張馨元

隨著國家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)投入比例增加，科研經(jīng)費(fèi)管理備受關(guān)注，而會(huì)議作為科研經(jīng)費(fèi)使用中不可或缺的業(yè)務(wù)活動(dòng)，會(huì)議費(fèi)的管理顯得尤為重要。執(zhí)行中央八項(xiàng)規(guī)定以來，科研院所除嚴(yán)格控制三公經(jīng)費(fèi)開支的情況，也需加強(qiáng)會(huì)議費(fèi)的管理。

一、科研院所會(huì)議費(fèi)管理的意義

科研院所會(huì)議費(fèi)是行政與科研支出的重要組成部分，規(guī)范會(huì)議費(fèi)管理、使用與報(bào)銷具有重大意義：

一是貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定、推進(jìn)厲行節(jié)約、反對(duì)鋪張浪費(fèi)制度建設(shè)的有力措施。嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)使用，規(guī)范開支管理，促進(jìn)廉潔高效研究所建設(shè)，是中央“八項(xiàng)規(guī)定”的重要要求。實(shí)事求是，厲行節(jié)約，精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)，有效促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)的高效使用。

二是落實(shí)國家關(guān)于推進(jìn)科技領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的要求。國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財(cái)政科研項(xiàng)目和資金管理的若干意見》制度中，對(duì)科研院所的會(huì)議費(fèi)管理“松綁”是貫徹落實(shí)相關(guān)制度的有力措施，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的重要部分，激發(fā)科技創(chuàng)新活力的重要舉措，精簡(jiǎn)會(huì)議費(fèi)審批手續(xù)，簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷管理方式，切實(shí)解決“報(bào)銷繁”等問題，讓科研人員把更多精力放在科研工作上。

三是強(qiáng)化正確的價(jià)值理念。管住“錢袋子”，更深層次的是要解決價(jià)值觀、風(fēng)氣問題。價(jià)值觀出現(xiàn)了偏移，錢就不會(huì)花到正道上，管好會(huì)議費(fèi)用是引領(lǐng)價(jià)值觀問題的一個(gè)抓手。

二、科研院所會(huì)議費(fèi)管理存在的問題

近年來，國家強(qiáng)調(diào)精簡(jiǎn)會(huì)議數(shù)量，會(huì)議支出卻有增不減，已然成為科研院所公用經(jīng)費(fèi)與科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)重要的組成部分。由于科研院所會(huì)議費(fèi)支出具有彈性大、隱蔽性強(qiáng)等特點(diǎn)，容易鉆空子出紕漏，科研院所會(huì)議費(fèi)管理存在的問題主要包括以下幾方面：

（一）預(yù)算編制不到位，執(zhí)行監(jiān)管不嚴(yán)格。在預(yù)算編制過程中，往往將會(huì)議費(fèi)預(yù)算放入公用經(jīng)費(fèi)或科研業(yè)務(wù)費(fèi)中，未單獨(dú)列入單位預(yù)算；對(duì)于會(huì)議中的人數(shù)、次數(shù)、時(shí)間等沒有進(jìn)行合理預(yù)估，未將當(dāng)年的會(huì)議計(jì)劃全部納入預(yù)算編制，使其會(huì)議費(fèi)預(yù)算不準(zhǔn)確。

在預(yù)算執(zhí)行過程中，列支未納入年初計(jì)劃的會(huì)議費(fèi)、超預(yù)算列支會(huì)議費(fèi)，沒有從源頭上控制會(huì)議費(fèi)的開支；對(duì)于未納入年初計(jì)劃或預(yù)算金額不足的項(xiàng)目，在執(zhí)行過程中未進(jìn)行預(yù)算調(diào)劑，導(dǎo)致會(huì)議費(fèi)在預(yù)算執(zhí)行中失去約束；同時(shí)，缺乏會(huì)議費(fèi)預(yù)算管理監(jiān)督機(jī)制，違反預(yù)算開支范圍，虛報(bào)冒領(lǐng)會(huì)議費(fèi)沒有明確的懲罰和責(zé)任追究機(jī)制。

（二）會(huì)議召開形式多樣，未進(jìn)行分類管理。科研院所的會(huì)議形式多樣，涉及面廣，種類繁雜。科研院所經(jīng)常召開的會(huì)議有以所務(wù)會(huì)、職代會(huì)、黨務(wù)會(huì)、安全工作會(huì)、政府采購招投標(biāo)會(huì)等為主的行政管理性會(huì)議，還有以科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流、決策咨詢、成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化及科研項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)管理等為主要內(nèi)容的科研業(yè)務(wù)性會(huì)議，如學(xué)術(shù)會(huì)議、項(xiàng)目洽談交流會(huì)、研究生論文開題答辯會(huì)、課題開題、中期、驗(yàn)收評(píng)審會(huì)等。此外，還有在我國境內(nèi)舉辦的國際會(huì)議，如包括研討交流會(huì)、年會(huì)、例會(huì)、座談會(huì)、評(píng)審會(huì)、學(xué)術(shù)評(píng)審、評(píng)估會(huì)或培訓(xùn)班等?？蒲性核l(fā)生的會(huì)議由于實(shí)質(zhì)內(nèi)容不同，如不進(jìn)行分類管理，容易造成混亂。

（三）超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)列支會(huì)議費(fèi)。現(xiàn)階段，科研院所舉辦的會(huì)議類型較多，除了制作布標(biāo)，購置與會(huì)議無關(guān)的設(shè)備資產(chǎn)，發(fā)放文件袋、會(huì)議資料，還會(huì)發(fā)放紀(jì)念品、當(dāng)?shù)赝撂禺a(chǎn)等物品和禮品；有的會(huì)議不僅承擔(dān)了參會(huì)人員的食宿費(fèi)，還組織參會(huì)人員到名勝地區(qū)考察；有的會(huì)議超標(biāo)準(zhǔn)列支，承擔(dān)參會(huì)人員住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)超國家規(guī)定的各城市住宿費(fèi)最高限額，還發(fā)放高額的咨詢費(fèi)及會(huì)議補(bǔ)貼。此外，在會(huì)議費(fèi)中列支培訓(xùn)費(fèi)、公務(wù)接待費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)等支出，用會(huì)議費(fèi)組織用餐或安排宴請(qǐng)、旅游等，以會(huì)議費(fèi)的名義由賓館、酒店代為發(fā)放消費(fèi)券、購物卡等職工福利，混淆會(huì)議費(fèi)的開支范圍。

（四）會(huì)議費(fèi)報(bào)銷不規(guī)范。問題包括：一是報(bào)銷附件不齊全，在費(fèi)用報(bào)銷中，存在所需的票據(jù)和材料不齊全，報(bào)銷附件不能對(duì)會(huì)議事項(xiàng)進(jìn)行充分說明，無會(huì)議計(jì)劃與預(yù)算審批表、會(huì)議通知及日程、實(shí)際參會(huì)人員簽到表等材料；二是報(bào)銷程序不完善，簽字審批不到位，有的未履行事前審批制度，存在事后審批現(xiàn)象。有的審批手續(xù)不齊全，報(bào)銷單上經(jīng)辦人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字手續(xù)不全；三是報(bào)銷票據(jù)不規(guī)范，有的將個(gè)人或其他單位抬頭的發(fā)票放入會(huì)議費(fèi)中列支，開具的發(fā)票內(nèi)容與會(huì)議實(shí)際不符，或開具不能在會(huì)議費(fèi)中不能列支的品目；四是報(bào)銷事項(xiàng)填寫不準(zhǔn)確，存在參會(huì)人數(shù)、天數(shù)，標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際情況不符等問題。

同時(shí)，由于對(duì)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷審核不嚴(yán)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)缺少會(huì)議通知、參會(huì)人員簽到表及餐飲結(jié)算單據(jù)的情況，致使會(huì)議費(fèi)存在缺少真實(shí)性和合理性問題。

三、科研院所會(huì)議費(fèi)存在問題的原因

（一）內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

目前很多科研院所未制定符合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制制度，未形成一套完整的、可操作的會(huì)議費(fèi)管理內(nèi)部控制體系，對(duì)會(huì)議費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)的范圍沒有明確界定，支出隨意性大，超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍、超預(yù)算、超計(jì)劃等一系列問題存在。缺少相關(guān)管理機(jī)制對(duì)會(huì)議費(fèi)進(jìn)行全過程監(jiān)管，對(duì)會(huì)議召開原因、時(shí)間和地點(diǎn)、人數(shù)、內(nèi)容、所需經(jīng)費(fèi)和支付渠道未進(jìn)行監(jiān)督審批，缺乏有效的約束機(jī)制。此外，科研院所對(duì)會(huì)議費(fèi)用的審計(jì)通常發(fā)生在活動(dòng)之后，由于會(huì)議費(fèi)用管理的制度不完善和實(shí)施不到位，會(huì)議費(fèi)報(bào)銷附件不齊全，若事后審計(jì)往往對(duì)會(huì)議費(fèi)事件的真實(shí)性和合理性取證較為困難，增加了審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)和效率，事后審計(jì)不能對(duì)違規(guī)支出進(jìn)行事前干預(yù)，制約了審計(jì)在會(huì)議費(fèi)管理中的作用。

（二）缺少會(huì)議費(fèi)管理相關(guān)的規(guī)章制度

針對(duì)科研院所會(huì)議具有形式多樣、內(nèi)容繁雜、開支范圍廣等特點(diǎn)，原有的《中央和國家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》可能不適用于科研活動(dòng)，這需要科研院所結(jié)合自身情況制定不同的會(huì)議費(fèi)管理辦法，在嚴(yán)格遵守中央八項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)上，將行政類會(huì)議與科研類會(huì)議進(jìn)行分類管理。

（三）未進(jìn)行全過程預(yù)算管理

我國大部分科研院所實(shí)行“課題制”管理模式，科研人員的大部分精力投入到科學(xué)研究中，對(duì)財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)普遍了解較少，特別是對(duì)于會(huì)議費(fèi)管理，容易造成會(huì)議預(yù)算編制過于籠統(tǒng)，對(duì)開支的會(huì)議費(fèi)未進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，沒有細(xì)化到會(huì)議費(fèi)具體天數(shù)、金額等。而預(yù)算執(zhí)行中沒有嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)的項(xiàng)目、內(nèi)容、金額進(jìn)行支出，導(dǎo)致預(yù)算在收支執(zhí)行過程中缺乏約束力。項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段對(duì)無預(yù)算、超預(yù)算的會(huì)議費(fèi)調(diào)賬較多，沒有從源頭上對(duì)會(huì)議費(fèi)進(jìn)行管控。

（四）規(guī)避三公經(jīng)費(fèi)的控制，虛假列支會(huì)議費(fèi)

目前，各單位的公務(wù)支出，特別是三公經(jīng)費(fèi)支出控制較為嚴(yán)格，致使一些科研院所為了降低三公經(jīng)費(fèi)開支，本應(yīng)屬于接待費(fèi)和出國（境）費(fèi)用等費(fèi)用調(diào)整為會(huì)議費(fèi)，未按照實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。而會(huì)議費(fèi)支出與其他經(jīng)費(fèi)支出相比較，支出內(nèi)容有較大的彈性，容易與招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等費(fèi)用混淆使用。

四、加強(qiáng)科研院所會(huì)議費(fèi)管理的對(duì)策

（一）健全、完善會(huì)議費(fèi)的管理制度，明確會(huì)議費(fèi)的開支范圍

會(huì)議費(fèi)管理要想落到實(shí)處，必須建立健全會(huì)議費(fèi)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，從制度上明確會(huì)議的類型、會(huì)議費(fèi)開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷管理等相關(guān)事項(xiàng)，從標(biāo)準(zhǔn)上減少不合理支出，從手段上強(qiáng)化開支預(yù)算、審批、報(bào)銷等內(nèi)控措施，會(huì)議全過程監(jiān)管，保證科研院所各會(huì)議都按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，避免執(zhí)行混亂、監(jiān)督乏力、問責(zé)困難等情況。

會(huì)議費(fèi)的開支范圍包括伙食費(fèi)、住宿費(fèi)、其他費(fèi)用（其他費(fèi)用包括場(chǎng)地租用費(fèi)、交通費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、印刷費(fèi)等），不得超其范圍支出。針對(duì)不同類型的會(huì)議活動(dòng)，確定標(biāo)準(zhǔn)，避免超標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)過高造成浪費(fèi)。明確公務(wù)接待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)等管理辦法，劃分開支范疇，嚴(yán)禁在會(huì)議費(fèi)中列支鮮花及水果、制作背景板、紀(jì)念品、禮品、消費(fèi)卡等費(fèi)用。文件執(zhí)行過程中要根據(jù)單位實(shí)際情況不斷修改、補(bǔ)充、完善會(huì)議費(fèi)規(guī)章制度。

（二）合理編制會(huì)議費(fèi)預(yù)算，加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行管理

辦會(huì)部門應(yīng)據(jù)會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)及支出需求等編制下一年度會(huì)議費(fèi)計(jì)劃與預(yù)算，對(duì)于科研項(xiàng)目支出預(yù)算應(yīng)細(xì)化到會(huì)議費(fèi)科目，詳細(xì)列明擬召開會(huì)議的類型、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、期限、會(huì)議費(fèi)開支范圍等。在會(huì)議費(fèi)實(shí)際發(fā)生時(shí)嚴(yán)格按照預(yù)算科目與金額執(zhí)行，嚴(yán)禁列支未預(yù)算或超預(yù)算的項(xiàng)目。

業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)該充分發(fā)揮會(huì)議費(fèi)用管理職能，有力防止會(huì)議費(fèi)預(yù)算流于形式。指導(dǎo)和監(jiān)督辦會(huì)部門從預(yù)算審查、流程控制到預(yù)算調(diào)整等對(duì)會(huì)議費(fèi)進(jìn)行事前審批，對(duì)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核；密切關(guān)注各會(huì)議費(fèi)的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)找到預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差及存在的問題，定期通報(bào)公示預(yù)算執(zhí)行情況。加大預(yù)算評(píng)價(jià)獎(jiǎng)懲力度，調(diào)動(dòng)會(huì)議費(fèi)預(yù)算管理的積極性，有效促進(jìn)會(huì)議費(fèi)的良性管理。

財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算編制與執(zhí)行嚴(yán)格把關(guān)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的責(zé)任監(jiān)督，明確財(cái)務(wù)人員的主體責(zé)任。強(qiáng)化預(yù)算編制細(xì)化至明細(xì)科目，在報(bào)銷時(shí)對(duì)會(huì)議費(fèi)進(jìn)行嚴(yán)格審核，不符合規(guī)定、超支預(yù)算的支出不予報(bào)銷。

（三）規(guī)范會(huì)議費(fèi)報(bào)銷流程，創(chuàng)新財(cái)務(wù)審核手段

制定會(huì)議費(fèi)報(bào)銷流程，簡(jiǎn)化報(bào)賬手續(xù)，按照流程辦事，確保原始單據(jù)齊全。財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)會(huì)議支出的審核把關(guān)，聯(lián)合財(cái)務(wù)票據(jù)、會(huì)議通知及日程、簽到表、會(huì)議審批表等進(jìn)行真實(shí)性、合理性審查，重點(diǎn)關(guān)注是否有未列入年度會(huì)議和預(yù)算、超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍開支會(huì)議費(fèi)的問題，對(duì)于附件不全，不合理的支出不予報(bào)銷。

加強(qiáng)會(huì)議費(fèi)用審批的流程控制，采用表格等形式逐一列出會(huì)議費(fèi)的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，有利于經(jīng)辦人員比較和執(zhí)行，也便于財(cái)務(wù)人員報(bào)銷審核，全面提高會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷的工作效率。

通過網(wǎng)上報(bào)銷、銀企直連等方式，與銀行系統(tǒng)連接，有效查詢公務(wù)卡支付記錄，確保會(huì)議費(fèi)開支金額的準(zhǔn)確性，與各地稅務(wù)系統(tǒng)連接，自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?，?guī)范會(huì)議費(fèi)票據(jù)管理，杜絕虛報(bào)、冒領(lǐng)手段騙取會(huì)議費(fèi)。充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)手段，對(duì)會(huì)議費(fèi)的支出標(biāo)準(zhǔn)、涉及敏感報(bào)銷內(nèi)容等重要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)警，提醒可能發(fā)生的不合規(guī)支出，及時(shí)進(jìn)行檢查整改。

（四）強(qiáng)化會(huì)議費(fèi)管理意識(shí)，加大會(huì)議費(fèi)的培訓(xùn)宣傳力度

因會(huì)議費(fèi)報(bào)銷管理較為嚴(yán)格，常為審計(jì)監(jiān)督的重點(diǎn)，在單位內(nèi)部應(yīng)加大制度宣講力度，加強(qiáng)對(duì)違紀(jì)違規(guī)案例的警示教育，讓會(huì)議組織者、科研財(cái)務(wù)助理等了解會(huì)議支出的管理流程，將會(huì)議費(fèi)管理辦法中涉及的規(guī)章制度、報(bào)銷附件、標(biāo)準(zhǔn)、注意事項(xiàng)等匯編成冊(cè)，在單位管理網(wǎng)站或宣傳欄內(nèi)供大家查閱。同時(shí)，也應(yīng)不定期召開宣傳會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)，充分利用信息化交流平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布會(huì)議費(fèi)管理辦法和報(bào)銷規(guī)定，讓會(huì)議舉辦者知曉會(huì)議召開的各種手續(xù)，支出的定額標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)銷的具體要求等規(guī)定。著力解決職工對(duì)會(huì)議費(fèi)認(rèn)識(shí)片面、報(bào)銷困難等問題。

定期組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)最新的財(cái)經(jīng)法規(guī)及報(bào)銷制度也是必要手段。依照最新的會(huì)議費(fèi)制度更新會(huì)議費(fèi)報(bào)銷流程，規(guī)范會(huì)議費(fèi)財(cái)務(wù)核算，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)教育，提升專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)。

（五）強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，增強(qiáng)管理效能

從源頭上加強(qiáng)會(huì)議費(fèi)的監(jiān)督管理是推進(jìn)厲行節(jié)約，從根本上預(yù)防違紀(jì)違規(guī)行為的有力措施，如果沒有監(jiān)督管理，所有的制度和規(guī)定將流于形式。首先，應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)監(jiān)督，更好發(fā)揮財(cái)會(huì)監(jiān)督作用。有效推動(dòng)會(huì)議費(fèi)的公務(wù)與專項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)督、線上報(bào)銷與線下單據(jù)審核監(jiān)督、事前事中事后監(jiān)督相結(jié)合，切實(shí)有效防范化解會(huì)議費(fèi)存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

其次，進(jìn)一步加強(qiáng)單位內(nèi)部和中介機(jī)構(gòu)監(jiān)督，一方面，開展會(huì)議費(fèi)專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)會(huì)議的資金管理使用、會(huì)議的真實(shí)性合理性起到監(jiān)督作用。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的傾向性、苗頭性問題，要做到及時(shí)整改、防范風(fēng)險(xiǎn)；另一方面加大懲處力度和警示教育，對(duì)于會(huì)議費(fèi)中的違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)嚴(yán)肅問責(zé)追責(zé)。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)違紀(jì)違規(guī)案例的宣傳，帶動(dòng)科研人員增強(qiáng)紀(jì)律規(guī)矩意識(shí)，知敬畏、存戒懼、守底線，筑牢拒腐防變的作風(fēng)“防火墻”。

再次，發(fā)揮公眾監(jiān)督作用，設(shè)立會(huì)議公示專欄，定期公示會(huì)議費(fèi)的開支情況，讓會(huì)議接受廣大群眾監(jiān)督，讓權(quán)利在陽光下行使，預(yù)防腐敗行為發(fā)生。

結(jié)語：

加強(qiáng)科研院所的會(huì)議費(fèi)管理，有利于肅清奢靡之風(fēng)，端正科研作風(fēng)?？蒲性核鶗?huì)議費(fèi)的管理是系統(tǒng)化、精細(xì)化的工作，需要各部門高度重視協(xié)同合作，切實(shí)將會(huì)議費(fèi)使用好、管理好。通過一系列的改進(jìn)措施，進(jìn)一步改善科研院所工作作風(fēng)，規(guī)范會(huì)議費(fèi)管理，精簡(jiǎn)會(huì)議、節(jié)約資金、改進(jìn)會(huì)議作風(fēng)，提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，為科研院所的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位：中國科學(xué)院昆明植物研究所）