馬小惠
摘 要:在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下,紙質(zhì)檔案數(shù)字化是發(fā)展的主要趨勢。不同于紙質(zhì)化檔案,數(shù)字化檔案能夠?qū)⒈4妗⒗孟喾蛛x。當(dāng)前,在我國檔案資源管理中,傳統(tǒng)檔案管理模式呈現(xiàn)出諸多不足,無法滿足信息化時代檔案資源管理的實際需要。為此,要積極優(yōu)化和推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè),提高檔案管理水平和安全性,為檔案資料的開發(fā)利用提供便利。文章基于信息化背景,對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)情況進(jìn)行闡述分析,以供參考。
關(guān)鍵詞:信息化;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化建設(shè)
隨著大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的快速發(fā)展,其在社會諸多行業(yè)和領(lǐng)域中都有廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案也開始逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理,為儲存管理與開發(fā)利用提供便利。但在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中,還存在諸多問題,影響檔案數(shù)字化的進(jìn)展,使得檔案利用率不高、管理價值受到影響。因此,必須要提高重視程度,通過科學(xué)化的措施方法全面推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)。
一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的含義與優(yōu)勢
所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化,就是利用數(shù)字化掃描與轉(zhuǎn)換等方法,數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案,建立紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是基于計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、儲存以及數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等形成的全新的檔案信息形態(tài),將過去以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息,并通過數(shù)字化的方式儲存、網(wǎng)絡(luò)化的形式連接,借助計算機(jī)系統(tǒng)管理,建立有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,為信息利用與共享提供便利。新時期,紙質(zhì)檔案數(shù)字化是順應(yīng)時代發(fā)展需要的,在實際工作中具有明顯的優(yōu)勢。
第一,降低管理成本。紙質(zhì)檔案管理的要求是比較高的,紙質(zhì)檔案庫房需要有滅火器、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備,并做到防火、防潮、防蟲、防盜等。紙質(zhì)檔案管理工作的開展需要大量人力、財力、物力作為支持,管理成本也比較高。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè),能夠利用計算機(jī)閱讀瀏覽檔案,減少保管儲存成本,節(jié)省占地空間,查閱也更為便利快捷。
第二,有效保護(hù)檔案原件。利用數(shù)字化手段錄入和建立電子檔案,實現(xiàn)信息化管理,可以不利用原件,降低翻閱紙質(zhì)檔案的次數(shù),對原始檔案有效保護(hù),延長使用壽命,也能夠避免在紙質(zhì)檔案查閱中出現(xiàn)涂改、撤換和抽取材料等行為。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)后,檔案利用時更為安全。特別是一些年代久遠(yuǎn)的檔案,進(jìn)行數(shù)字化管理其實是更好地對檔案進(jìn)行保護(hù)。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后,對檔案的整理、統(tǒng)計、編制、查閱和開發(fā)利用等都不需要再使用原始檔案,能夠降低檔案原件受到損壞的概率,有助于維護(hù)檔案安全。
第三,提高工作效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè),應(yīng)用技術(shù)手段使傳統(tǒng)的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C(jī)檢索,可以節(jié)省逐卷逐頁查詢的時間,快速、精準(zhǔn)地找到需要的檔案資料,減少人工和中間環(huán)節(jié),有助于工作效率的提升。
第四,便利檔案的開發(fā)利用。在計算機(jī)和掃描技術(shù)快速發(fā)展的背景下,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案,通過數(shù)字化的形式進(jìn)行保存,也有助于檔案利用率的提高,順利實現(xiàn)檔案信息資料的共享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化,能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到的限制,檔案部門逐步向開放化發(fā)展,有利于檔案信息資源共享,為社會提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷和高效的服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)也讓檔案信息資料差異更加簡單,檔案使用者利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不出門就可以知曉各種信息資料。
第五,使檔案館與其他部門有效對接。如今,辦公自動化與信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化水平日漸提高,很多部門實現(xiàn)了無紙辦公與信息網(wǎng)絡(luò)傳輸。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè),能夠讓檔案管理部門與其他部門有效對接,更好地將檔案信息的作用發(fā)揮出來。
二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析
首先,需要進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。當(dāng)前,社會上很多企業(yè)、單位發(fā)展速度慢,對檔案信息化建設(shè)重視不足、投入力度小、規(guī)劃不到位和人員不充足,這些都是限制檔案信息化建設(shè)的重要因素。還有些單位的檔案信息系統(tǒng)利用、維護(hù)不能滿足實際工作需要,只能用來查詢和瀏覽檔案,作用發(fā)揮受到限制,檔案數(shù)字化的優(yōu)勢沒有體現(xiàn)出來。
其次,缺少完善的檔案數(shù)字化管理制度。對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè),其關(guān)鍵是保證數(shù)字化加工成果更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是,在實際的工作過程中,缺少完善的數(shù)字化管理制度,現(xiàn)有制度還存在著更新不及時的情況,無法滿足實際工作需要。具體而言,職責(zé)不明確,檔案數(shù)字化建設(shè)缺少完善的監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。同時,紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)沒有規(guī)范化的流程和操作制度標(biāo)準(zhǔn)。此外,檔案管理人員的績效考核和激勵制度不完善。
再次,數(shù)字化檔案收集不完整。在特定條件下,紙質(zhì)檔案才能夠完整保存。對于一些基層單位,在檔案歸集時,很容易出現(xiàn)丟失、損壞和遺漏等情況。傳統(tǒng)的檔案歸集管理方式無法保證檔案能夠全部歸集,原始檔案是否連續(xù)、完整和系統(tǒng),直接對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的可用性產(chǎn)生影響。為此,需要建立自動組織排序,建立目錄結(jié)構(gòu)的收錄,避免手動連接的不確定性,讓紙質(zhì)檔案與電子檔案是相同的,切實提高檔案數(shù)字化效果。
最后,存在安全隱患。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中還存在著一定的安全隱患。例如,運輸紙質(zhì)檔案需要將其從檔案室搬運到數(shù)字化加工室,加工后再放回檔案室中,在此過程,由于人為與外部因素影響,檔案可能會出現(xiàn)損壞、丟失的情況。還有紙質(zhì)檔案的儲存環(huán)境,將檔案存放在數(shù)字化加工室中,由于天氣和保管因素的影響,室內(nèi)潮濕,影響紙質(zhì)檔案的保管效果。再如,紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工時,要系統(tǒng)化地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號和拆釘?shù)忍幚?,掃描后將原始檔案恢復(fù)原狀。整理時由于不清楚規(guī)則或操作不當(dāng)容易引起紙質(zhì)檔案的丟失與損壞。此外,在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下,病毒、黑客和硬盤驅(qū)動器等損壞會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失與泄露。
三、信息化背景下紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略
1.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視
在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中,為實現(xiàn)良好的效果,需要提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度,將檔案數(shù)字化建設(shè)納入總體規(guī)劃建設(shè)中,并增加資金投入,為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。各單位應(yīng)結(jié)合自身的收支情況,設(shè)置檔案工作的專項資金、數(shù)字化檔案的專項資金,為檔案工作的推進(jìn)提供保障。同時,檔案管理部門要科學(xué)、有效地利用資金,成立監(jiān)察小組,對資金的具體流向進(jìn)行把控,使紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)有序推進(jìn)。
2.建立完善的檔案數(shù)字化管理制度
在信息化背景下,要順利實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè),需要有完善的管理制度作為保障,通過科學(xué)的制度對相關(guān)行為進(jìn)行約束指導(dǎo)和規(guī)范,使相關(guān)工作有效落實。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)時,要從檔案數(shù)字化建設(shè)的實際出發(fā),依據(jù)數(shù)字化建設(shè)的具體內(nèi)容,對相關(guān)制度進(jìn)行針對性的完善和調(diào)整。例如,檔案立卷歸檔,要明確相關(guān)規(guī)范與實施細(xì)則,根據(jù)檔案保管期限,了解不同類型紙質(zhì)檔案資源的保管期限,明確到期后具體處理要求,防止檔案數(shù)字化管理不到位,對檔案的利用價值造成不利影響。檔案數(shù)字化建設(shè)管理過程中,要明確電子檔案的管理流程,如歸檔制度、移交制度、接收和查閱制度等,結(jié)合電子檔案管理的各環(huán)節(jié)完善相應(yīng)的管理制度,使檔案數(shù)字化建設(shè)管理更加標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)中,檔案管理人員也是十分重要的,要提高其工作主動性,完善績效考核制度,對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員要給予一定的獎勵,對于表現(xiàn)不好的要進(jìn)行一定的懲罰。此外,落實檔案管理責(zé)任制,結(jié)合檔案管理的具體崗位,明確工作人員的具體職責(zé),使檔案數(shù)字化建設(shè)真正落到實處。
3.實現(xiàn)檔案一體化管理
為使紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)獲得好的效果,應(yīng)建立一體化管理系統(tǒng),從檔案的收集開始到最終利用,對檔案進(jìn)行一體化的管理控制,使傳統(tǒng)檔案管理中的不足得到妥善處理。通過模塊化開發(fā),針對檔案的收集、整理、加工、保存與利用等環(huán)節(jié)的實際管理需要設(shè)置管理模塊,建立可拓展的一體化管理系統(tǒng),使檔案數(shù)字化管理需要得到滿足。建立收集中心,將數(shù)據(jù)端口向收集對象開放,與管理系統(tǒng)對接,自動、實時收集數(shù)據(jù)信息,并對收集到的信息預(yù)歸檔。同時,建立管理中心,對檔案進(jìn)行分類管理,依據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行子模塊劃分,對多種類型檔案進(jìn)行管理,自動產(chǎn)生目錄、檔案號等。此外,建立保管中心,自動生成檔案號,自動化歸檔,對電子檔案進(jìn)行分類儲存。建立利用中心,賦予檢索與查閱功能,實現(xiàn)檔案的多樣化檢索,結(jié)合用戶實際需要選擇合適的檢索方式,讓檔案利用更加高效。
4.拓寬服務(wù)范圍
對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè),其實最終的目的就是提高檔案的利用率。檔案資源的類型和內(nèi)容是比較豐富的,利用價值也比較高。為使檔案資源數(shù)字化建設(shè)的價值充分體現(xiàn)出來,要不斷對檔案的服務(wù)范圍進(jìn)行拓寬,讓檔案利用更加便利。首先,對于傳統(tǒng)被動的服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化,提高服務(wù)的主動性,強(qiáng)化檔案的利用。各單位可積極宣傳推廣,使人們對檔案資源有更好的認(rèn)識,建立檔案官方平臺,將相關(guān)信息發(fā)布到平臺上,詳細(xì)介紹檔案服務(wù)內(nèi)容,宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的重要影響,使人們科學(xué)使用數(shù)字化檔案館,為公眾提供良好的檔案服務(wù)。其次,要對檔案服務(wù)范圍進(jìn)行延伸。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn),檔案利用獲得了很好保障,建立數(shù)字化檔案館,拓寬檔案服務(wù)內(nèi)容,擴(kuò)大檔案服務(wù)的領(lǐng)域,使公眾對檔案利用的具體需要得到滿足,將更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)提供給公眾,凸顯檔案數(shù)字化建設(shè)的最大作用。
5.做好硬軟件管理
在信息化背景下,紙質(zhì)檔案要順利實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè),硬軟件是重要的前提,紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)管理是長期的工作內(nèi)容,在動態(tài)化的建設(shè)中,要做好硬軟件設(shè)備管理,定期做好硬件、軟件設(shè)備設(shè)施的更新升級,保證檔案管理系統(tǒng)能夠及時升級發(fā)展,并保持在良好的狀態(tài)下運行。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中,要加強(qiáng)硬件建設(shè),結(jié)合檔案數(shù)字化的實際確定硬件設(shè)備設(shè)施性能,選擇最能滿足檔案管理系統(tǒng)運行需要的硬件設(shè)備設(shè)施,使檔案數(shù)字化管理獲得堅實的保障。對于軟件,積極與軟件開發(fā)公司合作,結(jié)合紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的實際需要定制專門的軟件,并與軟件公司簽訂軟件維護(hù)合同,軟件公司負(fù)責(zé)軟件的維護(hù)保養(yǎng),定期升級,對檔案數(shù)字化管理功能優(yōu)化,將檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來,使檔案管理更加準(zhǔn)確、高效。
6.做好檔案數(shù)字化的安全管理
檔案中記錄的都是人類的真實活動行為,是一種不可再生資源,是十分寶貴的,若出現(xiàn)安全事故,原始檔案受到損壞是無法修復(fù)的,為避免檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)不必要的安全事故,還需要做好安全管理工作。首先,提高檔案管理人員的安全意識,加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理的宣傳,定期組織檔案安全重要性和檔案損壞泄露危害性的主題講座。其次,在檔案搬運時加強(qiáng)管理。積極與檔案加工部門協(xié)商,雙方由專人對檔案的搬運、清點與登記負(fù)責(zé),將責(zé)任落實到個人,只有雙方都到場的情況下才可以借閱檔案,并對檔案借閱的數(shù)量嚴(yán)格控制,使檔案更加完整。在檔案搬運時,要做好防盜、防雨等安全管理,避免檔案在外“過夜”。此外,紙質(zhì)檔案在掃描前需要做好準(zhǔn)備工作,要選擇合適的數(shù)字化處理設(shè)備,如果原始檔案不方便拆卷,或者拆卷會損壞原始檔案,就需要使用數(shù)碼相機(jī)和速拍儀等進(jìn)行數(shù)字化加工。同時,數(shù)字化處理設(shè)備必須是安全的。嚴(yán)禁數(shù)字化設(shè)備與外網(wǎng)連接,不可以使用私人的儲存介質(zhì)和處理設(shè)備。最后,做好數(shù)字化加工室的管理。數(shù)字化加工人員和檔案管理人員必須佩戴工作證件,禁止閑雜人等進(jìn)入。在數(shù)字化加工室和檔案儲存室嚴(yán)禁吸煙,不允許放置易燃易爆等存在安全隱患的物品。此外,每天都需要有安全人員對檔案室、加工室進(jìn)行安全檢查,避免一切可能出現(xiàn)的安全隱患。
7.加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)
在信息化背景下,紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)大力推進(jìn),傳統(tǒng)檔案管理理念、方法也發(fā)生了巨大的變化,這就要求檔案管理人員需要具備先進(jìn)的意識理念和工作方法。檔案管理人員長時間適應(yīng)傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)工作,在檔案數(shù)字化建設(shè)后,其在信息技術(shù)上就會顯示出不足。為此,必須要加強(qiáng)對檔案管理人員數(shù)字化管理的教育培訓(xùn),使檔案管理人員不僅具備檔案管理知識,也能夠熟練掌握和操作信息技術(shù)設(shè)備,明確信息技術(shù)知識和手段,開展針對性的檔案數(shù)字化管理培訓(xùn),結(jié)合檔案管理人員的實際情況制訂針對性的培訓(xùn)計劃,對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新,切實提高檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理水平,提升其管理技能,更好地為檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。
四、結(jié)束語
總而言之,在信息化背景下,數(shù)字化與信息化管理模式廣泛應(yīng)用,使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式被取代。檔案數(shù)字化建設(shè)管理是永久、便捷和實用的,極大提高了檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率。但由于諸多因素影響,檔案數(shù)字化建設(shè)管理還存在諸多問題,為此,必須要通過科學(xué)化的措施解決,提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度、建立數(shù)字化管理制度、實行一體化管理模式、拓寬服務(wù)范圍、做好硬軟件管理和安全管理、全力提高檔案管理人員水平,為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供科學(xué)的保障,降低數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險和隱患,切實提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)效果。
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(作者單位:凌源市退役軍人事務(wù)服務(wù)中心)