趙志強

摘 要：新時代，信息技術(shù)的不斷發(fā)展對檔案管理工作產(chǎn)生了一定影響，只有充分結(jié)合檔案管理工作的實際情況，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式，才能保證檔案管理工作取得理想效果。文章對信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的必要性進行了簡要分析，并從多個方面入手對創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的策略進行了深入研究，希望能夠為相關(guān)人員提供一定參考。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；服務(wù)模式

隨著科技水平的不斷提高，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了廣泛應(yīng)用，并對檔案管理工作產(chǎn)生了深遠影響。如何在新時代下創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式成為檔案管理者重點思考的問題。

一、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案服務(wù)模式的必要性分析

事業(yè)單位在社會發(fā)展中承擔(dān)著重要職責(zé)，其內(nèi)部工作內(nèi)容也是比較繁雜的，要想保證各項工作順利進行，就必須要有高效的檔案管理服務(wù)模式作為保障。因此，為了充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，就必須要重視檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。要想實現(xiàn)這一目標，需要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，積極完善檔案管理機制，強化對人員素質(zhì)的培養(yǎng)，并結(jié)合時代發(fā)展的實際情況對檔案管理工作內(nèi)容進行不斷調(diào)整與完善。另外，在實際工作中，事業(yè)單位還需要提高對信息技術(shù)的重視程度，通過信息技術(shù)來開展檔案管理工作。

此外，事業(yè)單位內(nèi)部需要利用大數(shù)據(jù)來實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置?？梢栽趯嵺`中將大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的有效利用。例如，在錄入檔案信息資料時，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息內(nèi)容進行深入挖掘與分析。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以幫助工作人員解決一些高難度問題，有效提高工作效率。為實現(xiàn)這一目標，需要充分結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部實際情況，為其提供完善的檔案管理服務(wù)模式，以推動事業(yè)單位各項工作順利進行。

二、利用信息技術(shù)促進事業(yè)單位檔案服務(wù)工作有效開展

在信息化時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身實際情況，合理利用信息技術(shù)，促進檔案管理服務(wù)工作的有效開展。首先，應(yīng)該構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)。有效開展檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。在構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)過程中，要結(jié)合單位實際情況，并對檔案管理部門及其相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)整合，以此來構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)。其次，需要提升工作人員綜合素養(yǎng)。要想確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠取得理想效果，就需要工作人員具備較高的綜合素質(zhì)。在新時代背景下，檔案管理工作人員應(yīng)進一步加強自身學(xué)習(xí)能力，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時，還需要不斷提高自身專業(yè)技能，以適應(yīng)新時代下事業(yè)單位的發(fā)展需求。最后，要保證檔案服務(wù)工作的有效性。通過建立檔案信息系統(tǒng)能夠有效促進檔案信息資源的共享。但是，由于信息化系統(tǒng)的安全性較低以及服務(wù)平臺建設(shè)不足等原因，致使信息資源不能充分發(fā)揮其應(yīng)有價值，為了確保事業(yè)單位檔案服務(wù)工作得到有效開展，必須加強對事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)利用。

1.做好檔案開發(fā)利用工作

檔案開發(fā)利用工作是檔案管理的主要內(nèi)容，在對檔案開發(fā)利用過程中，可以有效提升事業(yè)單位檔案信息資源的利用價值以及利用率。首先，應(yīng)該對事業(yè)單位檔案資源進行全面收集。在收集過程中，要將紙質(zhì)、電子等形式的檔案全部收集齊全，并對其中存在的問題進行及時處理，確保檔案資料的完整性。其次，應(yīng)該做好檔案信息資源的檢索工作。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行有效開發(fā)的過程中，應(yīng)該將檔案信息資源作為主要對象，并結(jié)合工作實際情況確定檢索內(nèi)容以及檢索方式，在此基礎(chǔ)上開展檢索工作。最后，可以對已經(jīng)形成的信息進行深入加工處理。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行有效開發(fā)的過程中，工作人員應(yīng)該加強對其中蘊含價值內(nèi)容的挖掘與利用。

例如，在進行檔案管理工作中，需要加強對相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的收集、整理與分析。在此基礎(chǔ)上形成有價值的信息資源內(nèi)容，為日后事業(yè)單位有效開展檔案管理工作提供參考。當前，很多事業(yè)單位對工作人員的專業(yè)能力要求較低，在具體開展業(yè)務(wù)過程中會存在很多問題，不利于提高工作人員的專業(yè)能力水平。為了解決這一問題，就需要進一步提高工作人員的綜合素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。此外，還需要進一步提升檔案管理信息化程度，在進行信息化建設(shè)過程中不斷提高工作人員的信息技術(shù)水平。

2.明確檔案信息資源建設(shè)目標

事業(yè)單位開展檔案信息資源建設(shè)工作，應(yīng)明確檔案信息資源建設(shè)目標，以此來促進檔案信息資源開發(fā)工作。同時，事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)工作的開展還需要利用相關(guān)技術(shù)，并結(jié)合信息化管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息資源的共享。在檔案信息資源開發(fā)過程中，應(yīng)該采用多元化的開發(fā)方式。首先，可以采用知識圖譜技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)和人機交互技術(shù)等多種技術(shù)方法對檔案信息進行開發(fā)；其次，可以利用大數(shù)據(jù)、人工智能以及物聯(lián)網(wǎng)等多種現(xiàn)代信息技術(shù)手段，進行檔案信息資源的開發(fā)。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)該重視對傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時應(yīng)該將其服務(wù)意識、服務(wù)理念以及服務(wù)職能等進行全面轉(zhuǎn)變。在事業(yè)單位檔案管理過程中，需要不斷強化工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。同時，還需要建立健全事業(yè)單位檔案服務(wù)管理制度，建立完善的事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫信息平臺。

三、以用戶為中心創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

用戶是檔案管理工作的服務(wù)對象，也是檔案管理服務(wù)的主體，只有充分考慮到用戶的需求，才能更好地服務(wù)于用戶。在檔案管理工作中要想創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，必須要充分結(jié)合用戶需求，以用戶為中心進行服務(wù)。例如，在開展檔案查詢時，檔案管理員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺的方式，為用戶提供相關(guān)查詢內(nèi)容、時間等方面的信息。要想保證這種方式的有效性，需要在檔案查詢服務(wù)工作開展過程中，注重對用戶需求的收集和分析，并以此為基礎(chǔ)有針對性地開展查檔服務(wù)工作；再如，在對各類單位進行歸檔時，可將這些單位在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的歸檔文件作為檔案管理服務(wù)的主要內(nèi)容，并將其歸檔到對應(yīng)的單位當中。此外，還可以根據(jù)用戶需求開展檔案編研工作、建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫和開展信息資源共享等，這些措施都是以用戶需求為中心開展的。

1.建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫

在檔案管理服務(wù)工作中建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫，是檔案管理服務(wù)工作中創(chuàng)新服務(wù)模式的重要措施。利用檔案數(shù)據(jù)庫進行信息的收集、整理、存儲以及加工，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺為用戶提供相關(guān)的檔案信息，保證檔案信息的實效性。在信息化時代背景下，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案管理工作，不僅能提升檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的效果，還能節(jié)省成本。這種方式不僅能夠保證資源利用效率的提升，還能降低管理成本?；诖耍瑸榱耸剐畔⒒瘯r代下的檔案管理服務(wù)能夠更加高效、便捷，在實際工作開展過程中應(yīng)注重建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫中的信息資源，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新。例如，在對電子文件管理時，就需要在專業(yè)數(shù)據(jù)庫中存儲相關(guān)電子文件資源，從而提高工作效率。同時，在進行電子文件歸檔時，可利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)自動歸檔，以保證電子文件管理服務(wù)模式創(chuàng)新取得實效?？傊?，通過建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠保證檔案信息資源的高效利用。

2.根據(jù)用戶需求提供服務(wù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中，往往只重視對檔案的收集和整理，忽視了對檔案信息資源的開發(fā)利用，這也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低、水平低的重要原因之一。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，信息資源越來越豐富，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺、網(wǎng)絡(luò)工具等，能夠使用戶與檔案管理工作之間的聯(lián)系更加密切。因此，在開展檔案管理工作時，可以結(jié)合用戶需求進行服務(wù)模式創(chuàng)新。例如，在對用戶進行信息挖掘時，可以利用搜索引擎和應(yīng)用軟件等工具來獲取相關(guān)的信息數(shù)據(jù)資源，能夠最大程度上滿足用戶需求，從而提高服務(wù)質(zhì)量和水平。同時，在進行信息開發(fā)時還要注重對用戶需求的收集和分析，根據(jù)用戶需求來進行相關(guān)服務(wù)工作的開展。此外，還要注重對用戶行為特點的分析和研究。通過對用戶行為的分析和研究，能夠更好地了解到用戶的真正需求以及偏好。例如，在對用戶需求進行收集時，可以采用問卷調(diào)查的形式來了解用戶的需求和偏好。在實際工作開展過程中，還可以根據(jù)不同用戶對不同資源類型需求進行個性化服務(wù)，如在為教師提供教學(xué)活動相關(guān)資源服務(wù)時，要根據(jù)教師教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)評價等方面來提供相應(yīng)的資源服務(wù)；在為學(xué)生提供學(xué)習(xí)材料時，要根據(jù)學(xué)生不同時期、不同階段，為其提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)資料等方面的服務(wù)。

四、實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享

1.檔案信息的有效保存

檔案信息的有效保存是檔案數(shù)據(jù)資源共享的前提條件，也是檔案服務(wù)模式創(chuàng)新和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享，就需要加強對檔案信息保存工作的重視程度，通過加大資金投入力度、加強技術(shù)手段建設(shè)和建立健全相應(yīng)管理制度等方式，全面提高檔案信息保存水平。具體而言，在開展相關(guān)工作時，需要明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，通過科學(xué)與合理的任務(wù)分工能夠進一步提高工作效率和質(zhì)量。此外，還需要積極引進先進的技術(shù)手段，確保檔案信息資源得到有效保存。比如，可以借助計算機和信息技術(shù)建立起一個電子文件庫，通過優(yōu)化和改進電子文件的收集、整理、歸檔和保管等工作流程，全面提高電子文件歸檔質(zhì)量和水平。為了能夠提升電子文件歸檔質(zhì)量和水平，還需要進一步完善電子文件歸檔流程和制度建設(shè)。此外，還需要加大對相關(guān)設(shè)備設(shè)施的更新力度，積極引進先進設(shè)備設(shè)施，如，在開展檔案數(shù)據(jù)資源共享工作時，需要借助計算機技術(shù)來實現(xiàn)相關(guān)設(shè)備的科學(xué)管理與規(guī)范使用。同時，還需要重視對人才隊伍建設(shè)工作的開展，通過加強人才隊伍建設(shè)，能夠有效提升相關(guān)工作人員對檔案數(shù)據(jù)資源管理的認知水平和綜合素質(zhì)。通過不斷提高管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)水平，可以全面提升檔案數(shù)據(jù)資源的保存水平。

2.確保檔案數(shù)據(jù)資源的安全性和可靠性

為了確保檔案數(shù)據(jù)資源共享的安全性，需要對檔案數(shù)據(jù)資源的相關(guān)信息進行有效保護，確保其安全性和可靠性。同時，為了實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)資源的有效管理，還需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理機制。首先，需要做好基礎(chǔ)工作，要保證數(shù)據(jù)信息能夠滿足相關(guān)部門和單位的需求；其次，需要對基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施進行全面升級和完善，通過引入先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件設(shè)備，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源管理水平的有效提升；最后，還需要在確保檔案管理制度科學(xué)性和完整性的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)信息安全保障體系。比如，可以運用防火墻技術(shù)，或者在檔案數(shù)據(jù)資源共享過程中，加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使用安全性的重視程度和保護措施。此外，還需要通過定期檢測系統(tǒng)安全性，確保檔案信息安全以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.保證數(shù)據(jù)資源共享的公平性

在開展檔案數(shù)據(jù)資源共享過程中，需要避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源不公平的問題。為了確保檔案數(shù)據(jù)資源共享的公平性，需要在具體工作過程中充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，從而為檔案數(shù)據(jù)信息的查詢、統(tǒng)計和分析提供便利，以便各部門、單位之間能夠充分利用本部門或單位所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)據(jù)，提高檔案管理服務(wù)效率。除此之外，相關(guān)工作人員還需要做好檔案信息資源共享平臺的建立和完善工作，并嚴格按照相關(guān)規(guī)范要求開展相應(yīng)工作。在開展數(shù)據(jù)資源共享時，還要確保各部門、單位之間能夠有效溝通和交流，以便實現(xiàn)檔案信息資源共享平臺的有效運行。此外，還需要做好檔案信息管理制度和人員隊伍建設(shè)工作。

五、建立專業(yè)的信息管理隊伍

專業(yè)的信息管理隊伍對于促進檔案管理工作的開展具有重要意義。在新時代，檔案管理部門必須要重視對相關(guān)人才的選拔和培養(yǎng)。

首先，檔案管理人員應(yīng)該積極提升自身的專業(yè)素質(zhì)，了解信息管理的相關(guān)理論知識，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)操作方法。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該強化對相關(guān)軟件操作技能的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握操作流程，滿足信息化時代下檔案管理工作開展的需要。

其次，在檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該積極鼓勵檔案管理人員多參與到實際工作中，只有通過實際參與，才能使其自身能力得到有效提升。同時，還應(yīng)該引導(dǎo)和鼓勵檔案管理人員積極進行創(chuàng)新和改革，使其能夠樹立正確的工作理念，提升自身綜合素養(yǎng)。此外，還應(yīng)該幫助檔案管理人員加強理論知識學(xué)習(xí)和專業(yè)技能培訓(xùn)。在人才選拔方面，應(yīng)該以德才兼?zhèn)錇闃藴?，從多個方面進行考察。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面可以通過考核等形式來對檔案管理人員進行綜合評價；在知識水平方面可以通過開展相應(yīng)的培訓(xùn)課程來提升業(yè)務(wù)水平；在服務(wù)理念方面可以通過日常培訓(xùn)和考核等方式進行宣傳引導(dǎo)。

最后，還應(yīng)該建立健全激勵機制。只有建立健全有效的激勵機制才能使檔案管理人員將工作熱情和積極性充分調(diào)動起來。因此，在實際工作中應(yīng)該對其進行科學(xué)、合理的規(guī)劃和引導(dǎo)，使其能夠根據(jù)自身發(fā)展需要制定出一套完善的激勵機制。例如，在績效考核方面可以根據(jù)考核結(jié)果，對相關(guān)人員進行獎勵或者懲罰；在職稱評定方面可以進行相應(yīng)提升；在工資待遇方面可以進行一定調(diào)整，使其能夠?qū)⒏嗑ν度霗n案管理工作中去。

六、結(jié)束語

綜上所述，在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，必須要從多方面入手進行創(chuàng)新，才能保證檔案管理工作取得理想效果?；诖?，文章對創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的必要性進行了簡要分析，從創(chuàng)新服務(wù)理念、提高管理人員專業(yè)素質(zhì)、加強基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)和引入先進技術(shù)等多方面入手，對創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的策略進行了深入研究。希望通過文章的論述能夠為相關(guān)工作人員提供一定參考。

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（作者單位：山東省濟寧市金鄉(xiāng)縣檔案館）