黃世喆，歸吉官

摘 要：所謂“大檔案”概念的提法欠科學(xué)，它不是解決檔案收集工作中所遇到問題的一劑良方；檔案工作中的“歸檔范圍”與檔案收集工作范圍是兩個(gè)不同的概念，認(rèn)清兩者之間的關(guān)系是做好檔案收集工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：大檔案；歸檔范圍；檔案收集

Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.

Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection

一般認(rèn)為，“檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)”。[1]

由此看來，檔案收集工作的主體是檔案保管機(jī)構(gòu)，收集的對象是檔案——是分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案。而實(shí)際上，目前各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)保存的不僅有一般意義上的檔案，還有各種歷史資料、圖書報(bào)刊，以及禮品、文物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、樣品和標(biāo)本等實(shí)物。既有一般意義上的檔案，又有實(shí)物，這怎么解釋呢？但“大檔案”概念的提出者和倡導(dǎo)者認(rèn)為其實(shí)很好辦，有了“大檔案”概念，此類問題迎刃而解。

1 對“大檔案”概念的理解及分析

關(guān)于“大檔案”概念的含義，有人認(rèn)為：“可以說，只要具有歷史價(jià)值，能夠記載歷史信息，反映歷史面貌的不論是實(shí)物、文字、影像、數(shù)字等各種信息都是檔案?！盵2]

也許這個(gè)不是嚴(yán)格的檔案定義，但至少體現(xiàn)了“大檔案”概念的基本含義，目的是把一般不認(rèn)為是檔案的東西（諸如各種歷史資料、圖書報(bào)刊，以及禮品、文物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、樣品和標(biāo)本等實(shí)物）放進(jìn)“大檔案”的框架里。

我們認(rèn)為出發(fā)點(diǎn)是好的，這樣做有其好處：如此一來，可以將檔案保管機(jī)構(gòu)的收集范圍和檔案收集工作的范圍畫等號，也就是說，檔案保管機(jī)構(gòu)收集進(jìn)來的全都是檔案，或者通俗地說，就可以突破歸檔范圍的要求，“一是檔案資料的來源上，不限于規(guī)定的范圍，不限于規(guī)定的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，要拓展到全社會”；[3]二是要將傳統(tǒng)概念中不是“檔案”的那些珍品檔案（如各縣市的志書、歷史文物、珍貴實(shí)物）等囊括進(jìn)來，因?yàn)椤斑@些東西不要說在當(dāng)時(shí)，現(xiàn)在也不在我們的歸檔范圍之中，它恰恰成了寶貝”。[4]

的確，“拘泥于歸檔范圍限制，是檔案部門錯(cuò)失許多檔案資源的制度根源”。[5]但由于“歸檔范圍”，其出發(fā)點(diǎn)是檔案，也就是說“歸檔范圍”要求歸檔的一定是檔案，因此，我們就需要審視一下這個(gè)“大檔案”概念。

其問題如下：

其一，定義中沒有明確“記載”的方式是否人工記錄方式。因此諸如樣品、標(biāo)本等此類物品也作為檔案看待，會產(chǎn)生弊端。這是最大的問題。如果明確“記載”的方式是人工記錄方式，那么所有通過文字、影像、數(shù)字等方式記錄下來的各種原始的信息記錄（也都是各種實(shí)物）都是檔案。

其二，定義混淆了實(shí)物、文字、影像、數(shù)字等概念與信息的關(guān)系。實(shí)物、文字、影像、數(shù)字等既不是各種信息，也不是相同屬性的事物。實(shí)物是信息載體，文字、影像、數(shù)字等是信息記錄方式，而檔案是信息和載體的統(tǒng)一體——信息源。

“大檔案”概念是檔案學(xué)研究中用概念代替理念的又一例證，“大檔案”作為一種理念是非常美好的，但作為一個(gè)概念卻存在諸多不妥，最終會弄巧成拙。正如有學(xué)者指出的那樣，“‘大檔案的提法，我個(gè)人認(rèn)為也許并不科學(xué)，因?yàn)槲覀兪聦?shí)上從來沒有否認(rèn)原來沒有保存在國家綜合性檔案館之中的檔案不是檔案，也沒有對應(yīng)的‘小檔案的提法，現(xiàn)在只不過是對國家綜合性檔案館拓寬檔案資源建設(shè)渠道展現(xiàn)新舉措的一個(gè)形象化提法”。[6]

所以，我們不認(rèn)同“大檔案”概念，我們更傾向于這樣的概念：“檔案是社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄?！盵7]

但問題是，這樣一來，“大檔案”概念帶來的好處是否就喪失了？為了回答這個(gè)問題，下面我們就進(jìn)一步對“歸檔范圍”和檔案收集工作的范圍分別進(jìn)行分析。

2 對“歸檔范圍”的認(rèn)識和理解

嚴(yán)格說來，按照現(xiàn)有教材說法，所謂“歸檔范圍”，是針對單位內(nèi)文件的歸檔而言，歸檔后文件就是檔案，即“各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為‘歸檔”。[8]需要注意的是，《檔案管理學(xué)》教材中所說的“檔案”主要是指文書檔案，當(dāng)然，也可以推及一般意義上的檔案。

也就是說，文件歸檔是文件管理部門的任務(wù)，而不是檔案室的任務(wù)，更不是檔案館的任務(wù)；檔案館對檔案的收集不叫歸檔，相應(yīng)地，收集范圍稱為“檔案館檔案收集的范圍”而不叫“歸檔范圍”。所以，通?！稒n案管理學(xué)》教材對“歸檔范圍”的理解是：

第一，單位內(nèi)文件的歸檔是檔案室檔案的主要來源。凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件，均應(yīng)歸檔。

第二，單位內(nèi)文件的歸檔只是檔案室檔案的主要來源，而不是全部來源，因?yàn)闄n案室收集工作的方式不僅是定期接收，還有不定期收集，以及征集、征購等方式。

第三，檔案室收集工作的對象也不僅是本單位的文書文件，還有其他單位的、其他文件。

第四，“歸檔范圍”并不等同于檔案室收集工作的范圍，因?yàn)檫€有其他一些歷史資料、實(shí)物等不在此列。

如此看來，這樣的“歸檔范圍”太狹窄，應(yīng)該拓展，但前提是歸檔的應(yīng)該是檔案。有人提出可以將歸檔文件的最終歸宿拓展至所有檔案保管機(jī)構(gòu)，而不僅僅是檔案室。我們認(rèn)為這樣雖然有一定的好處，但由于“歸檔”本身的含義就是針對文件管理部門的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至檔案館等其他檔案保管機(jī)構(gòu)。所以可以作的拓展是，在一個(gè)單位內(nèi)，只要具有一定的保存價(jià)值的文件，均應(yīng)當(dāng)列入本單位的歸檔范圍。從理論上講，只要“辦理（或處理）完畢”后仍繼續(xù)具有保存價(jià)值的文件，則不管應(yīng)該保存1年或者1個(gè)月甚至于保存1天，都可以列入“歸檔范圍”。

從實(shí)踐層面上看，就一個(gè)單位而言，拓展“歸檔范圍”可以有兩種途徑：一是將處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件列入歸檔范圍。無論是在理論上，還是在實(shí)際工作中，歸檔與否的界限都是模糊的。而且在實(shí)際工作當(dāng)中，人們往往會忽略這部分文件，不將其列入歸檔范圍。對處在模糊地帶的文件，可以這么處置，只要具有一定保存價(jià)值的文件，不管其保存價(jià)值大小，保管期限長短，均應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍。這是拓展“歸檔范圍”最有效、最直觀的方法，因?yàn)椤皻w檔范圍”的外圍得到了適當(dāng)擴(kuò)大。當(dāng)然，“歸檔范圍”的拓展不是無限度的，不能將原本屬于不歸檔范圍的、無保存價(jià)值的文件納入歸檔文件之列，這是拓展“歸檔范圍”的底線。這個(gè)底線不能突破，只有這樣才能確保所歸檔的都是檔案，而不是其他。

二是明確具有一定保存價(jià)值，但又達(dá)不到3年、5年或10年等定期保存的文件統(tǒng)一劃為10年保管期。在現(xiàn)實(shí)的檔案工作中，由于需要考慮到檔案室室藏檔案膨脹的壓力、庫房吃緊等因素的影響，對保存價(jià)值相對較小、保管期限較短的文件不太注重歸檔保存。無論是以前被劃分為短期的檔案，還是現(xiàn)在判定為10年定期保存的檔案，在整體室藏檔案資源中所占的比重是非常小的。倘若想在現(xiàn)有的“歸檔范圍”內(nèi)尋求歸檔文件數(shù)量的增長、規(guī)模的擴(kuò)大，只能多歸檔一些以往我們通常所忽視的具有一定保存價(jià)值，但又達(dá)不到3年、5年或10年等定期保存的文件，確保此類文件全部歸檔。

通過上述分析發(fā)現(xiàn)，無論“歸檔范圍”如何拓展，都無法給檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來根本性的變化。歸檔文件待挖掘的空間十分狹小，僅限于保存價(jià)值較小、保管期限較短的那小部分文件。而且，這部分文件最多只在檔案室定期保存10年，更談不上以后會進(jìn)入檔案館豐富館藏資源。如此一來，可能出現(xiàn)的問題會多過帶來的好處。歸檔文件數(shù)量、室藏檔案數(shù)量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一個(gè)檔期，也就是10年這一檔期。將不到10年保管期，或者只有一兩年保存價(jià)值，甚至處在歸檔邊界徘徊的文件統(tǒng)統(tǒng)劃歸為10年定期保存，確實(shí)有諸多不妥之處。但是按照現(xiàn)行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》最短的保管期限就是10年，并無1、2、3年可選擇，也就是只要被列入“歸檔范圍”最短也要作10年定期保存，而且由檔案室集中統(tǒng)一管理。然而，現(xiàn)有的條件往往又不允許我們這么做，因?yàn)橐紤]到庫房的壓力以及后續(xù)繁雜的鑒定銷毀工作。由此，我們不難理解在實(shí)際工作當(dāng)中為什么一些具有短期保存價(jià)值的文件通常被忽視對其進(jìn)行歸檔，甚至故意不歸檔。從這個(gè)角度上來說，經(jīng)過長期實(shí)踐重新修訂的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》更貼近實(shí)際，并優(yōu)化了室藏檔案資源。總之，試圖通過拓展“歸檔范圍”來豐富和優(yōu)化室藏檔案資源的做法，其作用非常有限，也很難有成效。

3 對檔案收集工作范圍的認(rèn)識和理解

如果說“歸檔范圍”再怎么拓展也不能突破檔案概念和“本單位”范圍的話，那可以考慮對檔案收集工作范圍的拓展，一是檔案保管機(jī)構(gòu)的收集范圍的拓展，不僅收集檔案，而且收集有參考價(jià)值的歷史文物、各種實(shí)物等，作為檔案資源的重要補(bǔ)充；二是檔案收集工作的主體從現(xiàn)有檔案保管機(jī)構(gòu)拓展到各種新型保管機(jī)構(gòu)，再拓展到全社會各組織和個(gè)人，而檔案收集工作的來源也從原來規(guī)定的相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織拓展到全社會各組織和個(gè)人。

檔案室的收集范圍比“歸檔范圍”更廣，突破了時(shí)間和空間的雙重限制。時(shí)間上不再拘泥于歸檔時(shí)間的限制，除了定期接收，還有不定期的接收、征集或征購等靈活方式?？臻g上可以不限于本單位的歸檔文件，也可以是外單位形成對本單位有查考利用價(jià)值的文件，還可以突破檔案概念收集歷史資料、圖書期刊、文物、實(shí)物等作為室藏檔案資源的重要補(bǔ)充。

檔案館的收集范圍可以分為檔案館檔案的收集范圍和對相關(guān)資料的收集，而檔案館檔案的收集范圍又可以分為各級國家綜合檔案館檔案的收集范圍和部門、專門、企事業(yè)單位檔案館檔案的收集范圍。按照《檔案館工作通則》和《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的規(guī)定，各級國家綜合檔案館檔案收集的范圍是：一是接收本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位具有長久保存價(jià)值的檔案；二是接收撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案；三是接收各種歷史檔案。各級專門檔案館，收集本行政區(qū)內(nèi)某一專門領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專門檔案或檔案副本；部門、企事業(yè)單位檔案館負(fù)責(zé)收集本部門、本單位及其直屬單位形成的檔案。為確保國家綜合檔案館在國家檔案資源體系建設(shè)中的主導(dǎo)地位和檔案資源的優(yōu)化配置，在劃定各類專門、專業(yè)性檔案館收集檔案具體范圍的基礎(chǔ)上，同時(shí)還明確了應(yīng)當(dāng)由各類專門、專業(yè)性檔案館向國家綜合檔案館移交應(yīng)由國家綜合檔案館接收保管檔案的具體內(nèi)容。

可以說我國以國家綜合檔案館為主導(dǎo)的檔案館網(wǎng)已經(jīng)遍布全國各地，并且涵蓋各行各業(yè)，其檔案收集范圍也相對比較全面，能覆蓋的領(lǐng)域也已盡量列入收集范圍。目前存在的主要問題：一是相當(dāng)一部分涉及民生、關(guān)乎百姓利益的檔案分散在各類專門、專業(yè)性檔案館保存，檔案聚集程度不高。二是具體到各類檔案館，尤其是國家綜合檔案館還存在檔案收集范圍上的欠缺，檔案館之間檔案資源分配不太合理，在一定程度上削弱了國家綜合檔案館在國家檔案資源體系建設(shè)中的主導(dǎo)地位。其實(shí)，很多時(shí)候倡導(dǎo)的“擴(kuò)大檔案館檔案收集范圍”主要是針對國家綜合檔案館來說的，要求國家綜合檔案館的收集范圍應(yīng)該更廣一些，突出其館藏的綜合性。比如，國家綜合檔案館有選擇地接收各類專門、專業(yè)性檔案館的檔案，有條件的地方甚至可以“多檔合一”集中統(tǒng)一管理，等等，都是國家綜合檔案館拓寬檔案資源建設(shè)的渠道。此外，各級國家綜合檔案館以及各類專門、專業(yè)性檔案館還可以向社會和個(gè)人收集、征集、征購相關(guān)資料、歷史文物、實(shí)物等作為館藏檔案資源的有益補(bǔ)充。雖然檔案館對非檔案資料的收集不屬于檔案館檔案收集范圍，卻是檔案館的收集范圍，同時(shí)也是檔案收集工作的范圍。需要強(qiáng)調(diào)的是，在拓展檔案館的收集范圍的同時(shí)，我們認(rèn)為應(yīng)該更嚴(yán)格各級國家綜合檔案館檔案收集的范圍，即接收本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的檔案應(yīng)明確為“具有永久保存價(jià)值”而非“具有長久保存價(jià)值”（具體理由在系列論文之二當(dāng)中論述）。

一般認(rèn)為，文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于某一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)、按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。[9]文件中心作為過渡性的檔案保管機(jī)構(gòu)，接收保管的文件屬原形成單位所有。主要職能是接收形成單位的文件，一般保持原來的順序和標(biāo)記，并存儲進(jìn)文件中心，只供原形成單位使用。其所保管的文件、檔案屬性與檔案室的相似，但文件中心接收文件、檔案的范圍不限于某一文件形成單位，而通常是以某一地區(qū)、某一系統(tǒng)的所有文件形成單位為接收對象，文件保存達(dá)到進(jìn)館年限后，移交到相應(yīng)的國家綜合檔案館。在這一過程中，文件中心相對比較被動，尤其是商業(yè)性文件中心，文件收集范圍的完整性和齊全性主要取決于形成單位。

檔案托管機(jī)構(gòu)又稱為檔案寄存中心、檔案托管中心，是市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的專門為各類企業(yè)、社會組織以及個(gè)人提供文件與檔案寄存、托管等有償性服務(wù)的機(jī)構(gòu)。檔案寄存、托管的主要來源是無檔案保管條件的企業(yè)、社會團(tuán)體、個(gè)人等。由于市場尚未成熟，這方面的需求也沒有被充分挖掘出來，這類檔案托管機(jī)構(gòu)只是零星分布，所接收、保管的檔案資源也比較單一、無法形成規(guī)模。

除此之外，我們認(rèn)為，我國檔案收集工作范圍不只是局限于各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)的收集范圍，還應(yīng)拓展檔案收集工作的主體和檔案收集工作的來源。

檔案工作與檔案事業(yè)發(fā)展到今天，檔案收集工作的主體也已從原來的檔案保管機(jī)構(gòu)逐漸拓展到全社會各組織和個(gè)人。以往我們主要強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的主體是各種檔案保管機(jī)構(gòu)，以各級國家綜合檔案館為主導(dǎo)，同時(shí)兼顧各類專門、專業(yè)性檔案館主體地位的模式在檔案收集工作中長期發(fā)揮著不可替代的作用。但我們也應(yīng)看到，這主要針對的是納入國家控制體系之下的國有檔案，而私有檔案以及相當(dāng)一部分的集體檔案等非國有檔案則游離于國家設(shè)立的檔案保管機(jī)構(gòu)的大門之外。非國有檔案長期以來得不到有效監(jiān)管，生存狀況堪憂。隨著這些問題的日益突出，“藏檔于民”的思想逐漸得到傳播和落實(shí)。于是，檔案收集工作的主體正悄悄地向社會各組織和個(gè)人拓展。尤其是對非國有檔案而言，“藏檔于民”更有利于其價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。比如，我們正在逐步構(gòu)建的農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案以及一些地方出現(xiàn)的私人檔案館，正是檔案收集工作的主體從特定的檔案保管機(jī)構(gòu)向全社會各組織和個(gè)人拓展的具體表現(xiàn)。

檔案收集工作的來源也從原來規(guī)定的相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織拓展到全社會各組織和個(gè)人。行政機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位曾被視為檔案收集工作的特定來源，然而隨著檔案收集工作主體和收集范圍的不斷拓展，這樣的狀況將逐漸被打破。檔案館除了與相關(guān)機(jī)構(gòu)和組織繼續(xù)保持原有的、穩(wěn)定的檔案交接關(guān)系外，還應(yīng)向社會和個(gè)人征集、征購一些對國家和社會有保存價(jià)值的檔案或其他資料，包括歷史文物、有價(jià)值的實(shí)物，等等。另外，隨著國家對農(nóng)村檔案工作、社區(qū)檔案工作、家庭檔案工作的推進(jìn)，大大突破了以往人們對檔案收集工作的來源的認(rèn)識。檔案收集工作的來源既有規(guī)定的行政機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位，也可以是全社會各組織和個(gè)人。

參考文獻(xiàn)：

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[6]潘連根，劉東斌.關(guān)于“大文件”概念的辨析[J].檔案管理，2008（5）.

[9]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2006： 94.

（作者單位：黃世喆，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 歸吉官，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來稿日期：2013-12-28）