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        干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作探析

        2022-11-28 15:45:26姜田芳
        蘭臺內(nèi)外 2022年30期
        關(guān)鍵詞:前期準(zhǔn)備數(shù)字化建設(shè)

        姜田芳

        摘要:黨政機(jī)關(guān)干部的人事檔案管理開啟數(shù)字化時代,其建設(shè)前期準(zhǔn)備工作成為當(dāng)前極為重要的課題之一。然而,由于對檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)認(rèn)知不足,對這一管理的重要性尚未充分認(rèn)識,現(xiàn)今我國的黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理數(shù)字化建設(shè)亟待加強(qiáng)。作者基于我國干部人事檔案管理的現(xiàn)狀,探析了檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作,為數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目提出了若干舉措,用作參考。

        關(guān)鍵詞:黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案;數(shù)字化建設(shè);前期準(zhǔn)備

        黨政機(jī)關(guān)干部的人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源,可為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才提供重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)時代下,為提升干部人事檔案管理的質(zhì)量,黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)逐漸加大其人員檔案資源的開發(fā)力度,尤其要重視檔案系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)及前期準(zhǔn)備工作,推動檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)一步的實(shí)施、完善。

        1干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

        當(dāng)前,通過建立安全、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息庫,完成日常的歸集、整理、保管與遞送以及關(guān)聯(lián)統(tǒng)閱項(xiàng)目材料等的數(shù)字化管理,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案變換成電子檔案。通常原始紙質(zhì)檔案用于記載黨干部的個人具體成長的歷程,其干部選任,年限工齡數(shù)、中共黨員身份的認(rèn)定,以及有關(guān)專技職務(wù)評審與考核認(rèn)定、具體獎懲等多個方面,均為重要依據(jù)及憑證,而這項(xiàng)建設(shè)能高效地將人們對原始紙檔之翻閱頻次和相關(guān)人為破損大大減少,高質(zhì)保護(hù)其存放與材料安全性。

        檔案數(shù)字化建設(shè),可從技術(shù)上防止具體檔案的涂改、造假,更好地維護(hù)人員檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性,有助于進(jìn)一步加強(qiáng)干部工作的嚴(yán)肅性及其公信力[1]。

        2檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的不足

        2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換數(shù)字化程度偏低

        黨政機(jī)關(guān)干部檔案有其自身特點(diǎn),但限于我國舊時觀念及技術(shù)原因,當(dāng)前此類檔案的數(shù)字化程度仍較低。雖然在其檔案管理中,一定程度上應(yīng)用了相關(guān)的計(jì)信技術(shù)以及對口的檔案管理軟件,卻仍未能建立全方位的數(shù)字化管理,特別是對其中已按傳統(tǒng)歸檔的紙媒檔案的具體數(shù)字化整理,是當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)亟待解決的主要問題。此外,數(shù)據(jù)庫體系未臻完善,檔案數(shù)字化管理所需的軟硬件條件仍舊薄弱。

        2.2檔案數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)化人才短缺

        黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理,是組織人事部門工作中的一個重要組成部分,是做好干部人事工作的基本前提。然而,長期以來,組織人事部門對干部人事檔案的重要性認(rèn)識不足,認(rèn)為檔案管理人員僅需“充當(dāng)保管”的角色,特別在當(dāng)前檔案數(shù)字化時代,更缺乏具備現(xiàn)代信息技術(shù)(如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等)理論和應(yīng)用能力的專業(yè)人才。

        2.3檔案數(shù)字化安全性模塊的利用有待加強(qiáng)

        處于大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下,現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著諸多因素的威脅,如系統(tǒng)崩潰、硬件設(shè)施的損毀和電腦病毒入侵,檔案數(shù)據(jù)信息真實(shí)度等等,更有惡意篡改數(shù)據(jù)或?qū)⑵渫庑?,直接影響檔案所具有的保密性[2]。

        3干部檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作的舉措

        3.1重視此類檔案數(shù)字化建設(shè),夯實(shí)對應(yīng)根基

        黨政機(jī)關(guān)干部檔案在干部的培養(yǎng)、選拔、聘任中具有無法取代的巨大作用。如今科技發(fā)展日新月異,我們要注重引入先進(jìn)的技術(shù)和相應(yīng)管理理念,將干部檔案數(shù)字化建設(shè)納入我黨干部隊(duì)伍建設(shè)和管理的全新高度,且與相關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)一部署、落實(shí)與考核,加大干部檔案數(shù)字化建設(shè)的資源投入力度,努力做好此項(xiàng)目頂層設(shè)計(jì),做到科學(xué)地制定其建設(shè)方案,以及該計(jì)劃的各階段目標(biāo),真正貫徹實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)建設(shè)的總體目標(biāo)。

        3.2形成干部檔案數(shù)字化制度建設(shè)

        黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化,需建立相應(yīng)制度以明確各單位職責(zé)、劃定部門內(nèi)分工、規(guī)范項(xiàng)目流程及保障任務(wù)的安全。制定這一項(xiàng)目保密條款,及其相應(yīng)的進(jìn)、出庫制度,同時規(guī)范機(jī)構(gòu)拆組卷與相關(guān)掃描流程,從而為本項(xiàng)工作提供具有實(shí)用指導(dǎo)性和相對應(yīng)預(yù)見性的整一過程管理和實(shí)控預(yù)案[2]。

        3.3檔案數(shù)字化人員隊(duì)伍的建設(shè)

        3.3.1領(lǐng)導(dǎo)層要高度的重視、關(guān)心和支持本任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)必須甄別、選配對應(yīng)的政治可靠、個人作風(fēng)正派并且責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員來開展這項(xiàng)計(jì)劃,同時對其加強(qiáng)黨性教育和相關(guān)的紀(jì)律約束,做到項(xiàng)目人員職稱的科學(xué)設(shè)置,以調(diào)動人員開展工作的積極性,引導(dǎo)其認(rèn)真投入地做好工作,以保證該項(xiàng)工程的人員隊(duì)伍得以相對穩(wěn)定。

        3.3.2組織人事部門需重視其轄下人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提升其專業(yè)素質(zhì);切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力,為數(shù)字化建設(shè)下一環(huán)節(jié)工作中的數(shù)據(jù)庫建立、軟件應(yīng)用和開發(fā)等打下良好基礎(chǔ),從而培養(yǎng)一支熱愛此事業(yè)、恪盡職守,業(yè)務(wù)和相應(yīng)技能兼?zhèn)涞母吣苋瞬抨?duì)伍,為檔案數(shù)字化時代提供強(qiáng)大的人才支撐。

        3.4加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)審查

        黨政機(jī)關(guān)干部檔案的內(nèi)容上包含有許多干部隱私信息,因而必須將保密與風(fēng)控貫穿這類工作的全過程。目前由于專職檔案處理人員在數(shù)量和精力上都有限,難以兼顧日常的檔案管理工作和對應(yīng)的數(shù)字化任務(wù),很多檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化服務(wù),往往選擇外包企業(yè)[3]。因此,在前期準(zhǔn)備階段,需尤其注重對外包機(jī)構(gòu)和全部檔案管理項(xiàng)目參加人員的資質(zhì)審查,提前調(diào)研其保密程度、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)是否已足夠,以及是否具有機(jī)關(guān)方所需的數(shù)網(wǎng)技能。

        3.5健全黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理的信息系統(tǒng)功能

        要想實(shí)現(xiàn)此類檔案的數(shù)字化管理,必須開發(fā)運(yùn)用好檔案信息系統(tǒng)?,F(xiàn)階段,相關(guān)技術(shù)單位開發(fā)了基本的檔案采集軟件,但其軟件只配備有基礎(chǔ)功能,僅用于我們該類數(shù)據(jù)的向上報(bào)送和同級業(yè)務(wù)交流,極難形成具體的信息資料庫,后期不能滿足本類數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的要求,存在極大的資料信息共享差距[4]。要做好資料共享工作,所配備的干部檔案信息化管理管理系統(tǒng),還應(yīng)實(shí)現(xiàn)較為齊全的功能。各黨政機(jī)關(guān)單位應(yīng)依據(jù)工作需求,進(jìn)一步地完善相關(guān)系統(tǒng)的功能。而后在常規(guī)自動化管理的基礎(chǔ)上展開對應(yīng)數(shù)字化掃描,并提供相關(guān)數(shù)檔服務(wù),從而逐步建成高效管理平臺。

        3.6創(chuàng)新干部人事檔案前期管理機(jī)制

        結(jié)合保密性特點(diǎn),制定出相應(yīng)管理規(guī)制;建立工程審查制度,以做到當(dāng)查檔人員檢索具體檔案材料時,對應(yīng)管理平臺能即時監(jiān)測其行為,進(jìn)行閱檔全過程的詳細(xì)日志記錄,為使用該類數(shù)檔必要制度保障,在展開高效利用本檔案的同時,確保其資料信息安全。

        總之,黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化建設(shè)能充分發(fā)揮相應(yīng)檔案項(xiàng)目的作用,能真實(shí)反映干部個人履歷的具體信息,是我國黨政機(jī)關(guān)單位了解人員的重要依據(jù)。而且,此類別檔案,也是我黨組織部門了解黨員干部基層實(shí)績及其新時期思想作風(fēng)、各種獎懲等的重要依據(jù),對國家選任干部至關(guān)重要。因此,在黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)開展前,黨政單位要把前期準(zhǔn)備工作中各環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié),嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地進(jìn)行加強(qiáng),從而為本項(xiàng)建設(shè)順利開展提供重要、有力的保障。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊璐.簡述干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(03):153—155.

        [2]楊興志,畢建軍.新時期干部人事檔案數(shù)字化工作初探[J].城建檔案,2020,(02):25—26.

        [3]劉美紅.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備工作的思考[J].數(shù)碼設(shè)計(jì),2020,9(5):2.

        [4]姜東艷.共享視域下機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理策略研究[J].蘭臺世界,2022(05):113—115.

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