張玉文

摘 要：水利工程檔案管理是工程建設(shè)的重要工作之一，檔案記錄了工程開(kāi)始到竣工的各項(xiàng)事宜，是施工管理及后期維護(hù)、整改的重要參考。新形勢(shì)下，對(duì)水利工程檔案管理提出了更高要求，除了要記錄完整的信息以外，還要對(duì)水利工程檔案管理方式、觀念等進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化。實(shí)際上，當(dāng)前水利工程檔案管理存在重視程度低、管理制度缺乏等多重問(wèn)題。基于此，本文對(duì)水利工程檔案的概念及內(nèi)涵進(jìn)行介紹，總結(jié)了新形勢(shì)下水利工程檔案管理具備的特點(diǎn)，說(shuō)明其所存在的不足并提出了針對(duì)性優(yōu)化建議，以期與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，也為相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行更加深入的研究提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；水利工程；檔案管理；創(chuàng)新途徑

近年來(lái)，我國(guó)十分重視水利工程建設(shè)與發(fā)展，但在水利工程檔案管理方面，既存在重視程度較低的問(wèn)題，又沒(méi)有充分發(fā)揮信息技術(shù)的積極作用，在一定程度上阻礙了我國(guó)水利工程建設(shè)水平的進(jìn)一步提升?；诖?，有必要對(duì)水利工程檔案管理現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題深入思考，構(gòu)建科學(xué)、合理的水利工程檔案管理體系，最大程度地上發(fā)揮水利工程檔案信息的價(jià)值。

一、水利工程檔案的概念與內(nèi)涵分析

水利工程檔案是記錄梳理工程投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案等各環(huán)節(jié)進(jìn)展及具體情況的過(guò)程性文件及資料，通常覆蓋水利工程建設(shè)全過(guò)程。對(duì)水利工程檔案進(jìn)行查詢能夠清楚了解到各個(gè)階段工程建設(shè)的具體情況，同時(shí)，也能為工程項(xiàng)目后續(xù)的針對(duì)性優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。早在1992年，我國(guó)水利部就不斷強(qiáng)調(diào)運(yùn)用科技檔案對(duì)科技活動(dòng)進(jìn)行記錄。由此可見(jiàn)，水利工程檔案對(duì)水利工程建設(shè)，乃至水利事業(yè)發(fā)展所起到的積極作用是不可替代的。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，水利檔案在水利工程建設(shè)中發(fā)揮的作用也愈發(fā)重要，若不能對(duì)水利工程檔案管理途徑創(chuàng)新，提高檔案管理水平，將會(huì)對(duì)水利工程后續(xù)項(xiàng)目開(kāi)展產(chǎn)生不良影響。

二、新形勢(shì)下水利工程檔案管理特點(diǎn)

水利工程檔案管理特點(diǎn)是水利工程檔案管理創(chuàng)新的重要入手點(diǎn)，其能夠真實(shí)反映水利工程的具體性質(zhì)。

1.復(fù)雜性

水利工程建設(shè)過(guò)程中，涉及的技術(shù)種類與規(guī)范較多，所產(chǎn)生的檔案類型也越來(lái)越多，如工程建設(shè)檔案和財(cái)務(wù)檔案等。就水利工程實(shí)施過(guò)程而言，又包含多個(gè)子工程，特別是對(duì)于項(xiàng)目規(guī)模較大的工程來(lái)說(shuō)，其所涉及的領(lǐng)域與分支多樣，為確保水利工程項(xiàng)目的順利施工，需要將理論與實(shí)踐相結(jié)合，并將水利工程檔案遞交到項(xiàng)目干系人手中，工程檔案較為分散，這也會(huì)增加水利工程檔案管理工作的復(fù)雜性。

2.不確定性

水利工程的開(kāi)展通常以運(yùn)河或其他大型河道為中心，且容易受到政治和經(jīng)濟(jì)等影響。其中，自然因素對(duì)水利工程建設(shè)產(chǎn)生的影響最為重要。因此，在對(duì)施工區(qū)域進(jìn)行勘察時(shí)，需要從氣候與河流量變化等多方面進(jìn)行思考，一旦上述因素發(fā)生變化，施工設(shè)計(jì)也隨之變動(dòng)，水利工程檔案管理工作具有較大的不確定性，信息改動(dòng)頻繁。

3.成套性

一般來(lái)說(shuō)，水利工程建設(shè)會(huì)以階段進(jìn)行劃分，水利工程檔案并不是直接產(chǎn)出的工作文件，而是結(jié)合工程實(shí)際進(jìn)度與情況逐步完善形成的。在具體施工過(guò)程中，各子工程之間聯(lián)系緊密，且與多條主線相關(guān)，多條主線匯聚在一起才能夠形成完整的工程項(xiàng)目?；诖?，水利工程具有成套性，需要在水利工程檔案中體現(xiàn)不同主線以及子工程的相互聯(lián)系。

三、新形勢(shì)下水利工程檔案管理的不足

1.重視程度較低，忽視與水利工程建設(shè)的同步開(kāi)展

新形勢(shì)下，我國(guó)水利工程事業(yè)發(fā)展獲得了諸多機(jī)遇，水利工程施工工藝得以優(yōu)化。因此，許多工程管理者更加重視水利工程的技術(shù)實(shí)施及新技術(shù)引進(jìn)，也會(huì)關(guān)心政策變動(dòng)對(duì)水利工程開(kāi)展產(chǎn)生的影響，但對(duì)水利工程檔案管理重視程度較低?；谶@一現(xiàn)狀，在招聘水利工程檔案管理員時(shí)門檻較低，甚至允許兼職人員加入。這些人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，在檔案錄入與信息整理能力方面有所欠缺。當(dāng)然，為確保水利工程順利開(kāi)展，水利部門也會(huì)抽調(diào)專職人員對(duì)水利工程的進(jìn)程監(jiān)督管理，但往往人員流動(dòng)性大，在一定程度上增加了水利工程檔案管理難度。除此以外，部分水利工程檔案管理較為滯后，不能與工程實(shí)際施工情況同步更新，二者之間脫節(jié)，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)水利工程檔案分類不規(guī)范、內(nèi)容不完善等問(wèn)題。

2.缺乏管理制度，管理制度的核心支撐作用難展現(xiàn)

管理制度的約束是檔案管理工作創(chuàng)新的重要力量。一方面，在實(shí)際管理過(guò)程中，許多管理制度的實(shí)施過(guò)于形式化，盡管大部分地區(qū)按照相關(guān)要求進(jìn)行制度整改，但基于不同水利工程的差異性，不能保證相關(guān)制度的落實(shí)情況與實(shí)際工作對(duì)等，約束力較低。另一方面，形式化的管理制度并未充分考慮到水利工程檔案管理的分散性與成套性，無(wú)法將信息收集、信息分類等環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合，管控力度較差。從管理制度的內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，普遍缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理部門人才流動(dòng)性較大，部分管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)較淺，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)失誤等問(wèn)題。

3.信息化進(jìn)程慢，數(shù)字化管理模式亟待推廣與落實(shí)

就傳統(tǒng)的檔案管理而言，多依靠人力書寫或打印的方式進(jìn)行信息收集和錄入，若想尋找水利工程某階段的相關(guān)數(shù)據(jù)，需要查找多個(gè)檔案，查閱多種信息，工作效率較低。新形勢(shì)下，越來(lái)越多的地區(qū)開(kāi)始引進(jìn)檔案管理專用系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行信息記錄，但傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的水利工程檔案并未更新到系統(tǒng)中，在一定程度上對(duì)水利工程檔案管理創(chuàng)新起到了限制作用?；貧w到水利工程項(xiàng)目本身，各子工程之間銜接明顯，不同規(guī)模和不同性質(zhì)的水利工程所采取的施工技術(shù)不同以及建設(shè)模式也有所不同，僅采用數(shù)字化進(jìn)行管理靈活性較低，難以確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作及時(shí)開(kāi)展。

4.團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)較弱，尚未建立高水平的檔案管理隊(duì)伍

目前，水利工程檔案管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)較弱問(wèn)題主要體現(xiàn)在部分管理人員身兼數(shù)職、專業(yè)化人才較少和專用系統(tǒng)作用未充分發(fā)揮等多個(gè)層面。由于部分管理者對(duì)水利工程管理重視程度較低，并沒(méi)有對(duì)檔案管理人員開(kāi)展針對(duì)性培訓(xùn)，一些胸懷抱負(fù)的人才邁入檔案管理行列，但發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法發(fā)揮有效價(jià)值，未來(lái)職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，大多選擇另尋他路。不僅如此，相較于其他工程項(xiàng)目，水利工程檔案管理后期的審查內(nèi)容較多，需要檔案管理人員具備清晰的管理思路，這是當(dāng)前許多檔案管理者難以達(dá)到的。

四、新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

1.加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范程度

水利工程檔案管理工作的開(kāi)展需要嚴(yán)格按照國(guó)家或地區(qū)制定的相關(guān)政策及規(guī)定執(zhí)行，如《水利檔案工作規(guī)定》等?；谛滦蝿?shì)下水利工程檔案管理創(chuàng)新存在的諸多問(wèn)題，相關(guān)部門需要從制度方面反思，加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)，建立一套完整的管理制度，對(duì)檔案管理、檔案借閱等活動(dòng)的開(kāi)展進(jìn)行約束。例如，建立責(zé)任管理制度，細(xì)化水利工程檔案管理工作的具體任務(wù)，幫助每一位檔案管理者認(rèn)清自己承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任。水利工程建設(shè)檔案管理部門也要認(rèn)真解讀國(guó)家有關(guān)部門提出的相關(guān)政策，以此作為工程建設(shè)及檔案管理的依據(jù)。另外，政府方面也需要結(jié)合新形勢(shì)下水利工程檔案管理的實(shí)際需求及社會(huì)動(dòng)態(tài)，對(duì)檔案管理政策進(jìn)行調(diào)整。

2.重視水利工程檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)化管理

要想對(duì)水利工程檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，需要正確認(rèn)識(shí)水利工程檔案管理的重要性，對(duì)水利工程檔案管理引起重視，為水利工程檔案管理工作開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部條件，摒棄傳統(tǒng)管理模式下單一的發(fā)展理念，貫徹落實(shí)綜合型發(fā)展原則。在檔案管理過(guò)程中，要充分發(fā)揮檔案管理者的存在價(jià)值，強(qiáng)調(diào)其對(duì)檔案內(nèi)容的檢查與管理。同時(shí)，在政府有關(guān)部門的支持下，還可以引進(jìn)諸多信息化儲(chǔ)備人才，為水利工程檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，檔案管理者還要注重意識(shí)引導(dǎo)，即充分考慮到水利工程檔案管理的分散性，鼓勵(lì)檔案管理部門與其他部門積極溝通。企業(yè)可賦予檔案管理部門一定的管理權(quán)，增強(qiáng)其中心地位，提升相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

3.堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理，健全水利工程檔案管理體系

首先，在水利工程檔案管理過(guò)程中，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理原則的落實(shí)能夠幫助檔案管理者科學(xué)分工，以此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量不斷提升。其中，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主要是指水利工程檔案管理過(guò)程中，檔案管理部門負(fù)主要責(zé)任，各參建單位有參與義務(wù)，與檔案管理者共同承擔(dān)管理責(zé)任。分級(jí)管理則是對(duì)水利工程參建單位內(nèi)部的檔案管理方式進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，既要明確各參建單位在各部門檔案管理方面扮演的角色，為水利工程檔案管理工作開(kāi)展提供便利，促進(jìn)多部門協(xié)同合作。采用此策略進(jìn)行檔案管理，既有助于部門間的相互監(jiān)督，又能夠?yàn)闄n案管理質(zhì)量提供保障。

其次，水利工程檔案管理創(chuàng)新與管理體系完善還需要建立專門的檔案管理室，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入公共平臺(tái)中，提升水利工程數(shù)據(jù)庫(kù)的完整度，為工程實(shí)踐提供有效參考。此外，要考慮水利工程檔案管理的人力資源，盡可能多地提高人力資源的利用率。例如，可通過(guò)招聘專業(yè)性強(qiáng)的專職人員降低人員流動(dòng)。同時(shí)，承建單位內(nèi)部可成立考核監(jiān)督小組，對(duì)在崗人員及新入職人員開(kāi)展測(cè)試，以此判斷其是否滿足晉升需求。為提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，可建立淘汰制度。

最后，要重視建立審查制度，依照檔案管理部門不同員工的實(shí)際情況分配職能，將水利工程項(xiàng)目不同階段的任務(wù)進(jìn)行細(xì)致劃分，并選定負(fù)責(zé)人。此過(guò)程中，需要注意水利工程檔案管理的成套性特點(diǎn)，不僅要對(duì)自己所負(fù)責(zé)的領(lǐng)域完善，還要嘗試與其他內(nèi)容進(jìn)行銜接，從而第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)銜接有誤或信息空檔等問(wèn)題。

4.強(qiáng)化檔案管理信息建設(shè)，提升水利工程完整性

強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)是新形勢(shì)下水利工程檔案管理工作創(chuàng)新的重要路徑。針對(duì)當(dāng)前水利工程檔案管理存在的諸多問(wèn)題，可引進(jìn)水利工程管理系統(tǒng)，根據(jù)水利工程屬性不同對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置。例如，A系統(tǒng)主要收錄規(guī)模較大的水利工程檔案，包括整體工程實(shí)施檔案、子工程實(shí)施檔案及子工程下各分支的實(shí)施檔案。為便于檔案管理及查找，還可以對(duì)檔案類型進(jìn)行區(qū)分，如文書檔案、錄像檔案等。B系統(tǒng)主要收錄特殊信息，如記錄存在問(wèn)題或暫停施工的水利工程。

5.提高管理團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)，確保水利工程檔案管理的創(chuàng)新

檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)是提升水利工程檔案管理水平，改善水利工程檔案管理現(xiàn)狀的關(guān)鍵。為確保團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的穩(wěn)定性與專業(yè)性，企業(yè)在進(jìn)行人才招聘時(shí)，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)設(shè)置條件，除引進(jìn)與檔案管理有關(guān)的專業(yè)化人才以外，還要引進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)維、計(jì)算機(jī)工程等方面的人才。對(duì)于在崗員工，可將其文化背景、工作經(jīng)驗(yàn)等作為依據(jù)進(jìn)行小組劃分，有針對(duì)性地制訂員工培訓(xùn)計(jì)劃，由企業(yè)內(nèi)部成立的監(jiān)督管理小組定期或不定期地對(duì)在崗員工的學(xué)習(xí)狀況與實(shí)踐能力等進(jìn)行檢查。考核通過(guò)，即可回到原工作崗位，否則可執(zhí)行降級(jí)處理或扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金。除了要吸納人才，還要留住人才。因此，在培訓(xùn)過(guò)程中，要不斷強(qiáng)調(diào)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際需求制訂培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)過(guò)程依然需要堅(jiān)持獎(jiǎng)懲制度，以此提升檔案管理人員的專注力，鼓勵(lì)其進(jìn)行管理創(chuàng)新。

6.注重檔案管理工作研究，提升檔案管理工作的質(zhì)量

近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用及人才管理體系的優(yōu)化使得水利工程檔案管理水平獲得了顯著提升，但仍存在部分問(wèn)題。作為新時(shí)代水利工程檔案管理人員，不僅要完成日常管理工作，還要主動(dòng)吸收與檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)，促進(jìn)自身專業(yè)水平的提升。與此同時(shí)，要總結(jié)工作中遇到的問(wèn)題及處理方案，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。對(duì)檔案管理部門而言，要通過(guò)相關(guān)制度鼓勵(lì)檔案管理人員研究水利工程檔案管理工作，可利用信息技術(shù)搭建資源共享、交流平臺(tái)，為檔案管理工作及質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。

一般來(lái)說(shuō)，在水利工程竣工驗(yàn)收后，需要進(jìn)行檔案移交，移交過(guò)程中容易發(fā)生檔案丟失等問(wèn)題。因此，需要對(duì)竣工后檔案移交工作的開(kāi)展引起重視，并對(duì)其開(kāi)展方案研究。具體來(lái)說(shuō)，可針對(duì)檔案移交環(huán)節(jié)的特點(diǎn)及實(shí)際需求，制定移交規(guī)范。同時(shí)，檔案管理人員在辦理移交手續(xù)時(shí)，要認(rèn)真檢查檔案文件的內(nèi)容及其完整性、一致性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并跟進(jìn)處理。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著水利工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理的重要性也逐漸凸顯。新時(shí)代，水利工程檔案管理工作的開(kāi)展更加注重創(chuàng)新性。同時(shí)，水利工程檔案管理現(xiàn)狀也要求檔案管理人員對(duì)其管理方式與理念重新思考。基于此，為實(shí)現(xiàn)水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到水利工程檔案管理創(chuàng)新的重要性，正確認(rèn)識(shí)檔案管理于水利工程建設(shè)的重要意義，重點(diǎn)研究水利工程檔案管理存在的各種問(wèn)題，如信息化進(jìn)程緩慢和團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)不合理等。通過(guò)監(jiān)督管理制度、獎(jiǎng)懲制度和信息化手段的應(yīng)用等措施調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性不斷提升，為水利工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展保駕護(hù)航。與此同時(shí)，水利工程檔案管理工作的開(kāi)展還需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，將創(chuàng)新作為新形勢(shì)下水利工程檔案管理的客觀條件，積極開(kāi)展水利工程檔案管理改革，為我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)，也讓檔案管理工作進(jìn)一步為水利工程事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

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（作者單位：濰坊市小清河管理服務(wù)中心）