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        城市建設(shè)檔案管理的困境與建議淺析

        2023-07-29 02:08:50秦立平
        蘭臺內(nèi)外 2023年17期
        關(guān)鍵詞:城市建設(shè)困境重要性

        摘 要:近年來,隨著我國社會持續(xù)發(fā)展,城市建設(shè)檔案管理工作受到高度關(guān)注,需要進一步加強管理,使其能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此,本文主要針對城市建設(shè)檔案管理的特點、重要性和困境進行分析,進一步提出相關(guān)改進建議,希望以此全面提升城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。

        關(guān)鍵詞:城市建設(shè);檔案管理;重要性;困境;建議

        城市建設(shè)檔案管理是城建管理工作中重要的一個環(huán)節(jié),對城市建設(shè)發(fā)展具有一定的憑據(jù)作用。但需注意的是,城市建設(shè)檔案既往管理工作開展期間,存在一些有待解決的問題,比如,檔案管理水平有待提升、檔案管理信息化滯后、檔案利用率較低和檔案管理人員素質(zhì)有待提升等。因此,需要加強對這些方面的研究,使城市建設(shè)檔案管理工作質(zhì)量水平能夠得到有效提高??傮w而言,從城市建設(shè)檔案管理工作的優(yōu)化及質(zhì)量提升角度考慮,本文圍繞“城市建設(shè)檔案管理的困境與建議”進行分析研究價值意義顯著。

        一、城市建設(shè)檔案管理工作特點

        1.多樣性特點

        在城市建設(shè)檔案管理既往工作開展過程中,發(fā)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的形式較多,比如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以及電子化的視頻、錄音、圖像和文檔,對城市建設(shè)檔案管理工作提出了比較嚴格的要求。由于城市建設(shè)檔案的形式多樣,想要做好檔案管理,則需要采用多樣化的管理手段,否則將影響城市建設(shè)檔案管理的工作效率。

        2.復(fù)雜性特點

        隨著城市發(fā)展,城市功能朝著多元化的方向不斷變化,使得城市建設(shè)和管理產(chǎn)生的文件材料越來越多。這些文件材料的內(nèi)容比較復(fù)雜,必須采用聲像、圖表、文字等不同的形式來記錄城市規(guī)劃、城市建設(shè)及城市管理等內(nèi)容。特別是城市地下管線設(shè)施、城市抗震抗災(zāi)、城市建設(shè)規(guī)劃和城市環(huán)境保護等,體現(xiàn)出城市建設(shè)檔案管理的復(fù)雜性。

        3.動態(tài)性特點

        為適應(yīng)我國社會發(fā)展,城市建設(shè)進程不斷加快,許多新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)得到廣泛應(yīng)用,這就使得城市建設(shè)檔案的內(nèi)容也發(fā)生了變化。隨著城市建設(shè)的不斷變化,需要及時進行檔案采集,確保城市建設(shè)檔案的真實性及時效性,使其能夠充分反映出城市建設(shè)情況。

        二、城市建設(shè)檔案管理的重要性

        1.城建檔案是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源

        城市的構(gòu)成包括橋梁、道路和建筑等,在城市不斷演變的時候,大部分的信息從最初的圖像到之后的文字記載,形成了各種形式的城建檔案。城建檔案包含了城市建設(shè)所有的信息,可以將城市建設(shè)情況完整真實地反映出來。根據(jù)《全國建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》的規(guī)定,信息資源是社會及國民經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略性資源,對城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的影響較大。構(gòu)建城市建設(shè)檔案信息庫,能夠采用信息化的方式對城市建設(shè)檔案加強管理,使城市建設(shè)檔案資源共享目標得到有效實現(xiàn),進一步促進城市建設(shè)檔案資源利用效率的提升,并使城市建設(shè)能力得以有效增強。

        2.城建檔案在城市規(guī)劃中具有重要作用

        作為城市建設(shè)中的一個重要環(huán)節(jié),城市規(guī)劃是將國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃作為依據(jù),結(jié)合本地的資源條件、自然環(huán)境、現(xiàn)狀特點以及歷史情況綜合部署,對土地資源合理利用,明確城市規(guī)劃的發(fā)展方向及規(guī)模,對城市空間布局及各項建設(shè)的具體安排及綜合部署進行協(xié)調(diào),使城市的社會及經(jīng)濟發(fā)展目標得以順利實現(xiàn)。根據(jù)以往城市發(fā)展情況來看,有些城市的布局不合理,有些問題難以解決,有一個重要方面是因為城市規(guī)劃缺乏可靠的資料,無法發(fā)揮城建檔案的參考價值。為保證城市規(guī)劃的科學(xué)性,必須借鑒城建檔案中有關(guān)城市規(guī)劃的方法及相關(guān)理論,確保制定出的城市規(guī)劃方案符合社會未來發(fā)展的需要。

        3.城建檔案在構(gòu)建和諧社會具有重要作用

        構(gòu)建和諧社會是城市建設(shè)的一個重要目標,而城市建設(shè)檔案在這一方面具有較高的指導(dǎo)作用。城建檔案包含了對社會服務(wù)建設(shè)的詳細記錄,體現(xiàn)了歷史文明,可以發(fā)揮歷史經(jīng)驗借鑒和場景再現(xiàn)的功能,對城市建設(shè)起到一定的促進作用。通過對城市建設(shè)檔案的有效利用,能夠有效利用過往的經(jīng)驗,對以往城市建設(shè)中存在的問題有效處理,創(chuàng)建出更好的城市環(huán)境。其次,城市建設(shè)檔案的內(nèi)容是不斷變化的,隨著社會環(huán)境發(fā)生變化,城市建設(shè)檔案也將發(fā)生變化,其內(nèi)容是由文化歷史、地理環(huán)境、政治和社會經(jīng)濟等諸多因素共同作用而決定的。在構(gòu)建和諧社會進程中,因外部環(huán)境的變化使得城市建設(shè)檔案發(fā)生變化,人民的價值選擇、復(fù)雜的利益關(guān)系及分配方式、經(jīng)濟成分多元化等都表現(xiàn)出了社會的進步,使得城市建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)活動、技術(shù)交流、檔案信息、內(nèi)容編研及發(fā)展獲得了更多的機遇。由此可見,城市建設(shè)檔案與構(gòu)建和諧社會有著相互影響和相互促進的作用,需要深入研究如何發(fā)揮城市建設(shè)檔案資源的使用價值,為社會經(jīng)濟建設(shè)及城市建設(shè)提供更加有力的支持。

        三、城市建設(shè)檔案管理的困境

        1.城市建設(shè)檔案管理水平不高

        從現(xiàn)狀來看,在城市建設(shè)檔案管理工作開展期間,在管理規(guī)范性方面有待提升。目前,我國針對城市建設(shè)檔案管理制定了一系列的法律法規(guī)及相關(guān)政策,要求城市建設(shè)檔案管理部門遵循相關(guān)管理規(guī)范,達到提升檔案管理工作效率及質(zhì)量的目的。但是,一些城市建設(shè)檔案管理部門對制度建設(shè)存在忽視情況,未能根據(jù)工作情況對管理制度進行完善,缺乏良好的制度意識和服務(wù)意識,不能有效執(zhí)行檔案管理制度,使得城市建設(shè)檔案管理停留在形式上。在這一情況下,經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的情況,難以對城市建設(shè)檔案有效維護。比如,有些單位在檔案移交方面存在問題,檔案的格式不符合要求,或是檔案并非原件,使得檔案資料不能反映出真實情況,嚴重影響城市建設(shè)檔案管理的工作效果。

        2.城市建設(shè)檔案管理信息化程度不高

        一個部門的管理水平直接反映出該部門的社會化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化程度,許多單位將信息化應(yīng)用在檔案管理工作當中,有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量水平。但是,從現(xiàn)狀來看,一些城市在建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)上較為滯后,難以把信息化管理方式方法應(yīng)用到城市建設(shè)檔案管理工作全過程當中,許多工作依舊采用人工的方式,難以將信息化檔案的利用價值發(fā)揮出來,從而使城市建設(shè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量難以得到有效提升。檔案管理者對信息技術(shù)的掌握程度不高,不能根據(jù)實際情況對信息化技術(shù)進行有效運用,影響城市建設(shè)檔案管理信息化的發(fā)展。由于在城市建設(shè)檔案管理中信息化應(yīng)用存在不足,很難提升城市建設(shè)檔案管理的水平。

        3.城市建設(shè)檔案利用率不高

        在城市建設(shè)檔案管理中,經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集不全的情況,無法提升城市建設(shè)檔案的利用效率。檔案管理人員不能保證檔案信息的完整,出現(xiàn)圖紙信息不全和審批程序不全等問題,難以確保收集的城建檔案資料的完整性、真實性及時效性,從而導(dǎo)致城市建設(shè)檔案的使用效率難以得到有效提升。其次,檔案管理者不能保證檔案數(shù)據(jù)的精確性,在人員因素的影響下,時常出現(xiàn)信息錯誤的情況,加大了城市建設(shè)檔案利用的難度。最后,有些單位人員對城市建設(shè)檔案的認知不足,未能認識到城市建設(shè)檔案的利用價值,非必要的情況很少查閱檔案,使得檔案利用的卷次和人次等指標不高,不能將城市建設(shè)檔案的價值發(fā)揮出來。工作人員的檔案利用意識薄弱,使得檔案利用的范圍狹窄,影響城市建設(shè)檔案的利用效率。

        4.城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)不高

        在城市建設(shè)檔案管理工作開展期間,人才匱乏現(xiàn)象明顯存在,難以確保城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)水平的提升,進而影響城市建設(shè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。與此同時,一些檔案管理工作人員未能接受專業(yè)培訓(xùn),缺乏足夠的知識儲備,以致在日常的檔案管理工作中容易出現(xiàn)失誤,進而使城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量受到嚴重影響。此外,城市建設(shè)檔案管理人員招聘工作環(huán)節(jié),難以保證人員聘用的公平性,將城市建設(shè)檔案管理看成是一件簡單輕松的工作,存在人員招聘不夠嚴謹?shù)那闆r,難以將人力資源的優(yōu)勢發(fā)揮出來,進一步使城市建設(shè)檔案管理工作的人才需求得不到有效滿足。

        四、城市建設(shè)檔案管理的建議

        1.構(gòu)建完善的城市建設(shè)檔案管理制度

        要保證城市建設(shè)檔案管理工作能夠順利有序地開展,有必要加強檔案管理制度建設(shè),使檔案管理制度的指導(dǎo)以及約束雙重作用有效發(fā)揮出來,使城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范性得到有效提升,減少人為因素造成的檔案管理問題。在城市建設(shè)檔案管理中,需要嚴格做好人員考核工作,制定合理的獎懲制度,以此調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,使其能夠保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,正確處理城市建設(shè)檔案管理工作存在的問題。一方面,需加強人員管理,另一方面需做好檔案存檔、檔案查閱和檔案收錄等各環(huán)節(jié)工作。此外,在城市建設(shè)檔案管理制度建設(shè)過程中,需考慮城市建設(shè)檔案的實際情況,要符合相關(guān)的法律法規(guī),明確管理制度內(nèi)容。當然,還有必要加大檔案管理制度的執(zhí)行力度,確保制度的執(zhí)行是公平公正的,從而提升城市建設(shè)檔案管理的科學(xué)性及合理性。

        2.加強城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)

        在城市建設(shè)檔案管理中,需要合理科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),將信息技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用有效發(fā)揮出來,達到提高城市建設(shè)檔案管理工作效率的目的。將信息化應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理,需要加強檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè),這一過程可以聘請專業(yè)的技術(shù)研發(fā)單位進行系統(tǒng)軟件的設(shè)計,保證技術(shù)研發(fā)單位的資質(zhì)水平達到要求。首先,需要開發(fā)城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫,將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到城市建設(shè)檔案管理中,強化各部門的溝通合作,一同參與檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā),建立數(shù)據(jù)分析工具及資源開發(fā)工具。深入分析已有的檔案資料,將有用的資源整合起來,對檔案資料實行分類管理,落實檔案數(shù)據(jù)庫的研發(fā)成果,明確檔案數(shù)據(jù)庫的使用規(guī)范,使其能夠服務(wù)于城市建設(shè)檔案管理,提升城市建設(shè)檔案管理和服務(wù)水平。其次,需要加強資源建設(shè),構(gòu)建信息平臺,將紙質(zhì)化的城建檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案,并將其存儲到檔案管理系統(tǒng)中,方便對其查閱和利用。需要加強對檔案資源的利用,滿足群眾查閱檔案的需要。最后,應(yīng)增加硬件投入,不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施,以便及時收集城市建設(shè)檔案,縮短檔案整理周期,使檔案管理工作的效率得以提升。

        3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

        檔案管理人員作為城市建設(shè)檔案管理的主體,需擁有豐富的知識儲備、較強的檔案管理意識及服務(wù)意識,保持嚴謹和細致的態(tài)度實施檔案管理。首先,可以對檔案管理人員進行定期培訓(xùn),根據(jù)城市建設(shè)檔案管理工作的要求,制定合理科學(xué)的培訓(xùn)內(nèi)容,并選擇適宜的培訓(xùn)方法,使檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)掌握檔案管理理論知識、實踐技能等。與此同時,需做好檔案管理工作人員的思想教育工作,使其能夠認識到城市建設(shè)檔案管理工作的重要性,積極主動做好相關(guān)工作。城市建設(shè)檔案管理部門需把握好城市建設(shè)檔案管理的人才需求,積極開展人員招聘活動,保證新入職的人員具備檔案管理方面的能力,使其能夠勝任檔案管理崗位工作,以此促進城市建設(shè)檔案管理工作質(zhì)量水平的全面提升。此外,城市建設(shè)檔案管理部門需構(gòu)建高效的溝通平臺,利用信息平臺促進檔案管理人員之間的相互溝通,鼓勵管理人員分享經(jīng)驗,不斷優(yōu)化城市建設(shè)檔案管理的工作內(nèi)容及工作方法,提升城市建設(shè)檔案管理的實效性。

        4.建設(shè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路

        建設(shè)單位需要對各項工作產(chǎn)生的檔案資料實施全面收集及整理,進一步對檔案資料實施規(guī)范歸檔處理。值得注意的是,以《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定為依據(jù),發(fā)現(xiàn)工程項目的性質(zhì)受到一定限制,導(dǎo)致檔案部門在進行項目檔案管理時存在死角,因此,需要發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督作用,讓建設(shè)單位完成自身的檔案工作,強化項目檔案管理?!督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》在建設(shè)單位檔案管理方面的參考價值不高,比較適合城市建設(shè)檔案館的日常工作,而《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》突出了項目檔案的系統(tǒng)性、準確性及完整性,強調(diào)建設(shè)單位在項目檔案管理方面的主導(dǎo)性,可以指導(dǎo)建設(shè)單位做好檔案工作,發(fā)揮項目檔案管理的積極作用。建設(shè)單位必須轉(zhuǎn)變自身的工作思路,理解行業(yè)標準及國家標準的立足點,強化檔案管理,為城市建設(shè)檔案管理的開展提供助力。

        五、結(jié)語

        綜上所述,為提升城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平,城市建設(shè)檔案管理部門及工作人員需充分重視城市建設(shè)檔案管理工作的開展,通過分析城市建設(shè)檔案管理存在的問題,采取合理有效的策略對其優(yōu)化改進。具體來講,在城市建設(shè)檔案管理中,應(yīng)完善城市建設(shè)檔案管理制度,做好城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)工作,并提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平,及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路,革新方式方法等,以此全面提高城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平,使其能夠更好地服務(wù)于城市建設(shè)及社會經(jīng)濟發(fā)展。

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        基金項目:光催化技術(shù)用于紙質(zhì)檔案保護研究,項目編號(2020-33)。

        作者簡介:秦立平(1969—),女,漢族,山東無棣人,本科,副研究館員,研究方向:檔案管理。

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