雷勵　劉淑妮　劉平

摘 要：通過檔案收集視角，探討現(xiàn)階段廣泛存在的無紙化辦公與電子文件歸檔，以及在檔案管理實踐中電子文件歸檔與嚴格意義上的單軌制模式電子文件歸檔之間的差別與共同點。以期為當前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下廣大一線檔案工作者提供工作參考，助力檔案信息化建設工作水平的提升以及檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

關鍵詞：檔案收集；電子文件歸檔；無紙化辦公；單軌制模式

當前，隨著數(shù)字信息技術深入應用，電子文件歸檔已經(jīng)成為檔案管理中的重要議題。本文基于檔案收集管理工作實踐，探討現(xiàn)階段廣泛存在的無紙化辦公與電子文件歸檔，以及檔案管理實踐中的電子文件歸檔與嚴格意義上的單軌制模式電子文件歸檔之間的差別與共同點。通過厘清語義內(nèi)涵、分析相互關系以及明晰發(fā)展趨勢，以期為當前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下廣大一線檔案工作者提供工作參考，助力檔案信息化建設工作水平不斷提升。

一、電子文件歸檔的涵義

在GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構和背景組成”。電子文件歸檔是指：“將具有憑證、查考、保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權限向檔案部門提交的過程?！逼渲?，元數(shù)據(jù)是指 “描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)”。這里所描述的電子文件歸檔，就是嚴格意義上的單軌制模式電子文件歸檔。具體來說，電子文件歸檔就是要把電子文件的內(nèi)容、邏輯結構和形成背景三要素同時和同步歸檔。所歸檔的電子文件不僅具有內(nèi)容屬性，它還要攜帶內(nèi)容形成時的背景和結構屬性。此外，電子文件歸檔還要求電子文件滿足真實性、可靠性、完整性以及可用性的檢測要求。然而，在實際檔案管理工作中由于某種原因，電子文件歸檔和電子檔案管理并沒有達到所要求的狀態(tài)。

二、無紙化辦公與電子文件歸檔

我國在2013年印發(fā)的《黨政機關厲行節(jié)約反對浪費條例》第八章（資源節(jié)約）中就已明確提出，要積極利用信息化手段，推行無紙化辦公，減少一次性辦公用品消耗。因此，無紙化辦公不僅是勢在必行的趨勢，也已經(jīng)日漸成為人們新的工作方式。

1.無紙化辦公是大勢所趨

首先，由于計算機普遍的出現(xiàn)及運用，使得電子記錄成為信息交流的主要形式。更多信息通過計算機就可以便捷地展示和共享，根據(jù)需求可以在計算機中多次修改和編輯，無用信息可以隨時刪掉，重要信息可以備份并長久保存。此外，計算機處理信息的高效與精確，以及處理復雜信息的強大功能，是人力無可比擬的。因此，計算機成為社會各行業(yè)領域中不可缺少的重要工具和媒介。

其次，基于環(huán)保理念。據(jù)資料顯示，每年全球紙張產(chǎn)用量超過3.2億噸，也就是說，全球每分鐘有36個足球場那么大片的森林被砍伐。節(jié)約用紙是保護森林、保護環(huán)境的最好措施。無紙化辦公可以使得紙質(zhì)文件大量減少，印刷用紙和打印設備等費用也相應縮減。此外，也節(jié)約發(fā)送紙質(zhì)文件所需的郵資、路費、通信費和人力等，從而有效地提高辦公效率，節(jié)省大量相關辦公開支。因此，無紙化辦公理念的推行是大勢所趨。

最后，隨著人們環(huán)保意識的增強以及各行業(yè)對辦公模式的需求不斷升級，現(xiàn)代化和信息化的建設步伐加快，無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應用到各行業(yè)及領域中。隨著無紙化辦公理念推廣，也促使各行業(yè)各領域辦公業(yè)務系統(tǒng)不斷優(yōu)化。比如，客戶在營業(yè)廳辦理各種業(yè)務時，無紙化辦公使得運營商的整體服務效率明顯提升，同時，也有效提升運營商對內(nèi)業(yè)務文件管理和對外客戶服務質(zhì)量的整體效率。

2.無紙化歸檔成為必然

無紙化辦公逐漸普及給文件與檔案管理工作帶來重大變化。因為無紙化辦公的必然結果是無紙化歸檔，即電子文件歸檔。在無紙化辦公條件下的文件歸檔，只能是電子文件歸檔，別無其他形式，這也是無紙化辦公的初衷體現(xiàn)。而電子文件歸檔，并不都是無紙化辦公。無紙化辦公只是電子文件歸檔的應用領域之一。在無紙化辦公和無紙化歸檔的大趨勢下，檔案管理部門面臨著無紙化改革的迫切局面。檔案管理工作也逐步向現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，檔案管理的無紙化日漸成為未來辦公的新趨勢。電子檔案的出現(xiàn)，促使檔案工作的傳統(tǒng)管理方式、檔案辦公載體以及檔案工作者的工作方式等方面都在發(fā)生著巨大變化。

三、檔案管理實踐中的電子文件歸檔

現(xiàn)階段，在檔案管理實踐中，人們口中的電子文件歸檔，與嚴格意義上的單軌制模式電子文件歸檔并不完全是一回事。在檔案管理實踐中的電子文件歸檔，其中，相當高比例的電子文件并未完全脫離紙質(zhì)載體，或者是離散狀態(tài)的電子文件。

第一，原生紙質(zhì)文件的掃描件。由于紙質(zhì)原件具有的唯一性，為了長久完好地保護原生紙質(zhì)文件，免于紙質(zhì)文件在服務利用中的頻繁翻閱和磨損，故把紙質(zhì)原件掃描（即數(shù)字化處理）后歸檔到檔案部門，同時，把紙質(zhì)原件封存保管在紙質(zhì)文件形成部門。這種歸檔紙質(zhì)文件掃描件優(yōu)點是顯見的，一是紙質(zhì)文件歸檔及整理的工作量繁重，這個做法明顯減輕了文件形成部門工作人員對紙質(zhì)歸檔的工作量。二是其最大優(yōu)點體現(xiàn)在檔案保管和查閱利用中。它不僅節(jié)省紙質(zhì)檔案庫房的物理空間，也減少檔案部門工作人員穿梭庫房調(diào)取紙質(zhì)檔案及整理檔案架柜工作量，同時，也極大地提高檔案查閱利用的工作效率和服務質(zhì)量。三是在檔案的編研和后續(xù)開發(fā)中，使得檔案電子載體更加靈活和豐富。

第二，自然生成的電子形式的文件。比如，電子照片、錄音以及錄像等聲像類電子文件，電子郵件、網(wǎng)頁和社交媒體類電子文件，以及電子版公文等各種版式文件。是一種非結構化的數(shù)據(jù)信息，是一種非出自系統(tǒng)離散狀態(tài)的文件，廣泛存在個體、團體以及各類企事業(yè)單位中，其靈活產(chǎn)生于各類電子信息設備，涉及各種內(nèi)容，以各種不同的格式和大小存在著。

第三，從業(yè)務系統(tǒng)提取生成的結構化數(shù)據(jù)，涉及各種業(yè)務類型的數(shù)據(jù)庫等。比如，高校學生電子版學籍卡、學生電子版成績單、學生畢業(yè)數(shù)據(jù)、學生獲學位數(shù)據(jù)、學生所獲榮譽信息表以及各種業(yè)務類型的數(shù)據(jù)化條目等。

造成此現(xiàn)狀的主要原因：一是形成文件的業(yè)務部門有自身的業(yè)務管理系統(tǒng)，但是，業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)信息匹配的條件不具備或者不充分。它們是獨立的兩個系統(tǒng)。當業(yè)務系統(tǒng)早于檔案系統(tǒng)開發(fā)和運行時，其功能模塊主要是服務于內(nèi)部業(yè)務的運轉(zhuǎn)，其可能沒有預設歸檔模塊，不具有歸檔功能。因此，無法將業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及文件信息按照歸檔要求提取出來。只能根據(jù)現(xiàn)實需要把已有信息加工改造后歸檔；或者是業(yè)務系統(tǒng)有歸檔功能，但歸檔功能的設置不能滿足檔案管理信息化的要求，無法實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效對接，無法實現(xiàn)實時歸檔。二是業(yè)務部門并沒有開發(fā)建立自己的業(yè)務管理系統(tǒng)。所有的管理文件均是各類離散狀態(tài)的版式文件，其內(nèi)部以業(yè)務內(nèi)容和業(yè)務事項為主題管理各類文件，而并未通過管理系統(tǒng)來管理內(nèi)部業(yè)務。由此產(chǎn)生電子形式的各類管理文件，不受業(yè)務系統(tǒng)約束，其內(nèi)容和格式相對隨意，難以規(guī)范化。

四、單軌制模式電子文件歸檔

嚴格意義上的電子文件歸檔，是在電子文件歸檔定義中所描述的狀態(tài)，即它是從業(yè)務系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的一種單一流向運行模式（即單軌），是一種不可逆的單向狀態(tài)。因此，嚴格意義上的電子文件歸檔就是單軌制歸檔。

單軌制歸檔中不存在紙質(zhì)文件，所有文件均是電子形式。文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)完全借助于計算機系統(tǒng)運行，沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，并最終形成于部門業(yè)務系統(tǒng)中。其文件受所在業(yè)務系統(tǒng)約束，具有系統(tǒng)性和成套性。在業(yè)務部門所產(chǎn)生的大量電子文件中，經(jīng)部門篩選和鑒定后，把有價值的文件列為待歸檔文件，準備向檔案部門管理系統(tǒng)傳送和移交。

電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)后，就成為電子文件檔案或電子檔案，其存儲于電子檔案柜和電子庫房。電子檔案的安全保管不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房。紙質(zhì)檔案庫房需要較大的物理空間，用于擺放實體檔案柜；還需要按照防火、防潮、防高溫、防盜、防霉菌、防光、防塵以及防蟲的“八防”要求對庫房加強管理。而電子檔案庫房只需要較小的物理空間，用來擺放存儲電子檔案的大型計算機、網(wǎng)絡基礎設施及相關設備。因為其中的電子檔案柜是虛擬的，不占用空間。其安全防范要求，也有別于紙質(zhì)檔案實體庫房的要求。

五、電子文件歸檔的現(xiàn)實難點和建議

在當前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，越來越多的行業(yè)和領域開始推行單軌制電子文件歸檔，成功實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建成數(shù)字化檔案館（室）、完全實現(xiàn)無紙化辦公和歸檔的案例不在少數(shù)。但是，更多的單位和部門仍然在單軌制的摸索和推進中，所面臨的困難和挑戰(zhàn)依然艱巨，未來要走的路依然比較漫長。

1.更新傳統(tǒng)的檔案收集管理觀念

傳統(tǒng)載體的檔案看得見、摸得著，而電子文件和電子檔案的顯著特點是數(shù)字性和虛擬性，它們不具有可視性，必須通過特定的電子設備才能顯示出內(nèi)容，從而感知它的存在。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案的收集管理方法與理念已經(jīng)不完全適用于電子文件和電子檔案。面對新形勢，檔案工作者應與時俱進，順應電子時代文件和檔案管理的需求，在思想意識上主動轉(zhuǎn)變，積極迎接電子文件與電子檔案帶來的挑戰(zhàn)，抓住新機遇，努力學習和熟練掌握電子信息技術，積極探索適合電子文件和電子檔案管理的新方法，使自己成長為合格的新時代電子檔案管理人才，從而更好地收集保存電子檔案，使電子時代人類活動的真實記錄得以繼續(xù)和完整保存。

2.建立健全電子文件歸檔制度，加強部門間的協(xié)調(diào)與合作

首先，檔案部門應牽頭建立嚴格的管理制度，并明確相關部門電子文件歸檔所承擔的職責。其次，電子文件的源頭在業(yè)務部門，因此，檔案部門應與業(yè)務部門通力合作，預先提出業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，把歸檔要求內(nèi)置于部門業(yè)務系統(tǒng)，并指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件。同時，檔案部門還應與信息化部門加強協(xié)作，在信息化部門協(xié)助下，建設業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔功能與電子檔案管理系統(tǒng)，為電子檔案管理提供信息化支持。

3.突破技術瓶頸

首先，技術支持是對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)信息的采集，以及對其真實性、可靠性、完整性和可用性的保障，確保電子文件與電子檔案的內(nèi)容、邏輯結構和形成背景與形成時的原始狀況相一致；確保電子文件與電子檔案內(nèi)容完全正確地表達其所反映的事務、活動或事實；確保電子文件與電子檔案的內(nèi)容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失；確保電子文件和電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解。然而，在實踐中，電子檔案及元數(shù)據(jù)信息采集的工作并非一帆風順，常常會遇到各種各樣的障礙。比如，在業(yè)務管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接中，預歸檔數(shù)據(jù)包的內(nèi)容提取及格式轉(zhuǎn)換，需要一定的技術支持才能實現(xiàn)；存檔文件的上傳路徑設計和歸檔接口的配置等，都需要相應的技術支持。任何一個環(huán)節(jié)不到位，都會使得業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法傳遞，使得業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對接歸檔無法落地。

其次，技術攻關確保電子文件和電子檔案長期安全存儲。在當前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，檔案安全是頭等重要的事。尤其是在當今的電子時代，信息技術日新月異，電子文件和電子檔案的安全保管更具復雜性、高危性和挑戰(zhàn)性。如何能夠使得電子檔案長久安全存儲，需要先進技術防護措施不斷的升級。否則，有可能會造成檔案“災難”，導致今天的“信息時代”在未來有可能會變成“信息空白時代”。

4.解決經(jīng)費問題

檔案信息化建設離不開必要的經(jīng)費支持。硬件設施、軟件系統(tǒng)升級、專門技術措施以及系統(tǒng)長期維護等都需要經(jīng)費支撐。因此，在實際工作中，面對信息化建設已經(jīng)是不可回避的現(xiàn)實，首先，要對信息化建設做出長遠規(guī)劃中，要爭取盡早把信息化建設列入本單位的建設規(guī)劃，以期獲得信息化建設經(jīng)費。其次，信息化建設是長期要做下去的事情，在取得階段性建設成果的基礎上，需要堅持推進，持續(xù)獲得經(jīng)費保障，用以維護檔案信息化建設成果以及長遠可持續(xù)發(fā)展。

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基金項目：本文系陜西省檔案局科技項目《電子文件歸檔管理現(xiàn)狀研究》階段性研究成果之一，項目編號SX-2020-R-05。

作者簡介：雷勵（1971—），女，漢族，陜西周至人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：高校檔案管理；劉淑妮（1980—），女，漢族，陜西合陽人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：高校檔案管理；劉平（1972—），女，漢族，山東聊城人，本科，副研究館員，研究方向：高校檔案管理。