孫蕊 李天舒 首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院

引言

自2014 年1 月起，行政事業(yè)單位開始全面實施《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》〔2012〕21 號文件，這標志著內(nèi)控概念首次在行政事業(yè)單位的成功引入，自此強化內(nèi)控手段將成為防范舞弊和日常錯誤的重要手段。薪酬是指醫(yī)院職工在完成規(guī)定的工作后而獲取到的酬勞。醫(yī)院薪酬發(fā)放的范圍包含在本單位工作的醫(yī)護人員、醫(yī)技人員、行政后勤人員、編外聘用人員、臨時聘用人員和離退休人員等諸多身份的工作人員。根據(jù)醫(yī)院相關(guān)管理制度的要求，醫(yī)院職工薪酬的發(fā)放具有統(tǒng)一的發(fā)放標準，它是根據(jù)每位職工的工作崗位、工作時間和工作內(nèi)容來具體衡量相應(yīng)的發(fā)放數(shù)額。實施薪酬內(nèi)控管理的主要目標為激勵在職職工為提高醫(yī)院服務(wù)患者的質(zhì)量水平和工作效率而努力工作。

醫(yī)院職工薪酬主要分為以下三大類：首先是固定時間發(fā)放的工資薪酬、月度季度或年度績效等；其次是各類津貼補貼以及“五險一金”等；再次是科研教學(xué)課題等事項發(fā)放的人員績效和勞務(wù)費等。由于醫(yī)院規(guī)模各不相同，薪酬發(fā)放規(guī)律和組成結(jié)構(gòu)也存在差異，但醫(yī)院發(fā)放薪酬必定是在醫(yī)院管理中心的管理制度框架和工資總額控制之下平穩(wěn)進行的活動。

近年來，內(nèi)部控制手段逐漸在公立醫(yī)院日常運維和審計中不斷被應(yīng)用，它是在實踐中不斷被測試、調(diào)整和完善的現(xiàn)代管理手段，常用于防范舞弊和日常錯誤的產(chǎn)生。公立醫(yī)院職工薪酬發(fā)放存在其特殊性，首先，其資金性質(zhì)為由財政補助資金和醫(yī)院自有資金混合組成。其次，因醫(yī)院規(guī)模較大、職工較多導(dǎo)致工資薪酬發(fā)放規(guī)模均為上千萬的體量，因而存在較高內(nèi)控風(fēng)險，一旦該環(huán)節(jié)的風(fēng)險失控后，其后果不堪設(shè)想，必然會對醫(yī)院造成重大的資金損失、聲譽損失和利益損失。本文將借鑒經(jīng)典的COSO 框架，開展針對職工薪酬支付的內(nèi)控研究，分別從內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五大方面進行研究和討論。

一、內(nèi)部控制環(huán)境

公立醫(yī)院薪酬發(fā)放環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境主要包含薪酬發(fā)放的現(xiàn)實情況、財務(wù)人員的職業(yè)現(xiàn)狀和內(nèi)控管理辦公室在組織框架中的缺失三個方面。

（一）薪酬發(fā)放的現(xiàn)實情況

公立醫(yī)院屬于公益二類的非營利性事業(yè)單位，其職工的工資項目應(yīng)按照國家規(guī)定的工資項目執(zhí)行。目前包含崗位工資、薪級工資、各種津貼補貼項目、不同時間段的績效工資以及各類科研課題咨詢費和勞務(wù)費等，每個月職工工資條需分別列示十余種工資項目，其工資發(fā)放項目之多令人咋舌。此外，薪酬發(fā)放流程較緊迫且其工作量大。在醫(yī)院薪酬發(fā)放的流程中，財務(wù)處處于流程的末端，每個月月末人事處和相關(guān)責(zé)任科室下達工資變動單據(jù)至財務(wù)處，由財務(wù)處負責(zé)錄入薪酬系統(tǒng)、批量調(diào)整變動工資數(shù)據(jù)、在進行數(shù)據(jù)匯總后由財務(wù)處負責(zé)完成薪酬的發(fā)放工作。通常情況下，在較短的規(guī)定時間內(nèi)，財務(wù)處需完成大量基礎(chǔ)錄入和稽核工作，才能完成薪酬發(fā)放全流程，時間緊且任務(wù)重。

（二）財務(wù)人員的職業(yè)現(xiàn)狀

薪酬核算專員肩負著對工資數(shù)據(jù)進行調(diào)整和監(jiān)督的職責(zé)，相較于其他會計從業(yè)資格所要求的職業(yè)道德之外，該工作崗位更加強調(diào)公平性、公正性以及安全性的職業(yè)原則，這是薪酬核算內(nèi)部控制中重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因醫(yī)院信息化建設(shè)尚未完全覆蓋，目前仍然存在部分醫(yī)療機構(gòu)的工資薪酬和勞務(wù)費計稅系統(tǒng)處在手工表格核算的階段，該流程不僅可能存在薪酬核算人員無意識的手工核算差錯，也可能存在故意性貪污舞弊的可能。因而說，致力于提高從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)和工作能力是加強內(nèi)部控制環(huán)境的重要手段。此外，財務(wù)人員由于長期伏案于手頭的具體工作，可能缺乏相關(guān)法律基礎(chǔ)常識和風(fēng)險意識，這就可能導(dǎo)致內(nèi)控失效以及舞弊的出現(xiàn)。

（三）內(nèi)控管理辦公室在組織框架中的缺失

在內(nèi)部控制框架設(shè)置中如何確定與劃分各職能科室的職責(zé)是內(nèi)控中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。在醫(yī)院薪酬發(fā)放流程中應(yīng)構(gòu)建從人事處、績效辦、財務(wù)處和內(nèi)控管理辦公室的組織框架體系。人事處（績效辦）負責(zé)制定工資和績效薪酬的發(fā)放標準、落實薪酬政策的變革和下達工資績效的應(yīng)發(fā)標準；財務(wù)處作為工資薪酬的實際執(zhí)行科室，負責(zé)落實人事處的工資績效調(diào)整方案并負責(zé)稽核實際發(fā)放金額。內(nèi)控管理辦公室應(yīng)單獨設(shè)置，獨立于財務(wù)處和審計處，負責(zé)落實薪酬管理的內(nèi)控手段，強化風(fēng)險管控，切實杜絕舞弊的存在。但目前公立醫(yī)院的內(nèi)控管理職責(zé)會落在財務(wù)處的機構(gòu)設(shè)置上，這已經(jīng)違背了不相容崗位相分離的基礎(chǔ)原則，也不利于內(nèi)控手段充分發(fā)揮監(jiān)管的效力。在此背景下，財務(wù)處不僅需要負責(zé)薪酬發(fā)放的落實，也兼顧著內(nèi)控環(huán)節(jié)的監(jiān)督職責(zé)。

二、風(fēng)險評估

風(fēng)險是指潛伏的可能發(fā)生的事項對整體事件產(chǎn)生的變動影響。在實際操作中，薪酬發(fā)放流程中的各個環(huán)節(jié)都面臨著內(nèi)部和外部各類不確定事項的潛在影響。在風(fēng)險評估的過程中，識別出潛在的風(fēng)險是最為重要的環(huán)節(jié)，其次是預(yù)估其可能的影響程度和范圍。

（一）薪酬發(fā)放職能科室流程不規(guī)范的風(fēng)險

在薪酬發(fā)放的全流程管理中，涉及多個職能科室的多個具體負責(zé)人，例如人事處、房管辦公室、保衛(wèi)處、離退休辦、工會、總務(wù)處和財務(wù)處等多個職能科室，如果沒有具體的工作職責(zé)和薪酬標準作為行為約束準則，不具備流暢合適的工作流程，那么很容易出現(xiàn)工作互相推諉和工作內(nèi)容沖突的潛在風(fēng)險。例如新入職職工和離退休職工的時間節(jié)點的確認問題，人事處、房管辦公室和離退休辦等科室如果對起薪和停薪時點的確認標準不一致，可能存在發(fā)薪和扣薪項目的計算是否合規(guī)準確等風(fēng)險點，必然會影響到員工的個人利益。

（二）薪酬發(fā)放審核不到位的崗位風(fēng)險

薪酬發(fā)放流程中內(nèi)控制度要求需單獨設(shè)立薪酬核算員和薪酬審核崗，以滿足不相容崗位互相分離的內(nèi)控要求。目前部分醫(yī)院存在由薪酬核算會計一個人負責(zé)錄入工資系統(tǒng)、匯總發(fā)放數(shù)據(jù)，薪酬審核崗負責(zé)稽核部分人為手工錄入的薪酬數(shù)據(jù)，這種情況下容易發(fā)生人為失誤卻無法被稽核發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險，如果薪酬核算員和薪酬審核崗互相勾結(jié)串通甚至?xí)l(fā)生徇私舞弊的風(fēng)險，那必然會喪失不相容崗位互相監(jiān)督的管理初衷。

三、控制活動

控制活動是指為了將風(fēng)險降低到可控范圍內(nèi)所實施的必要活動，其目的是最終實現(xiàn)事件的目標。針對薪酬發(fā)放內(nèi)控流程的控制活動分析見下。

（一）人事處實施的控制活動

人事處作為員工工資薪酬管理的第一責(zé)任科室，其主要職責(zé)為制定并實施薪酬發(fā)放標準和全面負責(zé)醫(yī)院薪酬預(yù)算管理工作。在人事處的控制活動中，首先，其應(yīng)在人事系統(tǒng)中錄入所有員工的人員變動和薪酬浮動情況，如針對員工入職和離職時間點的確認、人員職稱職務(wù)級別浮動等信息，人事處應(yīng)制作院內(nèi)統(tǒng)一的“職工人數(shù)及工資總額變動表”分別下發(fā)至相關(guān)職能科室，以確保各歸口管理科室執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)變動表，并且月末和財務(wù)處進行互相對賬。其次，人事處應(yīng)就每個月全院工資薪酬發(fā)放總額情況，分析院級預(yù)算執(zhí)行進度和工資總額的執(zhí)行情況。

（二）財務(wù)處實施的控制活動

1.財務(wù)處崗位設(shè)置的控制

根據(jù)內(nèi)控制度不相容崗位相互分離的原則，薪酬錄入人員、薪酬審核人員以及出納崗位應(yīng)分別獨立設(shè)置。（1）薪酬錄入人員為人事處和財務(wù)處溝通工作的橋梁，其應(yīng)該在收到人事處下達的工資調(diào)整清單時做好交接記錄，然后根據(jù)原始資料清單進項工資賬套系統(tǒng)的調(diào)整。（2）薪酬審核人員應(yīng)該根據(jù)原始資料清單來稽核財務(wù)處工資賬套，切不可實施抽查原則，應(yīng)審核人員增減變動情況是否屬實，同時逐一審核工資項目變動情況是否有依據(jù)，通過審核的控制活動，盡量避免因人為失誤所導(dǎo)致的財務(wù)數(shù)據(jù)失真，進而損害員工切身利益。（3）薪酬審核完成之后，應(yīng)該由薪酬錄入人員在工資賬套系統(tǒng)中進行“復(fù)核結(jié)賬”，以防其他人篡改數(shù)據(jù)信息。（4）薪酬錄入崗根據(jù)銀行代發(fā)要求生成工資代發(fā)文件，經(jīng)薪酬錄入崗、薪酬審核崗、財務(wù)處負責(zé)人、人事處負責(zé)人和主管院長以及院長聯(lián)名簽批后，出納崗位復(fù)核銀行單據(jù)與財務(wù)工資匯總表確保金額一致后再執(zhí)行銀行支付環(huán)節(jié)。

2.薪酬錄入崗“四位一體”的控制

運用現(xiàn)代化思想重新審視薪酬管理的內(nèi)控建設(shè)思路，創(chuàng)建“管理制度化、制度表單化、表單流程化和表單信息化”的新型控制活動。（1）管理制度化要求醫(yī)院薪酬內(nèi)控管理制度應(yīng)該落實在實際管理過程中，逐漸從粗獷型管理模式蛻變?yōu)榫毣芾砟Ｊ?，同時將風(fēng)險管理的思想納入醫(yī)院的薪酬控制活動中。通過管理制度化實現(xiàn)降低薪酬管理過程中存在的風(fēng)險，降低醫(yī)院的管理成本。（2）制度表單化是指管理專員應(yīng)該根據(jù)預(yù)定的工作流程和風(fēng)險管控重點制定相應(yīng)的備忘錄文件和電子文檔，這是落實管理制度流程化和標準化的重要途徑。工資薪酬審核表單應(yīng)重點稽核每個月人員的變化、每個月重大事項原始資料（生育津貼或補住房補貼等重大變動）的變動以及需要分期扣款應(yīng)扣未扣的人員信息備案表（應(yīng)重點體現(xiàn)人員姓名和事項的總金額、已扣金額和未扣金額）。在實際發(fā)放工資薪酬之前，務(wù)必更新并逐一核實相關(guān)備忘錄，防止人為失誤造成員工的不必要利益損失。（3）表單流程化是指將非結(jié)構(gòu)化的表單轉(zhuǎn)化為可以嵌入OA 協(xié)同系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化表單，可以有效界定各職能科室之間的職能權(quán)責(zé)。通過實現(xiàn)表單流程化，可以有效識別出風(fēng)險來源和風(fēng)險點，以切實可行的表單流程取代原先互相推諉職能不明的流程，然后通過持續(xù)不斷的優(yōu)化和改進，最終實現(xiàn)薪酬管理的風(fēng)險控制。（4）表單信息化是指通過各類信息系統(tǒng)實現(xiàn)流程線上的控制，一方面切實落實控制節(jié)點，另一方面通過“無紙化”辦公節(jié)約總體行政成本。在登錄薪酬管理系統(tǒng)時，錄入人員和審核人員應(yīng)獨立設(shè)置賬戶口令，獨立崗位設(shè)置互相牽制、互相監(jiān)督，通過電子賬套完成工資明細表的基礎(chǔ)錄入和審核工作。此外，針對部門科室設(shè)置和人員信息字典庫以及工資浮動數(shù)據(jù)，醫(yī)院應(yīng)建立統(tǒng)一的可傳輸信息的數(shù)據(jù)庫，盡量減少職能科室之間手工傳遞單據(jù)，以防手工書寫不規(guī)范、不清晰導(dǎo)致的信息傳遞有誤。在實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能后，財務(wù)處只需二次確認信息無誤即可，這樣既可以提高辦公效率，又可以減少犯錯的可能。為確保職責(zé)清晰，科室之間可通過留存簽字打印版本存檔以備查閱。

3.定期輪崗制度的控制

根據(jù)內(nèi)控管理制度的要求，財務(wù)處重點崗位應(yīng)該定期輪崗，以防產(chǎn)生舞弊等不良行為。如果財務(wù)人員長期任職于同一個工作崗位，雖然可以通過不斷熟悉工作流程來提高工作效率，但是也會形成心理上的倦怠、缺乏不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力，甚至可能會全面掌握該崗位的內(nèi)控漏洞以致發(fā)生損害醫(yī)院和職工切實利益的行為。通過實施定期輪崗制度，職工本人不僅可以拓展個人工作范圍，提升綜合工作能力，也可以為科室梯度建設(shè)儲備合適的人才。此外，因為薪酬核算崗為高風(fēng)險重點崗位，該職員和職員親屬的工資績效等應(yīng)為重點審核事項。為了防止徇私舞弊等行為的發(fā)生，財務(wù)處應(yīng)該切實落實薪酬崗位定期輪崗的內(nèi)控要求，確保醫(yī)院國有財產(chǎn)的安全。

四、信息與溝通

信息與溝通是醫(yī)院內(nèi)控管理中重要的基礎(chǔ)，其中每個環(huán)節(jié)都離不開高效和清晰的信息傳達，各級部門之間應(yīng)該形成良好的溝通渠道。從人事辦公系統(tǒng)、薪酬核算系統(tǒng)到財務(wù)記賬系統(tǒng)之間，不同的信息系統(tǒng)應(yīng)該建立更為緊密的數(shù)據(jù)接口，進一步方便數(shù)據(jù)的傳輸，同時確保各個系統(tǒng)再次進行數(shù)據(jù)核實工作。在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，僅僅依賴紙質(zhì)資料完成數(shù)據(jù)的傳遞早已落伍，醫(yī)院應(yīng)該加強信息系統(tǒng)的建設(shè)，創(chuàng)建更加高效的溝通渠道，同時也可以將內(nèi)控手段內(nèi)嵌至業(yè)務(wù)流程中。

五、內(nèi)部監(jiān)督

薪酬支付的內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)控管理措施的最后一個環(huán)節(jié)，同樣是最重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。監(jiān)督手段可以主要分為兩大類，一方面為來自員工的直接監(jiān)督，另一方面為來自審計等部門的間接監(jiān)督，以及工會代表大會的監(jiān)督職能。每個月職工在收到工資條之后，都會對自己的工資情況進行進一步核實與監(jiān)督，甚至?xí)c同事之間進行橫向?qū)Ρ?，如此透明化的管理就是員工直接監(jiān)督的最有力保障。與此同時，作為更加具備專業(yè)能力的審計和紀檢監(jiān)督部門同樣應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，對薪酬發(fā)放的各個環(huán)節(jié)實施專項審計，切實落實內(nèi)審的重要職能作用，促進醫(yī)院加強資源的有效利用。工會代表大會制度要求規(guī)定時間段全院公布相關(guān)醫(yī)護和職能管理部門的平均薪酬水平，通過充分的公開管理制度進一步完成監(jiān)督職責(zé)，保護全體職工切身利益。

結(jié)語

醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)是一項復(fù)雜且艱巨的工作，高效穩(wěn)定且可操作的內(nèi)控體系建設(shè)必然會增強醫(yī)院整體管理水平。醫(yī)院職工薪酬的發(fā)放是涉及每一位職工切身利益的重要且頻繁的事件，建立一套高效且準確的內(nèi)控管理制度，創(chuàng)造一個公平和公正的內(nèi)部工作環(huán)境，是預(yù)防舞弊和貪污的有力手段，也是醫(yī)院在醫(yī)療改革大背景下可以健康全面發(fā)展的重要保障。