能下開發(fā)建設(shè)的方式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化“零成本”建設(shè)，助推管理效益和經(jīng)濟(jì)效益雙提升，改變“受制于人”的局面，為企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；業(yè)務(wù)流程；信息化；自主建設(shè)

中圖分類號：F272.92??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??文章編號：1005-6432（2023）23-0000-04

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2023.23.000

1?引言

人力資源管理業(yè)務(wù)流程是企業(yè)人力資源管理體系運(yùn)行的脈絡(luò)，它直接決定企業(yè)人力資源管理的作業(yè)邏輯。流程框架是否科學(xué)、合理，具體流程運(yùn)行是否通暢、快捷，關(guān)系到企業(yè)人力資源管理運(yùn)行的效率。信息化是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、自動化的重要途徑，借助信息化應(yīng)用，可以把經(jīng)過梳理、優(yōu)化后的流程固化下來，提高業(yè)務(wù)管理的質(zhì)量、效率和有效性[1]。本文對業(yè)務(wù)信息化建設(shè)工作方案進(jìn)行分析對比，確定最佳方案為自主開發(fā)建設(shè)，制定建設(shè)對策并有效實(shí)施，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化“零成本”建設(shè)，同步提升信息系統(tǒng)利用率，實(shí)現(xiàn)管理經(jīng)濟(jì)效益雙提升，可為管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供參考和借鑒。

2?人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)方案確定

如表1所示，針對人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)工作提出了三種方案。

方案1為購買人力資源管理信息系統(tǒng)的所有模塊，以覆蓋所有管理業(yè)務(wù)。此方案需支付高昂的軟件費(fèi)用，造成企業(yè)成本過高，不適宜采用。

方案2為與軟件公司合作，向其提出業(yè)務(wù)建設(shè)需求，由軟件公司全面負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程的信息化建設(shè)工作。該方案需支付軟件公司人工費(fèi)，且受制于人，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化工作不能得以快速實(shí)時實(shí)施，后期運(yùn)維費(fèi)用高，不適宜采用。

方案3為自主掌握業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)。公司現(xiàn)已根據(jù)集團(tuán)要求統(tǒng)一購買了人力資源管理信息系統(tǒng)中的人事模塊，該系統(tǒng)當(dāng)前僅作為員工數(shù)據(jù)信息的存儲平臺。可進(jìn)一步挖掘系統(tǒng)功能，利用該系統(tǒng)作為人力資源管理業(yè)務(wù)信息化的建設(shè)平臺，利用現(xiàn)有模塊功能自主開發(fā)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)。該方案無需再支付任何費(fèi)用，且可進(jìn)一步提高現(xiàn)有系統(tǒng)的利用效益，重點(diǎn)可實(shí)現(xiàn)自主性，以實(shí)時滿足業(yè)務(wù)信息化建設(shè)需求。故該方案為人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)最佳方案。

3?人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)對策與實(shí)施

如表2所示，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化，特研究制定5項(xiàng)對策，即方案建模、流程配置、流程測試、數(shù)據(jù)聯(lián)動、流程監(jiān)控，分別達(dá)到形成最佳的業(yè)務(wù)流程模型、實(shí)現(xiàn)流程表單信息化、保障業(yè)務(wù)流程運(yùn)行通暢、避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、業(yè)務(wù)流程實(shí)時管理的目的。

3.1?全面梳理管理制度，構(gòu)建最佳業(yè)務(wù)流程模型

方案建模是業(yè)務(wù)流程信息化的起點(diǎn)，即是根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營管理模式特點(diǎn)，對主營業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，然后形成適合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程模型。在人力資源管理方面，即是需要構(gòu)建人力資源管理制度對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程模型，所以業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性程度對信息化建設(shè)過程是否順利及最終信息化效果產(chǎn)生直接影響。

如圖1所示，業(yè)務(wù)流程來源于人力資源部編制的各項(xiàng)管理制度，業(yè)務(wù)規(guī)范性即取決于管理制度的完善程度和可執(zhí)行性。所以在開展業(yè)務(wù)信息化建設(shè)之前，需對當(dāng)前現(xiàn)行制度與流程進(jìn)行全面梳理。在梳理過程中盤點(diǎn)存在的制度機(jī)制漏洞，再通過制度體系的進(jìn)一步完善，堵塞制度漏洞，構(gòu)筑起堅(jiān)固的制度“籠子”，從而將流程與表單進(jìn)行固化，形成最佳的業(yè)務(wù)流程模型，為業(yè)務(wù)流程的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.2?挖掘系統(tǒng)功能，自主建設(shè)線上業(yè)務(wù)流程

為降低軟件購買成本，實(shí)現(xiàn)自主管理，需自行深入挖掘系統(tǒng)功能，自主掌握業(yè)務(wù)流程線上設(shè)計(jì)建設(shè)技術(shù)。如此，在面臨業(yè)務(wù)流程需頻繁修改與優(yōu)化的問題時，無需求助于人，能自主實(shí)時進(jìn)行系統(tǒng)變更配置，不影響業(yè)務(wù)流程的上線使用，防止系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。

如圖2所示，經(jīng)研究，在現(xiàn)有人力資源管理信息系統(tǒng)的模塊功能下，首先利用數(shù)據(jù)重構(gòu)功能，創(chuàng)建表單字段，可實(shí)現(xiàn)表單信息的可編輯化。其次利用模板功能，將創(chuàng)建的字段信息逐一放置于業(yè)務(wù)模板適宜位置，可完成表單樣式的線上繪制。最后利用流程設(shè)計(jì)功能，選擇流程審批模式，創(chuàng)建審批節(jié)點(diǎn)活動，利用編程語言設(shè)定判斷條件，以選擇流程路徑，并指定節(jié)點(diǎn)審批人，確保業(yè)務(wù)流程準(zhǔn)確運(yùn)行。

3.3?搭建系統(tǒng)測試環(huán)境，驗(yàn)證流程可操作性

為確保線上流程可運(yùn)行使用，流程配置完畢后，在正式使用前需進(jìn)行運(yùn)行測試，以發(fā)現(xiàn)程序的錯誤或缺陷，及時修正確保該程序能按預(yù)定的方式正確運(yùn)行。

第一，業(yè)務(wù)流程涉及多種角色，且每種角色對應(yīng)的權(quán)限不同，故應(yīng)當(dāng)從用戶角色考慮流程的合理性。例如流程中涉及普通員工、部門領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、人事四種角色，測試時需創(chuàng)建這四種角色的賬戶，才能真實(shí)的模擬用戶行為。

第二，根據(jù)流程路徑的分支情況，結(jié)合判斷條件，測試時需分別選擇不同條件數(shù)據(jù)，驗(yàn)證所有不同情況下路徑走向是否正確，才能確保整個業(yè)務(wù)流程的正常運(yùn)行。例如典型的員工請假流程，不同類別的員工及不同種類的請假，均對應(yīng)不同的審批路徑，需依次驗(yàn)證每類員工及每種請假類型的流程節(jié)點(diǎn)審批人是否正確對應(yīng)。

3.4?打破“信息孤島”，加強(qiáng)主表信息與業(yè)務(wù)的聯(lián)動

通常，業(yè)務(wù)申請人需在業(yè)務(wù)表單中填報(bào)本人信息及申報(bào)信息，同時系統(tǒng)主表也需根據(jù)業(yè)務(wù)審批結(jié)果進(jìn)行信息錄入或變更。系統(tǒng)主表信息與業(yè)務(wù)流程之間的獨(dú)立，會存在數(shù)據(jù)在不同應(yīng)用模塊間多次重復(fù)錄入的問題，并且手工錄入既費(fèi)時費(fèi)力，也容易造成數(shù)據(jù)填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，導(dǎo)致不同業(yè)務(wù)板塊出現(xiàn)信息碎片，增加數(shù)據(jù)管理難度[2]。

如圖3所示，為解數(shù)據(jù)重復(fù)錄入之困，提升業(yè)務(wù)運(yùn)行管理效率，需打通系統(tǒng)主表與業(yè)務(wù)流程之間的“雙向流”渠道?；跇I(yè)務(wù)模板功能，以職工ID作為人員信息的唯一識別標(biāo)識，建立主表信息與業(yè)務(wù)表單信息之間的關(guān)聯(lián)，逐一配對兩模塊的字段數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動。如此，在業(yè)務(wù)審批通過后，申報(bào)信息和審批過程信息可自動錄入至主表中，實(shí)現(xiàn)主表數(shù)據(jù)自動采集；同時，在填報(bào)業(yè)務(wù)表單信息時，主表中已存在的信息可自動帶入，無需重復(fù)填報(bào)相同數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入，多處共享。

3.5?多種形式監(jiān)控流程，實(shí)時掌握流程信息

通過分配業(yè)務(wù)流程管理權(quán)限，在業(yè)務(wù)流程發(fā)起后，管理員后臺可自動獲取業(yè)務(wù)信息，包括申報(bào)信息、審批過程信息、審批進(jìn)度、審批結(jié)果等。為方便各業(yè)務(wù)信息的監(jiān)控查詢，采取多種形式結(jié)合的方式，滿足業(yè)務(wù)管理需求。如表3所示，業(yè)務(wù)流程管理方式設(shè)計(jì)有卡片式、圖形式、列表式等三種方式，其中卡片式即直接查看業(yè)務(wù)表單，信息直觀、界面友好，但需逐份查詢；圖形式即直接查看流程節(jié)點(diǎn)審批情況，審批進(jìn)度直觀，但表單字段信息不能查看且需逐份查詢；列表式即直接查看同類表單所有業(yè)務(wù)流程信息，多份業(yè)務(wù)信息可一并查看，便于篩選查詢?？ㄆ?、圖形式、列表式三種流程管理方式均有各自特點(diǎn)，采取三種形式的結(jié)合管理，可相互取長補(bǔ)短，根據(jù)不同監(jiān)控需求自由選取監(jiān)控方式，增加監(jiān)控管理效率。

4?人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)實(shí)施效果

4.1?管理制度建立健全，業(yè)務(wù)流程規(guī)范完善

公司人力資源部全面梳理了人力資源管理制度，完成多項(xiàng)規(guī)章制度的制定工作，并形成了30余份業(yè)務(wù)流程表單。涵蓋招錄管理類“用工需求計(jì)劃審批表”“招聘錄用審批表”“轉(zhuǎn)正定級鑒定表”；解聘管理類“辭職申請表”“辭職手續(xù)辦理流轉(zhuǎn)單”；調(diào)動管理類“人才交流培訓(xùn)備案表”“員工跨部門、部門內(nèi)部調(diào)動申請表”“職工崗位變動通知”（含定崗定級定薪）；退休管理類“正式員工退休審批表”“退休人員返聘審批表”；檔案管理類“查（借）閱干部人事檔案審批表”；出國管理類“因公/私出國（境）審批表”；組織管理類“生產(chǎn)部門二級機(jī)構(gòu)設(shè)置申請表”；考勤管理類“員工請假申請表”（含所有請假類型）；培訓(xùn)管理類“培訓(xùn)申請表”；證明管理類“借工、收入、社保證明申請業(yè)務(wù)”；證件管理類“證件借用、歸還審批表”；系統(tǒng)管理類“人資系統(tǒng)權(quán)限申請”“人資系統(tǒng)意見反饋表”等多項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程。制度梳理使人力資源管理脈絡(luò)更加清晰，管理體系更加優(yōu)化和完善，也進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)流程，為業(yè)務(wù)信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2?業(yè)務(wù)信息化全面自主實(shí)現(xiàn)，管理經(jīng)濟(jì)效益雙提升

30余項(xiàng)業(yè)務(wù)流程均已自主配置在人力資源管理信息系統(tǒng)平臺上，并經(jīng)流程測試通過后，已全面上線運(yùn)行使用。

4.2.1??管理方式更加人性化，大大提高工作效率

如圖4所示，從管理時間消耗方面看，信息化建設(shè)后，業(yè)務(wù)流程的審批管理所耗時間遠(yuǎn)短于過去“紙質(zhì)版”流程審批管理模式。主要是因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程的信息化解決了過去跑腿簽字審批、辦理人員手動錄入處理、重復(fù)數(shù)據(jù)多次錄入等耗時耗力的問題，業(yè)務(wù)信息化解放了生產(chǎn)力，改變了管理方式，提高了管理效率。

4.2.2??自主開發(fā)擴(kuò)充信息系統(tǒng)模塊功能，業(yè)務(wù)信息化“零成本”達(dá)成。

通過自主開發(fā)，建設(shè)的業(yè)務(wù)流程涵蓋了招錄、解聘、調(diào)動、退休、返聘、檔案、出國、組織、考勤、培訓(xùn)、證明、證件等多項(xiàng)管理，即擴(kuò)充了現(xiàn)有信息系統(tǒng)的管理模塊功能，提高了系統(tǒng)利用率，經(jīng)濟(jì)上為公司節(jié)省了高昂的軟件費(fèi)用。另一方面，因業(yè)務(wù)信息化工作是自主建設(shè)完成，不僅為公司節(jié)省了軟件人工運(yùn)維費(fèi)用，同時根本上改變了受制于人的局面，可實(shí)時根據(jù)需求自行增加和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，保障流程完整、運(yùn)行通暢。

5?結(jié)論

人力資源管理業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)使企業(yè)人力資源管理更加科學(xué)化和經(jīng)濟(jì)化，有利于減少人力資源管理工作中繁雜和錯亂的情況[3]，讓管理人員從事務(wù)性工作中擺脫出來，投放主要精力到重點(diǎn)工作和管理創(chuàng)新中，提升企業(yè)人力資源管理效率和水平。本文闡述了公司人力資源管理業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的途徑和方法，該途徑不僅滿足了人力資源業(yè)務(wù)信息化管理需求，而且零成本擴(kuò)充了現(xiàn)有信息系統(tǒng)管理模板功能，大大提高系統(tǒng)利用率，實(shí)現(xiàn)了管理經(jīng)濟(jì)效益雙提升，并強(qiáng)化了自主創(chuàng)新，擺脫了受制于人的局面。希望為企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)工作提供借鑒意義。

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