孫作麗

摘 要：人事檔案管理精細化是確保效率與質(zhì)量統(tǒng)一、科學(xué)與規(guī)范協(xié)調(diào)的重要手段。在醫(yī)院不斷改革發(fā)展過程中，醫(yī)院逐漸強調(diào)精細化管理模式的建設(shè)與應(yīng)用，以保障人事檔案管理的水平，但受各方面因素限制，精細化管理進程緩慢。本文通過對醫(yī)院人事檔案精細化管理意義解讀，探討醫(yī)院人事檔案精細化管理過程存在的問題，提出提高人事檔案精細化管理措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；精細化管理；制度建設(shè)；管理流程

醫(yī)院改革對人事檔案管理工作提出更高的要求，人事檔案作為醫(yī)院人才培養(yǎng)、人才選拔的主要文件依據(jù)，一旦管理滯后、信息化程度不足，將會嚴重影響人事檔案管理效率。精細化管理模式構(gòu)建是以數(shù)字化、體系化為依據(jù)，確保人事檔案管理環(huán)節(jié)符合標準，滿足人事檔案管理要求，使人事檔案管理質(zhì)量、效率得到保障。

一、醫(yī)院人事檔案精細化管理的必要性

醫(yī)院人事檔案精細化管理改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，采用電子化、數(shù)字化和信息化的管理理念，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理。我國各大醫(yī)院目前在精細化管理模式建設(shè)過程中，積極加大信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式及管理技術(shù)，以期達到提高效率、降低成本、提高質(zhì)量的目標。因此，人事檔案精細化管理是提高檔案管理效率的需要，是醫(yī)療改革的要求，也是強調(diào)檔案管理質(zhì)量的重要保障。

首先，醫(yī)院在人事檔案精細化管理過程中，縮減檔案管理的中間環(huán)節(jié)，優(yōu)化各部門之間的信息溝通渠道，將原本紙質(zhì)文件以數(shù)字信息的方式儲存到系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件之間的同步管理，顯著提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。尤其是信息系統(tǒng)具備強大的數(shù)據(jù)挖掘功能和信息共享功能，在終端設(shè)備或者PC端設(shè)備中可隨時提取人事檔案信息，采用分類管理的方式將各類人事檔案的信息整合，以部門、職位等為分類標準，明確每個人員的基本信息、崗位、職責(zé)等，確保檔案系統(tǒng)工作的采集、提取、分析、儲存與決策等有所依據(jù)，效果更加顯著。

其次，我國在醫(yī)療改革過程中不斷優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，使用信息化技術(shù)開展人事檔案的精細化管理工作，符合醫(yī)療改革的要求。我國醫(yī)院在為患者提供服務(wù)過程中積極打造智慧醫(yī)療體系，而人事檔案管理工作也應(yīng)與時俱進，不斷調(diào)整方式、優(yōu)化措施、改革流程，以精細化管理方式建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，縮減人事檔案管理成本，減少人事檔案管理工作時間，使人事檔案管理更加精準，且有條理性。因此，醫(yī)療改革不僅對醫(yī)療服務(wù)提出更高的要求，還要求醫(yī)院內(nèi)部優(yōu)化人事檔案管理流程，開展精細化人事檔案管理工作，健全人事檔案管理體系。

最后，精細化人事檔案管理有利于提高檔案管理質(zhì)量。以往的人事檔案管理多采用人工整合信息及紙質(zhì)信息儲存的方式，這種方式極易導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)錯漏、丟失等問題，使得人事檔案的管理效率與質(zhì)量難以得到有效保障。在精細化人事檔案管理過程中，發(fā)揮制度約束作用以及技術(shù)的改善作用，使得人事檔案管理在呈現(xiàn)出精細化管理優(yōu)勢的同時，檔案管理質(zhì)量有所提升。在人事檔案記錄、儲存、使用和決策過程中可以隨時隨地提取人事檔案信息，查詢檔案日志，減少人事檔案傳輸?shù)闹虚g環(huán)節(jié)，使人事檔案管理的質(zhì)量有所提升。因此，人事檔案精細化管理是醫(yī)院內(nèi)部管理體系改革優(yōu)化的內(nèi)在要求，也是提升檔案管理質(zhì)效的客觀途徑。醫(yī)院需要結(jié)合工作流程與工作情況，健全人事檔案精細化管理體系，強化檔案管理質(zhì)量。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理的制約因素

1.理念因素

無論是何種性質(zhì)的工作，在不斷優(yōu)化和完善過程中始終要堅持以先進理念為指導(dǎo)，強調(diào)理念先行的基本條件。醫(yī)院在人事檔案精細化管理過程中，也要格外重視理念對精細化管理模式所產(chǎn)生的影響，但從醫(yī)院當(dāng)下的情況來看，理念滯后、重視程度不足仍是制約醫(yī)院人事檔案精細化管理的主要因素。大多數(shù)醫(yī)院的信息化建設(shè)仍處于初級階段，領(lǐng)導(dǎo)雖然了解精細化管理對于檔案管理工作效率、質(zhì)量的積極作用，但考慮資金問題，并沒有認識精細化管理的長期效益。這是由于理念和重視程度不足所引起的，醫(yī)院以往長期采用紙質(zhì)化、人工化的管理模式，快速改變管理理念顯然并不科學(xué)。

2.人員因素

精細化管理依托技術(shù)、制度等對原有的管理模式進行優(yōu)化和改善，但醫(yī)院目前從事檔案管理的人員多為思想保守、工齡較長的，很多年輕的專業(yè)人才在未進入醫(yī)院之前，很難有效落實精細化管理模式。人事檔案的精細化管理要求從業(yè)人員不僅具有高素質(zhì)、高技術(shù)能力，同樣也要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，可以在人事檔案管理中發(fā)揮自身的主觀能動性，了解人事檔案的精細化管理流程，積極承擔(dān)人事檔案精細化管理職責(zé)。以當(dāng)下情況來看，醫(yī)院在精細化管理模式構(gòu)建過程中，高素質(zhì)人才所發(fā)揮的作用仍然有限。

3.制度因素

制度是人事檔案精細化管理的主要依據(jù)，也對相關(guān)管理人員起到約束和保障的作用。醫(yī)院在建立人事檔案精細化管理模式過程中，也要不斷對現(xiàn)有的制度體系進行優(yōu)化和完善，改革現(xiàn)有的管理機制，使得制度可以在人事檔案精細化管理中發(fā)揮作用。目前，醫(yī)院人事檔案仍沿用傳統(tǒng)的工作規(guī)范、工作流程和工作制度，這對精細化管理而言明顯不匹配，存在滯后性，制度體系難以匹配精細化管理的需要。因此，制度體系的建設(shè)成為醫(yī)院人事檔案精細化管理的主要制約因素之一。

4.技術(shù)因素

醫(yī)院人事檔案管理依據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗與技術(shù)條件等開展，并不斷在管理模式、管理流程上探索新的路徑。醫(yī)院在打造智慧醫(yī)療體系過程中，忽視人事檔案管理系統(tǒng)的共享性，人事檔案管理工作與其他工作之間的聯(lián)結(jié)程度有所不足，嚴重阻礙人事檔案管理的效率，使得人事檔案精細化管理的功能無法得到充分發(fā)揮。依托現(xiàn)代化信息技術(shù)的人事檔案精細化管理應(yīng)結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的條件，逐步加強硬件建設(shè)和軟件系統(tǒng)的開發(fā)，以標準化的技術(shù)規(guī)程和操作，確保人事檔案的安全性與科學(xué)性，滿足人事檔案管理精細化的要求，實現(xiàn)更加高效、便捷的管理。

三、醫(yī)院人事檔案精細化管理路徑

1.檔案整理

醫(yī)院在人事檔案精細化管理體系建設(shè)過程中，將6S管理理念應(yīng)用到檔案管理體系建設(shè)中，從6個方面探索檔案精細化管理的路徑。某醫(yī)院在精細化管理模式構(gòu)建過程中成立管理領(lǐng)導(dǎo)小組，不斷推進人事檔案精細化管理進程，結(jié)合醫(yī)院實際情況形成一套完整的人事檔案管理體系。首先，是做好人事檔案精細化管理的整理工作，采用檔案鑒定、整理的方式，按照人事檔案的重要性、使用頻率等錄入信息系統(tǒng)的不同模塊中。其次，根據(jù)人事檔案基本的學(xué)歷信息、履歷、職稱、部門與崗位等對不同價值的檔案進行分析，按照價值將檔案分類，避免檔案占用現(xiàn)有的儲存資源。由于醫(yī)院人事檔案的種類較為復(fù)雜，信息量龐大，需要定期更新檔案信息，開展檔案的精細化整理工作可以區(qū)分檔案的價值，為后續(xù)檔案使用夯實基礎(chǔ)。

2.檔案整頓

完成價值分析和檔案整理工作后，需依托人事檔案管理信息系統(tǒng)，區(qū)別檔案資料的類別和具體用途，采用精細化模塊劃分，并按照醫(yī)務(wù)人員、護理人員、后勤人員、技術(shù)人員與辦公室人員要求將檔案歸檔。涉及項目、技術(shù)與科研成果的人事檔案也應(yīng)嚴格分類存檔，厘清不同性質(zhì)檔案的具體功能和作用，當(dāng)相關(guān)人員出現(xiàn)職稱變動或者崗位變化，可以在系統(tǒng)中搜索分類關(guān)鍵詞，快速查詢相應(yīng)的檔案信息。

3.檔案清掃

檔案清掃工作是指在紙質(zhì)檔案和電子檔案儲存過程中，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案在干凈、整潔的環(huán)境內(nèi)存放，定期做好紙質(zhì)檔案儲存空間的清掃工作。在電子檔案儲存過程中，應(yīng)結(jié)合紙質(zhì)檔案做好檔案的編號與編輯工作，并將無用和過期的檔案進行清理，將其儲存于獨立的模塊中，以確保醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

4.檔案清潔

檔案清潔工作是指在精細化、制度化管理過程中，切實明確相關(guān)從業(yè)人員的基本職責(zé)，在建立相應(yīng)的硬件配套設(shè)備設(shè)施過程中，也要做好其養(yǎng)護和維護工作，使檔案管理更加高效，避免安全隱患等問題的發(fā)生對檔案管理工作產(chǎn)生不良的影響。檢查紙質(zhì)檔案儲存空間內(nèi)的用電設(shè)備，定期檢查計算機系統(tǒng)的灰塵堆積及流暢程度等，杜絕安全隱患，確保科學(xué)開展檔案精細化管理工作。

5.檔案監(jiān)管

在醫(yī)院人事檔案精細化管理過程中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，均需要做好檔案的保密、監(jiān)管與備份等工作，避免出現(xiàn)檔案丟失與被泄露等問題。在檔案精細化管理模式中，安全隱患問題產(chǎn)生的第一責(zé)任人為管理人員，管理人員按照制度定期檢查檔案是否丟失，對保密性要求較高的檔案應(yīng)加密鑰。同時，相關(guān)人員應(yīng)定期做好檔案的備份工作，定期審查是否出現(xiàn)丟失等問題，做好檔案的申請記錄、使用記錄等工作。

6.檔案規(guī)范

檔案精細化管理需要切實注意相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)是否可以滿足實際工作的要求，以提高相關(guān)人員的職業(yè)道德與能力素質(zhì)，確保檔案精細化管理的規(guī)范性。醫(yī)院通過建設(shè)具體人事檔案管理規(guī)范的方式，要求相關(guān)人員切實按照檔案管理要求與規(guī)范開展相關(guān)工作，明確各人的基本職責(zé)，為人事檔案精細化管理提供保障。

四、醫(yī)院人事檔案精細化管理措施落實

1.落實人事檔案精細化管理理念

醫(yī)院在推進人事檔案精細化管理時，面臨著檔案種類和數(shù)量不斷增加的現(xiàn)狀，越來越多的檔案對精細化管理模式的建設(shè)提出了要求。因此，相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)積極落實先進的檔案管理理念，將信息化理念與精細化理念應(yīng)用到檔案管理中，以解決當(dāng)下信息不斷增長與管理模式落后之間的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)層提出精細化管理的戰(zhàn)略發(fā)展目標，認識到精細化管理模式構(gòu)建對于醫(yī)院未來長效發(fā)展的積極作用，調(diào)整和優(yōu)化現(xiàn)有的管理模式，使得檔案內(nèi)容更加精準，檔案審核、決策與管理更加科學(xué)。例如，某醫(yī)院在將6S理念融入人事檔案精細化管理過程中，將信息技術(shù)作為精細化管理的主要依托，重點建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，建立了個人不同工作階段的基本信息資料，準確記錄檔案信息的變化，全面記錄人員的科研能力、工作能力、業(yè)務(wù)能力和績效能力等相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)采用模糊變量，為用戶提供模糊搜索功能，相關(guān)人員在登錄賬號后，搜索模糊文字可以查詢對應(yīng)的檔案信息，使得檔案信息查詢的效率有所提高。

2.加強檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)考核

在人事檔案精細化管理過程中，為切實保障檔案管理人員的素質(zhì)可以滿足精細化管理的客觀需要，在檔案管理過程中切實履行自身的基本職責(zé)，能夠遵循人事檔案精細化管理的規(guī)范。醫(yī)院必須開展人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的技術(shù)能力、責(zé)任意識，熟悉人事檔案精細化管理的基本流程和要求。例如，醫(yī)院定期組織人事檔案管理人員開展座談會，講解有關(guān)人事檔案精細化管理的基本內(nèi)涵、具體目標和工作方法等，增強相關(guān)從業(yè)人員對檔案管理工作的了解。同時，積極開展技術(shù)培訓(xùn)工作，定期組織人事檔案管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)信息系統(tǒng)的操作方法及相關(guān)流程，確保從業(yè)人員在日常檔案管理實踐中可以切實發(fā)揮自身的主觀能動性。此外，醫(yī)院在人事檔案精細化管理過程中，也要積極吸納新鮮血液，招聘高素質(zhì)的人才，選拔復(fù)合型人才開展人事檔案管理工作，為構(gòu)建精細化管理模式提供人才保障。

3.健全人事檔案精細化管理制度體系

醫(yī)院在建設(shè)人事檔案精細化管理模式過程中，健全人事檔案管理制度體系，根據(jù)精細化管理流程，制定《人事檔案管理工作規(guī)范》《人事檔案管理崗位職責(zé)要求》等相關(guān)文件，實現(xiàn)制度與精細化管理模式的對接。例如，在規(guī)范性的文件中指出相關(guān)人員應(yīng)嚴格做好檔案分類工作，不得出現(xiàn)亂排、少排等問題。歸檔工作應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案分類整理，確保檔案編號的對應(yīng)性和完整性，不得出現(xiàn)遺失和被泄露等問題。在職人員應(yīng)做好檔案的維護工作，避免產(chǎn)生檔案損壞等問題，還應(yīng)搭建電子檔案防護體系，禁止隨意移動和增刪檔案。檔案銷毀應(yīng)向上級申請，得到明確且具有記錄的指示后，才可開展銷毀工作。規(guī)范性文件的編制對于人事檔案精細化管理有著指導(dǎo)作用。按照人事檔案管理規(guī)范，醫(yī)院也應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機制、責(zé)任追究機制與績效考核機制等，確保人事檔案管理人員嚴格按照檔案管理規(guī)范與流程開展工作，當(dāng)檔案出現(xiàn)安全問題時要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任?？冃Э己藱C制可以有效提高人員在檔案精細化管理中的主觀能動性。精細化管理模式構(gòu)建以制度為約束，應(yīng)盡可能細化管理細節(jié)，以具體的內(nèi)容和方法指導(dǎo)檔案管理工作，避免流程疏漏而影響檔案管理質(zhì)量。

4.強化技術(shù)在人事檔案管理中的保障作用

龐大的人事數(shù)據(jù)對精細化管理的要求較高，醫(yī)院必須充分挖掘技術(shù)在人事檔案管理中的作用，積極建設(shè)信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案精細化管理中的價值。例如，醫(yī)院投入大量資金加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，建立數(shù)據(jù)信息共享平臺，使用云計算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，簡化人事檔案管理流程，精確人事檔案管理細節(jié)。因此，醫(yī)院必須重視技術(shù)在人事檔案管理中的積極作用，不斷引進先進技術(shù)完善管理體系，挖掘技術(shù)優(yōu)勢。

五、結(jié)論

綜上所述，6S管理理念是醫(yī)院人事檔案精細化管理的主要路徑及方向，為強化6S人事檔案管理體系的建設(shè)，應(yīng)摒除當(dāng)下重視程度不足、制度體系不適應(yīng)、管理流程不科學(xué)、管理人員素質(zhì)差等問題，從理論和實踐兩個方面不斷健全人事檔案精細化管理模式，抓住人事檔案精細化管理重點，提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)效。

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（作者單位：煙臺市口腔醫(yī)院）