——王標(biāo)輝 陳華紅 葉利明 李曉彪 龐 瑩 陳曉明 劉仕杰

隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的迅猛發(fā)展，學(xué)術(shù)交流日益頻繁。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2019年-2021年廣東省級以上繼續(xù)教育學(xué)術(shù)會議項(xiàng)目分別為4 464項(xiàng)、4 828項(xiàng)、5 311項(xiàng)，呈逐年遞增[1]。面對日益增多的學(xué)術(shù)會議，如何加強(qiáng)科學(xué)設(shè)計(jì)，做好精細(xì)化管理[2]，如何監(jiān)督學(xué)術(shù)質(zhì)量，整合資源，以及建立標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)術(shù)會議進(jìn)行評價(jià)[3]，這都是當(dāng)前亟需解決的問題。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，加快了會議信息化步伐，會務(wù)管理也更加科學(xué)化、精細(xì)化。本研究以廣東A醫(yī)學(xué)協(xié)會為研究對象，分析互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)對醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議管理效能提升情況，旨在為會務(wù)信息管理提供借鑒。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

廣東A醫(yī)學(xué)協(xié)會應(yīng)用的會議管理系統(tǒng)，主要是基于協(xié)會的會務(wù)工作的實(shí)際，主要包括三個(gè)核心模塊：會議流程管理、學(xué)術(shù)質(zhì)量監(jiān)督管理、線上學(xué)術(shù)交流管理。詳見圖 1。

圖1 會議管理系統(tǒng)框架

2 系統(tǒng)功能

2.1 學(xué)術(shù)會議流程管理模塊

這是會議系統(tǒng)最復(fù)雜也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會前、會中、會后側(cè)重點(diǎn)和安排均不一樣，合理有序的流程管理，有助于主辦者管控會議執(zhí)行進(jìn)度[4]。會前，首先需要進(jìn)行會議申請，經(jīng)上級審核，方可進(jìn)行會議籌備和發(fā)放通知。會議征文是非常重要的環(huán)節(jié)，會議征文的數(shù)量及質(zhì)量，直接影響會議的學(xué)術(shù)價(jià)值，通過會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行征文，既方便了投稿，又有利于主辦者歸類和統(tǒng)計(jì)。搭建學(xué)術(shù)網(wǎng)站及微官網(wǎng)，方便與會者查看會議通知、投稿進(jìn)度、會議議程、預(yù)報(bào)名及繳費(fèi)、預(yù)定住宿等，也方便主辦者對外發(fā)布重要會議信息，例如疫情防控通知等。通過會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行展覽招商，有意向的廠家可以在系統(tǒng)上進(jìn)行申請和登記，將參展合同上傳至?xí)?wù)系統(tǒng)，經(jīng)過審核并簽訂合同后，可在線選取展位。經(jīng)過學(xué)術(shù)委員會討論后，可通過會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行會議議程編輯和制作；被邀請的專家、講者等，可通過系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)術(shù)任務(wù)確認(rèn)，方便主辦者及時(shí)跟進(jìn)。

2.2 學(xué)術(shù)質(zhì)量監(jiān)督管理模塊

通過議程傳輸系統(tǒng)，建立課件資料庫，定期分析同一時(shí)間或同一講者課件內(nèi)容的重復(fù)比或復(fù)制比；授課后，可向參會學(xué)員推送學(xué)術(shù)專題問卷/投票調(diào)查評估，記錄反饋意見。現(xiàn)場講者確認(rèn)學(xué)術(shù)任務(wù)后，會務(wù)系統(tǒng)可自動統(tǒng)計(jì)出勤率、授課準(zhǔn)時(shí)/超時(shí)率、學(xué)員滿意度等數(shù)據(jù)。通過以上措施，會后結(jié)合主辦單位意見等，為其學(xué)術(shù)質(zhì)量做出相應(yīng)的評分。

2.3 線上學(xué)術(shù)交流管理模塊

在召開線下會議的同時(shí)，開通線上學(xué)術(shù)交流，可以跨越地域、時(shí)間限制，方便高效、便捷、多元地學(xué)習(xí)交流，這既是新技術(shù)帶來的突破，也是主動適應(yīng)特殊時(shí)期疫情防控的要求[5]，學(xué)術(shù)界應(yīng)對疫情防控形勢的轉(zhuǎn)型升級。參會廠商不僅可以通過線下展會，也可以通過制作3D在線展覽。參會者可通過會務(wù)系統(tǒng)，隨時(shí)查看現(xiàn)場照片；不能前來現(xiàn)場做學(xué)術(shù)報(bào)告的講者可以通過網(wǎng)絡(luò)直播授課，不能前來現(xiàn)場聽課的學(xué)員可以通過會務(wù)系統(tǒng)觀看會議直播。會議期間因時(shí)間沖突不能參會的學(xué)員，會后可以通過會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行點(diǎn)播和回放，或者通過線上查看視頻回放，繼續(xù)擴(kuò)大會議的影響力。

3 效果分析

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的會務(wù)系統(tǒng)的研究和建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營模式逐步向互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的智慧生態(tài)體系過渡，通過會務(wù)系統(tǒng)促進(jìn)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議籌備工作內(nèi)部形成有機(jī)統(tǒng)一[6]。廣東A醫(yī)學(xué)協(xié)會于2019年啟用該會務(wù)系統(tǒng)并進(jìn)行實(shí)證研究，探索其對醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議管理效能的影響。

3.1 一般資料

采用隨機(jī)抽樣法選取廣東A醫(yī)學(xué)協(xié)會20個(gè)?？品謺?，分別收集20個(gè)?？品謺?016年-2021年連續(xù)主辦的年會會議數(shù)據(jù)，共計(jì)120個(gè)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議，根據(jù)會務(wù)系統(tǒng)啟用前后分為對照組(2016年-2018年)和實(shí)驗(yàn)組(2019年-2021年)各60個(gè)，兩組一般資料進(jìn)行卡方檢驗(yàn)，差異無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P>0.05)。

3.2 方法

3.2.1 研究內(nèi)容 主要包括參會人員的性別、職稱、地區(qū)分布、住宿預(yù)訂準(zhǔn)確率、用餐預(yù)訂準(zhǔn)確率、物料發(fā)放準(zhǔn)確率、講者及主持出勤率、會場上座率、投稿量、參會人數(shù)、滿意度等。

3.2.2 統(tǒng)計(jì)學(xué)分析 建立數(shù)據(jù)庫，采用Amos 17.0和 SPSS 20.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。主要統(tǒng)計(jì)學(xué)方法有統(tǒng)計(jì)描述、t檢驗(yàn)、χ2檢驗(yàn)等。

3.3 研究結(jié)果

3.3.1 使用系統(tǒng)前后參會人員的性別、職稱、地區(qū)分布比較 使用系統(tǒng)前后參會人員的性別(χ2=0.225，P=0.635)無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，職稱(χ2=1 574.737，P<0.001)、地區(qū)分布(χ2=863.608，P<0.001)具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)，結(jié)果見表1。

表1 使用系統(tǒng)前后參會人員的一般情況比較/人(%)

3.3.2 使用系統(tǒng)前后會議住宿預(yù)訂準(zhǔn)確率、用餐預(yù)訂準(zhǔn)確率、物料發(fā)放準(zhǔn)確率、講者及主持出勤率、會場上座率、參會人員滿意度、投稿量、參會人數(shù)比較 使用系統(tǒng)前后會議住宿預(yù)訂準(zhǔn)確率、用餐預(yù)訂準(zhǔn)確率、物料發(fā)放準(zhǔn)確率、講者及主持出勤率、會場上座率、參會人員滿意度、參會人數(shù)具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)，結(jié)果見表2，投稿量無顯著意義(P>0.05)，結(jié)果見表2。

表2 使用系統(tǒng)前后管理效能比較

4 討論

4.1 基于互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想

在項(xiàng)目開展之初，我們在原有的網(wǎng)上報(bào)名及投稿系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，查閱了大量關(guān)于會務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的資料，并參考了許多會務(wù)應(yīng)用網(wǎng)站，得知現(xiàn)有的會務(wù)系統(tǒng)還停留在發(fā)布通知、網(wǎng)上報(bào)名等常規(guī)性工作階段，建立一個(gè)涵蓋會議進(jìn)度管理、學(xué)術(shù)質(zhì)量管理、線上學(xué)術(shù)交流等綜合會務(wù)系統(tǒng)具有較大的發(fā)展前景。 系統(tǒng)采用分層設(shè)計(jì)，包括事務(wù)性工作功能、會議整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、美觀設(shè)計(jì)等。該會務(wù)系統(tǒng)初步試用后，征求意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、更新功能，慢慢形成一個(gè)功能齊全、方便實(shí)用、符合實(shí)際需求的會務(wù)綜合管理系統(tǒng)。

4.2 互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)勢及效果分析

4.2.1 有利于資源整合，形成自動化會議管理模式 醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議數(shù)量大，參會人員多，會務(wù)工作內(nèi)容繁雜，一般至少提前半年啟動，相關(guān)工作之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，需要設(shè)計(jì)較為全面的管理模塊，利用信息化技術(shù)對會議的執(zhí)行進(jìn)度和環(huán)節(jié)進(jìn)行管理[7]。該會務(wù)系統(tǒng)整合了各方面、各階段的內(nèi)容，通過主辦方與參會人員、授課專家、參展廠家、供應(yīng)商等進(jìn)行交互和信息傳遞，提高了溝通效率，減少了主辦方的工作量，保證了會議的學(xué)術(shù)質(zhì)量。同時(shí)，通過系統(tǒng)的流程管理，可以更好地展示會議進(jìn)度，減少會議出錯(cuò)環(huán)節(jié)，提高會議籌備質(zhì)量，保障會議順利召開，如圖2所示。此外，未來還應(yīng)該完善會議系統(tǒng)服務(wù)功能，促進(jìn)其與會員服務(wù)系統(tǒng)、組織管理系統(tǒng)及其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。會議系統(tǒng)作為信息集合中樞，需要繼續(xù)加強(qiáng)“自動化”能力，進(jìn)一步強(qiáng)化基于互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)的“自動化”能力，提高信息資源的共享、采集效率和信息識別準(zhǔn)確率，整合各類資源，形成自動化會議管理。

圖2 自動化會議管理流程圖

4.2.2 提高了醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議管理效能 使用該系統(tǒng)后，籌備工作效率大幅度提高。相關(guān)分析結(jié)果顯示，實(shí)驗(yàn)組中的會議住宿預(yù)訂準(zhǔn)確率、用餐預(yù)訂準(zhǔn)確率、物料發(fā)放準(zhǔn)確率、會場上座率均顯著高于對照組。啟用互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)后，參會學(xué)員需通過會務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)報(bào)名并在線繳納費(fèi)用，如有特殊情況臨時(shí)不能參會，需要在會務(wù)系統(tǒng)上申請并說明理由，經(jīng)主辦方審核通過后即可退費(fèi)。相比較傳統(tǒng)會議模式，主辦方可以在會前得到參會學(xué)員準(zhǔn)確的預(yù)報(bào)名數(shù)據(jù)(包括預(yù)定住宿、用餐、投稿等)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)追蹤，提高了系統(tǒng)的反饋功能[8]，從而方便主辦方統(tǒng)籌整個(gè)學(xué)術(shù)會議的物料印刷、參會住房、用餐安排及會場座位安排，大大降低了人力成本[9]。

會議學(xué)術(shù)質(zhì)量管理得到進(jìn)一步提升。本研究結(jié)果顯示，實(shí)驗(yàn)組中的講者及主持出勤率均顯著高于對照組。經(jīng)過學(xué)術(shù)委員會討論并確定會議日程后，會議籌備組工作人員將在會務(wù)系統(tǒng)上將學(xué)術(shù)安排精準(zhǔn)發(fā)送給授課講者、主持人及大會嘉賓，同時(shí)提醒講者及主持人學(xué)術(shù)任務(wù)的時(shí)間、地點(diǎn)，并在完成學(xué)術(shù)任務(wù)后掃描二維碼領(lǐng)取勞務(wù)報(bào)酬，雙管齊下，進(jìn)而提高講者及主持人出勤率。學(xué)術(shù)質(zhì)量是一個(gè)學(xué)術(shù)會議成功與否的根本，如何有效地組織最好的學(xué)術(shù)專題一直是管理者面臨的難題[10]。會務(wù)系統(tǒng)還給參會人員一個(gè)反饋意見和討論的渠道，聯(lián)動了線上線下的學(xué)術(shù)交流，解決了因時(shí)間安排關(guān)系，授課專家無法一一回答學(xué)員疑惑的問題。授課專家收到學(xué)員反饋后，可以完善或調(diào)整授課內(nèi)容，使雙方信息溝通順暢。同時(shí)，建立課件資料庫、學(xué)術(shù)專題問卷調(diào)查系統(tǒng)，記錄課件和學(xué)術(shù)講座的反饋意見并進(jìn)行評估，逐步建立重復(fù)課件、低水平課件的淘汰機(jī)制，以及講者考評機(jī)制，評選優(yōu)秀講者，積極展現(xiàn)優(yōu)秀專題講座，維護(hù)學(xué)術(shù)的權(quán)威性。此外，醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議有會議論文、大會專題報(bào)告視頻、辯論賽視頻、手術(shù)視頻等學(xué)術(shù)資源，未來會務(wù)系統(tǒng)要在保護(hù)作者知識產(chǎn)權(quán)的前提下，進(jìn)一步向參會者開放獲取及共享權(quán)限，提升其學(xué)術(shù)價(jià)值和學(xué)術(shù)影響力，吸引更多參會者關(guān)注。

高效滿足參會者需求離不開專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，而會務(wù)服務(wù)水平的高低則直接影響到參會者的滿意度[11]，因此，我們需要繼續(xù)提升會務(wù)服務(wù)專業(yè)化程度，完善會議全過程服務(wù)水平[12]。本研究還發(fā)現(xiàn)，實(shí)驗(yàn)組中的參會人員滿意度顯著高于對照組，其中最主要的原因就是通過會務(wù)系統(tǒng)，參會人員與主辦方、授課專家、大會嘉賓的信息溝通渠道更加順暢，參會者的差異化需求能得到滿足，減少了信息不對稱帶來的各種不便。同時(shí)，參會人員也可以通過線上線下相結(jié)合的方式，突破時(shí)間、地域的限制來參與學(xué)術(shù)交流。會務(wù)系統(tǒng)中個(gè)人信息被更多、更廣泛、更有效率的應(yīng)用是未來趨勢，這有利于主辦方提升會議決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和靈活性。但醫(yī)療相關(guān)信息安全法規(guī)缺乏，政策監(jiān)管措施不到位、隱私保護(hù)意識薄弱等問題突出[13]，因此會務(wù)系統(tǒng)未來還需要應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)個(gè)人信息風(fēng)險(xiǎn)防控，提高個(gè)人信息保護(hù)方面的保障能力和水平。

線上會議多元化發(fā)展，讓學(xué)術(shù)交流的受眾更廣。本研究發(fā)現(xiàn)，實(shí)驗(yàn)組中的初、中級職稱人數(shù)占比、粵東西北地區(qū)人數(shù)占比顯著高于對照組。當(dāng)前醫(yī)療資源分配并不均衡，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流將迎來新的發(fā)展契機(jī)[14]。啟用會務(wù)系統(tǒng)后，更多的基層和初、中級的醫(yī)務(wù)人員可以通過線上方式來參與學(xué)術(shù)交流，可以線上觀看會議直播、會議視頻、在線投稿、分享電子壁報(bào)、參與會議討論和提問等。另外，受到新冠肺炎疫情等因素的影響，線下參會人數(shù)減少，為滿足特殊時(shí)期學(xué)術(shù)知識交流的需要，學(xué)術(shù)會議采用線上線下相結(jié)合的模式，加上會議宣傳方式多元化，醫(yī)務(wù)人員對線上學(xué)術(shù)交流的態(tài)度轉(zhuǎn)變，這也促進(jìn)了初、中級職稱和粵東西北地區(qū)醫(yī)務(wù)人員線上參會比例的上升。

4.3 疫情防疫政策等對會務(wù)系統(tǒng)的影響

本研究結(jié)果分析還發(fā)現(xiàn)，實(shí)驗(yàn)組中的投稿量與對照組無顯著性差異，參會人數(shù)與對照組有顯著性差異，但實(shí)驗(yàn)組的參會人數(shù)期望均值小于對照組。這可能是因?yàn)樾鹿诜窝滓咔閷︶t(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議產(chǎn)生了巨大的沖擊。為保持社交距離，2020年廣東A醫(yī)學(xué)協(xié)會很多常規(guī)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議普遍取消、延期或改為線上交流，2021年除了少數(shù)專科分會學(xué)術(shù)會議因疫情影響取消外，基本都采用線上線下相結(jié)合方式召開。會議參會人數(shù)、投稿量除了與學(xué)科發(fā)展、會議服務(wù)水平及會議質(zhì)量相關(guān)外，還受疫情與政策影響。

5 未來改進(jìn)方向

本研究雖然取得預(yù)期效果，但仍有一定的局限性。首先，系統(tǒng)的構(gòu)建雖然考慮到了學(xué)術(shù)質(zhì)量管理，但是實(shí)際搭建過程中，由于缺少科學(xué)合理的學(xué)術(shù)會議質(zhì)量綜合評價(jià)方法，只能為學(xué)術(shù)會議質(zhì)量評價(jià)提供部分?jǐn)?shù)據(jù)，未能形成參會者主觀評價(jià)、會議客觀數(shù)據(jù)分析、影響力大數(shù)據(jù)分析等多元手段的綜合評價(jià)框架。其次，研究中隨機(jī)選取的醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議沒有按照其規(guī)模大小分類而隨機(jī)抽取，中小型會議往往主題聚焦較好、交流互動環(huán)節(jié)多樣；而大型會議則具有成果形式多、傳播渠道多、學(xué)術(shù)專題方向多等特征。會議規(guī)模顯著影響學(xué)術(shù)會議的整體水平，今后研究可擴(kuò)大樣本量，并按規(guī)模大小進(jìn)行分類。最后，本研究用調(diào)查問卷收集參會人員滿意度等信息時(shí)，應(yīng)該向參會人員收集對會務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用的改進(jìn)意見和建議，再有針對性的展開研究，為完善系統(tǒng)后期提供參考。