葉云利

（寧波財經(jīng)學(xué)院）

信息安全管理是現(xiàn)階段我國在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下需要重點關(guān)注的問題，該部分問題可以體現(xiàn)在多方面，不同企業(yè)之間，不同部門之間以及個人之間均需要做好信息安全管理工作。電子檔案是具有憑證考察和保存價值并歸檔保存的電子文件，利用計算機(jī)硬盤進(jìn)行存儲，當(dāng)人們需要的時候進(jìn)行查看，極大程度地為人們信息查詢提供便捷性?，F(xiàn)階段電子檔案逐漸開放應(yīng)用，這種情況使其信息安全管理無法得到充分保障，影響了電子檔案開放性的利用。因此，當(dāng)前需要采取有效應(yīng)對措施開展信息安全管理部署，提升電子檔案在使用管理中更加安全。

一、電子檔案概述

電子檔案是現(xiàn)階段針對信息存儲具有綜合性的一種存儲方式和高效的應(yīng)用技術(shù)文件。在存儲過程中主要是借助數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行存儲，其存儲形式以電子形式為主，在存儲過程中電子檔案多存儲在計算機(jī)光盤、移動硬盤、移動磁盤中，并且借助計算機(jī)讀取進(jìn)行信息處理?，F(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸普及，提高了我國的信息傳輸速度，網(wǎng)絡(luò)信息傳輸逐漸興起，該種背景下電子檔案在信息管理過程中存在著重大威脅[1]。例如黑客攻擊、病毒植入、竊取信息，、備份技術(shù)等等，這些均是造成電子檔案存在不安全管理的重要因素。如果電子檔案信息安全無法得到有效規(guī)范管理，極易造成電子檔案在應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題。

二、電子檔案信息安全管理內(nèi)容

（一）電子檔案重要性分析

（1）電子檔案想要充分發(fā)揮其應(yīng)用價值需要積極加強(qiáng)信息安全保障工作。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展時代，電子檔案信息安全風(fēng)險逐漸增加，這種情況下造成檔案信息在應(yīng)用過程中無法得到有效保障，存在多種危險性因素，嚴(yán)重影響了電子檔案信息安全，而電子檔案隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展文化創(chuàng)新逐漸增多，其可使用價值逐漸增大，對社會發(fā)展指導(dǎo)具有重要作用，因此積極加大電子檔案信息安全管理，可為社會發(fā)展提供輔助，使電子檔案逐漸由封閉式應(yīng)用過渡到開放式應(yīng)用。

（2）電子檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理其優(yōu)勢體現(xiàn)較多，其中覆蓋面積廣是其重要特點，電子檔案數(shù)據(jù)庫可以覆蓋社會發(fā)展中的各個領(lǐng)域，例如科技、醫(yī)療、文化、商業(yè)、電子等，通過數(shù)據(jù)庫建立關(guān)系，可以進(jìn)一步實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案信息化數(shù)字化發(fā)展。通過互聯(lián)網(wǎng)在社會領(lǐng)域中各企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有效實現(xiàn)信息交流、信息溝通、信息傳輸作用，幫助社會發(fā)展更加具有規(guī)范化，安全化[2]。

（3）電子檔案在使用過程中可以極大程度節(jié)省存儲空間，對現(xiàn)階段企業(yè)的辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中，由于需要占據(jù)大量的空間位置，文件量較大，如果需要使用需要進(jìn)行一一尋找，不僅需要大量的時間、精力，還會造成檔案管理效率降低。而電子檔案在應(yīng)用過程中可以隨時利用檢索工具進(jìn)行檢索，用戶利用計算機(jī)系統(tǒng)以及桌面相關(guān)訪問設(shè)備進(jìn)行電子檔案搜索，既滿足改善辦公環(huán)境需求，同時又可以減少存儲空間；可以在任何時候檢索相關(guān)檔案信息，同時其使用權(quán)限保持始終可用性。

（二）電子檔案信息安全特點

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展使當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢，而在這種背景下，電子檔案信息安全管理問題需要被高度重視。電子檔案信息安全管理需要具備多種特點，以此防止信息管理出現(xiàn)問題。其特點有如下幾點：（1）電子檔案需要具備真實性，保證電子檔案真實性是信息安全管理工作開展的必要性要求，同時也是提升電子檔案使用效率以及使用價值的關(guān)鍵要素。（2）保證電子檔案完整性[3]。電子檔案在開展信息安全管理過程中，如受到病毒或者網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，導(dǎo)致電子檔案的完整性受到影響，就無法為人們提供信息使用服務(wù)。（3）具備使用長效性，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)上區(qū)別，電子檔案對網(wǎng)絡(luò)更加依賴，如果在日常生活中網(wǎng)絡(luò)受到影響，會極大程度降低電子檔案使用效率。因此在開展信息安全管理過程中，需要充分依據(jù)電子檔案管理特點進(jìn)行完善。

三、影響電子檔案信息安全管理因素的分析

（一）物理安全問題

現(xiàn)階段信息技術(shù)逐漸優(yōu)化與發(fā)展，使人們在日常生活中隨處可以應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)面積覆蓋逐漸增加，人們生活更加因網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而逐漸便捷，這種情況也是造成電子檔案信息安全問題的重要原因。其中物理安全問題對電子檔案信息安全管理起到重要影響。由于電子檔案在存儲過程中需要以計算機(jī)系統(tǒng)為依托進(jìn)行保存，與常規(guī)紙質(zhì)保存存在一定差異，想要保證電子檔案信息安全，需要做好計算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)，并且保證不受其損害或者破壞。而計算機(jī)系統(tǒng)在運行過程中受到的物理因素影響較多，這些因素主要體現(xiàn)在環(huán)境的溫度、濕度、防盜、防磁、防毀等方面，這些方面如果不加以充分管理很容易造成計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)安全故障，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案丟失，因此需要積極加大針對電子檔案信息安全管理中物理安全問題的研究。

（二）軟件安全問題

軟件安全問題同樣是影響電子檔案信息安全管理的重要問題之一。眾所周知，電子檔案需要依據(jù)計算機(jī)系統(tǒng)輔助應(yīng)用，這一過程中需要相關(guān)軟件負(fù)責(zé)檔案創(chuàng)建、歸檔、利用。盡管現(xiàn)在大部分企業(yè)均已加大了針對電子檔案管理應(yīng)用軟件優(yōu)化，但是仍然存在部分情況導(dǎo)致電子檔案的運行軟件無法滿足技術(shù)要求，在使用過程中受到權(quán)限限制，使非權(quán)限用戶使用非法手段對電子檔案信息進(jìn)行竊取以及拷貝，因此積極加大軟件安全管理同樣是現(xiàn)階段保證電子檔案信息安全的重要目標(biāo)。

（三）數(shù)據(jù)安全問題

安全問題是電子檔案信息安全最為關(guān)鍵的內(nèi)容，只有保證數(shù)據(jù)安全才能充分體現(xiàn)電子檔案信息管理水平，使電子檔案不被修改，不被拷貝，保證其數(shù)據(jù)的完整性以及有效性。這種情況下最典型的保證數(shù)據(jù)安全的措施則為通過數(shù)據(jù)備份實現(xiàn)。在數(shù)據(jù)備份過程中，可以依據(jù)真實的數(shù)據(jù)存儲以及需要選擇近線存儲或者離線存儲。為有效避免數(shù)據(jù)存儲中出現(xiàn)識別讀取風(fēng)險，可以在備份過程中開展數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，開展分類備份，備份后針對檔案數(shù)據(jù)的安全管理級別科學(xué)設(shè)置安全訪問權(quán)限，以保證不同權(quán)限的人只能訪問自己權(quán)限內(nèi)的檔案內(nèi)容。

（四）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題

盡管電子檔案信息安全管理工作已經(jīng)逐漸實施，但是仍然缺乏對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的管理。而電子檔案在應(yīng)用使用過程中與計算機(jī)系統(tǒng)存在密不可分的關(guān)聯(lián)，一旦計算機(jī)系統(tǒng)受到外界環(huán)境影響或者網(wǎng)絡(luò)攻擊，極易造成系統(tǒng)癱瘓，信息安全保障出現(xiàn)故障，影響電子檔案的安全性。而現(xiàn)階段大部分針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題的主要解決方法為物理隔離以及防火墻隔離等，這種情況盡管可以減少電子檔案信息管理異常情況，但是在實際信息安全管理中仍然存在欠缺，需要積極采取措施。

（五）法律法規(guī)建設(shè)問題

現(xiàn)階段由于我國信息安全管理工作仍然處于發(fā)展初期，因此針對電子檔案安全管理規(guī)章制度在建立過程中仍然存在一定的欠缺，這種情況也是導(dǎo)致電子檔案在信息安全管理過程中其管理效果不佳、管理效率低下的重要原因，如何解決這一問題，筆者會在下述文章中進(jìn)行簡單介紹。

四、電子檔案信息安全管理措施說明

（一）積極加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識

積極加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識是提高電子檔案信息安全水平的重要體現(xiàn)。無論是企業(yè)單位、事業(yè)單位以及相關(guān)部門，在針對電子檔案管理這一環(huán)節(jié)均需要高度重視，電子檔案資源是企事業(yè)發(fā)展以及社會進(jìn)步的重要輔助依據(jù)，利用計算機(jī)技術(shù)積極實現(xiàn)電子檔案共享，保證電子檔案資源能夠高效利用[4]。與此同時，針對電子檔案信息管理意識水平較低的現(xiàn)狀需要加大對信息安全管理人員培訓(xùn)，培訓(xùn)過程中主要強(qiáng)調(diào)信息安全管理對檔案管理效率、安全性影響，使管理者能夠充分認(rèn)識電子檔案信息管理的重要性，使其能夠正確掌握電子檔案信息安全管理中的相關(guān)技能，例如查詢電子檔案信息，為其他用戶提供電子檔案咨詢服務(wù)，以此提高電子檔案信息服務(wù)的效率。除此之外日常電子檔案信息管理過程中需提高保密意識；高度重視電子檔案信息安全管理人員的責(zé)任感、道德感培養(yǎng)，這樣可以使其在高度責(zé)任感、高度信息安全意識下開展電子檔案管理工作，降低電子檔案管理不安全事件發(fā)生。

（二）加大資金投入，做好信息系統(tǒng)建設(shè)

現(xiàn)階段企事業(yè)發(fā)展過程中均已經(jīng)積極融入信息技術(shù)，信息技術(shù)提高了企業(yè)自身發(fā)展的速度，使企業(yè)內(nèi)部各項機(jī)制以及制度逐漸完善。這種情況下針對電子檔案信息安全管理工作同樣需要和信息技術(shù)進(jìn)行融合，完善各單位電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及應(yīng)用系統(tǒng)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指的是硬件設(shè)備，例如計算機(jī)硬件，而信息系統(tǒng)則指軟件內(nèi)容。只有將系統(tǒng)與軟件系統(tǒng)相互結(jié)合，才能充分提高信息管理安全性水平。在開展信息系統(tǒng)建設(shè)過程中需要保證其具備智能化、綜合化特點，這種智能化主要體現(xiàn)在當(dāng)電子檔案存在盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、自然災(zāi)害過程中，信息系統(tǒng)能夠發(fā)出警報，這樣以提示目前電子檔案管理正受到影響，使技術(shù)人員可以第一時間掌握電子檔案管理情況，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對。除了需加大信息系統(tǒng)建設(shè)外，還需要針對電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，建立規(guī)范性電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案管理內(nèi)容以及管理體系，保證電子檔案在管理過程中可以分部門分層次，實現(xiàn)集中管理，責(zé)任分明。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)檢測，針對維護(hù)檢測過程中存在的安全風(fēng)險問題進(jìn)行評估，以此不斷提升電子檔案信息安全系統(tǒng)安全水平。

（三）優(yōu)化升級信息管理技術(shù)手段

優(yōu)化升級信息管理技術(shù)手段是保障電子檔案信息安全的重要體現(xiàn)?，F(xiàn)階段針對信息管理技術(shù)主要有以下5種。（1）簽署技術(shù)。利用簽署技術(shù)可極大程度保證電子檔案的原創(chuàng)性以及真實性。該技術(shù)可以分為兩部分，第一部分為證書是數(shù)字簽名，第二部分為手寫數(shù)字簽名。這兩種技術(shù)均可以有效實現(xiàn)電子檔案管理安全。（2）加密技術(shù)。加密技術(shù)是保證電子檔案信息安全隱蔽性的重要技術(shù)，它使電子檔案不被公開。該技術(shù)在應(yīng)用過程中利用雙密鑰碼對重要的電子檔案進(jìn)行加密，有效避免非法進(jìn)行檔案解密[5]。（3）身份驗證。身份驗證是保證電子檔案在管理過程中特定化的體現(xiàn)，只有有權(quán)限訪問的用戶才能通過自身身份驗證進(jìn)入到電子檔案管理系統(tǒng)，有針對性地篩選、搜索、使用電子檔案，其他沒有訪問權(quán)限的人無法對電子檔案進(jìn)行訪問。（4）防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)作為重要的訪問控制技術(shù)，可以有效減少網(wǎng)絡(luò)信息不安全情況發(fā)生，對電子檔案信息內(nèi)容起到重要保護(hù)。（5）防寫措施。該技術(shù)主要是用戶可以對電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行訪問，并且進(jìn)行信息的應(yīng)用，但無法對信息進(jìn)行操作，例如刪除或者增添，這樣可以有效保證電子檔案信息內(nèi)容不被更改，保證其信息真實性。利用上述5部分技術(shù)優(yōu)化，可有效提高電子檔案信息管理安全水平，保證電子檔案不被修改、竊取、盜用、損壞。

（四）做好電子檔案存儲的環(huán)境管理

電子檔案存儲環(huán)境也是影響信息安全管理內(nèi)容之一，電子檔案主要存儲于磁、光介質(zhì)上，想要保證其存儲環(huán)境安全，需要保證存儲環(huán)境滿足磁、光介質(zhì)存儲需求，合理控制存儲環(huán)境的溫度濕度，溫度控制在14℃-24℃，濕度控制在40%-60%之間，除了保障電子檔案存儲中的溫度濕度控制，還需要做好電子檔案的避光、防塵、防變形工作。存放過程中遠(yuǎn)離磁場較強(qiáng)的設(shè)備，減少對電子檔案的內(nèi)部干擾。只有做好電子檔案存儲環(huán)境管理，才能從基礎(chǔ)上談電子檔案信息安全建設(shè)內(nèi)容。

（五）建立健全電子檔案管理體系

電子檔案信息安全管理體系建立是保證電子檔案在使用過程中信息安全的重要保障。電子檔案管理體系主要包括兩部分，第一部分為系統(tǒng)安全性，第二部分為信息安全性。通過這兩部分安全體系的建立，可有效減少非法入侵情況發(fā)生，使電子檔案信息安全管理工作更加科學(xué)，檔案數(shù)據(jù)使用更加長期穩(wěn)定。在體系構(gòu)建過程中需要重視以下6點內(nèi)容：（1）網(wǎng)絡(luò)傳輸安全。其目的是使電子檔案傳輸更加安全，讓用戶檔案閱讀更加高效。（2）信息存儲安全。其目的是保證電子檔案信息傳輸中的真實性以及原始性。（3）系統(tǒng)操作安全。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，做好服務(wù)器升級打補(bǔ)丁工作[6]。（4）安全檢測工作。將系統(tǒng)內(nèi)部安裝殺毒軟件，安裝防火墻，有效避免黑客入侵導(dǎo)致電子檔案丟失或者被盜。（5）系統(tǒng)建設(shè)安全。做好系統(tǒng)訪問控制管理，保證訪問權(quán)限設(shè)定科學(xué)，確保訪問資源安全。（6）系統(tǒng)排除工作。重點為排查電子檔案管理系統(tǒng)中存在的風(fēng)險問題，并采取有效應(yīng)對措施。

（六）完善電子檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

完善電子檔案信息管理中法律法規(guī)建設(shè)是保障電子檔案信息安全的關(guān)鍵內(nèi)容，DA/T58- 2014《電子檔案管理基本術(shù)語》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)里，均已明確在電子檔案管理過程中，需保證電子檔案的真實可靠性、應(yīng)用齊全性、檔案內(nèi)容完整性。2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》逐漸被實施，這是我國檔案法制建設(shè)里程中新的里程碑，要求在開展檔案管理工作過程中需要依法治理，逐漸加強(qiáng)信息化建設(shè)，以法律法規(guī)約束，實現(xiàn)新時期電子檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這樣可以更好地保證電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲。

五、結(jié)束語

綜上所述，電子檔案信息安全管理工作是提高我國信息安全建設(shè)、保障信息應(yīng)用、實現(xiàn)社會和企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。盡管我國已經(jīng)積極開展了針對信息安全管理的研究，但是電子檔案信息安全管理中受到多種因素影響，導(dǎo)致其信息安全性不足。因此筆者提出以加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識、做好信息系統(tǒng)建設(shè)、優(yōu)化升級信息管理技術(shù)、做好電子檔案存儲的環(huán)境管理、建立電子檔案管理體系、完善檔案管理法規(guī)等內(nèi)容，以此提升電子檔案信息安全管理水平。