文/薛蕾(廣東省文物考古研究院)
事業(yè)單位與企業(yè)有著本質(zhì)的不同,其所開展的業(yè)務(wù)活動以及其他相關(guān)輔助活動的主要經(jīng)費(fèi)來源是由政府撥付的,日常經(jīng)營不計入盈虧。由此大多數(shù)人認(rèn)為事業(yè)單位沒有必要進(jìn)行成本管理,最終導(dǎo)致資源配置混亂,鋪張浪費(fèi)的情況經(jīng)常出現(xiàn)。因此,新形勢下,要加強(qiáng)事業(yè)單位成本管理、科學(xué)制定預(yù)算指標(biāo)、控制成本、發(fā)揮事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益與社會公共服務(wù)效益,加強(qiáng)資金的管理,避免資金的隨意浪費(fèi),提高資金的使用率,進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位的成本資源配置。
成本管理是成本核算、成本分析、成本決策和成本控制等一系列科學(xué)管理行為的總稱。實施成本管理,主要是為了把控資金的使用,讓資金的耗費(fèi)計入成本,通過成本控制,在既定的績效目標(biāo)下,盡可能地減少資金的投入,杜絕資金的浪費(fèi),使每一筆資金都能發(fā)揮其最大價值,以更少的成本獲得更好的績效,節(jié)約國家財政的支出,將財政經(jīng)費(fèi)用在更需要的地方。
文物事業(yè)單位的資金來源主要由國家政府財政撥款,因此,如果出現(xiàn)不合理的資金浪費(fèi),將會導(dǎo)致國家的財政危機(jī)[1]。事業(yè)單位的成本管理包括直接費(fèi)用、間接費(fèi)用以及其他費(fèi)用,其中包括從事文物考古、發(fā)掘、維修、修復(fù)、復(fù)原等業(yè)務(wù)活動以及非獨(dú)立核算生產(chǎn)經(jīng)營活動所發(fā)生的費(fèi)用,而間接費(fèi)用按照一定的比例計入成本中。若不實行成本管理,將會出現(xiàn)開支不合理、濫發(fā)獎金、超額資產(chǎn)等問題。
第一,提高管理水平與運(yùn)行效率。事業(yè)單位的成本管理包括成本核算與預(yù)算管理兩部分,積極完善成本核算與預(yù)算管理有助于事業(yè)單位更好地提高自身管理水平,提高資金的管理能力。新的政府會計制度雖然改進(jìn)了傳統(tǒng)預(yù)算的不足之處,但只是重點關(guān)注核算費(fèi)用的支出情況和執(zhí)行率,缺少對具體事項真實成本耗費(fèi)情況的分析,而事業(yè)單位成本管理可以加強(qiáng)對核算對象的整體成本核算,有助于提高其管理水平與運(yùn)行效率。第二,控制單位成本預(yù)算。事業(yè)單位的資金主要來源于國家政府的支持,其資金、人力、物力的使用是否正常關(guān)乎著社會的發(fā)展與國家的進(jìn)步。因此,如果在事業(yè)單位中不加以控制資源的使用、節(jié)約資源,對于國家與社會都會產(chǎn)生不良的影響。而實施成本管理可以有效地控制資源在項目中的使用,對資源進(jìn)行優(yōu)化配置,使資源使用更加科學(xué)、合理,從而創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益,更好地服務(wù)社會大眾。第三,有利于提高會計信息質(zhì)量。事業(yè)單位實施成本管理是以權(quán)責(zé)發(fā)生制為主要的會計核算方法,加強(qiáng)成本管理有助于提高權(quán)責(zé)發(fā)生制及收付實現(xiàn)制兩套賬的核算精準(zhǔn)性,進(jìn)一步提高會計質(zhì)量。同時,成本管理貫穿于事業(yè)單位的全過程中,加強(qiáng)成本管理也就進(jìn)一步地優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,為業(yè)務(wù)核算提供更加真實的數(shù)據(jù)。第四,有助于績效評價的實施。事業(yè)單位與企業(yè)有著本質(zhì)的不同,無法采用一套完整的管理標(biāo)準(zhǔn)去衡量工作人員的工作效益,致使部分工作人員對其工作內(nèi)容隨意敷衍,這樣的情況不利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。加強(qiáng)成本管理,一方面能夠為績效評價提供相關(guān)依據(jù),對單位相關(guān)人員工作情況加以衡量,使事業(yè)單位的管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。另一方面,將績效的高低與社會服務(wù)的質(zhì)量和效率相連通,可以幫助工作人員更好地展開工作。
事業(yè)單位實施成本管理可以幫助政府減輕財政負(fù)擔(dān),不斷優(yōu)化配置資源,節(jié)約成本,提高事業(yè)單位運(yùn)行效率,積累社會財富。同時可以合理地定編人員,分流富余人員,推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展,實現(xiàn)我國按勞分配為主體的多種分配方式并存的分配制度,推動社會進(jìn)一步的穩(wěn)定發(fā)展[2]。
成本管理是需要全員參與其中進(jìn)行全面控制的一種管理方式,需要全體員工樹立正確的成本管理理念,自覺主動地參與到成本控制活動中來。然而,據(jù)了解可知,成本管理最終效果不佳的主要原因之一是缺少正確的成本管理理念,具體表現(xiàn)為:首先,事業(yè)單位與企業(yè)有著本質(zhì)的差異,它不是以獲取盈利為主要目的的,需要承擔(dān)社會公共服務(wù),又是由國家全額撥款,沒有資金壓力,導(dǎo)致很多事業(yè)單位往往只考慮到完成項目目標(biāo),不重視資金的使用效率,為達(dá)績效目標(biāo),不計成本。比如事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為成本管理與自身并無聯(lián)系,缺乏成本管理理念,開展活動時往往不計成本、不計收獲效益,只關(guān)注于社會公益和服務(wù)水平的提升。其次,現(xiàn)行的事業(yè)單位成本管理的體系不完善,缺乏應(yīng)有的控制能力,只控制公職人員自身的開支,會導(dǎo)致公職人員的約束性太多,行動受到局限。而收到項目的資金時會認(rèn)為花的不是自己的錢,花錢大手大腳,毫無節(jié)約意識。最后,事業(yè)單位在獲得項目時,往往只注重績效目標(biāo),如何盡快完成目標(biāo),而在預(yù)算分析和工作總結(jié)中只強(qiáng)調(diào)社會效益,這種思維方式,導(dǎo)致公職人員忽視了效益與資金的對比,使得事業(yè)單位的公職人員與財務(wù)人員對成本核算的意識不夠,導(dǎo)致其管理意識不能從根本上加強(qiáng)。
現(xiàn)階段的績效考核制度正逐步在事業(yè)單位大力推進(jìn),但是,由于多方面的因素,導(dǎo)致績效考核無法檢驗成本管理的效果,導(dǎo)致事業(yè)單位無法有效地落實成本管理制度。
一方面,當(dāng)前的績效考核制度的重點在項目資金的支付進(jìn)度以及項目實施的產(chǎn)出的效益,對完成績效考核的項目需要投入多少成本則選擇忽略,收獲的效益是否與投入資金相匹配缺乏考核評價手段,這將導(dǎo)致事業(yè)單位為了達(dá)到項目預(yù)期績效目標(biāo),不計成本代價,隨意修正和盲目修改預(yù)算指標(biāo),增加資金。比如,為了某個項目目標(biāo)制定了一個信息系統(tǒng),那在另一個項目中是否可以繼續(xù)使用這個信息系統(tǒng),還是需要另外再開發(fā)一個信息系統(tǒng),或者升級這個信息系統(tǒng)來滿足需求。
另外一方面,事業(yè)單位由于其自身特殊性,無法針對不同部門、不同各崗位的工作進(jìn)行績效的考核,大部分的工作無法實施量化考核,使績效考核指標(biāo)流于表面。再加上很多人認(rèn)為事業(yè)單位工作是“金飯碗”,部分在職人員工作存在隨意性,自身考核也沒有加上項目成本消耗,使得在職人員不認(rèn)真對待績效考核評價,無法真正地推進(jìn)成本管理制度。
根據(jù)新出文件規(guī)定,事業(yè)單位加強(qiáng)了資金管理的重視度,也針對此項工作發(fā)布相關(guān)文件,同時制定規(guī)章制度,在嚴(yán)格規(guī)范下,落實成本管理。但是目前,仍有相當(dāng)一部分的制度政策及監(jiān)督考核制度需要進(jìn)一步完善,導(dǎo)致缺乏完善的成本管理制度。一方面,事業(yè)單位對成本項目的制定、人員的約束、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、成本費(fèi)用的歸集缺乏剛性的約束,使得成本管理工作無法真正地推進(jìn)。比如,部分單位雖然制定了成本管理制度,但是由于缺乏對實際情況的全面了解,缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與要求,使得規(guī)章制度可執(zhí)行力弱,不利于正常工作的開展,導(dǎo)致規(guī)章制度流于形式,實際操作能力差。另外一方面,成本管理制度缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制,使部分在職人員出現(xiàn)懶惰心理,再加上成本管理的工作中進(jìn)行會計核算時會加大財務(wù)人員的工作量,因此難以有人愿意認(rèn)真執(zhí)行。因此也會導(dǎo)致會計核算的工作成本與預(yù)期效益相差甚大,出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。
事業(yè)單位現(xiàn)階段執(zhí)行了“雙功能,雙基礎(chǔ),雙報告”的會計制度,同時采用了收付受限制為核算基礎(chǔ)的預(yù)算會計和權(quán)責(zé)發(fā)生制為核算基礎(chǔ)的財務(wù)會計。但事業(yè)單位為建立其完善的成本管理制度,缺乏科學(xué)的成本核算方式[3]。一是因為財政部雖然一直強(qiáng)調(diào)成本概念與成本核算管理制度,指導(dǎo)事業(yè)單位成本管理設(shè)置成本理念,明確了成本預(yù)算的基本原則與方法,但是卻缺乏具體的操作指南和預(yù)算指標(biāo),造成事業(yè)單位無法下手,具體操作無章可循。二是權(quán)責(zé)發(fā)生制致使財務(wù)人員按照已經(jīng)實現(xiàn)的收入標(biāo)準(zhǔn)來確認(rèn)具體收入,而不考慮具體款項是否到賬。對于事業(yè)單位來說,收到的資金與跨級核算的收入并無直接的聯(lián)系,成本收入與預(yù)算編制相關(guān),與實際收費(fèi)也無關(guān),這就導(dǎo)致事業(yè)單位的成本支出少收還是多收,與自身并無聯(lián)系,最終必然影響成本管理的有序推進(jìn)。三是單位基本支出是根據(jù)人員定額來完成,但由于我國的事業(yè)單位眾多,職能差異大,無法統(tǒng)一劃定定額標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致各單位之間不均衡,缺乏合理性。對于一些人數(shù)較少,承擔(dān)的職能耗費(fèi)大量辦公成本的事業(yè)單位來說,其定額無法滿足其間接支出的需要,這就導(dǎo)致部分間接成本會采用項目支出來實現(xiàn)。這些問題的存在都會影響著成本預(yù)算的方式,使其缺乏科學(xué)性與合理性。
明確成本管理的主要目的是為了減少不必要的成本損耗,減少資源的浪費(fèi),優(yōu)化公共財政資源配置。在思想認(rèn)知層面,首先根據(jù)事業(yè)單位的需要動員全體員工積極參與進(jìn)來,樹立成本管理理念,事業(yè)單位可以定期在內(nèi)部組織宣傳培訓(xùn)活動,培訓(xùn)重心放在成本相關(guān)內(nèi)容上,加大宣傳與引導(dǎo)的力度,重點突出成本管理的價值以及作用,在此基礎(chǔ)上督促全面認(rèn)知成本管理,樹立成本控制的意識,節(jié)約資源,杜絕浪費(fèi),人人有責(zé),做好自己的本職工作,認(rèn)真完成成本控制工作內(nèi)容。其次,事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的職能屬性,劃分不同的成本管理責(zé)任部門,根據(jù)不同部門的工作內(nèi)容制定符合實際情況的管理標(biāo)準(zhǔn),持續(xù)地推進(jìn)成本管理工作體系,提高管理水平[4]。最后,可以定期與其他各事業(yè)單位之間交流,促進(jìn)成本管理理念與方法的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)其他單位之間的優(yōu)秀先進(jìn)經(jīng)驗,展開積極的探討,提出具體思路,幫助解決所遇到的問題,并且對標(biāo)學(xué)習(xí)好的管理方法,在全員參與以及配合下,進(jìn)一步促使整體的成本管理水平不斷提升。
為了提高資金的使用率,避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)與濫用的情況,應(yīng)建立完善的成本管理考核體系,督促成本管理的落實與執(zhí)行,避免流于形式。
首先,應(yīng)該完善成本管理考核體系,還應(yīng)將成本的控制納入考核體系當(dāng)中,事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)各個部門實際情況,建立符合各部門的考核體系,各部門通過成本指標(biāo)的把控來衡量部門的運(yùn)行效率,提高考核體系的可操作性。
其次,應(yīng)該加強(qiáng)部門整體預(yù)算績效評價,將成本管理科學(xué)地納入部門績效預(yù)算評價體系中,按照年度、季度對成本管理的工作進(jìn)展進(jìn)行評價,定期核查成本預(yù)算管理執(zhí)行的情況。當(dāng)出現(xiàn)問題時,及時地改進(jìn),提出科學(xué)合理的建議,解決問題,并對其管理過程進(jìn)行合理有效的評價,不斷地優(yōu)化績效考核方式,提升事業(yè)單位管理水平。
最后,事業(yè)單位的特殊性導(dǎo)致不能用效益來進(jìn)行考核,應(yīng)該加上群眾滿意度調(diào)查和投資項目分析等不同的考核指標(biāo),同時將成本管理效果與個人績效考核掛鉤,將成本管控的責(zé)任落實到每個人身上,做到有獎有罰,充分調(diào)動員工積極性,從根本上推進(jìn)成本管理考核的完善。
完善的成本管理制度,可以提供可供參照的規(guī)章制度與依據(jù)。首先,事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)單位的職能劃分具體的發(fā)展情況,建立全面預(yù)算組織機(jī)構(gòu),由專業(yè)的人士把控預(yù)算管理,明確各部門的權(quán)責(zé),規(guī)范整個工作流程,以確保成本管理穩(wěn)步推進(jìn)。其次,當(dāng)出現(xiàn)管理方面的問題時,第一時間找到負(fù)責(zé)人,避免工作人員之間互相推卸責(zé)任,促使成本管理工作得到有效落實[5]。再次,應(yīng)該明確事業(yè)單位的資產(chǎn)管理,定期盤點資源的情況,明確各個資源的使用情況、價值等,為項目工作提供支持,避免出現(xiàn)數(shù)量不對、質(zhì)量問題等,加劇資金成本。最后,科學(xué)細(xì)化分類成本管理工作,事前側(cè)重于預(yù)算,事中側(cè)重于執(zhí)行監(jiān)督與管控,事后側(cè)重于核算分析,并且深入反思,從而保障成本管理的質(zhì)量。
加強(qiáng)預(yù)算管理也是成本控制的關(guān)鍵,單位應(yīng)嚴(yán)格落實預(yù)算,仔細(xì)檢查各項收支,杜絕資金浪費(fèi),消減不必要的費(fèi)用開銷。強(qiáng)化成本預(yù)算管理,主要有以下幾個方面:
第一,應(yīng)當(dāng)成立專業(yè)的預(yù)算部門,收集、整理相關(guān)的信息資料。預(yù)算編制時,結(jié)合過去的實際開支與現(xiàn)階段項目的需求,以戰(zhàn)略為導(dǎo)向,細(xì)化日常開支、項目經(jīng)費(fèi)等,構(gòu)建成本預(yù)算體系。嚴(yán)格控制預(yù)算范圍,對于超出預(yù)算范圍的,分析原因,找出問題,及時地解決,采用量身定制的預(yù)算編制,優(yōu)化預(yù)算編制流程,提高事業(yè)單位資金的使用率,減少成本的浪費(fèi)[6]。
第二,建立獎懲機(jī)制。明確各個部門各個人員的工作方位內(nèi)容以及權(quán)責(zé)關(guān)系,建立符合本單位的獎懲機(jī)制,充分調(diào)動相關(guān)人員的積極性,使相關(guān)人員能夠自覺地參與到成本管理工作與成本預(yù)算的編制當(dāng)中,增加預(yù)算編制的可執(zhí)行性。同時還可以將財務(wù)、審計的崗位進(jìn)行權(quán)責(zé)分離,加強(qiáng)成本管理過程中的透明性,使事業(yè)單位健康有序地發(fā)展。
第三,建立預(yù)算追加機(jī)制,對確實需要的預(yù)算,明確具體原因,根據(jù)實際情況調(diào)整方案,增加方案的可行性,靈活進(jìn)行預(yù)算的調(diào)整,保證成本管理的持續(xù)推進(jìn),提高預(yù)算資金的使用效率。
綜上所述,事業(yè)單位的成本管理關(guān)乎著社會公共服務(wù)和國家財政資金使用率是否能夠正常推進(jìn)。因此,其資金的使用也受到了大范圍的關(guān)注,但現(xiàn)階段的事業(yè)單位成本管理依舊有著不足之處,工作人員的意識淡薄、管理制度的不合理、績效考核制度不科學(xué)、預(yù)算方式不完善等,事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)成本的管理,有效落實成本管理工作,不斷提高成本管理的認(rèn)識,并有效應(yīng)用于實際操作過程中,優(yōu)化自身的工作方法與管理模式,優(yōu)化預(yù)算編制,加強(qiáng)績效考核制度的有效性,最終使項目成本能夠得到有效控制,推動事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。