王榮榮

摘 要：數(shù)字化檔案承載著新時代檔案工作的歷史使命，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)的發(fā)展插上騰飛的翅膀，把信息數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作進行有效融合，運用數(shù)字化技術(shù)提高檔案管理工作效率，提高檔案利用價值，為檔案工作的提升發(fā)揮重要作用。利用檔案系統(tǒng)為信息的提取與應(yīng)用提供科學(xué)、有效的保障，在檔案管理工作進程中構(gòu)建數(shù)字化平臺系統(tǒng)極其重要，也是對檔案管理工作質(zhì)量提供有效保證。本文主要研究在檔案管理工作中檔案數(shù)字化的運用特點及重要意義，并對其現(xiàn)在的運行和未來發(fā)展問題進行詳盡的探討。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化；服務(wù)；發(fā)展；應(yīng)用

電子檔案是具有憑證、查考和保存價值的電子文件及其相關(guān)信息的集合，元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息和背景信息及其管理過程的數(shù)據(jù)。電子文件歸檔指歸檔部門將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向單位檔案部門提交的過程。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，自2021年1月1日起正式施行。新檔案法第五章檔案信息化建設(shè)中指出：各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。檔案法的第三十七條對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出明確規(guī)定。對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)提出要求。

一、地質(zhì)檔案數(shù)字化進程

本單位作為石化企業(yè)下面的一個檔案館，應(yīng)上級文件精神指示，開始嘗試接收電子檔案資料，并制定相應(yīng)的歸檔標準。標準規(guī)定，石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)成果報告的術(shù)語和定義、地質(zhì)成果報告的組成、文字報告、附件、審批文件的編寫格式及要求、地質(zhì)成果報告印制要求以及電子文件制作的要求。成果文件信息包括正文、審批、附圖、附表、附件、多媒體、數(shù)據(jù)庫、軟件和輔助信息庫等分類。在收紙質(zhì)檔案的同時，把相應(yīng)電子文檔刻錄在一張光盤上，文字的電子格式主要是Word格式，表格數(shù)據(jù)是EXCEL格式，圖片采用JPG等格式。這些承載電子文檔的光盤被存入專業(yè)的磁帶柜里，電子文件沒有存入原始檔案，只是作為復(fù)制本檔案存放，以便于借閱利用。地質(zhì)檔案的種類涉及地質(zhì)、物探、化探、鉆井、測井、錄井、試油氣、油氣田開發(fā)和科學(xué)技術(shù)研究等地質(zhì)成果報告。

依據(jù)自然資源部關(guān)于加強地質(zhì)資料管理的通知，自然資源部關(guān)于進一步加強地質(zhì)資料社會化服務(wù)的指導(dǎo)意見?？瘫P電子文件使用內(nèi)部開發(fā)的專業(yè)軟件制作。其制作過程包括以下階段，整理階段是根據(jù)相關(guān)規(guī)則開展地質(zhì)檔案資料電子文件整理工作。源電子文件逐件整理，文件夾方式存放；存檔電子文件逐件整理，文件方式存放；其中，電子附件歸檔方式是將附圖冊歸為附件的整理方法。源電子文件整理是設(shè)立附圖冊的源電子文件夾，命名是該附圖冊的名稱。將所有源電子文件放到該文件夾下，將附圖冊的Word版本直接放到該文件夾下，或?qū)⒎饷妗㈧轫摵湍夸浿谱鞒梢粋€Word文件。在附件界面分別掛接附件存檔和源電子文件，并完善目錄信息。數(shù)據(jù)整理包含數(shù)據(jù)庫、軟件和多媒體類等。對數(shù)據(jù)整理的總體要求：數(shù)據(jù)庫、軟件和多媒體單獨建冊，不可合并、拆分。數(shù)據(jù)庫、軟件類、安裝包、說明性文件和相關(guān)技術(shù)文檔等分別設(shè)立文件夾，多媒體可以單獨存放也可以設(shè)立文件夾。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫和圖形數(shù)據(jù)庫需提供存檔電子文件。軟件類相關(guān)技術(shù)文檔存放在源電子文件夾。數(shù)據(jù)核查是電子檔案制作中的重要環(huán)節(jié)，其中，包括地質(zhì)資料的齊全，各類電子文件數(shù)量齊全。地質(zhì)資料完整，各類電子文件內(nèi)容完整不缺失。地質(zhì)數(shù)據(jù)表現(xiàn)在各類電子文件數(shù)據(jù)有效能打開。存檔、源電子文件內(nèi)容一致合規(guī)。導(dǎo)入階段包括系統(tǒng)安裝、系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)主界面和信息導(dǎo)入，以礦權(quán)為單位對資料進行規(guī)范化制作，資料基本命名應(yīng)符合要求。通過光盤制作軟件填報相關(guān)信息，并導(dǎo)入和掛載相關(guān)文件。導(dǎo)出階段要求利用光盤制作軟件導(dǎo)出規(guī)范化的數(shù)據(jù)包和相應(yīng)表單，一鍵導(dǎo)出管理性表格及生成原始性信息記錄。現(xiàn)行地質(zhì)檔案電子文件歸檔與管理為后期的檔案信息數(shù)字化打下堅實的基礎(chǔ)。

隨著對地質(zhì)檔案廣泛利用的需求，對前期純紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案存放越是久遠，其載體的安全性就會降低，紙質(zhì)檔案隨著時間推移和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的磨損甚至損壞，字跡也會越來越模糊老化，難以長時間保存。例如，高溫高濕等環(huán)境因素均可促進紙張發(fā)生水解，載體受損老化，不利于保存和利用；紙質(zhì)檔案只能少數(shù)人借閱，多人共享比較困難。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括以下部分：檔案前期整理、紙質(zhì)檔案掃描、圖像檔案處理、圖像存儲、相對應(yīng)目錄庫建設(shè)、電子數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份以及成果資料的管理等。在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，在數(shù)字化初期，對存放在庫房的全部紙質(zhì)地質(zhì)檔案進行全面清理與數(shù)字化部署工作。規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容，需要妥善拆除其上面的裝訂物，在拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害，掃描完成后需要及時用棉線再次裝訂完整。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，要先進行專業(yè)的技術(shù)修復(fù)，凹凸不平影響掃描質(zhì)量的原件需先進行處理平整后再進行掃描。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其存儲在光盤、硬盤等載體上，對其進行編號，參照紙質(zhì)檔案的檔號及分檔辦法對其進行劃分種類，包括地質(zhì)單井類電子檔案、地質(zhì)綜合科研類檔案、地質(zhì)實驗類檔案。地質(zhì)檔案的特點是內(nèi)容形式多種多樣，其中包含數(shù)據(jù)、圖紙、實物圖像、合同以及文件等。根據(jù)相關(guān)規(guī)范開展成果地質(zhì)資料電子文件整理，通過專業(yè)軟件填報相關(guān)信息，并導(dǎo)入和掛載相關(guān)文件，導(dǎo)出規(guī)范化的匯交數(shù)據(jù)包和表單，完成對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。

安全性對于檔案數(shù)字化顯得尤為重要，要保證檔案原件的安全。在檔案數(shù)字化過程中對檔案進行拆卷掃描時，每一步都要十分注意對檔案原件的保護，操作人員需要十分小心認真，不能因為人為的原因?qū)n案原件造成污染、損壞、丟失等無法挽回的損失。同時，要保證檔案信息內(nèi)容的原始性和保密性。數(shù)字化副本異地保存，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制降低發(fā)生電子檔案災(zāi)害時的損失，定期備份，相關(guān)服務(wù)器的數(shù)據(jù)也要同步更新備份。

由于館存紙質(zhì)檔案數(shù)量大，紙質(zhì)檔案易損性的特點，數(shù)字化過程比較漫長。首先，對一些利用率高的進行數(shù)字化處理；其次，根據(jù)檔案接收年份由新往舊的順序，逐步往前推動數(shù)字化的步伐，計劃分階段完成全面數(shù)字化。

二、數(shù)字化檔案的利用

第一，紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后，電子檔案為檔案的充分利用發(fā)揮了很大價值。為借閱者提供拷貝，數(shù)字化后的檔案信息一般都轉(zhuǎn)化成為通用的標準文檔存儲格式，以方便打開和利用，檔案館向利用者提供載體拷貝，一份電子檔案可以同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化后有利于檢索，縮短查閱時間，比紙質(zhì)檔案逐頁翻閱要方便得多，很大程度上幫助借閱者對大量資料進行快速篩選，節(jié)約檢索時間，提高利用效率。電子檔案可以把檔案內(nèi)容通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給需要的人，數(shù)字化檔案能夠以網(wǎng)絡(luò)為載體，把檔案中的信息在較短時間內(nèi)傳輸?shù)叫枰牡胤?，對于一些距離遙遠和偏僻的企業(yè)單位，電子檔案為他們節(jié)約大量的時間和財力。借閱者對數(shù)字化檔案的多樣化提出很多要求，他們不僅要查閱原始檔案材料，還要看原始圖像、原始視頻、原始數(shù)據(jù)等，數(shù)字化檔案多樣化存儲滿足了人們的需求。

第二，地質(zhì)檔案數(shù)字化以后，為了方便利用，開通了在線利用平臺，設(shè)置在線搜索和借閱的主要窗口。搜索方式根據(jù)需要選擇，輸入查詢內(nèi)容，點擊搜索按鈕，可以在線閱讀。如果需要實物地質(zhì)檔案，利用者查找到需要的檔案后提交在線借閱單，檔案管理人員提取資料提供利用。對于利用者需要大批量拷貝地質(zhì)檔案的情況，則需要填寫地質(zhì)利用保護、保密承諾書。對于本單位以外人員，需要開具單位證明，所利用資料只用于執(zhí)行或完成介紹信需求內(nèi)容，不用于除執(zhí)行或完成該內(nèi)容外的其他任何目的，不向本單位非必要接觸人員提供所利用資料，不隨意丟棄、處置資料及其復(fù)制品；未經(jīng)本單位許可，不以任何方式將資料信息提供給第三方占有或使用。若項目需與第三方合作開發(fā)并利用本單位資料，則在經(jīng)本單位許可后，與第三方簽訂相應(yīng)的安全保密責(zé)任書并實施有效監(jiān)督，在與第三方合作結(jié)束后監(jiān)督其銷毀；因個人保管不善和利用不當(dāng)?shù)确遣豢煽沽σ蛩?，造成資料被泄露，由此而產(chǎn)生的一切直接或間接后果，依照國家有關(guān)法律、法規(guī)及本行業(yè)相關(guān)規(guī)定接受處理。

三、數(shù)字化檔案的質(zhì)量保障

電子文件具有真實性、完整性、可用性和安全性，移交前由業(yè)務(wù)部門負責(zé)，移交后由檔案部門負責(zé)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在電子文件歸檔時按照國家有關(guān)要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時原始狀態(tài)相一致的性質(zhì)為真實性；電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)為完整性；電子文件和電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)為可用性；業(yè)務(wù)系統(tǒng)負責(zé)電子文件歸檔格式的轉(zhuǎn)換，并保證電子文件和元數(shù)據(jù)文件可正常讀取。業(yè)務(wù)系統(tǒng)不使用壓縮文件及加密文件，如必須使用，歸檔前須解壓或解密后歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)?？勺匪菪员Ｕ想娮游募哪嫦蛄魍ü芾?，即識別一個特定文件或檔案來源的能力，通過記錄標識的方法回溯某個數(shù)據(jù)或文件的形成來歷、審批流程、登記統(tǒng)計以及分析判別的性質(zhì)為可追溯性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備文件全流程登記、統(tǒng)計以及展示功能，保障電子文件可追溯。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對電子文件和電子檔案進行分析和判別，對發(fā)現(xiàn)問題進行自動登記和統(tǒng)計。安全性的保障體現(xiàn)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)保證系統(tǒng)環(huán)境安裝了殺毒軟件并更新到最新病毒庫，檢測歸檔信息是否感染病毒，符合信息安全等級保護要求。電子文件歸檔時，其相關(guān)紙質(zhì)原件應(yīng)一并歸檔，移交人負責(zé)建立紙質(zhì)與電子文件之間雙向索引。

四、電子檔案的發(fā)展

近幾年，為了規(guī)范各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔工作，加強地質(zhì)電子檔案管理，確保歸檔電子文件的質(zhì)量，滿足電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相應(yīng)的規(guī)范要求。通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子檔案進行的接收、管理、保存和利用。單位及個人在履行其法定職責(zé)或處理相關(guān)事務(wù)過程中，電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息組成，電子文件及元數(shù)據(jù)按指定結(jié)構(gòu)形成的數(shù)據(jù)單元為數(shù)據(jù)信息包。檔案管理過程可控以及數(shù)據(jù)存儲可靠，未被破壞以及未被非法訪問的性質(zhì)定為安全性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)確保所形成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍以及保管期限和存儲格式符合檔案管理要求。

地質(zhì)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)對歸檔功能的要求，表現(xiàn)在內(nèi)置電子文件分類方案以及保管期限表等工具方面，支持歸檔部門完整收集以及整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。能記錄電子文件擬制以及辦理過程中全部修改信息，能通過有效措施，防止電子文件被惡意篡改，能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)存的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。業(yè)務(wù)系統(tǒng)在向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)前，應(yīng)對電子文件及封裝的元數(shù)據(jù)進行數(shù)字簽名，并以相應(yīng)的文件格式傳遞歸檔電子文件元數(shù)據(jù)及電子文件流信息。在接口程序推送端要生成推送清單，包括推送時間和推送條目，推送是否成功等相關(guān)信息。地質(zhì)檔案系統(tǒng)應(yīng)能對收集、積累和歸檔的電子文件的所有操作進行跟蹤和審計。

目前，國際和國內(nèi)在建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)、構(gòu)建電子文件管理流程方面均采用或者參考成熟的開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型。OAIS參考模型成為數(shù)字檔案系統(tǒng)普遍遵從的標準規(guī)范，來自圖書館、檔案館、科學(xué)數(shù)據(jù)和文化傳承等領(lǐng)域的相關(guān)項目和系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計。從電子檔案移交、接收、管理和長期保存過程來看，電子檔案信息資源庫也可以劃分為電子檔案接收庫、電子檔案管理庫、電子檔案利用庫和電子檔案長期保存庫。

2020年8月，中國石化集團以新《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件為制定依據(jù)，發(fā)布《中國石化業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理規(guī)范》，用于加強中國石化業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，提升中石化檔案管理的規(guī)范化和信息化管理水平?！兑?guī)范》要求電子文件歸檔和電子檔案管理須貫徹全程管理、前端控制和統(tǒng)一管理原則，并針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件提出具體要求，以適應(yīng)中石化“爭創(chuàng)一流”的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級要求。有利于推動電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保電子檔案真實、完整、可用與安全。該標準的頒發(fā)能夠起到規(guī)范電子檔案管理過程的重要作用，并促進電子文件全程管理水平提升，對科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化提升電子檔案管理水平具有重要意義。

為推進“十四五”時期中國石化檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，集團于2021年末印發(fā)《中石化檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃》，明確要求有序推進數(shù)據(jù)資源整合共享，加強檔案數(shù)據(jù)治理，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，積極探索大數(shù)據(jù)等技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，開展人工智能技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用研究，助推智慧檔案建設(shè)。

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（作者單位：中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司）