李珊珊　張凱

關鍵詞：WPS云文檔；協(xié)同辦公；實踐研究

中圖法分類號：TP391 文獻標識碼：A

1 WPS云文檔發(fā)展的時代背景

隨著移動互聯(lián)網時代的來臨，應用相關軟件完成高效辦公成為當下各行各業(yè)的急切需求。WPS云文檔就在此背景下，應市場所需，橫空出世。應用WPS云文檔不僅可以多設備隨時隨地地閱覽、修改和保留文檔，還可將文檔分享給同伴協(xié)同作業(yè)。WPS云文檔作為功能強大的應用軟件，以其強大的數(shù)據(jù)計算、處理、統(tǒng)計、分析、管理功能而應用于各個領域，極大地推進了工作方式的變革和工作效率的提高。

2 WPS云文檔的實踐價值

2020年，WPS成為北京2022年冬奧會官方協(xié)同辦公軟件提供商，實現(xiàn)了多部門共同編輯同一份電子文件，助力冬奧會實現(xiàn)數(shù)字化辦公，同時使跨區(qū)域工作效率明顯提高。

隨著教育信息化的發(fā)展，學校在多媒體課件、辦公文檔的使用上越來越追求效率，遠程教學、多人編輯、在線存儲等功能巧妙破解了學校在過去傳統(tǒng)辦公方式上遇到的諸多難題。通過WPS云文檔可以實現(xiàn)上級部門和下級部門以及不同教師之間的協(xié)同辦公，集體備課，集體教研，同課件在線協(xié)同創(chuàng)作以及日常數(shù)據(jù)填報、實時傳輸?shù)?。同時，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計上，本文未采用構造復雜的VBA，Python等程序設計統(tǒng)計表，而以簡單、通俗易懂的數(shù)據(jù)處理方式來展示WPS云文檔在數(shù)據(jù)處理上統(tǒng)計、分析和管理的優(yōu)勢。

3 WPS云文檔的應用思路

WPS云文檔功能豐富，隨著網絡條件的逐步完善，使不能多設備查看、不能多人同時協(xié)作的傳統(tǒng)文檔發(fā)生了新的變化，WPS云文檔正是其中的體現(xiàn)。它不僅可以在手機、平板電腦、計算機、多媒體教學機等多種設備查看并編輯文檔，還為文檔提供了安全加密的云存儲空間。多設備跨平臺同步、歷史版本的恢復、文檔鏈接的分享、團隊高效協(xié)作等眾多新功能改善了人們的創(chuàng)作和生活條件，也讓學校的教學與發(fā)展更加高效。對于WPS云文檔協(xié)同辦公，學?？梢詮囊韵氯齻€視角出發(fā)。一是以云上集體備課、教研、協(xié)同創(chuàng)作課件、教案為視角；二是以WPS云文檔高效統(tǒng)計數(shù)據(jù)為視角：三是以WPS云文檔建立公共資料庫為視角。

4 WPS云文檔協(xié)同辦公的應用場景

4.1 以“云上”集體備課、教研、協(xié)同創(chuàng)作課

件、教案為視角

我們可以利用WPS云辦公的云協(xié)作功能進行集體協(xié)同備課。通過WPS文檔工具欄上的“在線協(xié)作”實現(xiàn)協(xié)同編輯。在集體備課過程中，教師對重難點進行實時討論，沉淀集體智慧，并整合、分享教學課件，極大地提高了教學質量、開拓了知識廣度。尤其是應用WPS云辦公進行跨學段教研、交流，意義更加重大。以小學和初中英語學科為例，在小學和初中這兩個學段，為進行小升初教學銜接，我們可以通過WPS云會議，實現(xiàn)中小學不同學段同一學科的交流研討，了解哪些知識是學生已知的，具體掌握到什么程度?？梢酝ㄟ^WPS云會議使初中教師更加準確地掌握學生的學習情況，通過交流，了解學生具體掌握到什么程度，便于知識的銜接處理。

利用WPS云文檔進行在線協(xié)作，交流教研，突破了跨學段教研距離與時間的限制，將小升初知識有效地銜接，從而使教研更加高效。

4.2以高效統(tǒng)計數(shù)據(jù)為視角

在學校處理大量的表格數(shù)據(jù)時，可以應用函數(shù)和WPS在線文檔來統(tǒng)計，如學校要匯總參加核酸檢測師生人數(shù)，每年年報需要統(tǒng)計的學生花名冊，不同年齡學生人數(shù)等。這就需要構建一套高效的統(tǒng)計工具。

4.2.1利用WPS在線鏈接和函數(shù)構建《信息統(tǒng)計表》

本文統(tǒng)計了大量數(shù)據(jù)信息，為提高統(tǒng)計效率，開創(chuàng)性地利用WPS在線鏈接和函數(shù)構建了數(shù)據(jù)統(tǒng)計工具。通過設置匯總函數(shù)和校驗函數(shù)，再鎖定填報區(qū)域，然后借助WPS在線鏈接完成了數(shù)據(jù)的實時動態(tài)匯總。下文以一個工作簿中三個工作表（匯總表、表1和表2）為例闡述構建方法。

（1）利用SUM函數(shù)進行求和。比如，要對表1中單元格H7到H12進行求和，可以利用SUM函數(shù)在空白單元格H6中輸入函數(shù)“=SUM（H7：H12）”。

（2）設置IF校驗函數(shù)，對錯誤數(shù)據(jù)及時發(fā)出提示，以便于及時發(fā)現(xiàn)錯誤，進行更正。比如，在表1工作表中隨機選擇空白單元格Dl輸入“=IF（E6= V20，正確，錯誤）”，該公式是若E6等于V20，則在Dl單元格中顯示正確，若兩個單元格數(shù)據(jù)不相等，則在Dl中顯示“錯誤”。通過設置這樣的校驗函數(shù)，避免出現(xiàn)邏輯錯誤問題。

（3）對跨區(qū)域單元格設置保護，為了對部分單元格進行保護，避免在填報過程中操作失誤破壞公式，同時讓其他單元格可以正常填報，按住“Ctrl+A”，然后右鍵單擊空白區(qū)域，彈出窗口選擇設置單元格格式，左鍵點擊保護，選擇鎖定，點擊確定。然后按住“Ctrl”，用鼠標左鍵逐個選中需要保護的單元格，點擊審閱，再點擊保護工作表，輸入密碼，點擊確定，即可完成跨區(qū)域單元格保護。

（4）跨工作表求和，數(shù)據(jù)匯總是對同一個數(shù)據(jù)模板批量匯總，我們可以先建立數(shù)據(jù)模板，包括表內數(shù)據(jù)求和、數(shù)據(jù)校驗、數(shù)據(jù)保護，這個模板設定好后，用它在同一個工作簿中建立多部門工作表，進而實現(xiàn)匯總表對分表對應單元格數(shù)據(jù)求和。下文以同一個工作簿內匯總表、表1和表2三個工作表為例介紹兩種表間求和思路。

方法1

匯總表H10單元格對表1和表2中的Hl0單元格的數(shù)據(jù)求和，可以在匯總表H10單元格中手動輸入等于號“=”；先點擊表1中H10單元格，在顯示的數(shù)據(jù)里面輸入加號“+”：在表2中選擇H10單元格，公式“=＇1＇！H10+＇2＇！H10”表示兩個不同工作表之間的求和。以此類推，可以實現(xiàn)匯總表對各分表對應數(shù)據(jù)的求和。

方法2

點擊匯總表Hl0單元格輸入“=SUM（）”，然后點擊表1中H10單元格。再按“Ctrl”鍵選擇表2中H10單元格，然后按下回車，對兩個工作表進行求和。以此類推，可以實現(xiàn)匯總表對各分表對應數(shù)據(jù)的求和。

（5）建立WPS分享鏈接，在經過以上四步操作之后，對整理好的工作簿進行鏈接分享，可以在匯總表右上角點擊分享，在新窗口中點擊保存更改，然后上傳到云端，選擇查看對象和編輯權限，創(chuàng)建并分享即可。然后不同單位在這個工作簿鏈接中找到自己單位的模板進行填報，就可以各部門協(xié)同統(tǒng)計，編輯實時自動保存。

4.2.2 利用XLOOKUP函數(shù)設計《信息提取表》

XLOOKUP函數(shù)是一個查詢函數(shù)，擁有更優(yōu)秀的查找能力，在學校工作中，經常使用該函數(shù)查找本單位職工的醫(yī)保繳費基數(shù)等信息。比如，在一個工作表中D列單元格是人員身份證號碼信息，F(xiàn)列是醫(yī)保繳費基數(shù)，如果要從批量信息中提取本單位人醫(yī)保繳費基數(shù)，可以在空單元格I2單元格中輸入公式“=XLOOKUP（H2，D：D，F(xiàn)：F）”，其中H2是要從D列查找數(shù)組中查找數(shù)值存放的位置，這個函數(shù)整個語法是先確定好要查找的內容（12），然后告訴表格去哪里查找（D：D），最后返回對應列的結果（F：F）。然后把本部門人員身份證號碼復制粘貼到H列，即可快速地從上千人數(shù)據(jù)中查找到本部門人員醫(yī)保繳費基數(shù)。

在學校用XLOOKUP函數(shù)解決問題的場景還有很多，如批量教師工資的查詢、學生花名冊的查詢、特定學生成績的查詢等，用XLOOKUP函數(shù)可以從大量數(shù)據(jù)中便捷地提取出需要的信息。

4.2.3利用合并表格生成《文本信息統(tǒng)計表》

此前，匯總基層單位文本信息需要一一復制粘貼到新表中，不僅效率較低，還容易遺漏。如果使用合并表格的統(tǒng)計方式，不僅快捷，還便于審核。我們可以在WPS表格中點擊數(shù)據(jù)選項，再點擊合并表格中的合成一個工作表，然后添加其他學校相同的表，保留表頭，即可把三個工作表中的內容合并到一個工作表。這樣處理解決了函數(shù)公式可以對數(shù)字求和，對文字難以合并的難題。

4.3以建立公共資料庫為視角

4.3.1構建云文件夾，永久保存資料

使用U盤存儲資料，雖然使用方便，但U盤中的病毒導致文件資料丟失以及U盤丟失的情況時有發(fā)生，這給工作帶來了不便。另外，要隨時隨地使用U盤存儲或打開文件也很困難。如今，我們可以利用WPS云文檔來破解這個難題，可以將文件儲存在WPS云盤中，然后利用WPS云文檔建立學校公共資料庫。比如，可以在云庫中建立學校文件夾，然后在學校文件夾中再建立教務處、后勤處、政教處、辦公室等部門文件夾，還可以建立專項活動文件夾，如春季運動會、健美操比賽等。也可以建立部門協(xié)作共同整理檔案的文件夾，如文明校園創(chuàng)建檔案、年報檔案等，這樣就建立了基于WPS云文檔存儲庫的學校電子檔案庫，能夠統(tǒng)一存儲學校學生資料、學?；顒淤Y料、課件資料等。

4，3.2多設備實時同步

可以利用WPS文檔多設備實時同步高效管理文件，利用WPS桌面云同步功能，把計算機桌面上的文件實時同步到云網盤，其他設備也可以隨時查看和編輯。打開WPS最新版本，點擊左下角“我的云空間”，點擊“桌面云同步”，“桌面云同步”功能的桌面文件會同步至“我的云文檔”桌面文件夾，利用手機WPS移動版就可以在文檔或云文檔中的桌面文件夾中查看文件。

4.3.3構建私密文件夾

對于涉及單位保密或者個人隱私，需要安全保存的文件，如照片、賬號、密碼、合同等.可以在WPS私密文件夾中存儲。這種類型的文件夾需要先登錄WPS賬號，然后輸入私密文件夾獨立的密碼，經過雙重加密認證后才能打開查閱，而且該數(shù)據(jù)與常用數(shù)據(jù)隔離，單獨保存。

WPS云文件中的電子資料逐漸沉淀為學校的數(shù)字資產，方便留檔與后續(xù)查找調取。

5結束語

WPS表格在工作中的應用不僅局限于此，還可以利用數(shù)據(jù)對比功能精準找出重復數(shù)據(jù)、利用分類匯總功能統(tǒng)計每個人1～12月分項工資合計、結合WPS文字的“郵件合并”批量生成獎狀等。WPS表格操作簡單、通俗易懂，并能夠在實際工作中靈活應用，極大地提高了工作效率，減少了工作量，更有助于提高教育信息化水平。

作者簡介：

李珊珊（1986—），本科，中小學一級教師，研究方向：英語教學。

張凱（1983—），本科，中小學一級教師，研究方向：信息技術。