施小婕

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的革新以及技工院校各項事業(yè)的發(fā)展，技工院校檔案管理要順應時代發(fā)展需要，適應信息化趨勢，加快推進檔案數(shù)字化，努力提高技工院校檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：技工院校 檔案建設 信息化水平

技工院校是國民教育體系的重要組成部分，技工院校檔案匯集了學校發(fā)展過程中形成的各類歷史資料和各項工作成果，是學校歷史變遷的見證，也是學校加強基礎(chǔ)建設、促進內(nèi)涵發(fā)展的重要信息來源，必須強化互聯(lián)網(wǎng)思維，運用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，推進檔案信息化建設，提高管理利用效能。

一、技工院校檔案管理與信息化建設

技工院校的辦學模式具有應用性、職業(yè)性和實踐性特點，與其他類型學校相比，技工院校更注重產(chǎn)教結(jié)合、工學結(jié)合，探索開放式、多元化辦學思路，開展跨境合作、跨界融合、跨專業(yè)互動辦學，以及校企合作培訓、現(xiàn)代學徒制教學實踐。在“中國制造2025”背景下，技工院校檔案管理工作承擔著新的使命。技工院校檔案管理內(nèi)涵越來越豐富，總量越來越龐大，空間布局越來越分散，檔案構(gòu)成越來越復雜，對檔案信息內(nèi)容開發(fā)利用的便捷度和精準度要求也越來越高。因此，必須加大檔案信息化管理投入，加快推進檔案數(shù)據(jù)庫建立健全工作，借助于各種現(xiàn)代信息化技術(shù)，統(tǒng)籌兼顧，持續(xù)推進，全面升級檔案管理軟硬件設施設備，提高檔案管理數(shù)字化水平。

檔案管理是檔案利用的前提和基礎(chǔ)，檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿。實現(xiàn)技工院校檔案信息化，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)不斷提高檔案數(shù)據(jù)信息推送服務能力，適應學校對智慧性服務的現(xiàn)實需求，提高檔案的檢索速度和準確度，開展數(shù)據(jù)挖掘和分析，有效提升檔案利用、信息服務水平，為學校決策、教學科研、總結(jié)規(guī)劃等各項活動提供大數(shù)據(jù)支撐，更好地滿足學校日益增長的服務需求，為技工院校發(fā)展技工教育事業(yè)、培養(yǎng)技能人才、實現(xiàn)技能提升與崗位就業(yè)無縫對接提供信息服務。同時，推進技工院校檔案信息化的進程，也是全面優(yōu)化技工院校檔案管理流程、完善檔案管理制度體系、優(yōu)化檔案協(xié)同機制的過程。在信息化升級改造時，需要將檔案管理人員日常的工作業(yè)務流程和業(yè)務數(shù)據(jù)科學、規(guī)范地固化到管理系統(tǒng)，依據(jù)科學管理體系進行歸納和重組，將極大地提升檔案管理規(guī)范化程度，降低檔案管理人員工作崗位交接的管理工作量和數(shù)據(jù)風險，提高管理效率。

二、技工學校檔案工作的現(xiàn)狀分析

筆者對部分技工院校檔案工作進行了調(diào)研，從調(diào)研情況來看，技工院校檔案數(shù)字化進展不平衡，存在設施設備不完善、經(jīng)費和力量投入不足、檔案管理人員信息化水平亟待提升等共性問題。

（一）對學校檔案信息化建設重視不夠，投入不足

加強檔案信息化建設，思想認識是先導。新形勢下技工院校機遇與挑戰(zhàn)并存，各項事業(yè)發(fā)展任務繁重艱巨。各技工院校管理層在管理建設、教育教學相關(guān)設施設備上投入較多，更多關(guān)注學科建設和教學科研設施建設，但就目前技工院校檔案信息化現(xiàn)狀而言，大部分技工院校領(lǐng)導對檔案信息化重視不夠，檔案協(xié)同機制不完善，教職工檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化意識有待提高，有的領(lǐng)導甚至簡單地認為檔案信息化無非就是把檔案目錄輸入計算機，對檔案信息化工作支持不夠，檔案信息化建設經(jīng)費投入不足，檔案管理專兼職力量配備不充分。

（二）檔案信息化建設技術(shù)支撐不力，基礎(chǔ)不牢

計算機技術(shù)在各行各業(yè)得到普遍應用，但地區(qū)差異和校際差異較大。大部分技工院校為檔案管理部門配置了計算機和具備復印、打印等多功能的一體機，以及掃描、數(shù)碼攝錄等檔案信息處理硬件設備，但僅局限于文字處理以及目錄錄入、檢索階段，尚未突破傳統(tǒng)的管理模式，一些學校甚至沒有開發(fā)建設檔案管理信息系統(tǒng)，檔案收集整理和開發(fā)利用服務無法滿足學校發(fā)展的需要。

（三）檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理，普遍缺乏專業(yè)信息化檔案人才

檔案館館藏數(shù)量的急劇增加與檔案管理人員不足的矛盾十分突出，技工院?，F(xiàn)有檔案管理人員無法滿足學校發(fā)展的需求，尤其缺乏既熟悉檔案實務、法律法規(guī)和規(guī)范化要求，又精通信息技術(shù)的復合型檔案管理人才。由于檔案管理部門不是學校教育教學的“主導”部門，有被邊緣化的趨勢，在專業(yè)人才招聘、管理力量配備等方面得不到應有的重視，檔案隊伍建設相對滯后，檔案業(yè)務培訓嚴重欠缺。技工院校檔案管理人員普遍年齡偏大，且專業(yè)不對口，檔案業(yè)務不精，綜合素質(zhì)和計算機水平相對偏低，對網(wǎng)絡技術(shù)了解運用甚少，難以適應檔案信息化建設的要求，無法肩負檔案信息化建設的重任。

（四）檔案數(shù)字化安全管理存在風險隱患，檔案保密工作有待加強

信息化建設的推進突破了傳統(tǒng)管理框架，提高了檔案管理利用效能。但由于信息網(wǎng)絡與生俱來的開放性特點，檔案安全管理同樣存在風險隱患。在傳統(tǒng)管理模式下，管理環(huán)境相對封閉，檔案信息與載體不可分離，檔案集中保管，人為監(jiān)控，檔案失密、泄密的可能性相對較小。推進檔案信息化、網(wǎng)絡化，改變了傳統(tǒng)檔案存儲方式，檔案信息存儲在硬盤、光盤等電子介質(zhì)上，并通過網(wǎng)絡傳輸，檔案信息的生成、處理以及傳輸均處于開放共享的網(wǎng)絡大環(huán)境之下，大大增加了檔案信息安全風險，介質(zhì)保管維護、黑客入侵、系統(tǒng)漏洞、計算機病毒、木馬植入、操作不慎等都有可能造成檔案信息的丟失、泄密、被篡改和非法利用，并帶來不可估量的損失。

三、提升檔案信息化水平的對策建議

（一）健全檔案信息化保障機制，積極爭取切實有效的政策支持

技工院校檔案管理部門要發(fā)揮主體作用，堅持做到“守土盡責”，在檔案行政管理部門指導下，扎實開展檔案信息化宣傳工作，提高相關(guān)部門對檔案信息化建設的認識，爭取各方面的支持與配合，成立檔案信息化領(lǐng)導小組，健全學校檔案信息化議事協(xié)調(diào)機制，在學校議事決策時同步研究檔案信息化工作，在集中學習活動中組織檔案法律法規(guī)內(nèi)容學習和有關(guān)業(yè)務學習，組織學習檔案信息化理論知識與實務技能，從組織協(xié)同、議事決策、輿論引導等方面建立健全檔案信息化組織保障工作機制，為檔案信息化順利推進營造良好輿論氛圍。根據(jù)國家檔案管理建設和職業(yè)教育發(fā)展等方面的政策措施，結(jié)合技工院校實際，科學制定學校檔案信息化建設規(guī)劃，明確階段性目標任務和中長期發(fā)展戰(zhàn)略。按照相關(guān)部門的檔案信息化建設工作部署，積極爭取當?shù)卣块T大數(shù)據(jù)管理、信息化數(shù)字化建設相關(guān)的傾斜性政策支持，把技工院校檔案信息化工作納入當?shù)卮髷?shù)據(jù)戰(zhàn)略和信息化工作規(guī)劃，在學校加強基礎(chǔ)建設時統(tǒng)籌考慮檔案信息化升級改造。

（二）提供技工院校檔案信息化建設資金保障，夯實檔案管理基礎(chǔ)

檔案信息化建設涉及面廣，資金需求量大，必須持續(xù)推進、循序漸進，要在財政等各相關(guān)部門的大力支持下，積極做好檔案信息化建設的資金籌集工作。要認真落實《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，與有關(guān)部門加強溝通協(xié)調(diào)，持續(xù)加大經(jīng)費投入，為強化技工院校檔案信息化建設提供強有力的資金支持。統(tǒng)籌兼顧，提前謀劃，在推進學?；椖?、升級改造基建設施時，按照檔案管理有關(guān)硬件設施設備規(guī)范要求和行業(yè)標準，及早規(guī)劃檔案信息化建設。在配置各項內(nèi)部管理設施和信息化硬件時，同步考慮采購、配備加強檔案信息化建設所需的設施設備，為技工院校加強檔案信息化工作奠定堅實基礎(chǔ)。與此同時，落實國家對于檔案軟件的相關(guān)功能要求和行業(yè)標準，加強檔案信息化標準化規(guī)范化建設，在檔案管理應用軟件建設方面遵循兼容性、一體化原則，有機銜接技工院校教育教學業(yè)務系統(tǒng)，整合檔案管理系統(tǒng)與教育教學管理系統(tǒng)，建立完善檔案信息采集交換工作機制，提供方便快捷、安全有保障的檔案管理、利用服務。

（三）強化專業(yè)隊伍建設，全面提升檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理人員承擔著技工院校檔案管理與信息化建設目標任務，是推進檔案信息化建設的動力之源。技工院校檔案管理人員素質(zhì)的高低影響檔案信息化建設的進展，關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。技工院校必須堅持引培并舉，在學校教職工繼續(xù)教育總體規(guī)劃中統(tǒng)籌考慮將檔案管理人員納入其中，強化專兼職檔案管理人員素質(zhì)教育與業(yè)務培訓，注重復合化、實務型培訓，使檔案管理人員既要掌握檔案學基礎(chǔ)理論知識，也具備較強的綜合業(yè)務能力，更要盡快熟悉信息技術(shù)和計算機技能的運用，熟練掌握信息化、網(wǎng)絡化背景下的檔案業(yè)務流程，尤其是要注重提升大數(shù)據(jù)背景下技工院校畢業(yè)生檔案利用需求的效能。

技工院校檔案信息化數(shù)字化建設工作對檔案管理人員素質(zhì)提出了更高要求，檔案管理人員必須具備適應學校檔案電子化管理、智慧式服務的技能，具備學習吸收新技術(shù)、適應新系統(tǒng)的能力。技工院校要及時調(diào)整人才引進計劃，把引進符合現(xiàn)代信息技術(shù)應用需求的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才納入學校人才補充計劃，加快檔案信息化建設進程。

（四）落實人防物防技防措施，健全技工院校檔案管理安全防護體系

在相關(guān)部門的指導與支持配合下，將檔案信息安全防護工作列入信息化建設日程，建立健全檔案信息安全容災備份機制，細化管理措施，對檔案數(shù)據(jù)進行多介質(zhì)備份。要加強部門溝通協(xié)作，根據(jù)國家有關(guān)信息系統(tǒng)安全保護等級的相關(guān)規(guī)定和標準，協(xié)同做好檔案管理系統(tǒng)定級備案、安全等級評價和安全監(jiān)管等工作，進一步健全技工院校檔案管理安全防護體系。按要求配備檔案管理網(wǎng)絡安全保密設備，加強網(wǎng)絡安全管理和權(quán)限設置，安裝計算機殺毒軟件和防火墻，健全檔案信息存儲傳輸和服務利用安全機制，封堵網(wǎng)絡失泄密漏洞。要嚴格落實檔案信息網(wǎng)絡安全保密制度，建立健全檔案管理制度體系，建立檢查登記工作機制，與相關(guān)人員簽訂安全管理責任書，落實職責，定期進行安全檢查登記，防止越權(quán)使用和非法備份等問題發(fā)生，采取各種有效的管理措施和技術(shù)手段，確保技工院校檔案安全。

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（作者單位：江蘇省南通工貿(mào)技師學院）