董秦

［摘 要］近年來，隨著我國事業(yè)單位體制改革的深入和社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的社會功能、職能地位以及工作任務也隨之有所更新，在編制管理、用人管理、薪酬管理、崗位管理等各項工作方面也出現了很大程度的變化，過去的財務檔案管理模式已難以適應新時期的實際需要。財務檔案客觀記錄了事業(yè)單位各項經濟活動的基本情況，還能夠非常準確直觀地體現出事業(yè)單位財務會計工作的開展情況，為各部門有序推進自身工作提供了非常重要的參考依據，促進事業(yè)單位財務管理工作水平不斷提升。在新形勢下，必須要充分認識到財務檔案管理的重要意義，基于現階段事業(yè)單位財務檔案管理現狀，對檔案管理模式予以創(chuàng)新和變革，可以助力事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。本文結合筆者工作經驗和實際研究，對上述問題展開深入探討。

［關鍵詞］事業(yè)單位；財務檔案；管理；創(chuàng)新模式

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

在事業(yè)單位的各項工作中，財務檔案管理工作具有極其重要的意義。財務檔案管理可以通過完整的財務記錄建立規(guī)范系統(tǒng)的財務數據庫，對單位所有的財務行為進行明確記錄，也是對事業(yè)單位工作決策以及經驗教訓的記錄，對于事業(yè)單位的財務工作、經濟工作來說都具有非常重要的作用。因此，事業(yè)單位管理必須主動強化檔案管理服務意識，不斷提升財務檔案管理的科學化和規(guī)范化水平，結合當前財務檔案管理工作開展情況制定有針對性的創(chuàng)新策略，確保各項檔案管理措施能夠在實踐中予以貫徹執(zhí)行，為促進事業(yè)單位財務管理水平提升提供充足保障。

1 事業(yè)單位財務檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位財務檔案通常包括資金使用管理和資產管理兩大基本經濟活動中所產生的各類財務會計賬簿、票據、憑證、銀行對賬單、電算化檔案數據、報表、經濟合同、稅務資料、財務管理與會計核算工作中形成的所有相關數據材料。

首先，根據《檔案法》《會計基礎工作規(guī)范》《事業(yè)單位會計制度》等法規(guī)要求，財務檔案管理涉及諸多方面的內容，包括真實性的審計、完整性的交接、及時性的傳遞、安全性的保管等，因此檔案管理人員在組織開展工作時必須要全面精準把控，確保財務檔案管理做到規(guī)范、有序，才能充分發(fā)揮財務檔案的利用價值。其次，財務檔案客觀全面地記錄了事業(yè)單位各項財務活動的開展情況，能夠幫助單位管理者及時準確地了解日常收支情況和運營管理信息，也對單位其他部門的業(yè)務管控有非常大的參考作用，是單位各項工作有序推進的重要保障。最后，財務檔案包含會計核算的關鍵性憑證，利用財務檔案資料能夠對單位各項經濟活動實施審核。在實踐中必須要深刻理解財務檔案管理創(chuàng)新的意義，通過有效的管理模式確保財務檔案的準確性與完整性，這樣才能夠更好地發(fā)揮出財務檔案的作用。所以在當前這樣一個信息化時代下，事業(yè)單位檔案管理人員必須盡快促進財務檔案管理工作創(chuàng)新，不斷提升財務檔案管理的科學化、信息化水平，通過更加高效、規(guī)范的財務檔案管理工作為單位各項決策帶來更多支持，確保事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展［1］。

2 事業(yè)單位財務檔案管理現狀分析

2.1 管理人員意識不足

事業(yè)單位財務檔案管理工作對于單位各部門工作的有序開展具有非常大的意義，然而現階段很多檔案管理人員和財務工作者并未充分認識到此項工作的重要性。財務部門員工仍然存在過去那種“各自為政”的傳統(tǒng)觀念，即便逐步了解到財務檔案收集、歸檔、開發(fā)利用等工作的重要性，但依舊認為財務檔案管理屬于檔案部門的事，并未予以積極主動的配合，而檔案管理工作人員也沒有積極和財務部門進行溝通交流，認為只要及時把財務檔案資料進行收集整理并安全存放即可。目前部分事業(yè)單位將關注的重心放在了財務會計核算等環(huán)節(jié)，忽略了財務檔案的管理，當其他各部門或管理層決策需要利用財務檔案時才會引起重視，但此時卻難以真正發(fā)揮出財務檔案的價值和作用。

2.2 管理工作經費欠缺

這一問題集中反映在兩方面。首先，雖然財務檔案管理工作屬于事業(yè)單位各項業(yè)務活動的重要組成部分，然而實際上無論是檔案管理人員配置，還是檔案管理房屋、設備等硬件設施都并不完善，缺少支持財務檔案管理模式創(chuàng)新的工作經費。在實際工作中，事業(yè)單位預算資金的分配往往由于思想意識的不重視而造成財務檔案管理資金支持的不足，資金保障匱乏勢必會在很大程度上影響檔案管理人員的工作積極性，導致財務檔案管理依舊沿用傳統(tǒng)的工作模式。其次，部分事業(yè)單位管理層單純地覺得財務檔案資料只要不丟失即可，并未給予更多經費對相關設備和檔案存放環(huán)境予以更新升級，造成檔案管理效率難以提升［2］。

2.3 管理工作不夠規(guī)范

當前，在組織開展財務檔案管理的過程中，無論是收集、立卷、歸檔、存儲、銷毀等各個環(huán)節(jié)都可能存在不規(guī)范的現象。例如，在對財務檔案實施立卷與歸檔過程中，部分檔案管理人員并未予以重視，導致檔案材料分類不明確、歸檔混亂等問題；對財務檔案進行存儲保管時，沒有做好定期入庫與歸檔驗收工作，導致存儲的財務檔案材料可能出現錯誤；另外，財務檔案管理人員在進行簽章和裝訂過程中的誤操作導致不符合標準要求；進行查閱與銷毀環(huán)節(jié)也表現出交接不清、手續(xù)不完善、程序不透明等問題，很多財務檔案資料長期沒有及時銷毀。

2.4 管理制度有待健全

有些事業(yè)單位已經建立了較為系統(tǒng)全面的內控管理體系，各部門職責也分工明確，然而對于財務檔案管理來說，單位管理層更多地關注財務會計工作的開展，往往忽略了財務檔案管理。對財務資料也是更傾向于使用，而在使用后卻忽略了及時歸檔與保管，對之后的開發(fā)利用造成了影響。目前事業(yè)單位財務檔案管理制度普遍不健全，而且很多管理制度已經難以符合新時期的要求，亟須予以創(chuàng)新，同時對檔案工作者的具體權責規(guī)定也不清晰，財務檔案管理工作較為混亂，在很大程度上降低了檔案管理的效率與質量，難以充分發(fā)揮財務檔案資料的開發(fā)利用價值。

2.5 信息化建設滯后

隨著事業(yè)單位財務管理工作任務的加重，財務檔案數量日益增多，對財務檔案管理也帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)，為促進財務檔案管理水平不斷提升，應當盡快落實信息化建設工作。然而，現階段在財務檔案管理實踐中并未真正利用好現代信息技術，信息化、智能化水平偏低，很多財務檔案管理人員沒有熟悉掌握信息技術手段，檔案信息管理系統(tǒng)長時間沒有更新，在很大程度上制約了財務檔案管理工作模式的創(chuàng)新與發(fā)展［3］。

3 事業(yè)單位財務檔案管理創(chuàng)新模式

3.1 提高財務檔案管理人員素質

科技時代飛速發(fā)展，社會信息化日新月異。事業(yè)單位財務檔案管理工作應當主動引進信息技術，積極推動財務檔案管理工作模式的創(chuàng)新變革，借助現代信息技術提升單位財務檔案管理效率和質量。為滿足新時期下財務檔案管理工作的新要求，應當更加關注和重視財務檔案管理工作人員綜合素質能力的培養(yǎng)與提升，讓其能夠盡快更新工作理念，積極運用新的管理方法開展好自身工作。鑒于現階段部分事業(yè)單位負責財務檔案管理的工作人員整體專業(yè)能力偏低，事業(yè)單位應當積極吸取更多優(yōu)秀的專業(yè)化人才，不斷提升薪酬待遇，更好地吸引和留住人才，促進財務檔案管理隊伍整體專業(yè)水平的提升。同時，應當不定期組織開展好各種培訓學習活動，集中針對財務檔案管理專業(yè)知識和信息技術操作實踐進行培訓，從而培養(yǎng)出更多復合型人才。另外，事業(yè)單位可以設置獨立的財務檔案管理工作小組，真正凸顯財務檔案管理在單位內部各項管理活動中的重要性，確保其他部門員工能夠真正了解到財務檔案管理的重要意義，積極主動配合此項工作，幫助檔案管理人員能夠及時全面地收集到原始材料，第一時間做好分類和歸檔工作，提升財務檔案管理效率。

3.2 加大資金投入，引入信息化管理手段

事業(yè)單位要進一步加大對財務檔案管理工作的經費投入，重視相關軟硬件設施建設，運用更多資金來研發(fā)符合實際工作需要的財務檔案信息管理系統(tǒng)。如此一來，不但有助于減輕工作人員的負擔，還能夠有效推動財務檔案管理信息化建設。對于財務檔案管理人員來說，應當靈活應用信息化管理手段促進工作模式的創(chuàng)新，要充分認識到財務檔案資料在收集、傳輸、分類、歸檔、保管以及后續(xù)開發(fā)利用環(huán)節(jié)依靠信息技術能夠有效提升管理效率。比如，借助財務檔案信息管理系統(tǒng)對收集來的原始檔案材料實施數字化處理后上傳到檔案數據庫，后期檢索查閱時直接輸入關鍵字即可進行搜索下載，有助于提升檔案開發(fā)利用效率，讓事業(yè)單位財務檔案資源的利用空間得以進一步拓展。另外，利用信息化管理手段還能夠實現在線財務檔案信息查詢以及遠程檢索，抑或是借助電子郵件等途徑來幫助所需要的人員提供信息咨詢服務，財務檔案信息管理系統(tǒng)的構建讓事業(yè)單位財務檔案管理工作從過去的靜態(tài)管理逐步朝著動態(tài)管理的方向邁進，有效整合了財務檔案資源。

3.3 確立信息化財務檔案管理理念

與過去事業(yè)單位財務檔案管理工作模式相比，樹立信息化管理理念，依靠數字檔案能更及時全面地采集單位財務活動形成的各種文件資料，同時實施備份，防止檔案材料丟失，確保財務檔案的完整性；再者，數字財務檔案進行統(tǒng)一分類歸檔后也能夠有效提升檔案資源的傳輸共享效率，有效發(fā)揮財務檔案的價值。有些事業(yè)單位財務管理人員自身沒有更新工作理念，不能充分了解到財務檔案管理創(chuàng)新的意義，始終采取過去的人工管理模式，采集整理紙質檔案材料，不利于財務檔案管理效率的提升。因此，在新時期下必須要主動樹立信息化財務檔案管理意識，盡快革新陳舊的管理模式，事業(yè)單位管理層要為財務檔案信息化管理工作的推進實施給予更多關注和支持，不斷提升資金扶持力度，盡快研發(fā)符合本單位財務檔案管理實際需要的信息管理系統(tǒng)［4］。

3.4 創(chuàng)新財務檔案管理制度

在推進事業(yè)單位財務檔案管理模式創(chuàng)新的過程中，必須要有適宜、完善、健全的制度規(guī)定予以保障，以確保財務檔案管理工作的有序開展。

第一，應將財務檔案信息化管理工作制度化、流程化，確保財務檔案管理工作具備統(tǒng)一的規(guī)范標準作為指導，針對財務檔案的收集、分類、歸檔、保存、利用等環(huán)節(jié)的工作內容予以明確，確保財務檔案資源能夠得到科學配置，降低管理成本。

第二，針對財務檔案存儲制定科學標準，保證財務檔案數據能夠實現統(tǒng)一錄入和管理，結合財務檔案的重要程度對其規(guī)定10年、30年和永久保存期限，對文字檔案材料統(tǒng)一為DOCX格式，圖片類檔案材料統(tǒng)一為PDF格式，表格類檔案材料統(tǒng)一為XLSX格式。

第三，事業(yè)單位應當對數字化財務檔案的統(tǒng)籌管理制度予以完善，按照國家頒布的《檔案法》中相關規(guī)定，結合實際需求，對數字化檔案擬定《單位數字財務檔案移交接受制度》以及《財務檔案信息化建設管理規(guī)定》等，保證財務檔案管理工作能夠有章可循。

第四，要建立健全財務檔案管理崗位制度，結合新形勢下對檔案管理工作的新要求，構建完善的考核評價與獎懲體系，從而有效激發(fā)財務檔案管理人員的工作積極性，確保其履行好自身職責［5］。

3.5 規(guī)范財務檔案管理工作內容

在事業(yè)單位財務檔案管理工作模式創(chuàng)新過程中，必須要結合實際需求予以推進，比如說對單位財務檔案進行立卷和歸檔時，應當根據單位財務活動以及形成的檔案材料數量來合理制定有針對性的工作方案，同時對收集保存的財務檔案資料予以定期整理，確保事業(yè)單位在組織開展各項工作的過程中擁有充足的參考依據。在整理財務檔案時應當對過去工作中不規(guī)范之處予以統(tǒng)一規(guī)范，在進行全面整理審核之后從數據庫進行備份，避免混淆不同類型的財務檔案資料。除此之外，針對部分較為重要且需要紙質存檔的財務檔案，應當在賬簿活頁的空白位置根據順序對檔案賬頁編號進行編目，裝訂時應當在封粘位置明確標注簽章，對于需要進行數字化處理的財務檔案信息，應當打印出會計賬頁，對其實施統(tǒng)一規(guī)范的處理，按照數字化錄入的時間順序予以明確編號，按照這些編號進行上傳存檔，從而為未來查詢與檢索財務檔案資料時提供更多便利，幫助使用者更加高效地搜索獲取所需檔案材料，確保財務檔案管理活動能夠科學有序地開展。

3.6 合理運用安全防范技術

事業(yè)單位財務檔案管理工作在創(chuàng)新與改革的過程中，應當積極運用現代信息技術推進財務檔案管理信息化建設，以更加完善的財務檔案信息管理平臺促進檔案管理智能化、數字化水平不斷提升，這不僅能夠降低檔案管理工作人員的負擔，還可以有效防止檔案材料遺失混亂等現象。但在這一過程中必須要制定有針對性的安全防控方案，借助現代信息技術保障事業(yè)單位財務檔案數據的安全性與完整性，避免由于外部攻擊導致檔案資料被泄漏或篡改，同時防止內部系統(tǒng)沒有及時更新完善而出現漏洞，為單位財務檔案管理工作的有效開展帶來更多保障。一般來說，能夠選擇應用訪問控制技術、身份識別技術以及防火墻技術等確保財務檔案信息安全，為推動單位財務檔案管理工作模式創(chuàng)新奠定堅實基礎。

4 結語

綜上所述，在新時代事業(yè)單位財務檔案管理應當有新的局面、新的理念、新的要求，事業(yè)單位財務檔案管理人員必須要緊跟時代發(fā)展步伐，更新理念，積極推進財務檔案管理模式創(chuàng)新，同時靈活運用現代信息技術，確保能夠滿足新時期對財務檔案管理提出的新要求。在此基礎上，事業(yè)單位還應當不斷加大資金支撐力度，完善軟硬件基礎設施建設，創(chuàng)新財務檔案管理機制，打造專業(yè)化高素質的財務檔案管理人員隊伍，對財務檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行全面管控，促進檔案管理效率和質量的不斷提升。

參考文獻

［1］王淑云. 新常態(tài)下事業(yè)單位會計電算化下檔案管理現狀［J］. 財會學習，2021（36）：77-79.

［2］丁波. 事業(yè)單位財務檔案管理信息化及發(fā)展趨勢研究［J］. 蘭臺內外，2021（28）：7-9.

［3］楊雪梅. 事業(yè)單位財務檔案管理信息化特點與展望［J］. 科技資訊，2021，19（28）：120-121，124.

［4］李彤冰，王靜，王蒙蒙. 事業(yè)單位財務檔案管理體系建設研究［J］. 教育財會研究，2021，32（1）：26-30.

［5］譚莉樺. 事業(yè)單位財務檔案管理中存在的問題及對策分析［J］. 當代會計，2021（2）：191-192.