魏華+陸玲+袁生

摘 要： 做好會務(wù)工作是提升學(xué)術(shù)交流活動質(zhì)量效益的重要前提。作者結(jié)合多年承辦學(xué)術(shù)交流活動的工作實(shí)踐，從精細(xì)準(zhǔn)備、精心組織、精確保障三個方面闡述了做好學(xué)術(shù)交流活動會務(wù)工作應(yīng)注意把握的問題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞： 學(xué)術(shù)交流活動 會務(wù) 組織

組織開展學(xué)術(shù)交流活動，是溝通學(xué)術(shù)信息、交流學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、發(fā)展學(xué)術(shù)思想、激發(fā)創(chuàng)新動力的重要途徑，一直以來在推進(jìn)學(xué)術(shù)創(chuàng)新發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。隨著時(shí)代發(fā)展，當(dāng)前國內(nèi)外各類學(xué)術(shù)交流活動日益活躍，如何進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)設(shè)計(jì)，搞好精心管理，提升學(xué)術(shù)交流活動會務(wù)工作的質(zhì)量效益，是各科研院所、學(xué)術(shù)組織亟待研究解決的現(xiàn)實(shí)問題。

1.提高站位抓籌劃，精細(xì)準(zhǔn)備

不打無把握之仗，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，周密細(xì)致地做好學(xué)術(shù)交流活動的前期策劃和籌備，是開展好學(xué)術(shù)交流活動的關(guān)鍵所在。因此，組織學(xué)術(shù)活動活動，應(yīng)該高度重視前期的科學(xué)籌劃和頂層設(shè)計(jì)，努力想得細(xì)致一些、周全一些，力爭把會前的準(zhǔn)備工作做細(xì)、做實(shí)、做到位。

1.1精心選擇活動主題

開展學(xué)術(shù)交流活動的目的是突出一個主題，從不同角度、不同側(cè)面推進(jìn)學(xué)科進(jìn)步、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化[1]。組織學(xué)術(shù)交流活動，首先要深入領(lǐng)會學(xué)術(shù)活動活動的主旨思想，切實(shí)把準(zhǔn)學(xué)術(shù)交流活動的主要目的，搞清弄透學(xué)術(shù)交流活動要解決的主要問題，緊緊圍繞這些問題，主動征詢相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、上級業(yè)務(wù)部門和同級同行的意見，努力站在學(xué)術(shù)發(fā)展的最前沿選好主題，搞好總體籌劃，確保學(xué)術(shù)交流活動主題聚焦、方向居中。

1.2周密做好資料準(zhǔn)備

學(xué)術(shù)交流活動組織得成不成功、圓不圓滿，會議材料是關(guān)鍵。無論大小學(xué)術(shù)交流活動，都要緊緊圍繞活動主題，高標(biāo)準(zhǔn)做好參會主要領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜覍W(xué)者講話稿、總結(jié)材料、會議報(bào)告等主旨文件材料的起草工作。同時(shí)，要預(yù)留好提前量，及時(shí)通知與會人員做好會議交流材料撰寫和匯報(bào)準(zhǔn)備，必要時(shí)周密做好復(fù)制及分裝工作，堅(jiān)決避免倉促上陣、漏洞百出等情況的發(fā)生。

1.3力爭做到超前落實(shí)

學(xué)術(shù)交流活動涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應(yīng)急性和應(yīng)變性，“計(jì)劃趕不上變化”的情況時(shí)有發(fā)生。為此，組織學(xué)術(shù)交流活動應(yīng)盡量做到“超前落實(shí)”，認(rèn)真考慮可能會出現(xiàn)的各種緊急情況，如提前準(zhǔn)備好空白席位牌、以備參會領(lǐng)導(dǎo)和專家臨時(shí)參會；隨時(shí)掌握天氣情況，對露天活動提前備好預(yù)案；對安排有大會發(fā)言和表彰領(lǐng)獎的會議，讓發(fā)言和領(lǐng)獎人提前到達(dá)會場，以保障會議按時(shí)、順序召開；會務(wù)組安排應(yīng)急機(jī)動人員，以及時(shí)應(yīng)付可能出現(xiàn)的臨時(shí)情況或領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的任務(wù)，等等。有些突擊性任務(wù)和臨時(shí)性工作，需要臨時(shí)調(diào)整力量的，要科學(xué)安排，防止推諉扯皮或顧此失彼。

1.4提前制定應(yīng)急預(yù)案

學(xué)術(shù)交流活動涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應(yīng)急性和應(yīng)變性，“計(jì)劃趕不上變化”的情況時(shí)有發(fā)生[2]。為此，組織學(xué)術(shù)交流活動，應(yīng)認(rèn)真考慮可能會出現(xiàn)的各種緊急情況，周密準(zhǔn)備工作預(yù)案，有些工作力求做到“超前落實(shí)”。如在打印好各類席位卡、姓名牌的基礎(chǔ)上，提前準(zhǔn)備好空白席位卡和姓名牌，以備參會領(lǐng)導(dǎo)和專家臨時(shí)參會；準(zhǔn)備好無線話筒，以備交流互動環(huán)節(jié)會議代表臨時(shí)提問問題和討論發(fā)言；準(zhǔn)備好錄音筆，以便及時(shí)記錄與會領(lǐng)導(dǎo)和專家的隨機(jī)講話、談話；隨時(shí)掌握天氣情況，對露天活動提前備好預(yù)案；對安排有大會發(fā)言和表彰領(lǐng)獎的會議，讓發(fā)言和領(lǐng)獎人提前到達(dá)會場，適時(shí)組織彩排，以保障會議按時(shí)、順序召開；會務(wù)組安排應(yīng)急機(jī)動人員，以便及時(shí)應(yīng)付可能出現(xiàn)的臨時(shí)情況或領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交待的任務(wù)，等等。同時(shí)，要科學(xué)安排機(jī)動人員，確保一旦有突擊性任務(wù)和臨時(shí)性工作，能夠臨時(shí)調(diào)整力量，防止推諉扯皮或顧此失彼。

2.立足本位抓實(shí)施，精心組織

組織一場學(xué)術(shù)交流活動，會務(wù)工作牽扯到方方面面的人和事，程序很復(fù)雜，工作很細(xì)致，稍有疏忽，就可能失去控制，影響效果。

2.1責(zé)任要明

會議組織安排工作十分復(fù)雜，千頭萬緒，任何一個方面出問題都會造成混亂或出現(xiàn)組織安排的斷檔[3]。因此，承辦學(xué)術(shù)交流活動一定要搞好統(tǒng)籌，加強(qiáng)和各個部門之間的溝通，明確任務(wù)，明晰責(zé)任，分兵把口，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就找哪個人的事，實(shí)現(xiàn)人人有事干，事事有人管。特別對那些“分界線”、“結(jié)合部”的工作，容易掛空擋，一定要堅(jiān)持統(tǒng)一指揮，切忌多頭指揮，避免出現(xiàn)混亂，會議工作機(jī)構(gòu)的各工作組和工作人員必須分工細(xì)致，責(zé)任明確，以減少推諉和誤事，尤其是幾個部門的聯(lián)合辦會，更要把握這一原則。

2.2標(biāo)準(zhǔn)要高

精品來自精神。9個95%的乘積等于59%的數(shù)學(xué)現(xiàn)象啟示我們，干任何事情都必須有很高的工作標(biāo)準(zhǔn)。作為學(xué)術(shù)交流活動的具體籌辦人員，應(yīng)該把打造精品、追求完美作為職守操守，把瞄準(zhǔn)一流、爭創(chuàng)一流作為行為習(xí)慣，把精雕細(xì)刻、精益求精作為工作常態(tài)，努力做到組織一次活動出一個精品，開一次會議立一個標(biāo)桿。學(xué)術(shù)交流活動前，要高標(biāo)準(zhǔn)做好12項(xiàng)工作：制定會議方案、制作會務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃、組織召開協(xié)調(diào)會議、印發(fā)會議通知、印制會議票證、準(zhǔn)備會議用品、印制與會人員和工作人員名冊、印制《會議須知》、安排生活保障、籌辦參觀活動、設(shè)置會場做好接站準(zhǔn)備、進(jìn)行會務(wù)檢查。會議期間，要高標(biāo)準(zhǔn)做好10項(xiàng)工作：組織會議報(bào)到、召開預(yù)備會議、協(xié)調(diào)會場服務(wù)、組織大會發(fā)言工作、做好會議記錄、搞好分組討論、編印會議簡報(bào)、安排文化生活、回收會議材料、做好會議代表返程服務(wù)。學(xué)術(shù)交流活動結(jié)束后，還要繼續(xù)高標(biāo)準(zhǔn)做好5項(xiàng)善后工作：搞好財(cái)務(wù)結(jié)算、搞好會務(wù)工作總結(jié)、裝訂留存會議材料、歸還和整理會務(wù)用品、催辦會議精神落實(shí)等。

2.3協(xié)調(diào)要暢

搞好協(xié)調(diào)是辦好會的前提所在，不管是從組織會務(wù)工作的角度來看，還是從參加學(xué)術(shù)交流活動的人員來講，都需要搞好協(xié)調(diào)。每個人都是協(xié)調(diào)者和被協(xié)調(diào)者，會務(wù)人員要力戒小團(tuán)體意識和作風(fēng)，以積極、開放、包容的心態(tài)對待和完成好會議安排的每一項(xiàng)工作，在別人需要的時(shí)候要主動協(xié)助，熱情幫助，大力支持，不推諉、不設(shè)卡、不袖手旁觀，以自己的實(shí)際行動贏得別人的配合支持。對于自己職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)要不折不扣地認(rèn)真完成，對于其他同志的失誤和遺漏要及時(shí)提醒，特別遇到突發(fā)事件和不可控因素時(shí)，要及時(shí)報(bào)告，相互補(bǔ)臺，從容應(yīng)對，敢于負(fù)責(zé)，及時(shí)、靈活地加以處理。endprint

3.常思換位抓服務(wù)，精確保障

一次大型會議（活動）有的一兩天就能結(jié)束，而有的要持續(xù)十幾天才能告終。會議進(jìn)行中，繁重而艱辛的會務(wù)工作要求所有會務(wù)人員牢固樹立真誠服務(wù)的理念，以高度的責(zé)任感，著力營造一種團(tuán)結(jié)和諧、溫馨融洽的工作氛圍。

3.1強(qiáng)化大局意識

任何時(shí)候都要講大局，做任何事情都要了解大局、把握大局、服從和服務(wù)大局[3]。否則，胸中無大局，就會各懷心腹事，各打各的算盤，各唱各的調(diào)，提高學(xué)術(shù)交流活動的質(zhì)量效益只能是一句空話。要著眼于大局，立足于小事，養(yǎng)成“埋頭抓具體，辦就辦到底”的良好習(xí)慣。要“眼觀六路、耳只八方”，統(tǒng)攬全局，對會議里里外外、上上下下的事情，都要力爭多了解、多掌握，事事關(guān)心，處處留心，全局在胸。特別是負(fù)責(zé)具體工作的同志，不論分在哪個組，不管負(fù)責(zé)哪一攤，對會議的總體安排、每一階段的重點(diǎn)、變動了的內(nèi)容及籌備工作的基本情況等，都要心中有數(shù)，經(jīng)得起領(lǐng)導(dǎo)和與會代表的詢問。

3.2提升效率觀念

學(xué)術(shù)交流活動展開過程，通常工作節(jié)奏快、時(shí)限要求高，一定要有很強(qiáng)的時(shí)效觀念，做到“凡事往前趕，工作往前做，急事不過夜，小事爭分秒”，力求快節(jié)奏、高效率，而不能老牛拉破車，不緊不慢，晃晃悠悠地應(yīng)付工作任務(wù)，最終導(dǎo)致事到臨頭忙亂應(yīng)付。要樹立時(shí)不我待、只爭朝夕的理念，要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過夜。要切實(shí)推行首問責(zé)任制和限時(shí)結(jié)辦制，立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。要注重探索和把握工作特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。

3.3發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神

組織好學(xué)術(shù)交流活動，不僅工作瑣碎忙亂，而且有時(shí)處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面的指導(dǎo)性意見，又有同級同行各種各樣的需求，甚至還有來自下面的埋怨，眾口難調(diào)。為此，會議籌備人員必須從思想上增強(qiáng)甘當(dāng)后勤部長的服務(wù)意識，不計(jì)名利、任勞任怨的無私奉獻(xiàn)意識和腳踏實(shí)地、勤勤懇懇的務(wù)實(shí)作風(fēng)。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么；先干什么，后干什么；要有所為，有所不為；要把握分寸，適時(shí)適度。要學(xué)會藝術(shù)性地傳話，注意針對不同對象和不同情形采取不同的表達(dá)方式，態(tài)度親切、語氣和藹、語意明確，從而達(dá)到協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)團(tuán)結(jié)，增進(jìn)合作、化解矛盾、改進(jìn)工作的目的。

3.4樹牢安全理念

組織學(xué)術(shù)交流活動，如果安全方面出了問題，其他方面做得再好也于事無補(bǔ)。在學(xué)術(shù)交流活動組織過程中，要切實(shí)樹牢安全理念，確?；顒悠陂g安全順利，萬無一失。要強(qiáng)化組織活動期間各項(xiàng)工作的安全有序和有效銜接，做到信息溝通順暢、資源合理調(diào)配、流程有效銜接、突發(fā)事件及時(shí)處置，實(shí)現(xiàn)對組織學(xué)術(shù)交流活動各層級、各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行即時(shí)指揮和有效調(diào)動。要認(rèn)真做好食品衛(wèi)生安全工作，防止因飲食不當(dāng)而發(fā)生參會人員水土不服甚至食物中毒現(xiàn)象。要盡力做好駐地及房間設(shè)施安全工作，杜絕失竊失盜、人身傷害等案件事故發(fā)生。要全力做好道路交通和會場安全等工作，維持良好秩序，堅(jiān)決避免和防止出現(xiàn)意外。

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