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        全民參保背景下人事檔案多元作用的發(fā)揮

        2022-11-30 06:38:05李宛蓉
        人才資源開發(fā) 2022年17期
        關(guān)鍵詞:全民背景服務(wù)

        □李宛蓉

        當(dāng)前,我國全民參保工作開展已有多年,在改善民生、提高人民生活幸福感獲得感上取得了巨大成就。而隨著人民群眾對美好生活要求的不斷提高、社會勞動(dòng)分工的進(jìn)一步細(xì)化和勞動(dòng)崗位的復(fù)雜化,人事檔案在全民參保工作中的作用愈加凸顯。本文分析了全民參保背景下人事檔案在社保待遇認(rèn)定和地區(qū)人力資源管理中的作用,指出人事檔案管理面臨管理制度不完善、信息化建設(shè)滯后、檔案服務(wù)方式單一的問題,并從加強(qiáng)總體制度設(shè)計(jì)、完善細(xì)分領(lǐng)域制度建設(shè)、建設(shè)數(shù)字化人事檔案信息庫、開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)軟件、以民眾需求為基礎(chǔ)創(chuàng)新人事檔案服務(wù)方式等方面提出相關(guān)對策,為全民參保背景下人事檔案多元作用的發(fā)揮提供參考。

        一、引言

        2014 年12 月23 日,第十二屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十二次會議審議了國務(wù)院關(guān)于統(tǒng)籌推進(jìn)城鄉(xiāng)社會保障體系建設(shè)工作情況的報(bào)告。報(bào)告指出,中國將實(shí)施全民參保登記計(jì)劃,加快實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人員全覆蓋。習(xí)近平總書記在2021 年2 月26 日舉行的中共中央政治局第二十八次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào),“完善覆蓋全民的社會保障體系,促進(jìn)社會保障事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展可持續(xù)發(fā)展”。隨著黨和國家對民生工作的愈加重視,“全民參?!边@一大的政策趨勢也會更加惠民便民。與此同時(shí),繳費(fèi)年限認(rèn)定、社保待遇享受等問題在社會保障中也日益成為突出的問題,這些問題涉及公民實(shí)際利益,處理不好,往往容易引發(fā)社會沖突,給社會管理造成難題。而在這一過程中,如何充分發(fā)揮人事檔案在全民參保工作推進(jìn)中的多元作用,成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)、社會和政府共同面臨的問題。

        二、全民參保背景下人事檔案的多元價(jià)值與作用

        (一)在社保待遇認(rèn)定中的作用

        人事檔案在社保認(rèn)定中的作用主要有三點(diǎn):一是對于工齡的認(rèn)定。一般來說,現(xiàn)階段工齡認(rèn)定多以社保繳費(fèi)年限為依據(jù)。但在一段時(shí)期內(nèi),部分地區(qū)對于居民戶籍和人事檔案管理工作不夠規(guī)范,存在年齡隨意填寫、戶籍登記信息不準(zhǔn)確等問題。此時(shí)人事檔案就可以作為入職時(shí)間、個(gè)人工作履歷的確定,幫助居民進(jìn)行工齡認(rèn)定。二是社保繳費(fèi)年限的確認(rèn)。社保繳費(fèi)年限一般分為實(shí)際繳費(fèi)年限和視同繳費(fèi)年限。特別是在流動(dòng)人口中,其工作的企業(yè)鉆政策漏洞,不給職工繳納社會保險(xiǎn),也存在沒有工作記錄、工資記錄和錄用依據(jù),造成視同繳費(fèi)年限無法認(rèn)定的問題。此時(shí),社保繳費(fèi)年限的認(rèn)定就能依靠人事檔案中關(guān)于錄用和工作發(fā)放的記錄予以認(rèn)定。三是特殊社保待遇認(rèn)定。包括民辦教師、退伍士兵等具有特殊補(bǔ)助的群體,可能會涉及跨單位、跨區(qū)域政策不統(tǒng)一的情況,這些特殊人群的待遇認(rèn)定需要大量的調(diào)查和核實(shí),而人事檔案作為最完整、最詳細(xì)的個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷,能夠給特殊社保待遇認(rèn)定提供全面參考。

        (二)在人力資源管理中的作用

        全民參保背景下對人事檔案的收集和處理方式都提出了更高要求,包括收集渠道、信息類型、載體形式和利用方式等,同時(shí)也更注重跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的信息資源整合。特別是對于流動(dòng)人口來說,其在某一地區(qū)所產(chǎn)生的人事檔案能夠完整地跨市或跨省流動(dòng),在此環(huán)境下,人事檔案管理也打破了常態(tài)下的“各自為政”現(xiàn)象,更注重人事檔案流動(dòng)和需求的多元化。同時(shí),全民參保一定程度上提升了社會各個(gè)領(lǐng)域?qū)θ耸聶n案利用的需求量,倒逼人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。社會各勞動(dòng)領(lǐng)域都被納入人事檔案的管理范疇,極大地提升了人事檔案體量,也有助于地區(qū)及時(shí)掌握產(chǎn)業(yè)發(fā)展和人才供應(yīng)格局,對地區(qū)人才培養(yǎng)和引進(jìn)起到了一定的參考作用。

        三、全民參保背景下人事檔案管理面臨的問題

        (一)管理制度不完善

        目前,我國各級社保服務(wù)機(jī)構(gòu)所采用的記錄方式和信息標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一,且管理部門之間也未達(dá)成在管理制度和具體實(shí)施上的共識,這也導(dǎo)致了很多參保人員的參保信息不完整、不真實(shí)。雖然在法律上人事檔案與參保信息并沒有直接關(guān)系,但人事檔案中關(guān)于年齡、工齡、參保時(shí)間等信息都能夠作為參保憑證。因此,有必要從省級及以上高度對人事檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行總體性設(shè)計(jì)。但從全國整體人事檔案管理現(xiàn)狀來看,還呈現(xiàn)出明顯的“各自為政”現(xiàn)狀,這與多元化的人事檔案利用需求產(chǎn)生矛盾,如流動(dòng)人員的“棄檔”現(xiàn)象和“重復(fù)建檔”都體現(xiàn)了制度的僵化與陳舊。此外,由于全民參保背景下人事檔案涉及的政府部門更多,也需要不同職能部門對人事檔案管理進(jìn)行更為細(xì)化的制度建設(shè)。

        (二)信息化建設(shè)滯后

        人事檔案具有信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息量大的特點(diǎn),而在全民參保背景下人事檔案建檔人數(shù)、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和采集信息更加復(fù)雜,這也給人事檔案管理帶來了較大的壓力。信息管理作為提高檔案管理效率的重要手段,已成為人事檔案管理的重要方式。但目前,部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)現(xiàn)有的信息庫只單純具有員工基本信息,不能與崗位績效工資的實(shí)施、一年一聘、崗變薪變相匹配,這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入,使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)作出有效分析,針對每一個(gè)人每一組信息數(shù)據(jù),進(jìn)行合同時(shí)效分析、培訓(xùn)分析、獎(jiǎng)懲分析等。另一方面,電子政務(wù)背景下各類政務(wù)信息管理系統(tǒng)產(chǎn)品的開發(fā)空前繁榮,但專門針對人事檔案管理的系統(tǒng)還較少。特別是對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說,限于單位性質(zhì)和相關(guān)管理制度條例,無法完全與民營企業(yè)一樣采用外包和代管的形式,因此對于軟件的開發(fā)很大程度上取決于管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。在實(shí)際的管理中,經(jīng)常出現(xiàn)軟硬件不兼容的情況,給人事檔案管理帶來了諸多不便,也不利于人事檔案信息的共享與利用。

        (三)檔案服務(wù)方式單一

        全民參保背景下,公民對人事檔案利用頻率和需求愈加頻繁,如醫(yī)療、買房、教育、升學(xué)等與民生息息相關(guān)的事項(xiàng)都涉及對人事檔案的查詢與利用。特別是在社保繳費(fèi)年限認(rèn)定、社保待遇認(rèn)定方面更是發(fā)揮著重要的參考和憑證價(jià)值。但從目前人事檔案利用現(xiàn)狀來看,在服務(wù)方式方面還存在兩個(gè)問題:一是在思想層面。目前人事檔案大多數(shù)仍應(yīng)用于簡單的檔案查詢、檔案借閱中,局限在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域,沒有根據(jù)全民參保新形勢、新需求和新技術(shù)有針對性地進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展。二是具體業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面。人事檔案的核心價(jià)值是記錄人的活動(dòng),其全民參保中的作用對于個(gè)人是各類保險(xiǎn)的證明,對于政府是區(qū)域勞動(dòng)力市場和參保情況的參考。但目前人事檔案信息資源的組織與利用還存在碎片化、離散化和附加值較低等問題。同時(shí),多數(shù)檔案利用與服務(wù)的開發(fā)多基于管理的角度,基于個(gè)人人事檔案利用的專題性、個(gè)性化的服務(wù)還較少。

        四、如何發(fā)揮人事檔案在全民參保工作中的作用

        (一)完善人事檔案管理制度

        1.加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),以完善的總體性制度指導(dǎo)具體管理領(lǐng)域制度的建立。在《中華人民共和國社會保險(xiǎn)法》《中華人民共和國檔案法》等法律條文,《全民參保登記計(jì)劃》和省一級社保政策的基礎(chǔ)上,根據(jù)地方的現(xiàn)實(shí)條件重點(diǎn)補(bǔ)充服務(wù)性的制度設(shè)計(jì),重點(diǎn)突出“人”作為人事檔案和社保工作服務(wù)對象的特征。需要注意的是,地方性人事檔案管理制度的總體設(shè)計(jì)要注重服務(wù)檔案社保工作和人力資源優(yōu)化配置的多樣需求,讓二者能夠互相促進(jìn)、互相影響。

        2.針對人事檔案管理的具體領(lǐng)域做好制度的細(xì)化。全民參保背景下人事檔案在社保待遇認(rèn)定、社保轉(zhuǎn)移等工作的作用愈加凸顯。而隨著社會分工的進(jìn)一步細(xì)化和人員流動(dòng)的愈加頻繁,地方應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化人事檔案管理中檔案歸檔、檔案甄別、檔案轉(zhuǎn)換、檔案保管、檔案分析、檔案利用等環(huán)節(jié)的分類管理制度,加強(qiáng)各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)控。同時(shí),還要考慮到全民參保背景下檔案數(shù)量激增、管理?xiàng)l目增多和數(shù)據(jù)類型更加復(fù)雜的情況,由人社部門參與制定具體領(lǐng)域管理制度,避免出現(xiàn)“管理空白”和“制度空白”。此外,全民參保背景下人事檔案資料從形成到歸檔,跨越了多個(gè)部門,相關(guān)管理部門還要加強(qiáng)歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任意識,建議調(diào)檔時(shí)以只讀形式調(diào)閱,以防刪改與誤操作而造成文件的改變。

        (二)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

        1.構(gòu)建數(shù)字化人事檔案資源庫。隨著政務(wù)一體化的不斷推進(jìn),許多社保、人事檔案方面的業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)線上自助辦理,但從數(shù)字資源建設(shè)來看,還存在人事檔案信息體量小、種類少、關(guān)聯(lián)度不足和數(shù)字化程度較低等問題,數(shù)字化資源的效力問題也有待進(jìn)一步規(guī)整。對此,社保和檔案管理部門首先應(yīng)進(jìn)一步明確全民參保背景下人事檔案收集、建檔與管理的目的,區(qū)別于傳統(tǒng)的分散式人事檔案收集模式,而要基于人事檔案資源的特征開展專題信息資源的組織與開發(fā),充分體現(xiàn)人事檔案“服務(wù)于人、用之于人”的特征,除簡單的參考和憑證類檔案收集外,還有收集員工個(gè)人成長方面的信息,如培訓(xùn)、論文、學(xué)術(shù)交流、采訪錄像、珍貴照片等都一一保存,實(shí)現(xiàn)對人事信息的動(dòng)態(tài)跟蹤。其次,進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案的來源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力,主動(dòng)向各個(gè)渠道的記錄者搜集,這一工作的重點(diǎn)在于甄別檔案的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),在保證真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)上鼓勵(lì)職工自發(fā)提供檔案。

        2.加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的開發(fā)。全民參保背景下人事檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)滿足媒介融合、業(yè)務(wù)融合、三網(wǎng)融合的基本要求,形成系統(tǒng)優(yōu)化、功能完善、以用戶為中心、多種形式的檔案信息管理模式。在平臺框架方面,選取hadoop 或者Bootstrap 框架作為平臺前端架構(gòu)方案并基于Web四層架構(gòu)模型實(shí)現(xiàn),分別包括網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用服務(wù)層和用戶層。在功能模塊方面,人事檔案資源管理與服務(wù)對象上主要包括本單位職工、單位外個(gè)人用戶和機(jī)構(gòu)用戶。服務(wù)方式上應(yīng)集成各個(gè)服務(wù)渠道,包括基于PC 端的檔案官方服務(wù)網(wǎng)頁、基于新媒體的微信和微博服務(wù)號、基于線下服務(wù)窗口的服務(wù)終端和公共查詢平臺。此外,還應(yīng)基于信息化環(huán)境的特征對后臺管理模塊和功能模塊進(jìn)行針對性設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)收集方面,適應(yīng)大數(shù)據(jù)的工作環(huán)境應(yīng)用Agent等自動(dòng)數(shù)據(jù)抓取技術(shù),采用開放的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)基礎(chǔ)上開發(fā)接口模塊,自動(dòng)采集和接收這些系統(tǒng)推送的待歸檔數(shù)據(jù)。

        (三)創(chuàng)新面向全民參保的人事檔案服務(wù)方式

        1.進(jìn)一步挖掘現(xiàn)有人事檔案資源的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)與服務(wù),主動(dòng)參與到全民參保工作中。基于現(xiàn)有人事檔案特征,在完善數(shù)字資源的基礎(chǔ)上重組信息資源,構(gòu)建人事檔案信息資源平臺,整合區(qū)域內(nèi)人事檔案資源,實(shí)現(xiàn)集中管理、集中開發(fā),形成完備的數(shù)據(jù)庫,集成檢索服務(wù),構(gòu)建一站式的服務(wù)平臺。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案和參保數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理,與公安、衛(wèi)健、民政、教育、市場監(jiān)管、扶貧、殘聯(lián)、高院等部門定期交換數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。面向全民參保的人事檔案服務(wù)應(yīng)用時(shí)間較短且缺乏足夠經(jīng)驗(yàn),因此,在具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)根據(jù)社保工作的要求建立實(shí)行自下而上的管理流程優(yōu)化機(jī)制,周期性對應(yīng)用效果以及衍生的事件進(jìn)行綜合評估,保證人事檔案管理的持續(xù)、穩(wěn)定推進(jìn)。此外,還應(yīng)加強(qiáng)對檔案的開發(fā)和利用,運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)與內(nèi)容分析,挖掘人事檔案多元價(jià)值。

        2.以民眾需求為基礎(chǔ)創(chuàng)新服務(wù)形式。人事檔案隨“人”而動(dòng),也一定程度由當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)力市場所決定。近年來,我國靈活就業(yè)人口不斷提升,用人方式愈加多元化,這也要求人社部門和相關(guān)企業(yè),探索支持未建立穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系的新業(yè)態(tài)從業(yè)人員以個(gè)人身份參加社會保險(xiǎn)新模式,探索未建立穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系的新業(yè)態(tài)平臺企業(yè)為從業(yè)人員代繳保費(fèi)的新模式。在這一過程中,要注意人事檔案個(gè)人自持或代理托管時(shí)真實(shí)性和安全性問題,加強(qiáng)對人事檔案鑒定工作和社保待遇認(rèn)定工作的審核和處理,杜絕重復(fù)參保、重復(fù)領(lǐng)取待遇問題的發(fā)生。

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