李祉曄

（大連海洋大學(xué)，遼寧 大連 116023）

0 前言

線上教學(xué)如今進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展時(shí)期，但是對(duì)于教學(xué)秘書的工作，由線下轉(zhuǎn)為線上，意味著有較多的工作不得不做出一定的改變，這其中必然有轉(zhuǎn)型所帶來的陣痛，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)，逐步適應(yīng)線上的教學(xué)秘書工作。

1 教學(xué)秘書的主要工作

根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)教學(xué)過程中課程安排、教師調(diào)停課、教室及教學(xué)設(shè)備器材使用等問題；及時(shí)落實(shí)學(xué)生選課、重修、免聽、免修報(bào)名等工作；完成學(xué)期學(xué)業(yè)警告、學(xué)籍處理，落實(shí)下學(xué)期教學(xué)任務(wù)、交流學(xué)生學(xué)分認(rèn)定等工作；統(tǒng)計(jì)、審查在校學(xué)生學(xué)分，對(duì)學(xué)分不夠?qū)W生及時(shí)警告，保證學(xué)生順利畢業(yè)；落實(shí)學(xué)生的外語四六級(jí)、專業(yè)等級(jí)考試、提前考試、期末考試、補(bǔ)考等考務(wù)工作，安排學(xué)院教師監(jiān)考；落實(shí)學(xué)院教師、學(xué)生的教材訂購、發(fā)放等工作；完成本科畢業(yè)生及學(xué)位資格審核等一系列相關(guān)工作[1]。

2 教學(xué)秘書工作線上開展的難點(diǎn)

2.1 效率低下

教學(xué)秘書的角色定位是在教師與學(xué)生之間的一個(gè)橋梁，起到一個(gè)上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)的作用。在開展線下教學(xué)時(shí)，教學(xué)秘書可以在校園之內(nèi)及時(shí)聯(lián)系到有教學(xué)任務(wù)的相關(guān)教師，對(duì)于教學(xué)有關(guān)工作的開展問題，教學(xué)秘書和教師能夠有效、及時(shí)的開展溝通，并落實(shí)工作。但當(dāng)教學(xué)秘書的工作轉(zhuǎn)為線上，教學(xué)秘書與教師之間的溝通就意味著有時(shí)候不能做到實(shí)時(shí)同步，因?yàn)榻處熀徒虒W(xué)秘書本身的工作量大，轉(zhuǎn)為線上后就有更多的工作要做，發(fā)消息也不一定能得到及時(shí)的回應(yīng)，進(jìn)而導(dǎo)致效率低下[2]。

2.2 工作開展難度陡增

線上教學(xué)就意味著很多的教學(xué)活動(dòng)要在線上進(jìn)行，像日常教學(xué)這種工作，在線上開展的難度較低，但是對(duì)于考試，線上考試的開展就意味著有很多的阻礙。線上考試如何進(jìn)行，以什么方式進(jìn)行考試，如何保證學(xué)生不作弊，考試試卷如何進(jìn)行回收并保證不泄露，學(xué)生中途如果不小心退出答題怎么辦，這些問題都需要教學(xué)秘書花時(shí)間一一去解決。雖然說線上教學(xué)已經(jīng)開展了較長時(shí)間，也有了一定的基礎(chǔ)理論指導(dǎo)但是實(shí)際操作遠(yuǎn)遠(yuǎn)比理論基礎(chǔ)來的復(fù)雜多變，在這種情況下，教學(xué)秘書的工作開展起來就異常困難。

2.3 難以保證學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量

大學(xué)課堂本身自由度就較高，當(dāng)教學(xué)轉(zhuǎn)為線上之后，缺少了教師的直接監(jiān)督，就意味著學(xué)生在屏幕背后有著更多的自由空間。這對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量就有著重大的影響。而教學(xué)秘書所要做工作的目的，就是要保證學(xué)生在線上和線下的學(xué)習(xí)質(zhì)量趨于一致。但就目前的情況來看，教學(xué)秘書在盡自己最大努力做好本職工作的同時(shí)，運(yùn)用技術(shù)手段提高學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量，但學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量更多時(shí)候還是要看學(xué)生個(gè)體的自我要求。所以，線上如何保證學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量也是教學(xué)秘書工作的重難點(diǎn)。

3 線上教學(xué)過程中教學(xué)秘書工作有效開展的策略

3.1 及時(shí)建立教學(xué)秘書線上工作系統(tǒng)

在以往線下教學(xué)的過程中，教學(xué)秘書的許多工作進(jìn)展都在線下進(jìn)行落實(shí)。線下落實(shí)的好處在于，教學(xué)秘書所面對(duì)的工作對(duì)象是教師、是學(xué)生、是真實(shí)存在的人，這就意味著教學(xué)秘書在開展工作時(shí)，可以在線下及時(shí)與教師、學(xué)生進(jìn)行溝通。雖然說線上溝通也可行，但是在很多時(shí)候，線上溝通所帶來的效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上線下溝通，并且在線下溝通完成后，教學(xué)秘書就可以及時(shí)了解和跟進(jìn)教師和學(xué)生的工作進(jìn)展，這在線上是做不到的[3]。

所以，為了能夠幫助教學(xué)秘書及時(shí)跟進(jìn)教學(xué)任務(wù)，及時(shí)與教師學(xué)生做好溝通。學(xué)校應(yīng)該及時(shí)創(chuàng)建屬于教學(xué)秘書的一套工作系統(tǒng)，在這個(gè)工作系統(tǒng)中，教學(xué)秘書能夠及時(shí)有效的聯(lián)系到每個(gè)老師，并且能夠關(guān)注到每個(gè)老師的教學(xué)安排。在這種情況下，教學(xué)秘書就能有效地統(tǒng)籌兼顧學(xué)校教學(xué)任務(wù)。比如，在臨近期末考試的時(shí)候，教學(xué)秘書就可以通過專門的工作系統(tǒng)，在線上聯(lián)系各位出題老師，協(xié)商出卷。并通過工作系統(tǒng)傳回所需文件，將考試所用考卷上傳至考試系統(tǒng)，等待學(xué)生考試。這每一步的工作進(jìn)度都可以清晰直觀地顯示在工作系統(tǒng)中，在這種情況下，教學(xué)秘書就可以及時(shí)了解那一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，并及時(shí)聯(lián)系相關(guān)工作人員進(jìn)行解決。

3.2 建立及時(shí)多元線上溝通交流渠道

當(dāng)線下工作轉(zhuǎn)為線上時(shí)，最亟待解決需的問題就是溝通交流的問題。在線下的工作中教學(xué)秘書可以直接面對(duì)教師和學(xué)生，教師知曉教學(xué)秘書的工作，所以在很多時(shí)候，大部分的教師都會(huì)配合教學(xué)秘書的工作。但是轉(zhuǎn)為線上之后，教師的工作量增加，很多東西需要線上解決，但對(duì)于部分教師來說可能存在操作不熟悉的情況，尤其是對(duì)于一些年齡較大的教師來說，他們對(duì)于線上的操作更為不熟悉。這時(shí)候就需要一個(gè)多元化的線上溝通交流渠道，讓教學(xué)秘書和教師之間能夠及時(shí)聯(lián)系，保證能夠隨時(shí)推進(jìn)工作進(jìn)展，同時(shí)可以讓教學(xué)秘書指導(dǎo)教師進(jìn)行一些線上的操作。這種多元化的溝通交流渠道在微信等現(xiàn)代通訊基礎(chǔ)的前提下，高?？梢约皶r(shí)根據(jù)本校教學(xué)任務(wù)和教學(xué)目標(biāo)要求，開發(fā)屬于自己的溝通交流系統(tǒng)。

而對(duì)于學(xué)生而言，很多學(xué)生在線下?lián)碛辛烁嗟淖杂蓵r(shí)間，學(xué)生不直接與教學(xué)秘書接觸，但是在一定程度上，教學(xué)秘書與學(xué)生之間的聯(lián)系會(huì)影響到整個(gè)教學(xué)任務(wù)的推進(jìn)。但是學(xué)生有時(shí)候有自己的想法，抑或是不能及時(shí)配合教學(xué)秘書的工作，很多學(xué)生也不會(huì)有教學(xué)秘書的私人微信和通訊號(hào)碼。而多元線上溝通交流卻道能夠讓學(xué)生通過微信以外非私人通信渠道了解教學(xué)秘書的工作，在這種情況下，學(xué)生不僅僅能夠及時(shí)了解教學(xué)秘書的工作，及時(shí)知道教學(xué)秘書的工作動(dòng)向，做到及時(shí)配合。同時(shí)，學(xué)生有關(guān)于教學(xué)任務(wù)進(jìn)度安排的相關(guān)問題，也可以直接和教學(xué)秘書進(jìn)行交流溝通[4]。

3.3 除去復(fù)雜審批蓋章流程

學(xué)校工作在很多時(shí)候，都會(huì)有審批蓋章的流程，有些文件要求必須是紙質(zhì)版。但是轉(zhuǎn)為線上之后，很多文件要求是紙質(zhì)版的話，就會(huì)存在郵寄的問題。而如果物流受阻，在這種情況下，就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間在等待郵寄上。更為嚴(yán)重的是，如果快遞丟失，那就意味著審批流程無法繼續(xù)進(jìn)行下去，那么這一工作進(jìn)度就會(huì)一直止步不前。因此，對(duì)于線上的教學(xué)秘書工作，要除去復(fù)雜的審批蓋章流程，簡化審批流程，讓很多的工作進(jìn)行不需要太多的審批者參與。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)完善教師的電子簽名和電子簽章，在很多時(shí)候，擁有電子簽章的教師就可以直接在電子版文件上進(jìn)行蓋章簽字，我國《電子簽名法》規(guī)定電子簽章同樣具有法律效應(yīng)，因此，很多文件使用電子版后同樣具有法律效應(yīng)。電子版文件不僅方便，而且在完善電子簽名和電子簽章后，可以加快審批流程，及時(shí)推進(jìn)教學(xué)秘書的工作。

3.4 做好工作規(guī)劃，明確工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)

教學(xué)秘書的工作和學(xué)校的教學(xué)任務(wù)緊密相關(guān)，所以對(duì)于教學(xué)秘書來說，及時(shí)準(zhǔn)確的了解學(xué)校教學(xué)任務(wù)的節(jié)點(diǎn)，對(duì)于自己開展教學(xué)秘書工作有著至關(guān)重要的影響。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每學(xué)期雖然有所不同，但是大致相似，因此，在轉(zhuǎn)為線上之后，很多教學(xué)秘書要做好自己的工作規(guī)劃，同時(shí)明確自己工作時(shí)間的節(jié)點(diǎn)，比如，在學(xué)生開學(xué)時(shí)，有哪些工作可以開始進(jìn)行，像迎新工作的準(zhǔn)備、學(xué)生證的辦理、學(xué)籍的辦理等等，這些工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及完結(jié)期限是多久。又如，在臨近期末的時(shí)候，有哪些工作需要開展，像試卷的出題、試卷的審批、考試的安排等等，這些工作每年都要做，而且開始的時(shí)間也大致相同，在這種情況下，教學(xué)秘書及時(shí)做好工作規(guī)劃，在相關(guān)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開始后，就要開始著手展開工作。同時(shí)，由于線上教學(xué)具有一定的延時(shí)性，很多工作的展開需要提前，教學(xué)秘書在明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，就可以及時(shí)安排工作保證學(xué)校教學(xué)任務(wù)按時(shí)推進(jìn)，有序進(jìn)行[5]。

4 結(jié)語

線上工作的開展是對(duì)教學(xué)秘書工作的再補(bǔ)充，無論線上工作流程多么復(fù)雜多變，教學(xué)秘書都要在第一時(shí)間保證學(xué)校教學(xué)任務(wù)的有序推進(jìn)。線上教學(xué)對(duì)教學(xué)秘書是一大考驗(yàn)，教學(xué)秘書要充分知曉線上教學(xué)的特性，及時(shí)學(xué)習(xí)，查漏補(bǔ)缺。同時(shí)，高校也要，針對(duì)線上教學(xué)，制定相應(yīng)的教學(xué)秘書工作系統(tǒng)，以保證教學(xué)秘書能在第一時(shí)間按時(shí)完成工作任務(wù)，保證學(xué)校工作計(jì)劃的按時(shí)執(zhí)行。