樓炯銘 金衍珍 朱淼 李四海

【摘要】近年來， 財政部、 國家檔案局和有關主管部門大力推進電子會計檔案管理， “大智移云物區(qū)”等新興技術的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術支持。本文從會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標、 原則出發(fā)構建會計檔案數(shù)字化模型， 同時結合國網(wǎng)浙江溫州公司的實踐經(jīng)驗， 提出企業(yè)應該借助財務中臺建設契機， 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力， 構建以“電子數(shù)據(jù)協(xié)同共享、 業(yè)財檔數(shù)據(jù)深度融合”為理念的全程無紙化財務體系， 打造以“數(shù)據(jù)在線歸檔自動化、 檔案利用智慧化”為特點的數(shù)字化環(huán)境新型會計檔案應用模式， 實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、 檔案管理信息化、 檔案利用知識化， 助力業(yè)務處理自動化、 智能化， 推動會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

【關鍵詞】會計檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；財務中臺；新興技術

【中圖分類號】F275? ? ? 【文獻標識碼】A? ? ? 【文章編號】1004-0994（2023）11-0091-6

一、 引言

傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式保存的會計資料存在打印和存儲成本高、 匹配整理時間長、 歸檔占用空間大、 信息安全性不足等問題， 已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的要求。數(shù)字信息化時代， 伴隨著電子政務的加快推進， 電子發(fā)票、 財政電子票據(jù)、 銀行電子回單等電子形式憑證得到廣泛應用， 企業(yè)管理中的電子化應用十分常見， 會計資料載體也逐漸向電子化發(fā)展。因此， 會計檔案數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢。

2015年12月財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》明確指出， 由電子設備形成、 傳輸與存儲的檔案文件也屬于會計檔案； 2020年3月財政部和國家檔案局發(fā)布的《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》確定了電子會計憑證的法律效力， 同時允許將會計資料歸檔為電子會計檔案，? 進一步推進了電子會計憑證歸檔工作的發(fā)展。自2016年以來， 國家檔案局積極開展電子檔案相關的試點工作， 為數(shù)字化時代會計檔案轉(zhuǎn)型提供了良好的實踐經(jīng)驗。此外， “大智移云物區(qū)”的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術支持。

企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠幫助企業(yè)高效管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化管理， 提高企業(yè)會計檔案的管理效率， 同時挖掘會計檔案的利用價值， 引領檔案管理的無紙化、 電子化、 自動化、 智能化趨勢。國網(wǎng)浙江溫州公司在財務中臺總體建設規(guī)劃下， 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個方面出發(fā)， 構建了一套無紙化體系， 優(yōu)化梳理了業(yè)務流程， 實現(xiàn)了企業(yè)系統(tǒng)互通互聯(lián)， 完善了檔案管理人員的發(fā)展通道， 最終實現(xiàn)了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文基于該公司會計檔案電子化管理的實踐經(jīng)驗，? 探索會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法。

二、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索

1. 傳統(tǒng)會計檔案管理存在的問題。

（1）以 紙質(zhì)載體為主， 檔案管理效率低。國網(wǎng)浙江溫州公司在日常運營管理工作中， 以紙質(zhì)載體為主的會計檔案存在較多管理和利用問題。首先， 該公司歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展， 累積了大量的紙質(zhì)會計檔案， 且其數(shù)量還在不斷增加， 加之未達規(guī)定保存年限的會計檔案不能銷毀， 所以紙質(zhì)會計檔案會占用企業(yè)大量儲存空間， 產(chǎn)生較高的儲存與管理成本； 其次， 大量的紙質(zhì)會計檔案保存在固定的空間內(nèi)， 即使有規(guī)律的分類方法， 檔案使用人員調(diào)用所需檔案仍存在一定的困難， 而且以紙質(zhì)形式保存的會計檔案使會計信息受制于紙質(zhì)文件而難以實現(xiàn)信息流動， 所以紙質(zhì)會計檔案存在管理效率低、 利用受限的問題； 最后， 由于紙質(zhì)載體易受環(huán)境、 人為因素的影響而發(fā)生損壞， 如檔案紙張更易受潮濕、 火災等環(huán)境的影響， 存在較大的安全隱患。

（2）被動管理， 未進行價值挖掘。傳統(tǒng)的檔案管理過程為“原始憑證—記賬憑證—賬簿—報表—會計檔案”， 檔案管理人員常常只是在業(yè)務后端等待會計檔案的形成， 并對其進行分類記錄保存。之后檔案管理人員很少會主動對其進行價值挖掘， 一方面是因為會計檔案調(diào)用不便， 另一方面是因為檔案保管人員缺乏主動價值挖掘意識與能力。因此， 會計檔案僅僅發(fā)揮了記錄功能， 而沒有成為企業(yè)會計信息動態(tài)流動中一環(huán)， 其信息價值大大降低。

（3）關聯(lián)不全面， 信息無法共享。歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展， 國網(wǎng)浙江溫州公司構建了業(yè)財鏈路貫通的信息化體系， 越來越多的財務信息以電子數(shù)據(jù)形式產(chǎn)生， 依托各項精益管理變革行動， 公司價值管理的各項要求正在不斷下探到最末級組織、 深入到最小顆粒度場景， 多維、 精準、 快速的高質(zhì)量數(shù)據(jù)需求呈井噴態(tài)勢。但是， 公司的會計檔案管理系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)數(shù)字化， 仍按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式運行， 數(shù)據(jù)生成、 傳遞、 運用的效率較低， 而且傳統(tǒng)的會計檔案管理已經(jīng)無法與數(shù)字化的業(yè)務系統(tǒng)、 財務系統(tǒng)相關聯(lián)， 企業(yè)的財務數(shù)據(jù)成為信息孤島。

2. 會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵。本文認為， 會計檔案數(shù)字化是指將“大智移云物區(qū)”等新興技術融入會計檔案管理工作， 構建會計檔案電子化管理體系， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 以提高會計檔案管理效率并深入挖掘會計檔案利用價值的過程。具體會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵闡述如下：

（1）軟件工程理論指出， 高質(zhì)量的軟件開發(fā)需要將已有的管理方法與能實現(xiàn)的最好技術相結合， 同時要有效地維護軟件。如今數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營過程中不可缺失的要素， 企業(yè)要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化， 就要將《會計檔案管理方法》與“大智移云物區(qū)”等新興技術結合起來， 以電子數(shù)據(jù)為載體進行會計檔案管理乃至企業(yè)管理。“大智移云物區(qū)”等新技術的引入， 一方面實現(xiàn)了企業(yè)財務管理中流程化工作的自動完成， 減輕了財務人員工作量， 另一方面保障了企業(yè)財務信息的安全性， 避免企業(yè)財務信息被盜取、 篡改。此外， 現(xiàn)有的明/暗水印技術、 二維碼與RFID射頻識別技術、 OSS技術、 OFD文件預覽等技術也為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了支持。

（2）會計檔案電子化管理體系旨在實現(xiàn)會計資料的采集、 歸檔及會計檔案管理的電子化， 會計檔案是歸檔后的會計資料， 會計檔案的電子化管理要以會計資料的電子化管理為起點。因此， 會計檔案電子化管理體系也以會計資料的電子化采集為起點， 以會計資料的歸檔為關鍵， 以會計檔案的管理為目的。

（3）施先旺（2014）認為， 將業(yè)務流、 資金流和信息流三流合一可以解決會計信息孤島問題， 基于信息論， 會計檔案電子化可以抽象為檔案信息沿著會計檔案管理的步驟在數(shù)字化環(huán)境下運動而形成的一種“信息流”， 業(yè)財檔一體化是在業(yè)財一體化業(yè)務流程、 財務會計流程及管理流程的基礎上將會計檔案流程融入， 將會計檔案電子化管理產(chǎn)生的“信息流”融入， 進一步解決信息孤島問題。

（4）在傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中， 大量的會計檔案以紙質(zhì)形式保存， 不僅占用大量的空間， 而且存在尋找查看困難的問題， 因此會計檔案僅僅作為一種記錄文件被保存而沒有發(fā)揮其“信息”功能。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 會計檔案以電子化形式存儲， 在會計檔案電子化管理系統(tǒng)中可以輕松獲取， 難度大大降低， 而且會計檔案與相關的經(jīng)營業(yè)績、 財務處理相關聯(lián)， 大大豐富了會計檔案的信息含量， 提高了其信息價值， 為檔案使用人員進行深入挖掘奠定了基礎。

3. 會計檔案數(shù)字化特點。本文認為會計檔案數(shù)字化具備以下特點： 一是全面關聯(lián)。微觀上， 將會計資料及會計檔案的全生命周期相關聯(lián)， 向前關聯(lián)到會計資料的采集， 向后關聯(lián)到會計檔案的利用； 宏觀上， 將會計檔案電子管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)、 業(yè)務系統(tǒng)以及報賬系統(tǒng)等相關聯(lián)， 各個系統(tǒng)之間相互補充、 相互制約， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 最大化企業(yè)每個系統(tǒng)的功效。二是價值服務。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案最大的作用在于記錄保存， 而當會計檔案的載體電子化后， 形式上檔案使用人員可以方便地在線調(diào)用會計檔案， 內(nèi)容上會計檔案與業(yè)務相關聯(lián)， 信息價值大大增加， 檔案使用人員在查看會計檔案的同時可以查看所有與檔案相關的其他資料， 會計檔案的信息價值大大增加。三是電子載體。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后， 依據(jù)相關檔案法律規(guī)定， 將大部分會計檔案以電子檔案的形式儲存， 可大大減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量， 釋放企業(yè)儲存空間。四是實時更新。在會計檔案數(shù)字化中引入“大智移云物區(qū)”等最新技術的同時也要注重技術的更新， 力求使用最先進、 最合適的技術進行會計檔案管理工作。

4. 會計檔案數(shù)字化目標。會計檔案數(shù)字化服務于以下目標： 一是通過會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 有效解決基層單位種類繁多、 數(shù)量龐大的紙質(zhì)憑證打印、 裝訂、 流轉(zhuǎn)、 歸檔問題， 實現(xiàn)會計資料采集、 歸檔及管理自動化、 智能化， 解放一線財務人員， 提高會計檔案管理效率； 二是進一步將公司大量零散、 非結構化數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)變?yōu)榫酆稀?結構化數(shù)據(jù)資產(chǎn)， 繁榮數(shù)據(jù)應用生態(tài)， 服務價值創(chuàng)造； 三是推動業(yè)務系統(tǒng)、 財務系統(tǒng)以及會計檔案管理系統(tǒng)的全面關聯(lián)， 形成業(yè)財檔一體化， 使會計信息在企業(yè)內(nèi)部動態(tài)流動， 實現(xiàn)信息全面共享； 四是助力公司“雙碳”目標落地， 推動全社會數(shù)字互聯(lián)、 綠色發(fā)展的生動實踐， 以財務工作無紙化“小變革”實現(xiàn)有效賦能各方的“大成效”。

5. 會計檔案數(shù)字化原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型對企業(yè)來說是一項全新的工作， 因此要明確并遵守一定的工作原則（黃鶴楠， 2007）， 一方面要使會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作有依據(jù)， 另一方面要提高會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率。

（1）合法性原則。企業(yè)的任何活動都要做到依法進行， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型自然也不例外?！稌嫏n案管理辦法》是企業(yè)進行會計檔案管理的基礎法規(guī)， 它同時適用于傳統(tǒng)會計檔案與電子會計檔案， 企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時要注意電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案之間法律規(guī)定的相同與不同之處， 以制定相應的管理方法。

（2）成本效益原則。企業(yè)作為一個經(jīng)濟組織， 盈利是其重要目標， 會計檔案數(shù)字化本質(zhì)上也是為了幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)這一目標。因此， 企業(yè)在進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時需要充分考慮其經(jīng)濟效益， 將其與自身需求相結合， 摒棄自身不需要或作用不大的部分， 避免在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中過分追求非必要環(huán)節(jié)， 按計劃循序漸進， 并采用最優(yōu)的流程和最合適的技術。

（3）長期收益原則。企業(yè)仍處于傳統(tǒng)會計檔案管理時期， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型幾乎是從零開始。短期來看， 企業(yè)必然投入大量的人力、 物力、 財力， 而數(shù)字化轉(zhuǎn)型沒有完全完成就不能實現(xiàn)收益最大化， 所以在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中甚至轉(zhuǎn)型完成一段時間后， 企業(yè)在該項目中的凈收益可能仍然為負。但長期來看， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后， 會計檔案的管理效率大大提高， 企業(yè)會計信息不僅流動得更加充分， 而且其內(nèi)在價值也被深度挖掘， 短期的投入也將漸漸被彌補。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項前期投入、 后期受益的長期項目， 所以企業(yè)要具備長遠目光， 遵守長期收益原則， 避免因小失大。

（4）協(xié)同管理原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后會計檔案管理系統(tǒng)建立起來， 會計檔案由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體， 除了可以節(jié)約儲存空間， 還為會計檔案以“信息流”的形式在管理系統(tǒng)內(nèi)流動提供了條件。但這些信息只在會計檔案管理系統(tǒng)中流動是遠遠不夠的， 而是要打破系統(tǒng)框架的束縛， 與其他系統(tǒng)建立關聯(lián)。因此， 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設過程中要遵守協(xié)同管理原則， 數(shù)據(jù)格式、 運行標準、 儲存方法都要與其他系統(tǒng)匹配統(tǒng)一。

（5）信息安全原則。會計信息是企業(yè)重要的內(nèi)部資源， 必須妥善儲存以防止被盜用， 數(shù)字化轉(zhuǎn)型后會計檔案以電子檔案的形式保存， 與紙質(zhì)檔案完全不同， 因此也面臨著不同的信息風險。之前僅需保證檔案的安全， 如今還要注重網(wǎng)絡安全以及財務、 業(yè)務等相關聯(lián)系統(tǒng)的安全， 所以， 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要時刻遵守信息安全原則， 在各個環(huán)節(jié)保證信息安全。

（6）與時俱進原則。信息化時代， 各種技術都在不斷更新?lián)Q代。因此， 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設并不是一勞永逸的， 企業(yè)需要遵守與時俱進原則， 實時關注相關技術的發(fā)展情況， 適時對系統(tǒng)進行更新升級， 保證會計檔案的管理效率。

6. 會計檔案數(shù)字化模型。為了推動企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 構建會計檔案數(shù)字化體系， 根據(jù)會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標及構建原則， 建立如圖1所示的會計檔案數(shù)字化模型。

（1）獲取外部電子憑證。會計資料是會計檔案的基礎， 要獲取電子會計資料， 其中最為重要的是獲取電子憑證， 所以， 會計檔案數(shù)字化模型以獲取外部電子憑證為起點。首先， 與外部系統(tǒng)互聯(lián)， 將會計檔案管理系統(tǒng)與各種同企業(yè)有業(yè)務往來的個體關聯(lián)起來， 主要包括銀企互聯(lián)、 稅企互聯(lián)、 政企互聯(lián)以及企企互聯(lián)四種外部互聯(lián)通道， 通過這些外部互聯(lián)通道可以直接將與企業(yè)相關的外部電子憑證采集到企業(yè)的會計檔案管理系統(tǒng)。其次， 推動企業(yè)內(nèi)部各種系統(tǒng)貫通以及生態(tài)協(xié)同， 使原始憑證順利通過編制記賬憑證、 審核等各種企業(yè)內(nèi)部處理程序。最后， 獲取的外部憑證或經(jīng)過內(nèi)部處理的電子文件需要集中保存， 因此會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要建立企業(yè)級數(shù)據(jù)資源池， 將獲取的各種票據(jù)按規(guī)定的格式進行儲存。

（2）內(nèi)部業(yè)務流程優(yōu)化。首先， 將電子文件與業(yè)務流程相關聯(lián)， 在業(yè)務發(fā)起環(huán)節(jié)（如填寫報賬單）或業(yè)務處理末端（如掛接銀行回單）對存儲在數(shù)據(jù)資源池中的電子文件進行引用， 使整個業(yè)務流程都與相對應的電子文件相關聯(lián)， 在各個業(yè)務環(huán)節(jié)都可以調(diào)閱相關的電子文件， 下游的業(yè)務環(huán)節(jié)能夠查看相關上游業(yè)務環(huán)節(jié)的電子文件， 實現(xiàn)“一次引用， 全程關聯(lián)”。其次， 利用大數(shù)據(jù)、 知識圖譜等技術智能分析電子文件內(nèi)容， 使電子文件根據(jù)業(yè)務場景自動聚類， 聚焦業(yè)務場景智能化。

（3）電子歸檔。電子會計資料連同相關聯(lián)的業(yè)務數(shù)據(jù)一起被采集進入電子會計檔案管理系統(tǒng)， 將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為檔案格式的文件， 并進行真實性、 安全性、 可用性、 完整性檢測（“四性”檢測）后， 根據(jù)檔案類別按照對應歸檔流程進行歸檔。

電子會計檔案管理系統(tǒng)區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案管理系統(tǒng)的一個重要特點就是， 可以充分發(fā)揮檔案的利用價值， 具有搜索、 顯示等一系列數(shù)據(jù)信息服務功能。通過搜索功能， 檔案使用人員可以輕松調(diào)用目標檔案及檔案相關的報銷單、 發(fā)票等原始憑證和其他相關業(yè)務信息。此外， 還可以通過大數(shù)據(jù)及知識圖譜技術對會計檔案根據(jù)內(nèi)容進行自動場景分類， 建立各類精準的專項檔案服務庫， 實現(xiàn)電子會計檔案數(shù)據(jù)知識化應用。

（4）系統(tǒng)支持保障。一是數(shù)據(jù)長期安全保存保障。首先， 運用先進的信息技術保障信息安全， 使用系統(tǒng)前必須進行身份認證， 同時采用區(qū)塊鏈、 防讀寫等技術從源頭上確保會計檔案的安全性， 滿足信息防偽、 防篡改的安全需求； 其次， 采用 “分區(qū)分域、 安全接入、 動態(tài)感知、 全面防護”的安全策略， 賦予特定角色特定的數(shù)據(jù)權限， 避免數(shù)據(jù)泄漏。二是財務人員能力轉(zhuǎn)型。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理模式， 并引入了新興信息技術與之相匹配， 企業(yè)應提高財務人員及檔案管理人員的整體素質(zhì)， 推動他們進行能力轉(zhuǎn)型。首先， 需要轉(zhuǎn)變工作模式， 樹立主動管理意識， 主動挖掘財務數(shù)據(jù)及會計檔案的信息價值； 其次， 需要更新已有的知識體系， 掌握計算機技術， 在新的會計檔案管理系統(tǒng)下更好地發(fā)揮職能。三是數(shù)智化技術支撐。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一次企業(yè)檔案管理層面的技術變革， 信息技術是支撐會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關鍵， 無論是會計資料的采集還是會計信息的流動、 會計檔案的儲存都需要信息技術的支撐， 因此需要推動“大智移云物區(qū)”先進技術在企業(yè)內(nèi)的運用， 為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎。

三、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐

基于會計檔案數(shù)字化模型， 國網(wǎng)浙江溫州公司的會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力。首先， 搭建“高效、 實時、 創(chuàng)新”的企業(yè)財務管理無紙化體系， 加強業(yè)財檔融合； 其次， 整合優(yōu)化會計檔案管理的業(yè)務流程， 提升會計檔案管理效率和質(zhì)量， 同時， 打通業(yè)務系統(tǒng)、 財務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的隔閡， 實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線歸檔自動化和檔案數(shù)據(jù)反哺； 最后， 通過組織重塑完善檔案管理人員發(fā)展通道， 助力檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。具體會計檔案數(shù)字化建設步驟如圖2所示。

1. 構建會計檔案無紙化體系。國網(wǎng)浙江溫州公司在會計檔案管理體系革新上勇于創(chuàng)新、 敢于破局。在管理手段方面， 以財務無紙化為基礎， 將檔案收集、 整理、 組卷、 裝盒、 上架、 保管、 借閱、 鑒定、 銷毀及編研等檔案管理職能從線下變成線上、 由手工變成自動， 以數(shù)據(jù)驅(qū)動管理， 實現(xiàn)會計檔案在線歸檔自動化、 檔案管理信息化、 檔案利用智慧化。在管理理念與制度保障方面， 組織相關專家人員研究財政部、 國家檔案局和有關主管部門近年來出臺的政策標準、 發(fā)展規(guī)劃及業(yè)務規(guī)范指南， 以《國家電網(wǎng)公司會計檔案整理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《會計基礎管理辦法》等內(nèi)部管理制度為指導， 修訂完善了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司經(jīng)濟業(yè)務審核手冊》《國家電網(wǎng)有限公司會計基礎管理辦法》等內(nèi)部業(yè)務制度規(guī)范， 并結合新技術和行業(yè)標準， 新增編制了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計憑證歸檔元數(shù)據(jù)方案》《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計檔案檢測規(guī)范》。在會計檔案管理理念上與時俱進， 完善制度建設， 為會計檔案管理保駕護航， 推進實現(xiàn)財務工作全程無紙化。

2. 會計檔案管理流程重組。依托國網(wǎng)財務中臺建設， 以“處理自動、 響應敏捷、 分析智能、 決策智慧、 生態(tài)共贏”為指導原則， 對會計檔案管理流程進行重組設計， 重新設計的會計檔案管理流程包含以下幾個核心環(huán)節(jié)：

（1）采集環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的涉財源數(shù)據(jù)主要是由業(yè)務人員線下收集， 離線提交。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 銀企、 政企、 稅企、 企企及企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)互通， 以線上采集為主、 離線采集為輔， 全量采集涉財相關電子文件信息及其對應的結構化信息， 通過中臺服務進行集中規(guī)范、 統(tǒng)一管理， 實現(xiàn)電子文件全程不落地， 一次采集、 全鏈路使用。

（2）報銷入賬環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的業(yè)財處理主要是由業(yè)務人員手工發(fā)起、 財務人員人工審核。數(shù)字化時代， 借助電子發(fā)票、 電子合同、 電子客票、 財政電子票據(jù)等數(shù)字化載體， 輔以“大智移云物區(qū)”、 數(shù)字孿生、 虛擬現(xiàn)實等新興技術， 有效支撐業(yè)務自動發(fā)起、 全程智能審批、 財務自動入賬、 風險智能監(jiān)控、 業(yè)務全鏈條檢索等價值增值服務。

（3）檔案歸檔環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案收集是在業(yè)務處理完成后， 將待歸檔資料交給檔案管理部門。數(shù)字化時代， 在業(yè)財系統(tǒng)中同步規(guī)劃電子會計檔案歸檔功能， 著力推進在業(yè)務流程中嵌入會計檔案歸檔要求， 在業(yè)務處理完成時同步生成符合歸檔要求的全套電子會計檔案， 完成真實性、 完整性、 可用性和安全性檢測并自動入庫， 保障會計檔案實時采集， 切實推動會計檔案以電子形式單套制歸檔。

（4）檔案利用環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案利用方式是由利用人發(fā)起的， 檔案管理者在線下根據(jù)利用人的需求提供相對應的服務， 檔案管理者在檔案利用過程中處于被動位置。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后， 檔案管理人員應樹立主動管理的思想， 通過知識管理、 大數(shù)據(jù)等管理技術， 針對檔案利用人的普遍需求主動深層次地加工會計檔案信息， 同時針對檔案利用人的特定需求提供相應的特色化服務， 從而實現(xiàn)主動、 全面且具有個人特色的檔案管理服務。

3. 完善信息系統(tǒng)建設。依托財務中臺建設， 國網(wǎng)浙江溫州公司對現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級， 具體措施如下：

（1）新增采集通道。針對外部獲取憑證， 與稅務、 財政、 銀行、 鐵路、 民航等主管部門建立發(fā)票、 財政票據(jù)、 回單、 對賬單、 鐵路客票和航空運輸電子客票行程單的在線直連通道， 并配合相關機構建立完善數(shù)據(jù)對外共享機制及標準。

（2）變革報賬系統(tǒng)。在報銷環(huán)節(jié)， 依托匯集的發(fā)票、 財政票據(jù)等數(shù)據(jù)， 員工發(fā)起報銷申請， 從發(fā)票池中獲取待報銷電子票據(jù)， 實現(xiàn)金額、 稅額、 稅率、 供應商等報銷信息的自動填充。在審批環(huán)節(jié)， 將稅票相關法規(guī)、 制度內(nèi)置為系統(tǒng)規(guī)則， 系統(tǒng)判斷合規(guī)性， 簡化后續(xù)審核工作。同時開展業(yè)務無紙化改造， 設計標準格式， 以電子簽名和簽章替代紙質(zhì)簽字和簽章， 在流程結束后對接數(shù)字化檔案館， 實現(xiàn)業(yè)務單據(jù)自動填報、 智能審批和自動歸檔。

（3）升級財務系統(tǒng)。在過賬環(huán)節(jié)， 在線聚合發(fā)票、 合同及報銷單等載體信息， 區(qū)分業(yè)務類型內(nèi)嵌記賬規(guī)則， 實現(xiàn)會計憑證100%自動生成， 系統(tǒng)控制不可再次發(fā)起報銷， 并將相關票據(jù)狀態(tài)信息反饋給稅務、 財政等外部機構， 形成票據(jù)管理的完整閉環(huán)。同時開展業(yè)務無紙化改造， 在業(yè)務流程中嵌入會計憑證、 會計賬簿、 財務報表歸檔要求， 財務業(yè)務處理完成即同步生成符合歸檔要求的電子會計檔案。

（4）建立數(shù)字化檔案館。在業(yè)務處理過程中， 實時接收業(yè)財系統(tǒng)傳入的待歸檔會計資料， 并對照歸檔對象（會計憑證、 會計賬簿、 財務報表）把相關聯(lián)業(yè)務數(shù)據(jù)（業(yè)務單據(jù)、 文件、 審批流程記錄等）完整封裝為檔案格式版式文件和對應結構化數(shù)據(jù)信息， 進行真實性、 完整性、 可用性、 安全性檢測， 通過后進行檔案編號、 編目， 以數(shù)字簽名等手段形成不可篡改的文件再進行保存。

（5）構建一站式檔案利用平臺。借鑒現(xiàn)有軟件開發(fā)經(jīng)驗， 會計檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檢索、 推薦及知識服務等在內(nèi)的“一站式”服務。此外， 利用大數(shù)據(jù)及人工智能技術， 使會計檔案管理系統(tǒng)自動識別和理解會計檔案的內(nèi)容， 同時自動為每個會計檔案添加內(nèi)容相關的標簽， 實現(xiàn)會計檔案的自動分類， 最終實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化。

4. 組織職能調(diào)整。傳統(tǒng)會計檔案管理對象主要是紙質(zhì)會計憑證、 會計賬簿和財務報告等， 檔案管理的主要工作集中在檔案收集和整理上， 這耗費了檔案管理人員至少80%的工作時間。數(shù)字化時代下， 檔案的收集和整理工作逐步由系統(tǒng)自動實現(xiàn)， 檔案管理人員的工作逐步轉(zhuǎn)向檔案歸檔標準制定和檔案深度利用。

財務是企業(yè)天然的數(shù)據(jù)中心， 站在業(yè)務與經(jīng)營管理的視角， 挖掘財務會計檔案數(shù)據(jù)價值， 實現(xiàn)決策科學化及資源配置優(yōu)化， 用數(shù)據(jù)和算法賦能企業(yè)業(yè)務管理與經(jīng)營決策， 這將會是檔案管理人員職能轉(zhuǎn)型及職業(yè)發(fā)展通道升級的良機。國網(wǎng)浙江溫州公司會計檔案管理人員以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機， 發(fā)揮檔案管理職能優(yōu)勢， 以會計檔案管理專家身份指導業(yè)務部門規(guī)范化歸檔， 協(xié)助業(yè)務部門順利迎檢迎審， 在充分發(fā)揮會計檔案價值的同時提升業(yè)務洞察力， 實現(xiàn)電子檔案管理時代下會計檔案管理崗位價值。

四、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設成效

1. 提升了基層用戶體驗。打通稅企直連通道， 實現(xiàn)發(fā)票結構化數(shù)據(jù)全量采集， 會議通知線上流轉(zhuǎn)， 員工免票出行， 確保業(yè)務發(fā)起即合規(guī)， 提交即過賬； 實現(xiàn)培訓差旅、 會議差旅、 生產(chǎn)性出差等差旅報銷全場景“無紙化”應用上線， 員工單筆報銷流程提報時長縮短至5分鐘， 報銷效率提升50%以上， 智能防控重報、 錯報等風險， 提高報銷準確性， 大幅提升基層用戶獲得感和體驗感。

2. 打通了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)鏈路。積極推動全社會互聯(lián)互通， 配合浙江省財政廳打通“浙里辦”政務服務平臺， 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的直聯(lián)采集， 上線應用企業(yè)報銷業(yè)務， 結合業(yè)務習慣重新設計優(yōu)化醫(yī)藥費報銷、 審批、 記賬、 支付流程， 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的無紙化流轉(zhuǎn)， 報銷費用自動計算， 醫(yī)藥費報銷線下“一次都不跑”， 提升員工報銷體驗感， 提高業(yè)務處理效率。此外， 通過應用區(qū)塊鏈技術， 讓工程施工、 設計、 監(jiān)理單位、 項目管理部門及財務部門加入聯(lián)盟鏈， 實現(xiàn)工程量報審單在線審批， 結算單據(jù)線上流轉(zhuǎn)， 結算金額智能校驗， 雙方賬務實時核對， 結算憑證自動歸檔。

3. 提高了財務工作效率。全面上線應用電子回單， 優(yōu)化銀企對賬功能從而實現(xiàn)回單與憑證自動掛接、 關聯(lián)查詢， 付款類憑證“無紙化”歸檔， 避免檔案管理人員進行重復性工作， 切實提高財務人員工作效率。銀行單證信息在線閉環(huán)傳遞， 安全備份、 永久儲存， 可隨時查找來源， 財務管理工作效率得到提升。

4. 推進了會計檔案深化利用。突破企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)之間的隔閡， 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化， 同時通過稅企、 政企、 銀企互聯(lián)互通提升信息互通共享能力， 在應用可視化知識圖譜、 檔案自動分類標簽、 全文搜索、 條件搜索等技術的同時推動會計檔案管理人員轉(zhuǎn)型， 從信息及信息使用者兩方面出發(fā)， 全面推進會計檔案的深化利用。

5. 降低了公司經(jīng)營風險。財務工作無紙化變革試點使公司發(fā)票、 回單、 合同、 內(nèi)部單據(jù)等重點原始憑據(jù)形成電子憑據(jù)， 保證財務報賬、 入賬、 歸檔均有電子憑據(jù)作為依托， 保證賬實相符， 大幅提升會計核算質(zhì)量， 有效降低公司經(jīng)營風險。

五、 結語

本文從會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵、 特點、 目標、 原則出發(fā)， 探索了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 建立了會計檔案數(shù)字化模型， 并結合國網(wǎng)浙江溫州公司建設實踐， 創(chuàng)新了數(shù)字化時代會計檔案管理模式， 為企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型， 特別是企業(yè)財務無紙化建設提供了一定的實踐參考， 切實推動了智慧電子會計檔案管理工作的發(fā)展。

【 主 要 參 考 文 獻 】

施先旺．沙盤推演視角下的業(yè)務流、資金流和信息流融合研究［C］//中國會計學會第十三屆會計信息化年會報告論文集，2014：174 ～ 181．

黃鶴楠．數(shù)字化背景下檔案工作基本原則研究［D］．沈陽：遼寧大學，2007．