摘 要：在我國社會發(fā)展過程中，事業(yè)單位分布廣泛，關(guān)乎整個社會的發(fā)展和人民群眾的生產(chǎn)生活。而在事業(yè)單位自身的運營發(fā)展過程中，人事檔案管理是日常工作體系中的一個重要組成部分，在人事檔案管理工作的幫助下，有利于及時掌握和了解不同部門的工作動態(tài)，從而提升事業(yè)單位的人力資源配置和各項工作質(zhì)量。在當前的數(shù)字化背景下，使得事業(yè)單位的各項工作都具有提升的空間和契機，有利于事業(yè)單位人力資源管理工作避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，從而促進事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，這也是數(shù)字化背景下事業(yè)單位運營發(fā)展過程中的一條必經(jīng)之路，對于事業(yè)單位、社會大眾以及國內(nèi)社會的整體發(fā)展都是極為重要的。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；優(yōu)化策略

隨著時間的推移，我國社會保持著高速的發(fā)展，進入了數(shù)字化時代，數(shù)字化技術(shù)成功融入社會發(fā)展的方方面面，并發(fā)揮非常重要的作用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作模式表現(xiàn)出滯后性，無論是工作質(zhì)量還是工作效率，很難滿足社會發(fā)展的需求，不利于事業(yè)單位自身的發(fā)展。

同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案管理工作容易出現(xiàn)被篡改、做假的風險，對事業(yè)單位和工作人員是極為不利的。在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位的人事管理工作可以得到充分優(yōu)化和完善，減少其在此項工作中的長遠支出，有利于提升人事檔案管理工作質(zhì)量，這也是現(xiàn)代事業(yè)單位運營發(fā)展中所追求的一個主要目標。所以，本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，以及數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的可行性，并對事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢進行了分析，提出了具有針對性和建設(shè)性的意見，希望對人事檔案管理優(yōu)化起到一定的借鑒和指導作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人力資源是事業(yè)單位組織并運營發(fā)展的重要基礎(chǔ)，人事檔案管理工作是事業(yè)單位日常運營管理中的一項重要工作。

1.實現(xiàn)員工成長路徑的追蹤

所謂的人事檔案，就是記錄事業(yè)單位員工經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及獎懲信息的一個基本載體。從中可以看出，人事檔案內(nèi)容其實就是員工一生的發(fā)展軌跡，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有助于員工具備清晰的個人履歷和工作經(jīng)歷，借助于人事檔案可以有效實現(xiàn)員工成長路徑的追蹤，事業(yè)單位也更加了解和認知員工的優(yōu)勢，從而使員工具備一個合適的崗位和工作環(huán)境。

2.實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源利用效率的提升

任何工作本質(zhì)上都是由“人”貫徹和落實的，對于事業(yè)單位來說亦是如此，事業(yè)單位在實際的運營發(fā)展中想要實現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，最為重要的一點就是加強人力資源利用效率的提升。其中，事業(yè)單位通過檔案資料就可以得到某一個工作人員的綜合評價和工作履歷等信息，以此可以幫助員工找到合適的崗位，從而達到“物盡其用，人盡其才”的效果，這對于事業(yè)單位中每一個工作人員來說比較重要。例如，事業(yè)單位人力資源管理部門在招聘階段可以利用人事檔案資料，快速了解應(yīng)聘員工與需求崗位的匹配程度，節(jié)約時間，提高效率，促使招聘崗位能夠以最快速度找到合適的人選，這本身就是事業(yè)單位人力資源利用效率得到提升的一種表現(xiàn)。

3.實現(xiàn)事業(yè)單位綜合管理水平的提升

人事檔案是事業(yè)單位人才信息的重要載體，也是人才信息的源泉，人事檔案作為事業(yè)單位基本工作中的一個重要組成，其管理質(zhì)量本身就影響著事業(yè)單位的綜合水平。因此，對于事業(yè)單位來說，在新時代的建設(shè)和發(fā)展中，需要注重跟隨時代的步伐，順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展規(guī)律，促使數(shù)字化技術(shù)融入事業(yè)單位人事檔案管理的流程和環(huán)節(jié)中，從而提升人事檔案管理水平，提高事業(yè)單位綜合管理水平，這也是現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個主要目標。

4.確保事業(yè)單位的合法合規(guī)運作

眾所周知，我國是一個高度嚴謹?shù)姆ㄖ螄?，各個領(lǐng)域、各行各業(yè)發(fā)展講究的都是“有法可循和有法可依”，這一點毋庸置疑。事業(yè)單位作為國內(nèi)公共服務(wù)體系的重要組成部分，具有重要的社會責任和使命。事業(yè)單位為社會提供教育、醫(yī)療、文化、科技等公共服務(wù)，承擔著社會穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展和國家建設(shè)的重要任務(wù)。從事業(yè)單位的屬性特征角度上來說，其本身必須要堅持法制，并且作為榜樣在社會中合法合規(guī)運作。其中，規(guī)范的人事檔案管理制度和流程能夠保證事業(yè)單位的合規(guī)合法運作，避免因人事檔案管理不當而引發(fā)的行政糾紛和法律糾紛，這一點對于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展是極為重要的。以國內(nèi)市級衛(wèi)生局為例，其人事檔案管理工作不僅有助于員工職業(yè)發(fā)展，還有助于提高醫(yī)療服務(wù)水平和管理效率，保證衛(wèi)生局的正常運行。同時，規(guī)范的人事檔案管理工作也是衛(wèi)生局履行職責、確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和安全的重要保障。

二、數(shù)字化背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化可行性分析

首先，在新時期的事業(yè)單位運營發(fā)展過程中，人事檔案管理工作依舊是至關(guān)重要的一部分，其不僅直接影響單位的人才選拔和人力資源配置，還直接影響事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案記錄為主，然而，這種管理方式容易出現(xiàn)人事檔案資料遺失、損毀的問題。而在數(shù)字化技術(shù)的加持下，保存難的問題可以得到有效解決。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導人員需要清楚地意識到數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化的可行性和必要性，促使數(shù)字化技術(shù)成為人事檔案管理工作的一個重要基礎(chǔ)，從而提升人事檔案管理工作質(zhì)量，為事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，繼而更好地服務(wù)社會，服務(wù)廣大人民群眾。

其次，處于信息化時代背景下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透各行各業(yè)。事業(yè)單位處于這個大背景下，需要積極順應(yīng)時代背景和趨勢，實現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)。目前，國內(nèi)的事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)取得了初步成果，事業(yè)單位內(nèi)部采購了相對完善的硬件設(shè)備設(shè)施，布置了專門的辦公區(qū)域，這些都為數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化奠定了很好的基礎(chǔ)，在數(shù)字化技術(shù)和理念的加持下，有利于促使檔案管理工作效率的全面提升。

三、事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

1.促進檔案管理機制革新

人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，記錄著事業(yè)單位不同崗位工作人員的基礎(chǔ)信息和工作履歷等，與事業(yè)單位的其他工作具有直接的聯(lián)系。伴隨時間的推移，事業(yè)單位的規(guī)模也具有一定的提升，造成事業(yè)單位人事檔案資料和數(shù)據(jù)多樣化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式煩瑣、復雜、難度較高，還容易出現(xiàn)檔案資料不準確和遺失等問題。

在引入數(shù)字化人事檔案管理模式之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄工作形式的諸多弊端都可以得到有效解決，通過數(shù)字化的資料轉(zhuǎn)化，相關(guān)的人事檔案資料能夠長期保存，并不會出現(xiàn)檔案丟失或是破損等情況，這本身就是檔案管理質(zhì)量得到提升的一種表現(xiàn)。并且，在數(shù)字化技術(shù)加持下，使得人事檔案資料查找效率也變得更高，這其實是檔案管理機制的一種革新，對于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

2.保障檔案資料安全

事業(yè)單位人事檔案資料的一大特點就是全面、細致，包含基礎(chǔ)信息、家庭信息和工作信息等，而鑒于事業(yè)單位自身的性質(zhì)，其檔案資料需要保障真實可靠，同時，具有保密性。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理工作模式中難以實現(xiàn)這一特點，甚至其真實性也無法得到保障。目前，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)比較成熟，事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的落實，可以依據(jù)自身的需求設(shè)置軟件權(quán)限，從根本上保障了檔案資料的安全。同時，還可以搭配合適的加密方式，進一步提升檔案信息的安全性，防止重要信息泄露。

3.提升檔案管理效率

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，最為人詬病的一個問題就是工作效率比較低，需要在大量的人事檔案資料中查找，工作效率和工作質(zhì)量都不理想。而在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理得以實現(xiàn)后，工作人員在檢索相關(guān)的人事檔案資料過程中，只需要輸入關(guān)鍵詞檢索即可，檔案查閱簡單、直接、準確和有效，這些都是傳統(tǒng)的人事檔案管理工作難以做到和實現(xiàn)的。同時，對于相關(guān)的事業(yè)單位來說，雖然在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的相關(guān)硬件和軟件設(shè)備設(shè)施方面會有一定的投入，但是從長遠角度來看，事業(yè)單位在人事檔案管理中的整體成本支出是減少的，尤其是人力資本的支出。此外，在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理發(fā)展過程中，僅需要針對軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施更新即可。例如，相關(guān)工作人員可以借用計算機、大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案信息更新，保證真實、有效的同時，還可以降低數(shù)據(jù)錯誤的概率，降低檔案管理工作的難度，為搜索和提取人員信息提供便利。

四、數(shù)字化背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化路徑

1.提升重視程度

事實上，在當前的數(shù)字化背景下，社會大眾和社會環(huán)境本身對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了嶄新且更高的要求，對于其中的人事檔案管理工作來說，數(shù)字化本身就是一個重要的發(fā)展趨勢。因此，事業(yè)單位在建設(shè)和發(fā)展的過程中需要保持高度的重視，尤其是領(lǐng)導人員需要高度重視，促使事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)速度得到保障。

例如，事業(yè)單位領(lǐng)導人員需要時常詢問檔案數(shù)字化的進度，并在建設(shè)階段出現(xiàn)問題的情況下，主動帶領(lǐng)專業(yè)人員研討實踐工作過程中的諸多問題，從而保障數(shù)字化人事檔案管理優(yōu)化“又快又穩(wěn)”。除此之外，事業(yè)單位需要意識到，無論硬軟件設(shè)備設(shè)施的購置，還是邀請專業(yè)人士解決問題，都需要加大資金投入，因此，事業(yè)單位需要做好資金上的平衡，避免在數(shù)字化建設(shè)推進過程中受阻。

2.完善檔案管理制度優(yōu)化

沒有規(guī)矩，不成方圓。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作當中亦是如此。依據(jù)相關(guān)研究和調(diào)查來看，國內(nèi)諸多事業(yè)單位已經(jīng)為人事檔案數(shù)字化管理做好了準備，并積極落實，但并未取得預期的效果。之所以出現(xiàn)這一現(xiàn)象和問題，主要原因就是事業(yè)單位的人事檔案管理工作制度并未隨之更新。

因此，在數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化過程中，需要注重人事檔案管理制度的優(yōu)化和完善。首先，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理仍然具有值得留下和借鑒的內(nèi)容，在舊的人事檔案管理制度方面需要實現(xiàn)“取其精華、棄之糟粕”。其次，在人事檔案管理工作中，檔案信息資料的“安全性”至關(guān)重要，在安全制度的構(gòu)建上更加需要保持高度重視，避免遇到安全層面的問題。最后，在完善檔案管理制度優(yōu)化的過程中，還需要注重“動態(tài)化”的基本原則，簡單來說，就是依據(jù)數(shù)字化人事檔案管理現(xiàn)狀進行不斷優(yōu)化和完善，可以詢問事業(yè)單位中人事檔案管理工作人員的感受，并依據(jù)此對相關(guān)機制進行調(diào)整和完善，保證制度和機制實施后能夠真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.更新數(shù)字化設(shè)備設(shè)施

“工欲善其事，必先利其器”。在數(shù)字化人事檔案管理工作的優(yōu)化過程中，為了使人事檔案管理工作達到預期的效果，能跟上時代的發(fā)展，需要注重其中使用的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的更新。在這一過程中，由于購置設(shè)備設(shè)施的資金數(shù)量龐大，事業(yè)單位的公益性比較強，容易出現(xiàn)資金不足，在這種情況下，事業(yè)單位可以積極主動尋求社會力量和資金，必要情況下與第三方企業(yè)達成合作，直接引進成熟的技術(shù)， 再培養(yǎng)人事檔案管理人才， 以此來滿足檔案數(shù)字化管理的需求，這樣不僅可以省去技術(shù)開發(fā)的資金，也有利于事業(yè)單位融入當前的市場環(huán)境當中。

4.人才培養(yǎng)

數(shù)字化人事檔案管理工作與以往相較發(fā)生了比較大的變化，這種變化和差異性給人事檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)提出了嶄新且更高的要求。因此，在檔案管理優(yōu)化過程中，不僅需要注重技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及工作制度等方面的優(yōu)化，還需要從源頭處著手，重點加強相關(guān)工作人員綜合素養(yǎng)的提升。

例如，不同事業(yè)單位之間可以加強溝通、合作，邀請成功的數(shù)字化人事檔案管理工作經(jīng)驗的人員，以講座、座談會的方式開展工作，促進成功工作經(jīng)驗和案例的流傳和共享，有利于快速促進事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的進程。

五、結(jié)論

事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理是一個必經(jīng)之路，對于事業(yè)單位的人事檔案管理乃至于整體的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實意義和價值。但同時也需要意識到，事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)不可一蹴而就，在這一過程中，技術(shù)更新、設(shè)備設(shè)施更新以及人才培養(yǎng)都需要提上日程，對于事業(yè)單位人事檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展十分重要。

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作者簡介：孫建（1979—），男，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)與利用。