文/鄭學(xué)法(淳安千島湖農(nóng)業(yè)發(fā)展集團(tuán)有限公司)
完善財務(wù)內(nèi)部控制體系是企業(yè)提高經(jīng)營管理效率、保障財務(wù)報告可靠、促使財務(wù)資源完整的重要方法。財務(wù)內(nèi)部控制工作要求企業(yè)的各層級人員在工作中相互配合并回避風(fēng)險、減輕風(fēng)險,通過優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)工作流程,提高企業(yè)的經(jīng)營效率,控制企業(yè)在經(jīng)營中發(fā)生財務(wù)問題的可能性。企業(yè)只有優(yōu)化財務(wù)內(nèi)部控制體系,才能保障企業(yè)的管理流程趨于合理,幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險。
財務(wù)內(nèi)部控制是站在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上,對企業(yè)的財務(wù)流程進(jìn)行約束、控制的過程。財務(wù)內(nèi)部控制工作作為企業(yè)內(nèi)部控制工作的重點(diǎn),要求企業(yè)站在財務(wù)管理的視角對企業(yè)內(nèi)部控制流程進(jìn)行優(yōu)化,改進(jìn)企業(yè)的財務(wù)管理規(guī)劃。財務(wù)內(nèi)部控制能夠提高企業(yè)財務(wù)管理的效率和質(zhì)量,提高財務(wù)工作的科學(xué)性,控制企業(yè)財務(wù)工作中產(chǎn)生風(fēng)險的可能性。
第一,財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境存在一定問題。首先,財務(wù)人員無法適應(yīng)財務(wù)內(nèi)部控制工作的要求。長期以來很多企業(yè)的財務(wù)人員僅能開展簡單的核算工作,無法開展預(yù)算管理、風(fēng)險防范等方面的高附加值工作。由于財務(wù)人員的職能定位較低,財務(wù)人員無法全面參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)工作流程中,不利于幫助企業(yè)防范風(fēng)險;其次,人力資源管理存在弊端。大部分企業(yè)在招聘人員時,不重視人員的職業(yè)道德,可能會招聘到職業(yè)道德不符合要求的人。同時企業(yè)人員在日常工作都沒有定期接受培訓(xùn),阻礙了人員專業(yè)水平的提高。
第二,風(fēng)險評估存在問題。企業(yè)財務(wù)風(fēng)險評估作為防范財務(wù)風(fēng)險的重要方式,部分企業(yè)沒有明確財務(wù)風(fēng)險評估的要求,過于依賴人員的經(jīng)驗開展風(fēng)險評估。同時企業(yè)沒有對各類風(fēng)險形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫,在經(jīng)營中未形成規(guī)范的風(fēng)險應(yīng)對體系。
第三,財務(wù)控制活動存在薄弱環(huán)節(jié)。財務(wù)控制活動對企業(yè)財務(wù)管理工作有重要價值,主要包括企業(yè)的資金管理、資產(chǎn)管理等方面。資金管理中又細(xì)分為預(yù)算管理、資金支付管理等環(huán)節(jié)。但是,部分企業(yè)在財務(wù)控制活動中管理流程不夠細(xì)致,關(guān)鍵控制點(diǎn)的要求落實(shí)不到位。
第四,信息系統(tǒng)建設(shè)滯后。雖然當(dāng)前越來越多企業(yè)建立了信息系統(tǒng)提高自身管理水平,但是,不同部門之間的信息難以實(shí)現(xiàn)有效銜接,企業(yè)財務(wù)部門在獲取其他部門數(shù)據(jù)時還要通過Excel表格導(dǎo)出的方式獲取,這樣的方式不僅低效,還嚴(yán)重影響了財務(wù)管理工作的質(zhì)量。
第五,內(nèi)部審計工作不完善。當(dāng)前很多企業(yè)的內(nèi)部審計工作定位較低,甚至部分企業(yè)沒有成立專門的內(nèi)部審計部門對各項工作進(jìn)行審計,認(rèn)為僅需要完成財務(wù)工作的復(fù)核就實(shí)現(xiàn)了對財務(wù)工作的監(jiān)督,沒有認(rèn)識到內(nèi)部審計的意義。
第一,明確財務(wù)部門的職能定位。長期以來財務(wù)部門習(xí)慣于核算會計的工作。在財務(wù)內(nèi)部控制工作要求下,要求企業(yè)的財務(wù)部門參與到企業(yè)的管理流程中,參與企業(yè)的業(yè)務(wù)、戰(zhàn)略等工作,通過開展全面預(yù)算管理、流程優(yōu)化等工作為企業(yè)管理工作提供必要的支持。財務(wù)部門通過轉(zhuǎn)變財務(wù)職能,能夠讓企業(yè)的財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,并通過提高財務(wù)人員的專業(yè)能力使財務(wù)人員充分參與到企業(yè)的風(fēng)險管理、經(jīng)營決策等事項中,幫助企業(yè)站在財務(wù)管理整體視角分析工作中存在的風(fēng)險與不足,借助恰當(dāng)?shù)墓芾眢w系和工作方法提高對企業(yè)各項財務(wù)工作的規(guī)劃能力,促使企業(yè)的財務(wù)部門能夠?qū)⑵髽I(yè)的戰(zhàn)略和企業(yè)的日常經(jīng)營相契合,形成多維度動態(tài)的管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)對企業(yè)工作的優(yōu)化和改進(jìn)[1]。財務(wù)內(nèi)部控制角度下的財務(wù)管理能夠凸顯財務(wù)的附加值,促使企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險得到有控制,并讓企業(yè)的各項財務(wù)工作流程更加清晰,幫助企業(yè)優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。
第二,強(qiáng)化對人力資源的管理。企業(yè)的人力資源管理工作對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制工作有重要的影響。企業(yè)在人員招聘時,就要結(jié)合財務(wù)崗位的情況對招聘的人員任職資格進(jìn)行分析,在建立人員資源招聘規(guī)劃之后,對應(yīng)聘者的專業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行全面分析,避免人員的風(fēng)險防范意識不足或者職業(yè)道德不足產(chǎn)生違規(guī)的可能性。對員工在入職環(huán)節(jié)就進(jìn)行嚴(yán)格的管理,確保所招聘的財務(wù)人員符合企業(yè)的工作要求。同時企業(yè)的財務(wù)人員在入職之后,企業(yè)要制定完善的培訓(xùn)計劃,在確定培訓(xùn)計劃時可以結(jié)合人員的工作流程以及工作中存在的困難制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)方案形成之后,企業(yè)的人力資源部門負(fù)責(zé)實(shí)施,并做好對培訓(xùn)工作的記錄,檢查培訓(xùn)執(zhí)行率以及培訓(xùn)工作產(chǎn)生的效果,讓財務(wù)人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的各項財務(wù)內(nèi)部控制知識應(yīng)用到工作環(huán)節(jié)。此外,為確保企業(yè)的財務(wù)部門人員工作符合要求,企業(yè)要優(yōu)化財務(wù)人員的績效管理機(jī)制。人力資源部門要負(fù)責(zé)對員工的績效面談,并針對績效管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析,包括聽取員工對績效考核工作的意見以及建議,分析是否存在績效考核中不公正、不規(guī)范的問題。人力資源部門在與員工進(jìn)行面談之后要改進(jìn)績效管理方案,以提升人員的工作水平。
第一,明確企業(yè)風(fēng)險管理工作目標(biāo)。企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險管理要確保企業(yè)財務(wù)信息真實(shí)、可靠,保障財務(wù)資源安全完整,借助風(fēng)險評估機(jī)制幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險,并在對各類風(fēng)險的情況進(jìn)行識別與梳理的基礎(chǔ)上分析風(fēng)險給企業(yè)帶來的影響,制定恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險管理規(guī)劃,避免重大風(fēng)險發(fā)生給企業(yè)帶來影響的可能性。
第二,優(yōu)化企業(yè)的風(fēng)險管理結(jié)構(gòu)。企業(yè)的風(fēng)險管理可以分為三個結(jié)構(gòu),分別由企業(yè)的各部門、財務(wù)部門、內(nèi)部審計部門進(jìn)行管理。首先,企業(yè)的各部門要對自身的工作流程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行分析,針對自身工作的風(fēng)險建立完善的管理規(guī)劃。例如,采購部門要針對應(yīng)付賬款付款流程中付款審批不細(xì)致產(chǎn)生舞弊的風(fēng)險進(jìn)行防范;其次,企業(yè)的財務(wù)部門作為財務(wù)風(fēng)險管理的歸口部門,要針對財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項都會在財務(wù)工作中形成節(jié)點(diǎn),財務(wù)部門作為企業(yè)各項工作的中樞部門,財務(wù)部門要嚴(yán)格按照財務(wù)內(nèi)部控制的要求對各部門的工作流程進(jìn)行分析,并結(jié)合財務(wù)風(fēng)險的情況建立恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險管理規(guī)劃,按照各類風(fēng)險的風(fēng)險等級制定完善的應(yīng)對措施,以保障企業(yè)將風(fēng)險控制在恰當(dāng)范圍內(nèi),避免財務(wù)風(fēng)險發(fā)生給企業(yè)帶來的不利影響。通過建立專業(yè)的監(jiān)督機(jī)制,對企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行監(jiān)督和管控,控制企業(yè)財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的可能性[2];再次,企業(yè)內(nèi)部審計部門作為對風(fēng)險進(jìn)行再控制的主體,要檢查企業(yè)財務(wù)部門是否有效控制了各類風(fēng)險,防范人員麻痹大意或者人員道德意識不足產(chǎn)生的問題。通過對財務(wù)風(fēng)險進(jìn)一步監(jiān)督和分析,幫助企業(yè)形成對財務(wù)內(nèi)部控制工作的有效監(jiān)控。
第三,明確企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險管理流程。企業(yè)要對財務(wù)風(fēng)險管理的全環(huán)節(jié)進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上形成科學(xué)的流程體系。首先,企業(yè)要對各類財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行識別與評估,通過對財務(wù)風(fēng)險的識別和評估發(fā)現(xiàn)各類因素對企業(yè)財務(wù)風(fēng)險的影響,結(jié)合風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度對各類風(fēng)險給企業(yè)帶來的影響進(jìn)行分析和總結(jié),通過對風(fēng)險發(fā)生的情況進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上形成企業(yè)的風(fēng)險清單,在風(fēng)險清單中錄入風(fēng)險名稱、風(fēng)險類型、風(fēng)險影響、風(fēng)險管理方案、風(fēng)險等級等方面因素;其次,制定恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險應(yīng)對機(jī)制。企業(yè)在對各類風(fēng)險進(jìn)行識別的基礎(chǔ)上,要結(jié)合風(fēng)險的影響程度制定恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險管理規(guī)劃,包括采用風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受四種方式對風(fēng)險進(jìn)行管理,例如,風(fēng)險轉(zhuǎn)移指的是通過購買保險方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方,當(dāng)企業(yè)發(fā)生固定資產(chǎn)損失等不可預(yù)見因素時由保險公司進(jìn)行賠償。又如風(fēng)險規(guī)避是將企業(yè)的風(fēng)險進(jìn)行有效控制,避免風(fēng)險產(chǎn)生給企業(yè)帶來的影響,通過不相容職務(wù)相分離等措施從源頭上避免風(fēng)險發(fā)生的可能性;再次,對各類風(fēng)險進(jìn)行總結(jié)。企業(yè)在建立風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制之后,要根據(jù)企業(yè)的風(fēng)險管理情況對風(fēng)險進(jìn)行總結(jié)。企業(yè)可以將各類風(fēng)險的應(yīng)對方案形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫的方式進(jìn)行記錄,企業(yè)在未來遇到同類型風(fēng)險時能夠通過風(fēng)險數(shù)據(jù)庫對風(fēng)險應(yīng)對方式進(jìn)行分析,幫助企業(yè)制定應(yīng)對方案,并針對所存在的不足之處改進(jìn)企業(yè)的工作流程,以提高企業(yè)的風(fēng)險管理水平。
第一,強(qiáng)化全面預(yù)算管理。首先,改進(jìn)企業(yè)的預(yù)算編制環(huán)節(jié)。企業(yè)的預(yù)算管理是財務(wù)內(nèi)部控制工作中的重要環(huán)節(jié),對于企業(yè)的財務(wù)資源分配、工作流程優(yōu)化都有重要的價值,因此,企業(yè)在預(yù)算編制時要對企業(yè)各項工作進(jìn)行全面分析,保障企業(yè)的預(yù)算能夠?qū)ζ髽I(yè)各環(huán)節(jié)工作形成有效的控制。在開展預(yù)算編制時,企業(yè)要加強(qiáng)以下方面的預(yù)算編制:一是編制銷售預(yù)算。企業(yè)在編制銷售預(yù)算時,要結(jié)合企業(yè)的合同簽訂情況、市場運(yùn)作情況、與客戶談判情況等方面的因素合理確定下一年度銷售收入,并結(jié)合企業(yè)的銷售收入預(yù)算確定銷售費(fèi)用等方面預(yù)算。二是開展生產(chǎn)預(yù)測。企業(yè)在編制企業(yè)預(yù)算時,要對企業(yè)的廢品率、設(shè)備利用率、生產(chǎn)質(zhì)量等進(jìn)行測算,對企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理安排。三是優(yōu)化企業(yè)的采購預(yù)算。企業(yè)編制采購預(yù)算,要對企業(yè)的采購付款計劃進(jìn)行合理分析,并結(jié)合企業(yè)的采購工作情況對付款活動準(zhǔn)備資金,讓企業(yè)的資金管理規(guī)劃能夠跟上企業(yè)采購計劃的步伐,形成對企業(yè)現(xiàn)金流量管理的目標(biāo)。四是要分析企業(yè)的財務(wù)預(yù)算,通過對企業(yè)的各項預(yù)算進(jìn)行匯總,編制企業(yè)的預(yù)計財務(wù)報表,并對企業(yè)的下一年度資金管理工作進(jìn)行分析,判斷是否存在資金缺口,若存在資金缺口的要合理確定企業(yè)融資方案;其次,優(yōu)化企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行。企業(yè)財務(wù)預(yù)算執(zhí)行中要確保具有剛性,不得隨意調(diào)整。針對預(yù)算工作流程分析管理工作的要點(diǎn),確保各部門在自身的工作范圍內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算,并定期針對各部門的預(yù)算達(dá)成效果進(jìn)行分析,判斷預(yù)算是否存在重大差異,針對所存在的不足之處改進(jìn)企業(yè)的工作流程;再次,優(yōu)化企業(yè)的預(yù)算考核。在預(yù)算考核時,企業(yè)要健全獎懲機(jī)制,調(diào)動人員工作積極性。企業(yè)在預(yù)算考核過程中要形成完整且清晰的考核指標(biāo),要求在考核之后針對考核情況落實(shí)獎懲。
第二,優(yōu)化企業(yè)的資金管理流程。首先,合理確定資金計劃。企業(yè)的資金計劃要按月度進(jìn)行編制,在確定資金計劃時要結(jié)合企業(yè)的各部門工作特點(diǎn)及預(yù)算要求,站在收支平衡的視角編制。資金計劃編制完成之后,由財務(wù)部門進(jìn)行分析,判斷資金計劃是否在預(yù)算范圍內(nèi)、相關(guān)項目是否有必要執(zhí)行等;其次,優(yōu)化企業(yè)的付款流程。企業(yè)在付款中要規(guī)范支出管理,確保企業(yè)的所有支出事項都得到嚴(yán)格的授權(quán)審批,并確保相關(guān)事項經(jīng)過確認(rèn)且真實(shí)、合理之后才能通過審核。企業(yè)的付款審批流程要結(jié)合付款金額大小明確不同層級人員審批的要求,例如,對于金額較小的付款流程僅需要由歸口部門的負(fù)責(zé)人審核以及財務(wù)部門審核,對于大額付款要由總經(jīng)理審核,有必要時經(jīng)過董事會審批;再次,優(yōu)化企業(yè)的票據(jù)管理機(jī)制。企業(yè)要確保票據(jù)得到嚴(yán)格的管理,防范票據(jù)被盜或遺失產(chǎn)生的風(fēng)險,針對企業(yè)的支票等票據(jù)更要嚴(yán)格管理,并避免票據(jù)和印鑒由同一人管理的問題;最后,規(guī)范企業(yè)的費(fèi)用報銷流程。企業(yè)在費(fèi)用報銷時,要審核所有的報銷單據(jù)是否真實(shí)、原始憑證是否符合要求、報銷事項是否符合企業(yè)的管理規(guī)定、報銷限額是否合理,通過對報銷的內(nèi)容進(jìn)行分析與審核,確保報銷的業(yè)務(wù)事項真實(shí)合法且符合預(yù)算要求,對虛假報銷的情況要開展深入檢查,查明原因并落實(shí)責(zé)任。對于不合規(guī)的報銷要及時退回。
第三,規(guī)范企業(yè)的固定資產(chǎn)管理機(jī)制。企業(yè)的固定資產(chǎn)管理重點(diǎn)在于加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的盤點(diǎn),避免賬實(shí)不符的問題。企業(yè)的固定資產(chǎn)管理流程中要以固定資產(chǎn)卡片的方式對固定資產(chǎn)的信息進(jìn)行全面檢查,并且企業(yè)每年至少對所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn),對于金額較大的固定資產(chǎn)還應(yīng)該不定期進(jìn)行盤點(diǎn),通過盤點(diǎn)的方式能夠確保賬實(shí)相符,并且在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)閑置的問題,針對所存在的問題提出改進(jìn)意見。在盤點(diǎn)完成之后,財務(wù)部門要和資產(chǎn)管理部門將盤點(diǎn)記錄和賬面記錄進(jìn)行核對,結(jié)合盤點(diǎn)情況查明賬實(shí)不符的成因并落實(shí)責(zé)任,需要調(diào)整賬務(wù)的在明確責(zé)任之后開展調(diào)整。
第一,加強(qiáng)財務(wù)和業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,財務(wù)和業(yè)務(wù)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享是企業(yè)財務(wù)工作信息化的趨勢。在財務(wù)信息化的流程中,企業(yè)要確保財務(wù)和業(yè)務(wù)之間形成數(shù)據(jù)接口,可以借助ERP系統(tǒng)將企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成在ERP中進(jìn)行管理,并對企業(yè)的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,從而形成閉環(huán)的管理機(jī)制,有效提高企業(yè)的信息化水平。通過對企業(yè)各類信息進(jìn)行全面管控,幫助企業(yè)優(yōu)化管理決策體系,確保企業(yè)的管理流程能夠有效執(zhí)行。
第二,定期維護(hù)企業(yè)的系統(tǒng)。企業(yè)的信息系統(tǒng)在建立之后,要通過定期維護(hù)系統(tǒng)的方式分析企業(yè)的信息系統(tǒng)中是否存在問題,為企業(yè)的管理工作優(yōu)化提供支持。企業(yè)要監(jiān)督信息系統(tǒng)執(zhí)行的情況,并在保障財務(wù)信息具有穩(wěn)定性、安全性的前提下對各層級人員的信息系統(tǒng)訪問權(quán)限進(jìn)行梳理,避免企業(yè)信息數(shù)據(jù)被篡改等風(fēng)險。
第一,合理確定審計計劃。企業(yè)的內(nèi)部審計工作有序開展的基礎(chǔ)是合理確定審計計劃,結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃,對企業(yè)的內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)審計,結(jié)合企業(yè)每年的風(fēng)險變化情況動態(tài)調(diào)整企業(yè)的審計任務(wù)[3]。在當(dāng)前企業(yè)的內(nèi)部審計要形成以風(fēng)險為導(dǎo)向的審計機(jī)制,通過對企業(yè)可能存在問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致分析,幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理中所存在的問題,并提高企業(yè)的風(fēng)險控制水平。
第二,明確審計部門的定位。企業(yè)的審計部門作為企業(yè)內(nèi)部審計工作的主體,企業(yè)要提高內(nèi)部審計的定位,確保內(nèi)部審計具有獨(dú)立性。內(nèi)部審計作為對企業(yè)的風(fēng)險進(jìn)行防范的重要部門,負(fù)責(zé)審計目標(biāo)設(shè)定、審計方案規(guī)劃、審計流程執(zhí)行等方面工作。為提高內(nèi)部審計部門的權(quán)威性和嚴(yán)肅性,企業(yè)的內(nèi)部審計部門應(yīng)由企業(yè)的董事會直接領(lǐng)導(dǎo),并通過明確內(nèi)部審計部門的管理職能,當(dāng)審計工作中發(fā)現(xiàn)問題可以直接向企業(yè)的董事會匯報,從而形成對管理層的威懾,形成不敢違規(guī)的局面。
隨著企業(yè)之間的市場競爭日趨激烈,在當(dāng)前財務(wù)內(nèi)部控制工作的要求在不斷提高。借助財務(wù)內(nèi)部控制體系對企業(yè)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面優(yōu)化,能夠幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險,糾正企業(yè)管理工作中所存在的各類問題。本文通過對企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制工作進(jìn)行研究,認(rèn)為財務(wù)內(nèi)部控制工作是企業(yè)經(jīng)營管理的重點(diǎn),通過健全財務(wù)內(nèi)部控制體系能夠保障企業(yè)的各項工作有序開展,并確保企業(yè)的財務(wù)信息真實(shí)可靠。財務(wù)內(nèi)部控制工作在企業(yè)的工作流程中起著核心作用,只有完善財務(wù)內(nèi)部控制體系才能保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。