文/大連理工大學(xué) 胡豐彥

淺談高校辦公室會(huì)務(wù)工作的精細(xì)化管理

文/大連理工大學(xué) 胡豐彥

本文首先分析了精細(xì)化管理的內(nèi)涵，闡述了高校引入精細(xì)化管理的必要性，并結(jié)合會(huì)務(wù)工作的實(shí)際提出實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的有效措施，使會(huì)務(wù)工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

高校；辦公室；會(huì)務(wù)管理；精細(xì)化

隨著高等教育改革的不斷深入，高校辦公室的會(huì)務(wù)工作面臨著新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，需要不斷適應(yīng)新的工作要求。提供高質(zhì)量、低成本的會(huì)務(wù)服務(wù)既是對(duì)高校辦公室工作的內(nèi)在要求，也是更好地服務(wù)學(xué)校中心工作的必然要求，這就需要將精細(xì)化的管理理念引入到高校辦公室的會(huì)務(wù)工作中，創(chuàng)新會(huì)務(wù)工作管理方法和手段，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，推動(dòng)會(huì)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)“會(huì)務(wù)精、落實(shí)細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)高”。

一、精細(xì)化管理的定義

精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，它起源于20世紀(jì)50年代的日本，以專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)、信息化為手段，把服務(wù)者的焦點(diǎn)專注到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多利益和更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。通過實(shí)行精細(xì)化管理，最大限度地減少管理所占有的資源并降低管理成本，將管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性很好地結(jié)合到一起，創(chuàng)造更大的價(jià)值。

二、會(huì)務(wù)工作引進(jìn)精細(xì)化管理的必要性

高校辦公室是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著組織協(xié)調(diào)的樞紐作用。會(huì)務(wù)工作是高校辦公室的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，辦會(huì)水平的高低也體現(xiàn)了高校辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力。通過引入精細(xì)化管理的理念指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作，有利于明確任務(wù)、細(xì)化分工，在會(huì)議召開的籌備環(huán)節(jié)和進(jìn)行過程中，保證無(wú)縫銜接、完美順暢，同時(shí)能夠最大限度地控制開支，降低會(huì)議舉辦的運(yùn)行成本。對(duì)常規(guī)性的會(huì)務(wù)工作進(jìn)行規(guī)范化存檔管理，能夠大大提高工作效率，為接下來(lái)的工作提供參考，使工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，有利于辦公室工作的良性有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、會(huì)務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的措施

（一）統(tǒng)一思想，提高精細(xì)化管理意識(shí)。1.細(xì)節(jié)意識(shí)。高校辦公室會(huì)務(wù)工作的范疇和特點(diǎn)決定了會(huì)務(wù)相關(guān)工作人員必須要具備細(xì)節(jié)意識(shí)。會(huì)務(wù)工作需要做到從大處著眼，小處著手，秉持精益求精的工作態(tài)度把每項(xiàng)工作做實(shí)、做細(xì)、做到位。這就需要培養(yǎng)辦公室工作人員的精細(xì)化工作態(tài)度，做到“細(xì)微之處見精神，細(xì)微之處見水平”。2.服務(wù)意識(shí)。高校辦公室工作人員必備的意識(shí)就是服務(wù)意識(shí)，這就要求辦公室工作人員在工作中樹立良好的窗口形象，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)意識(shí)，指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)工作，會(huì)務(wù)工作充分考慮到會(huì)議的特點(diǎn)和來(lái)賓的個(gè)性要求，使會(huì)務(wù)工作做到面面俱到，力求完美。3.規(guī)則意識(shí)。高校辦公室的工作具有“點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣”的特點(diǎn)，特別是在面對(duì)變化多、要求高的會(huì)務(wù)工作時(shí)，需要加強(qiáng)工作人員的規(guī)則意識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范工作流程，明確操作方法，使會(huì)務(wù)工作能夠完成得順利、高效。4.大局意識(shí)。高校辦公室的工作人員應(yīng)時(shí)刻保持“工作無(wú)小事”的大局意識(shí)，遇到工作任務(wù)時(shí)主動(dòng)承擔(dān)，碰到困難問題時(shí)知難而進(jìn)，積極穩(wěn)妥地處理好會(huì)務(wù)工作過程中出現(xiàn)的各類應(yīng)急問題，服務(wù)大局，以扎實(shí)的作風(fēng)確保各項(xiàng)工作真正落到實(shí)處。5.節(jié)約意識(shí)。承辦會(huì)務(wù)工作時(shí)應(yīng)本著“簡(jiǎn)潔、高效”的原則，打造高效節(jié)約、求真務(wù)實(shí)的新型會(huì)議模式，盡可能精簡(jiǎn)不必要的會(huì)議環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，提前做好會(huì)議預(yù)算，節(jié)約資源，杜絕浪費(fèi)，使會(huì)議辦得隆重卻不鋪張、簡(jiǎn)潔卻不簡(jiǎn)單，提高會(huì)議實(shí)效性。

（二）注重過程，落實(shí)精細(xì)化管理方案。1.會(huì)前精心籌備。在接到會(huì)務(wù)工作任務(wù)后，進(jìn)行統(tǒng)一安排，明確分工，任務(wù)到人。一是要做到會(huì)務(wù)方案“細(xì)”。制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)活動(dòng)方案，提前認(rèn)真做好會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備工作。二是做到會(huì)務(wù)落實(shí)“精”，明確會(huì)議方案后，將各項(xiàng)任務(wù)精細(xì)化分工，專人負(fù)責(zé)，在會(huì)議籌備階段不斷溝通，保持銜接順暢。會(huì)議召開前當(dāng)天確保各項(xiàng)工作都準(zhǔn)備到位，溫馨提示領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，重點(diǎn)檢查會(huì)場(chǎng)相關(guān)設(shè)施是否準(zhǔn)備準(zhǔn)確無(wú)誤。2.會(huì)中周到服務(wù)。會(huì)議召開過程中，需要辦會(huì)人員集中精力，細(xì)致服務(wù)，會(huì)議過程中，任何細(xì)小的差錯(cuò)都有可能被無(wú)限放大。首先需要熱情周到做好會(huì)議簽到、引領(lǐng)入座等工作，做到快速、有序；其次耐心細(xì)致做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作，面對(duì)有可能發(fā)生的臨時(shí)變動(dòng)和應(yīng)急事件，需要迅速做出反應(yīng)，及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，以最快的時(shí)間，最合適的方式解決各項(xiàng)突發(fā)事件。3.會(huì)后總結(jié)交流。會(huì)議順利舉行之后，會(huì)務(wù)工作人員要注重彼此的溝通，交流分享每次會(huì)務(wù)工作中的收獲和心得，不斷探索新的工作思路，創(chuàng)新工作方法。在交流過程中理順會(huì)務(wù)工作不同分工的責(zé)任要點(diǎn)，積極傾聽不同的意見和建議，強(qiáng)化整個(gè)辦公室“一盤棋”的思想，積極促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

（三）督辦提升，建立精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制。對(duì)于會(huì)務(wù)工作人員來(lái)說(shuō)，會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)務(wù)工作的結(jié)束，會(huì)后的督辦總結(jié)是會(huì)務(wù)工作的延伸和升華。每次會(huì)務(wù)工作結(jié)束后，做好相應(yīng)的信息搜集工作，為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策提供參考。同時(shí)建立會(huì)務(wù)工作檔案管理機(jī)制，將每次會(huì)務(wù)工作涉及的會(huì)議方案、新聞稿件等相關(guān)材料進(jìn)行建檔整理。會(huì)議建檔的過程不僅可以督促基層工作人員狠抓落實(shí)會(huì)議精神，檔案形式的會(huì)議材料也有利于辦公室會(huì)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)無(wú)縫隙銜接，為后續(xù)的會(huì)務(wù)工作提供參考，實(shí)現(xiàn)高校辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

[1]汪中求.精細(xì)化管理之基本理念[J].中國(guó)商貿(mào),2008(9):116.

[2]林茂才.高校辦公室精細(xì)化管理探討[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2010(2):73～76.