蘇淑娥

［摘 要］檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位非常重要的工作內(nèi)容，對(duì)推動(dòng)單位健康發(fā)展，制定發(fā)展決策都發(fā)揮著重要的作用。但隨著時(shí)代發(fā)展，尤其是信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展，只有這樣，才能夠有效提高檔案管理效率與質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值?；诖?，文章就信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新展開探討，首先闡述了信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新的意義，其次分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，最后提出相應(yīng)的建議，以供參考。

［關(guān)鍵詞］信息化時(shí)代；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.059

［中圖分類號(hào)］D630；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）24-0179-03

0? ? ?引 言

近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的要求與內(nèi)容發(fā)生了一定的變化。一方面，隨著國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的不斷深化，其對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求；另一方面，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案的形式、管理方式甚至管理理念都發(fā)生了很大的變化［1］?；诖?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新，充分運(yùn)用信息化技術(shù)和理念，不斷優(yōu)化檔案管理技術(shù)與模式，為單位提供更加高效、可靠的檔案數(shù)據(jù)支持。

1? ? ?信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

1.1? ?檔案內(nèi)容更加全面

信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得數(shù)據(jù)信息的主要載體形式發(fā)生了質(zhì)的變化，從以前的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化載體。這一轉(zhuǎn)變使得檔案數(shù)據(jù)的信息量得到了大幅增加。數(shù)字化檔案信息所涵蓋的信息量，是紙質(zhì)檔案所無法比擬的，這也使得檔案管理對(duì)檔案信息的細(xì)致程度有了更高的要求，檔案內(nèi)容得到了大幅拓展。另外，檔案信息的形式也更加多樣化。紙質(zhì)檔案是以文字、圖片為主，而信息化時(shí)代的檔案信息不僅有文字、圖片，還包括聲音、視頻，甚至還有計(jì)算機(jī)軟件所生成的計(jì)算機(jī)程序［2］。不同的內(nèi)容和形式，對(duì)于檔案管理的要求也各不相同，所以這也使得檔案管理工作的專業(yè)性和復(fù)雜性進(jìn)一步提高。

1.2? ?檔案管理更加高效

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，極大地提高了檔案管理的工作效率。隨著我國信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理中基本實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、信息化管理。信息的傳遞和收集，都可以通過網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，這極大地提升了信息收集的便捷性。同時(shí)，以數(shù)字化形式為主的檔案信息在整理、分類、管理等方面都更加高效。借助專業(yè)化管理系統(tǒng)，檔案管理人員能夠非常高效地完成一系列管理工作。專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)也使檔案信息的保存和管理更加輕松，檔案存儲(chǔ)占用空間更小，管理更加方便，安全方面也更容易管控。信息化時(shí)代，高效的檔案管理使得檔案管理人員有更多的精力和時(shí)間來提高檔案信息的精準(zhǔn)性，創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式，以及研究如何更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值［3］。

2? ? ?信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1? ?滿足信息化時(shí)代的要求

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作所面臨的形勢發(fā)生了顯著的變化，各種數(shù)字化檔案越來越多，檔案的獲取也更多來自線上渠道，這使得檔案管理的對(duì)象發(fā)生了變化。同時(shí)，信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求也發(fā)生了變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開始著手檔案管理創(chuàng)新，深度運(yùn)用信息技術(shù)充分發(fā)掘檔案信息的價(jià)值，為單位決策提供有效依據(jù)?？傊?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，能夠滿足數(shù)字化檔案管理需求，更好地發(fā)揮檔案管理的作用［4］。

2.2? ?推動(dòng)檔案規(guī)范化管理

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案基本是以紙質(zhì)為載體。紙質(zhì)檔案無論是收集、分類、存儲(chǔ)和使用都相對(duì)困難，這也在一定程度上制約了檔案管理的規(guī)范性。以前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中，常常會(huì)發(fā)生檔案管理流程混亂、檔案丟失等問題。但近年來機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過檔案管理創(chuàng)新，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，不但能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，還能推動(dòng)檔案規(guī)范化管理。合理運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，無論是檔案傳遞的流程，還是檔案的管理模式、運(yùn)用模式，都能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)范執(zhí)行，從而使檔案管理更加規(guī)范化，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理整體水平不斷提升。

2.3? ?提高檔案管理工作效率

信息化時(shí)代的到來，使得信息的價(jià)值越來越高，也使檔案數(shù)據(jù)的類型和總量越來越多。然而，如果依然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，必然難以提高工作效率，制約檔案管理水平提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過不斷創(chuàng)新檔案管理模式，在檔案管理中充分運(yùn)用信息技術(shù)，能夠大幅提高檔案管理工作效率。比如，對(duì)于信息化檔案來說，無論是分類、整理、保存還是查閱，其效率都遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案［5］。檔案管理工作效率的提高，也使工作人員有更多的精力投入檔案信息分析方面，從而更好地為管理決策提供信息支持。

3? ? ?當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

3.1? ?對(duì)檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)

盡管很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對(duì)檔案資料的重要性都有充分的認(rèn)識(shí)，然而很多人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)并不全面，包括一些單位領(lǐng)導(dǎo)也同樣存在著認(rèn)知偏差。在大多數(shù)人看來，檔案管理工作就是檔案信息的保管，只要將單位各種規(guī)章制度、運(yùn)行記錄、會(huì)議記錄等資料，按照規(guī)范整理保存起來不丟失就行了，將檔案管理人員看成是檔案資料的保管人員。正是在這樣的錯(cuò)誤認(rèn)知下，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致人力、物力和財(cái)力支持都非常不足，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心，長此以往，致使檔案管理人員成就感和責(zé)任心缺乏。這樣的認(rèn)識(shí)偏差如果得不到糾正，必然會(huì)對(duì)檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

3.2? ?缺乏完善的檔案管理制度

盡管在檔案管理方面，我國制定了包括《中華人民共和國檔案法》在內(nèi)的法律法規(guī)，但法律法規(guī)更多是從宏觀層面對(duì)檔案管理提出要求，對(duì)具體工作缺乏有效的指導(dǎo)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，這是保證檔案管理工作規(guī)范性的前提，也是檔案管理工作開展的依據(jù)。但從當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的情況來看，其依然缺乏完善的檔案管理制度。有的單位雖然制定了管理制度，但管理制度是基于紙質(zhì)檔案制定的，在當(dāng)前信息化時(shí)代明顯不適用［6］。檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜、流程眾多的工作，其涉及的一些內(nèi)容具有保密性，如果缺乏完善的管理制度，不但會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作效率，更會(huì)造成檔案資料遺失、機(jī)密信息泄露等一系列嚴(yán)重后果。

3.3? ?信息化水平有待進(jìn)一步提升

當(dāng)前，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但其應(yīng)用水平依然相對(duì)較低，信息化水平還有很大的提升空間。一方面，很多檔案管理人員自身的信息化素養(yǎng)不高，對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的軟件、信息化工具缺乏足夠的應(yīng)用能力，在信息化管理方面只能進(jìn)行一些基本操作。同時(shí)，在管理思維方面，很多人依然以紙質(zhì)檔案管理思維來管理數(shù)字化檔案，使得信息化管理的優(yōu)勢難以發(fā)揮出來。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面依然有較多問題，一些單位使用的檔案管理軟件較為落后，對(duì)檔案管理工作的幫助有限；在檔案信息的收集方面，缺乏網(wǎng)絡(luò)的有效運(yùn)用；檔案服務(wù)方面，缺乏滿足需求的功能軟件。這些都嚴(yán)重影響了信息化時(shí)代檔案信息價(jià)值的充分

發(fā)揮［7］。

4? ? ?信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1? ?完善檔案管理制度

在信息化時(shí)代，面對(duì)內(nèi)容和形式更加多樣化的檔案信息，更高的檔案管理要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要完善與創(chuàng)新檔案管理制度。首先，針對(duì)檔案管理，要建立明確的崗位責(zé)任制度，這是轉(zhuǎn)變內(nèi)部人員對(duì)檔案管理錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的重要舉措。要想完全做好檔案管理工作，僅僅依靠檔案管理人員是不夠的，必須全員共同參與。檔案信息是單位運(yùn)行的軌跡和總結(jié)，每位員工都是檔案信息的生成者和使用者。因此，只有明確每位員工在檔案管理中的責(zé)任，才能夠更好地落實(shí)相關(guān)制度。其次，要建立完善的檔案收集制度。對(duì)檔案信息的類型、內(nèi)容、形式、標(biāo)準(zhǔn)、收集流程等作出明確的規(guī)定，并結(jié)合當(dāng)前檔案信息的生成和使用情況，形成檔案收集線路圖，按照突擊收集、長期收集、普通收集、定向收集等不同方式進(jìn)行收集管理，從而保證檔案信息的真實(shí)性和有效性。再次，建立完善的檔案信息管理制度。對(duì)于收集的各類檔案信息，要運(yùn)用信息化手段，按照標(biāo)準(zhǔn)化流程對(duì)其進(jìn)行整理、分類、歸檔，并在此過程中對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行必要的審查、增減，然后按照檔案存儲(chǔ)制度對(duì)檔案進(jìn)行有效的存儲(chǔ)與管理。最后，要不斷創(chuàng)新服務(wù)制度。檔案管理的根本意義在于要充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，只做好檔案保存和管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，單位必須要結(jié)合檔案信息的具體內(nèi)容、形式，充分考慮自身對(duì)檔案信息的需求，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。一方面，要通過優(yōu)化檔案使用流程，建立信息化服務(wù)系統(tǒng)等方式，提高檔案信息的服務(wù)能力，讓相關(guān)需求者能夠更加方便、快捷地查閱和使用檔案信息；另一方面，要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，對(duì)檔案信息展開深度挖掘，形成具有價(jià)值的分析報(bào)告，為決策者進(jìn)行管理決策提供依據(jù)，使檔案服務(wù)從以前的完全被動(dòng)服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。

4.2? ?加強(qiáng)檔案信息化管理

信息化時(shí)代，加強(qiáng)檔案信息化管理是必然趨勢，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，必須高度重視信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)為檔案管理提供支持［8］。

首先，要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，需要投入更多的資源建立更加完善的硬件設(shè)施；另一方面也需要結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際情況與需求，不斷升級(jí)和完善軟件系統(tǒng)。完善的軟硬件設(shè)備是保證信息技術(shù)在檔案管理中得到充分運(yùn)用的基礎(chǔ)。在軟件系統(tǒng)引進(jìn)或開發(fā)過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可結(jié)合系統(tǒng)功能進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程，同時(shí)要具有前瞻性，充分考慮未來發(fā)展的需求，留足優(yōu)化升級(jí)空間。其次，加強(qiáng)系統(tǒng)之間的檔案信息共享。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作中使用各種信息化系統(tǒng)，已經(jīng)生成大量信息數(shù)據(jù)。在檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)和搭建過程中，要重視與單位其他系統(tǒng)之間的信息共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化收集。這樣不僅能夠保證信息收集效率，而且能夠更好地保證信息的真實(shí)性和完整性，避免人為干預(yù)。再次，要重視數(shù)字化資源管理。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中，依然存在著一些紙質(zhì)檔案，但對(duì)于檔案管理人員來說，需要將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，為后續(xù)的查詢和使用奠定良好的基礎(chǔ)。數(shù)字化資源是未來檔案的主要形式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要確保其完整性和規(guī)范性。最后，要高度重視信息安全管理。信息安全是信息化時(shí)代檔案管理工作面臨的新任務(wù)，必須予以高度重視。確保信息安全一方面需要嚴(yán)格遵循相關(guān)信息安全制度、規(guī)范和準(zhǔn)則，另一方面要不斷引進(jìn)信息安全技術(shù)，確保數(shù)字化檔案信息

安全。

4.3? ?提高檔案管理人員素質(zhì)

信息化時(shí)代的檔案管理，對(duì)工作人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出了更高的要求，不但需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，還需要具備較高的信息化素養(yǎng)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須高度重視檔案管理人員素質(zhì)的提升。一方面，要加大人才引進(jìn)力度，吸引高素質(zhì)人才進(jìn)入單位。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的專業(yè)化要求更高，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須明確檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，以優(yōu)厚的條件吸引更多具有良好信息化素養(yǎng)的檔案管理人才。另一方面，要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以在內(nèi)部選擇具有較高素質(zhì)的業(yè)務(wù)骨干加入檔案管理隊(duì)伍中，以增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)單位業(yè)務(wù)的熟悉度；同時(shí)，針對(duì)檔案管理人員，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，不僅要持續(xù)豐富檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，而且要重視信息化素養(yǎng)的提升，只有這樣，才能保障其在信息化時(shí)代更好地完成檔案管理工作。

5? ? ?結(jié)束語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化時(shí)代的重要性越來越高，并且信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也使檔案管理工作發(fā)生了很大的變化?；诖?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須不斷創(chuàng)新檔案管理，完善相關(guān)制度，強(qiáng)化信息化管理，提高人員素質(zhì)，只有這樣，才能更好地滿足時(shí)代對(duì)檔案管理提出的要求，更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

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