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        檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

        2023-07-29 11:19:36陳麗霞
        蘭臺內(nèi)外 2023年17期
        關(guān)鍵詞:檔案管理措施信息化

        摘 要:在我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,信息技術(shù)在各行業(yè)有著非常廣泛的應(yīng)用,推動了傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型和優(yōu)化。在檔案管理的過程中,有關(guān)人員科學(xué)地運用信息技術(shù)能夠做好檔案管理方式的調(diào)整和優(yōu)化,提高信息收集的效率,從而更好地符合檔案管理的發(fā)展趨勢。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施

        加強檔案信息化建設(shè),有利于改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,發(fā)揮出信息管理的主要作用,從而有效地做好檔案信息的整理工作,提高信息資源的利用率,為檔案行業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。由于檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作,涉及各個環(huán)節(jié),在具體工作過程中,有關(guān)人員要及時做好各項技術(shù)的調(diào)整和優(yōu)化,保障檔案信息收集整理的效率,從而達到相應(yīng)的管理目標。

        一、檔案信息化的內(nèi)涵分析

        檔案是各單位必不可少的關(guān)鍵信息,做好檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)一個單位的長遠發(fā)展。檔案信息化主要是指在我國檔案管理部門的統(tǒng)一指揮和組織下,在檔案管理活動中,全面運用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的收集、整理和優(yōu)化工作,從而為社會提供相關(guān)的服務(wù),進一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以實體檔案管理為核心,忽視了電子檔案資源。檔案信息化主要是指通過檔案信息資源的數(shù)字化來保障檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度,利用相關(guān)的系統(tǒng)性進行加工以及網(wǎng)絡(luò)傳輸之后,有效實現(xiàn)信息資源的合理配置,保障檔案信息共享。

        二、檔案管理信息化的必要性分析

        1.控制相關(guān)的成本,提高工作效率

        加強檔案信息化的全面建設(shè)工作,能夠積極處理大量的數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)處理效果。檔案信息化在現(xiàn)代工作中有著非常重要的作用,不僅能夠降低相關(guān)成本,還能夠提高整體的工作效率。隨著各單位檔案管理數(shù)量不斷增加,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,紙質(zhì)檔案需要一定的空間進行保存,且維護成本比較高,加強電子檔案的應(yīng)用能夠有效節(jié)約成本,提高工作效率。

        2.保證檔案保存質(zhì)量

        由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抵抗風(fēng)險能力比較差,紙質(zhì)檔案在存儲的過程中會面臨各種因素的影響,在長時間保存的過程中,容易出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)老化等各種現(xiàn)象,進而影響了信息的完整性,運用計算機技術(shù)便可以存儲大量的檔案信息,且并不需要占據(jù)太大的空間。

        三、檔案信息化建設(shè)的主要特征分析

        1.創(chuàng)新性

        在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,有關(guān)人員主要采取的是落后的紙質(zhì)檔案管理方式,這種管理方式的工作效率比較低,且容易出現(xiàn)人工失誤造成檔案收集的遺漏、存儲方式不科學(xué),甚至丟失的情況。首先,信息技術(shù)的全面應(yīng)用能夠有效改變這種情況,擺脫傳統(tǒng)落后的管理方式,運用高效簡便的管理方法彌補傳統(tǒng)管理方式的不足,提高整體的管理效率,優(yōu)化檔案管理人員的管理思維,這是檔案信息化管理的主要特點。一般來說,在信息化背景下,新型檔案管理方式和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,信息技術(shù)的全面應(yīng)用能夠擺脫傳統(tǒng)的管理模式,極大簡化了檔案管理流程,全面提高了信息收集效率,運用更科學(xué)的方式來減少檔案管理過程中存在的不足,減少不必要的麻煩。其次,有關(guān)人員通過構(gòu)建信息化的檔案管理模式,能夠有效地實現(xiàn)檔案的自動化處理工作,科學(xué)、自動分辨檔案信息中資料的真假,根據(jù)資料的主要類型進行自動化分類,進而保障整體的工作效率以及檔案信息的真實性。

        2.時效性

        由于檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作,涉及各個環(huán)節(jié),檔案管理工作的管理信息比較繁雜,對檔案管理人員的要求較高。由于檔案信息會隨著時代的發(fā)展而出現(xiàn)改變,檔案管理人員要適時進行調(diào)整工作,改變傳統(tǒng)的工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式想要保障檔案的時效性是比較困難的,需要投入大量的人力、物力資源,工作時間長,但最終的工作效果并不理想。在新形勢下,全面做好信息技術(shù)的應(yīng)用,檔案信息化管理方式能夠有效改變這一局面,檔案管理人員可以實時更新相關(guān)的信息,全面保證檔案管理的時效性。只有構(gòu)建起信息化的檔案管理方式,才能夠進一步做好檔案內(nèi)容的分類和細化工作,保障檔案管理信息和數(shù)據(jù)的全面性和真實性。值得注意的是,檔案管理人員不僅需要及時收集和更新檔案信息,還需要樹立檔案信息的時間觀念。

        四、存在的主要問題分析

        1.對信息化建設(shè)不夠重視

        由于大多數(shù)單位在檔案信息化建設(shè)方面投入的資金并不充分,對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠,很多單位還是采取紙質(zhì)管理的方式,檔案管理工作的重點仍然是紙質(zhì)文件,忽視了檔案信息化的建設(shè)工作,沒有充分挖掘檔案所蘊含的主要信息,沒有把握檔案信息的本質(zhì)。單位沒有圍繞發(fā)展目標建立相匹配的檔案管理體系,極大地影響了檔案管理工作的科學(xué)性。除此之外,由于缺乏科學(xué)完善的檔案管理工作體系,影響了單位的進一步發(fā)展,檔案管理部門在這方面的建設(shè)不夠充分,缺乏科學(xué)的運營體系支持,極大影響了整體的工作效率,不利于發(fā)揮檔案資源的價值。

        2.檔案管理方式比較陳舊

        目前,大多數(shù)單位的檔案管理方式是比較落后的,單一的檔案管理方法影響了檔案的運行效率,雖然大多數(shù)單位都在向著檔案信息化的方向不斷轉(zhuǎn)變,但是整體的發(fā)展速度比較慢,缺乏科學(xué)、有效的檔案信息化管理體系。大多數(shù)單位將檔案信息化建設(shè)的重點放在信息的存儲以及核查方面,沒有及時高效地開展檔案數(shù)據(jù)的共享,各單位的信息還處在一種封閉的狀態(tài),不利于單位經(jīng)營活動的優(yōu)化。由于單位對于數(shù)據(jù)的開發(fā)程度并不高,無法實現(xiàn)重大項目和檔案信息的深度融合,未能夠深入挖掘檔案信息的深層價值。單位在制定未來發(fā)展戰(zhàn)略、資金投資預(yù)算、單位管理體系等各個方面,并沒有科學(xué)地參考相關(guān)的檔案數(shù)據(jù),檔案部門也沒有結(jié)合信息技術(shù)來構(gòu)建有效的檔案管理體系,從而影響了檔案工作效果。

        3.檔案的安全性較低

        在大量信息化建設(shè)過程中,也需要面臨一定的風(fēng)險,現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展最主要的問題就是安全問題,安全問題也是檔案信息化建設(shè)的主要風(fēng)險。由于部分單位檔案信息化管理的設(shè)備設(shè)施比較落后,在缺乏完善的檔案信息化工作體系的背景下開展數(shù)據(jù)資源的共享,這無疑會影響單位檔案信息的安全性,嚴重的話還會危害到單位的可持續(xù)發(fā)展。目前,安全性較低已經(jīng)成為制約檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。在檔案管理工作中,相關(guān)人員缺乏一定的安全意識,沒有科學(xué)、有效地開展安全防護工作,缺乏檔案安全管理系統(tǒng),從而導(dǎo)致檔案資源泄密或者是數(shù)據(jù)被篡改等現(xiàn)象,威脅了檔案資源的安全。

        4.檔案信息的利用率比較低

        有的單位檔案管理工作缺乏統(tǒng)一完善的規(guī)劃,各部門缺乏檔案應(yīng)用意識,無法實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)。一方面,相關(guān)單位缺乏科學(xué)、完善的宣傳機制,沒有做好檔案資源的宣傳工作,檔案信息未能引起單位管理人員的高度重視,降低了檔案資源的利用率。另一方面,檔案信息化管理的難度比較高,由于缺乏科學(xué)、完善的檔案資源互動應(yīng)用體制,導(dǎo)致檔案信息的檢索效率并不高,缺乏成熟完善的服務(wù)體系,極大制約了檔案信息的利用率。

        5.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

        在單位檔案管理過程中缺乏專業(yè)的管理人才的支持,部分檔案管理人員沒有掌握先進的檔案管理技術(shù),自身的檔案管理思想比較陳舊,難以適應(yīng)智能化技術(shù)、信息化技術(shù)所提出來的需求。同時,檔案管理人員缺乏對新興技術(shù)的充分認識,沒有及時開展相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí),不適應(yīng)云平臺、大數(shù)據(jù)等技術(shù)所帶來的工作調(diào)整。除此之外,單位缺乏專業(yè)化檔案管理人才的引入,沒有充分重視檔案管理人員的招聘、晉升、培訓(xùn)等各項工作,在檔案信息化建設(shè)過程中,沒有投入充足的資金進行相關(guān)設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化和完善,極大制約了檔案信息化管理系統(tǒng)的有效開發(fā)。由于缺乏完善的晉升和培訓(xùn)機制,單位對專業(yè)的檔案管理人員的吸引力比較低,降低了專業(yè)人才對單位的忠誠度。

        五、主要的優(yōu)化措施分析

        1.強化檔案信息化管理的認識

        從某種程度上來說,推進檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是更新理念。檔案管理人員是開展檔案信息化建設(shè)的核心要素,這部分人員的主動性和積極性影響著最終的建設(shè)效果,而檔案管理人員的主動性需要相關(guān)理念的影響,必須要轉(zhuǎn)化自身的認知,樹立檔案信息化建設(shè)的正確認識,對檔案信息化建設(shè)有正確的了解,增強自身的使命感,加強檔案管理工作的全面重視,積極開展檔案信息化建設(shè)的各項工作。馬克思主義的哲學(xué)觀提出:“意識具有一定的能動特點,社會意識具有推動性的作用?!币虼?,在檔案信息化建設(shè)的過程中,單位要全面重視檔案管理人員意識的培養(yǎng),幫助檔案管理人員樹立正確的檔案信息化意識,推動檔案信息化建設(shè)。

        2.建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案

        在單位檔案管理的過程中,通過構(gòu)建相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案來進一步提高檔案管理效率,且取得良好的工作效果。首先,要建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站,合理利用檔案網(wǎng)站來做好信息的共享和分析,構(gòu)建內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站、公眾服務(wù)網(wǎng)站兩個平臺,全面發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性以及檔案信息的主要作用。其次,單位要做好相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施的采購,檔案管理信息化工作開展起來會更加高效,從而有效實現(xiàn)信息的交換,提高檔案管理的安全性。

        3.構(gòu)建檔案資料遠程查閱系統(tǒng)

        首先,單位需要不斷完善檔案資料遠程查閱功能,根據(jù)實際的檔案內(nèi)容,設(shè)置不同的公開級別,建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)公開標準。對于已經(jīng)公開的信息,單位要以指定的格式在網(wǎng)站上定期發(fā)布,從而保障網(wǎng)絡(luò)信息的規(guī)范化和標準化。同時,檔案管理部門也可以根據(jù)本地資源來不斷完善檔案信息資源網(wǎng)站,單位需要不斷優(yōu)化檔案資料內(nèi)部查閱性能。對于不能公開的檔案信息,單位要根據(jù)檔案信息的主要內(nèi)容來設(shè)計身份驗證系統(tǒng),確認檔案使用者后才能夠讓其遠程訪問檔案館,從而獲取相關(guān)的信息。此外,單位要建立檔案館異地查閱檔案證明機制,要穩(wěn)步推行該工作,通過合作、協(xié)議和簽訂的方式來加強各檔案館之間的緊密聯(lián)系和合作。異地檔案證明是一種新型的工作方式,有利于實現(xiàn)檔案信息的高效利用,做好該模式的探索工作,便于有關(guān)人員利用備份數(shù)據(jù)脫機交換等功能,從而轉(zhuǎn)變檔案證明材料的打印方向,有效地減少檔案使用人員的奔波時間,提高工作效率。

        4.充分把握檔案信息的安全

        為了保障單位檔案管理工作的規(guī)范性和標準化,要做好檔案信息的保密工作,保障檔案數(shù)據(jù)的完整性,從而充分發(fā)揮檔案的使用價值。檔案是單位非常重要的信息資源,如果關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏,會影響單位的未來發(fā)展,損害單位的利益。因此,單位要積極做好檔案信息的保密工作,全面開展安全管理工作。

        信息安全管理工作的全面落實需要有硬件、軟件的支持,保障信息存儲傳輸?shù)陌踩裕约坝脩羰褂脵n案信息的真實和有效性,要全面禁止非法用戶的訪問。在管理層面,單位要廣泛推行檔案管理工作規(guī)范化,積極貫徹檔案信息化管理工作的要點,激發(fā)各部門對信息安全的全面重視。與此同時,單位還需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作,保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),通過優(yōu)化相關(guān)的制度來強化檔案管理人員的認知。在日常工作中,單位要全方面落實安全管理守則,強化檔案管理人員的安全意識。除此之外,單位要注重軟硬件設(shè)備設(shè)施的日常維護工作,及時排查硬件設(shè)備設(shè)施的故障,做好數(shù)據(jù)的備份。檔案管理人員可以通過管理平臺結(jié)合上傳的主要數(shù)據(jù)來掌握設(shè)備設(shè)施的運行情況,并運用各項數(shù)據(jù)進行計算工作,保障分析結(jié)果的客觀性和真實性。

        在技術(shù)層面,單位要聘請相關(guān)的計算機人才做好系統(tǒng)的維護工作,避免病毒對信息系統(tǒng)的影響,全方位監(jiān)督計算機的運行,定期做好病毒的查殺,發(fā)現(xiàn)病毒要及時采取相關(guān)的措施,從而更好地保障檔案信息的安全。此外,單位還需要合理利用物理和網(wǎng)絡(luò)的有效方式,制定科學(xué)合適的安全措施,有效維護檔案信息的完整性,通過定期更換核心密碼以及設(shè)置分級密碼的方式,保障檔案信息存儲的安全性。

        5.開展專業(yè)人才隊伍建設(shè)工作

        為了全面適應(yīng)社會發(fā)展的需求,加快檔案信息化建設(shè)工作,解決人才缺失的問題,單位要從培訓(xùn)、引進等多個方面入手來提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面,通過相關(guān)政策的引導(dǎo)進一步優(yōu)化專業(yè)隊伍,吸引高素質(zhì)人才的加入,進一步提高信息化管理的水平。單位要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入,鼓勵高素質(zhì)、專業(yè)化的人才參與其中,并通過科學(xué)完善的規(guī)章制度來優(yōu)化薪資待遇,提高專業(yè)人才的認可度。另一方面,單位要從組織內(nèi)部入手,不斷完善人才激勵制度,提高相關(guān)人員的工作責(zé)任感,科學(xué)掌握檔案信息化管理工作技能,提高檔案管理工作的效果。

        6.創(chuàng)新服務(wù)方式

        在檔案收集時,相關(guān)人員要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式,運用計算機軟件來制作相關(guān)的電子文檔并及時進行歸檔。在整理時,要合理利用電子產(chǎn)品來做好相關(guān)資料的整理和分析,及時更新檔案信息。單位還需要優(yōu)化傳統(tǒng)的文本查閱方式,合理利用網(wǎng)絡(luò)檢索工作,提高工作效率。

        六、結(jié)語

        總而言之,在我國經(jīng)濟水平不斷提升的背景下,檔案管理工作需要及時轉(zhuǎn)型和優(yōu)化,強化檔案信息化建設(shè)工作,有利于提高檔案管理工作效率,把握時代發(fā)展機遇,及時做好開拓創(chuàng)新工作,全面做好檔案信息資源的開發(fā)工作,保障檔案管理工作的穩(wěn)步開展。

        參考文獻:

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        作者簡介:陳麗霞(1971—),女,漢族,山東濰坊人,本科,副研究館員,研究方向:檔案信息化研究、環(huán)保檔案的重要性、檔案管理。

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