宋宇

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)于檔案的管理工作也越來(lái)越重視了。這些檔案不僅包括企業(yè)公司內(nèi)部的重要資料，還有關(guān)于來(lái)往客戶的一些信息，所以說(shuō)，這些檔案的管理事關(guān)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈。檔案管理一直存在著許多問題，由于各種各樣因素的影響，導(dǎo)致檔案的管理與保存存在著安全隱患。本研究主要對(duì)于如何管理好檔案的工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案收集；管理體系

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和各種軟件的應(yīng)用，給予了檔案管理極大的便利。之前許多檔案都是紙質(zhì)保存，那些檔案可能會(huì)由于許多人為因素或者不可抗力，導(dǎo)致檔案的損壞或者丟失。隨著信息化的發(fā)展，更多的檔案信息能夠得到可靠的保存，這樣一來(lái)重要檔案信息的安全性就有了保障。但是與之相對(duì)應(yīng)的，許多問題也就隨之而來(lái)。檔案信息對(duì)于企業(yè)如此重要，這就需要公司企業(yè)投入更大的精力對(duì)其進(jìn)行更好地管理。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案不論是對(duì)于企業(yè)還是對(duì)于事業(yè)單位，都是非常重要的，因此管理工作也占有同等重要的地位。做好企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。而檔案管理工作就是檔案管理人員對(duì)各種檔案收集，征集，分類，立卷，保管，保護(hù)及開發(fā)利用等工作。做好檔案管理工作，能夠讓管理高層及時(shí)了解企業(yè)的運(yùn)行狀況，以便于適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，以獲得最大的利益。同時(shí)還有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確該企業(yè)所取得的一系列成果，方便為企業(yè)與相關(guān)單位進(jìn)行有益合作，也為該企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了原始資料的依據(jù)，是對(duì)企業(yè)形式進(jìn)行科學(xué)分析，確定其發(fā)展方向的重要參考。由此看來(lái)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有著重要意義。

二、檔案工作的管理要點(diǎn)

1.管理高層的重視程度。對(duì)于任何工作和活動(dòng)的開展，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，才能更加順利的實(shí)施。所以說(shuō)，檔案管理工作只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，其工作才能更加順利的進(jìn)行。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，人員編制、檔案管理所需經(jīng)費(fèi)等各個(gè)方面的需求才能得到最大程度的支持與保障。在工作中所遇到的各種問題才能得到及時(shí)的解決。所以說(shuō)，檔案工作人員要對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行必要的宣傳，多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報(bào)，這樣才能使得領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作。如果公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，并且缺乏檔案意識(shí)，他們就會(huì)認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，那么檔案的管理工作就難以順利開展了，同時(shí)也會(huì)打擊檔案管理人員的工作積極性，導(dǎo)致管理工作難以持續(xù)。

2.檔案管理體系制度逐步完善。檔案管理工作不只是檔案管理部門的事情，它需要多個(gè)部門和基層單位的密切配合，需要健全的體制與運(yùn)行機(jī)制對(duì)其進(jìn)行管理和約束。管理工作的進(jìn)行，需要檔案部門人員積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，管理部門，檔案部門與基層單位及相關(guān)部門之間的職責(zé)與權(quán)限盡量明確。因檔案工作具有服務(wù)的社會(huì)性，管理的復(fù)雜性等特點(diǎn)，所以檔案管理要有創(chuàng)新及建立科學(xué)的管理機(jī)制，就應(yīng)有健全與完善的工作機(jī)制來(lái)作為保證。要強(qiáng)化檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督等職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的科學(xué)與規(guī)范。要做好檔案庫(kù)房保存，并有專人負(fù)責(zé)管理，做好檔案的分類，做到排列整齊，檔案區(qū)域劃分合理，檔案檢索工具進(jìn)一步健全，做到科學(xué)有效的管理。同時(shí)庫(kù)房管理要配備安全設(shè)施和措施，以保護(hù)檔案，絕不可輕視。管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不可忽視。此外必須要明確崗位責(zé)任規(guī)范，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，明確職責(zé)，做到程序嚴(yán)謹(jǐn)，工作有力，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)有力的保障。

3.提高管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員自身的素質(zhì)對(duì)于管理工作非常重要，會(huì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。為了使檔案工作人員能夠更好地完成檔案管理工作，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性，加強(qiáng)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及綜合能力，明確檔案工作的基本程序和要求。由于科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式和工作方式己不能完全適應(yīng)信息時(shí)代快速發(fā)展的需要，阻礙和制約了深層次檔案工作的開展。所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化與數(shù)字化勢(shì)在必行。加強(qiáng)檔案人員對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等。還要研究制定檔案工作各種規(guī)章和制度及工作流程，為檔案信息化提供基礎(chǔ)。檔案工作者要將學(xué)習(xí)到的新知識(shí)，新技術(shù)靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。此外，檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。由于不同檔案歸集的類別不同，所以檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系溝通，及時(shí)與相關(guān)人員交接，避免借閱或歸檔時(shí)出錯(cuò)。同時(shí)在一階段工作或年度工作結(jié)束時(shí)，檔案管理人員要積極收集所形成的各種文件材料，使檔案資料及時(shí)有效的歸置入檔。這樣才能提高整體檔案管理的效率。

4.建立檔案管理的信息化與現(xiàn)代化。檔案的管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)有效管理。要達(dá)到有效的管理，就要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。這就需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案全方位多層次的智能現(xiàn)代化管理。尤其要運(yùn)用多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文字，聲音及圖片的儲(chǔ)存。同時(shí)，為了提高利用率，還可以設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，以達(dá)到資源共享的目的。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須要跟得上，才可滿足檔案管理現(xiàn)代化的基本要求。再有，應(yīng)細(xì)分電子檔案管理類別為、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理等，這樣可從機(jī)制上提高信息共享能力。然而能夠充分利用這些先進(jìn)的技術(shù)還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開發(fā)資源，收集與整合更多的有價(jià)值的資料，把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作。作為目標(biāo)工作，檔案信息量限制企業(yè)的發(fā)展，所以，定期存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，增加新的有價(jià)值的信息儲(chǔ)存，才能最大功能發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與現(xiàn)代化，是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作已得到許多企業(yè)的重視，但是僅僅停留在這個(gè)層面還是不夠的，需要采取具體的措施對(duì)檔案管理進(jìn)行完善，這樣才能從根本上解決檔案管理問題。此外，解決現(xiàn)有的管理問題并不是一勞永逸的，還是會(huì)有許多隱藏的問題存在，這些問題會(huì)隨著檔案管理工作的展開而逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。這就需要檔案管理人員的時(shí)刻關(guān)注，及時(shí)察覺到問題的出現(xiàn)，及早解決。這樣才能使得檔案管理工作越做越好，避免失誤所造成得損失。

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