劉心華

摘 要：事實上，多數人對檔案管理工作存在認知誤區(qū)，認為檔案管理工作可有可無，對此項工作缺乏重視。但是，檔案管理工作對急救中心管理制度發(fā)展和質量檢查工作開展而言至關重要。本文采用文獻研究方法，聚焦中心檔案管理現狀，分析現階段檔案管理工作中存在的短板，并立足于信息化背景，提出檔案創(chuàng)新管理方法，主要從信息化建設、人員素質、基礎設備設施和管理制度、信息收集方法出發(fā)，實現檔案科學和規(guī)范管理，希望通過本文研究，為相關行業(yè)提供借鑒。

關鍵詞：急救中心；檔案管理；創(chuàng)新方法

急救中心檔案管理是急救中心管理的重要工作內容，面臨著信息化管理發(fā)展趨勢，醫(yī)療行業(yè)需要突破改革難關，實現急救中心檔案創(chuàng)新管理。醫(yī)院應抓住改革機遇，發(fā)揮檔案資料為醫(yī)療改革、科研發(fā)展以及教學工作提供信息參考和服務的作用，適應新時期的挑戰(zhàn)。隨著社會現代化發(fā)展，急救中心檔案管理需要從多維度改革，并結合急救檔案管理經驗，探尋新途徑，以適應新時期的發(fā)展需要。

一、急救中心檔案管理現狀

1.急救指揮中心歷史短，檔案庫存量少

菏澤市120急救指揮中心在2011年6月批復成立，2012年11月正式運行，承擔著院前日常醫(yī)療急救指揮、參與突發(fā)事件的緊急醫(yī)療救援、開展醫(yī)療急救專業(yè)培訓、急救知識科普宣傳等工作。同時，該急救中心還引入了珠海安克公司先進技術，借助GPS、手機定位、急救App和生命體征回傳等，構建國家、省、市、縣突發(fā)性事件中的聯(lián)動體系，及時開通應急視頻，并針對突發(fā)急救事件制定應對措施。但是，由于急救中心建設時間不長，軟硬件基礎設備設施以及人事建設都處于空白。例如，設備設施不完善、電腦設備老舊、未添置音像設備以及防潮防霉防蟲等工作落實不到位。同時，急救中心能夠采用的經驗較少，加之部分人員缺少檔案管理知識，分支機構制度化管理不到位，難以實現統(tǒng)一協(xié)調，導致很多檔案資料缺失，無法完整收集和及時歸檔，能夠保管的檔案數量就變得越來越少。

2.缺少對檔案管理的重視，職責分工不明確

首先，急救中心現有部分員工并沒有經過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓，對于檔案管理的價值和檔案知識存在認識淺薄的問題。目前，急救中心工作人員數量有限，面對各種突發(fā)性急救事件常常會因為人手不足等原因，無法解聘這部分員工，只能延續(xù)現有工作模式和人員結構來應對日常急救工作。因此，急救中心工作人員沒有時間和精力顧及檔案管理工作，長此以往，大家都對檔案管理在日常工作中的價值缺乏認識，甚至認為檔案的存在只是對過去歷史及發(fā)展路徑的一種記載和留存形式，并不能針對日常業(yè)務、急救處理與管理工作起到推動作用。其次，相關職能科室人員在向上級匯報工作或者開展內部質量檢查時，對檔案資料的呈現形式也缺乏統(tǒng)一的管理，有人提交電子版檔案材料，也有人使用的是紙質版檔案材料，人們只是將檔案材料作為工作匯報和質量檢查的承載工具，絲毫沒有意識到這些材料的利用價值，也因為材料呈現形式的不統(tǒng)一，造成無法及時歸檔，使檔案材料分散在不同職能科室，影響檔案的完整性。最后，因該急救中心成立的時間短，員工檔案管理意識薄弱，始終沒有建立獨立的檔案管理室，工作人員既有全職也有兼職，因工作屬性的不同，檔案管理工作要求不統(tǒng)一，造成檔案管理工作分工混亂，職責定位不明，任務落實缺乏及時性，甚至出現疲于應付、敷衍了事現象，導致檔案材料無人管、無人收的情況。

3.檔案管理信息化發(fā)展滯后，與國際先進水平存在差距

由于急救中心存在紙質檔案無法及時歸檔、檔案資料缺失、管理不到位等問題，檔案管理信息化建設顯得日益重要，要求急救中心檔案管理工作應當緊跟網絡信息化和社會現代化發(fā)展趨勢，實現從紙質檔案的保存模式向電子化檔案保存模式轉變，并達到計算機數據存儲與紙質檔案管理并重。目前，我國多數城市已經建立了急救中心和院前急救系統(tǒng)，但檔案管理工作的開展依然受多方面局限。一是電子影像檔案分散在不同職能科室，無法有效集中管理，導致一些有價值的電子影像資料面臨缺失風險，并且難以追回。二是檔案管理人員的信息化水平亟待提升。現階段，很多急救中心的電子檔案管理人員仍然以年齡偏大的老員工為主，他們在傳統(tǒng)紙質檔案管理工作中擁有豐富的經驗，但對計算機、互聯(lián)網、檔案管理信息化建設認識不足，對先進技術的使用能力較為薄弱。三是國內檔案管理信息化與國際先進水平存在一定差距。以某急救中心為例，該急救中心雖然完成了院前急救的調派信息化建設，建立了緊急醫(yī)學救援信息系統(tǒng)，但我國急救中心在接警信息、報警人病情描述、指揮調度派車和醫(yī)院回填病歷等方面存在不足，無法與國際先進的急救信息化水平相匹配，出現報警系統(tǒng)功能滯后、數據分析不足、統(tǒng)一調度不暢及院前院內缺少有效對接等問題?？偠灾?，我國急需在院前急救中心建立完善的信息化管理體系。

二、急救中心檔案創(chuàng)新管理方法研究

1.建立檔案管理信息化體系，制定統(tǒng)一的建設標準

急救中心檔案信息化建設包含諸多復雜要素，是一項建設時間長、綜合性的工程。在建設過程中，可以從以下方面實施：

一是發(fā)揮政府職能作用，加大對其幫扶力度，做好頂層設計，建設醫(yī)療急救檔案信息化管理平臺，并以信息化平臺為基礎，頒布醫(yī)療急救檔案信息化管理政策。同時，以增強人員應急反應能力為目標導向，以區(qū)域信息化平臺聯(lián)動為重心，制定統(tǒng)一的標準，以標準先行為急救檔案信息化建設奠定基礎。

二是構建更全面的檔案資源信息化體系。在信息化背景下，社會上很多醫(yī)療機構、公安、司法機關、律師、保險和醫(yī)保等部門都需要查閱醫(yī)療急救中心的檔案資源，但由于自身擁有的檔案數據存在信息壁壘，導致無法實現資源全面共享與高效利用?；诖?，醫(yī)療急救中心應當構筑集指揮調度派車、接警信息處理、數據查詢等功能于一體的信息共享平臺，提高檔案資源收集效率，并以檔案部門為主體，不僅要讓救援信息在急救中心內部快速傳輸，更要依托平臺優(yōu)勢，協(xié)同社會上其他醫(yī)療機構、社區(qū)衛(wèi)生服務中心、各類組織或個人參與到醫(yī)療急救中心檔案管理信息化建設中，利用大數據采集與分析技術、云計算技術等信息化工具，實現設備對接、各類檔案資源整合、技術銜接，并建構檔案信息庫，突出醫(yī)療急救中心檔案管理的特點，更好地提供信息服務。

三是借鑒國外先進的信息化建設經驗，提高檔案服務。比如，國外采用現代ICT技術驅動，配置遠程醫(yī)療設施，如遠程視頻和數據共享等服務，為應對重大、突發(fā)性等救援工作，提高應急反應能力，避免運輸距離、處置不及時等問題，導致傷員、病患錯過最佳搶救時間。此外，國外院前急救是以病人為中心，建立了急救閉合體系，由報警信息、測量、數據傳輸、急救App、在線電子病歷、健康管理、個人電子病歷和救援醫(yī)護人員等要素組成，急救中心可以實時與現場急救專家通過平板電腦、App等及時溝通患者情況，探討最佳線路，安排指揮調度，以最短的距離安全將病人送到醫(yī)院進行搶救。整個救援過程中的數據信息都會如實和完整地記錄在管理平臺和App內，通過大數據分析，精準獲取資料，為后續(xù)檔案整理和收集工作提供極大的便利。國內醫(yī)療急救中心救援任務以及檔案管理也可以借鑒國外先進的管理模式。例如，利用信息技術盤活檔案資源，秉持“用戶第一”的理念，提供優(yōu)質服務。還可以利用微信和開發(fā)App等，制定個性化服務，為用戶普及醫(yī)療急救等相關知識，將所有檔案數據通過信息技術手段及時歸檔。

2.加強人員素質和優(yōu)化基礎設備設施

由于檔案管理是專業(yè)性較強、涉及內容較多的一項任務，要求檔案管理人員應該具備扎實的專業(yè)理論。例如，了解檔案管理學、技術檔案管理學、社會學、統(tǒng)計學、計算機學以及操作方法等。急救中心可以借助信息化平臺，加強檔案管理人員專業(yè)知識培訓，采用線下指導、線上資料共享及視頻培訓等方式，促使檔案管理人員全方位了解檔案管理工作職責、工作內容、工作方法以及需要具備的文化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。同時，醫(yī)療急救中心還應完善行業(yè)待遇，吸引更多綜合型、應用型專業(yè)人才，為急救中心檔案信息化管理與服務發(fā)揮人才優(yōu)勢。此外，為了加大檔案管理人員培訓力度，急救中心還應建立專門的檔案管理辦公室、閱覽室、保存室和培訓室等，并配置齊全照相機、攝像機、掃描儀、計算機、打印機、復印機等以及干濕溫度計、防蟲藥劑、金屬檔案柜等設備設施，為檔案創(chuàng)新管理工作提供軟硬件支持。

3.創(chuàng)新檔案管理意識、方法、內容和制度

（1）意識創(chuàng)新

建設醫(yī)療急救中心檔案管理系統(tǒng)，需要檔案管理人員自身具備創(chuàng)新管理能力。首先，利用新媒體和急救中心內部信息化管理平臺，擴大檔案創(chuàng)新管理的宣傳力度，讓不同職能科室、各級干部以及所有工作人員都能提高檔案創(chuàng)新管理的認識。其次，醫(yī)療急救中心還可以安排有潛力的人員進修學習，讓人員既掌握扎實的醫(yī)療急救知識，還能懂得計算機操作技能，運用創(chuàng)新型管理方法，履行好院前急救檔案管理責任。最后，醫(yī)療急救中心檔案創(chuàng)新管理應該突出檔案管理工作規(guī)范化、制度化和標準化特點，促使檔案管理工作人員積極學習新業(yè)務、新知識、新技術。

（2）方法創(chuàng)新

急救中心檔案創(chuàng)新管理不僅體現在購置先進的信息化設備設施、樹立創(chuàng)新型檔案管理意識，還體現在檔案管理方法的創(chuàng)新，構建符合檔案標準化管理內容的檔案管理模式，以分類、編號和制定案卷名錄等方式，將檔案數據收集、分類整理和檔案歸檔等各環(huán)節(jié)全部納入信息化管理體系，提高檔案管理標準化程度，確保檔案材料不遺漏、存檔及時和記錄無誤。此外，創(chuàng)新檔案信息收集方式，需要打破常規(guī)，摒棄過去按部就班的收集習慣，多管齊下。比如，急救中心檔案管理人員可以采用“走出去”的采集方式，檔案管理不僅僅是坐在辦公室管理的工作，更需要與其他科室工作人員協(xié)同配合，及時收集，避免遺漏。檔案管理人員還可以親自在重大事件和急救知識普及活動等進行拍攝，獲取第一手資料，全面收集轄區(qū)范圍內醫(yī)院地理位置、急救設施、血量存儲及報警人病情描述等信息，以便快速接警并明確處理方案，為病患爭取搶救最佳時間。

（3）內容創(chuàng)新

急救中心必須客觀、如實記錄病人急救全過程，并全方位錄像、錄音和記錄紙質數據信息，這樣，當出現醫(yī)患糾紛時，可以向公安機關等相關部門提交法律證據，這也是體現醫(yī)療急救中心應急反應能力、評價急救人員績效的參考依據。確保檔案的真實、有效以及檔案信息利用效果，關鍵在于檔案信息收集和記載內容的完整性。其一，急救中心應按照從分支到獨立、從小到大等標準將急救中心歷史發(fā)展全貌的信息資料如實反映和記錄清楚。其中，包含場地、基礎設施、醫(yī)療急救設備、調度派車、突發(fā)事件處置方案等原始影像、視頻、圖片。此外，組織機構調整以及歷史文化、科技創(chuàng)新、制度建設、管理經驗等資料也應進行收集。其二，記載院前急救全過程信息資料，從急救中心接到報警信息，經過接線員受理、由人員統(tǒng)一派車開始，到報警人指定現場開始救援，將病人送往醫(yī)院進行搶救，整個過程的信息資料都要如實且沒有遺漏地記錄在冊。例如，病人姓名、地址、各項收費、病情初步診斷、責任醫(yī)生及護士、用藥及救治措施、救援車的車型、車速、行車公里數等信息資料，還包含接警員接警時的語氣、態(tài)度、派車指令等錄音資料。同時，做好上述檔案信息資料收集后，按照病患年齡、地理位置、病名、病因等分類整理，編輯檔案目錄，及時歸檔，將檔案信息資料及時錄入計算機系統(tǒng)內，依靠系統(tǒng)科學管理，實現檔案信息自動化統(tǒng)計、分析、存儲、檢索和利用，以便后續(xù)主管部門及其他部門、組織機構查閱檔案資料、研究病人發(fā)病規(guī)律、原因，總結搶救經驗，提高工作效率。

（4）制度創(chuàng)新

急救中心檔案信息管理部門需要自身加強管理和服務意識，明確責任，將檔案管理工作納入急救中心年度計劃和長遠發(fā)展范疇，定期組織開展檔案創(chuàng)新管理研究和質量檢查等工作，并成立專門的檔案管理領導小組，設立檔案管理員專職崗位，在人員選派上應該從專業(yè)度、責任心以及熟悉信息化技術等方面考慮，實現檔案管理與業(yè)務工作“兩手抓”。與此同時，急救中心應建立健全檔案管理工作制度，制定合理的檔案信息采集、歸檔范圍，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)精神以及內部管理規(guī)定，完成檔案查閱、采集、歸檔、交接、使用期限等工作。還要特別明確檔案歸檔范圍與急救中心業(yè)務情況相對接，根據院前急救醫(yī)療特性和醫(yī)療工作職責要求，界定歸檔范圍。此外，急救中心應建立檔案安全保密制度，與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，要求人員嚴格遵循。

三、結語

通過上述分析，檔案創(chuàng)新管理在當今顯現出越來越重要的作用，檔案管理人員需要以檔案為核心，主動更新觀念，緊跟時代，全面提升管理意識，優(yōu)化管理方法，健全管理制度，切實做好檔案高效采集、科學管理、規(guī)范歸檔等工作。對此，本文從現存問題出發(fā)，探索有效的檔案信息管理創(chuàng)新途徑和方法，從信息化建設、意識強化、方法更新、制度健全及基礎設施完善等多方面落實，促使急救中心檔案信息資源發(fā)揮更多的服務價值。

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（作者單位：菏澤市急救指揮中心）