■閆婷婷

一、教學(xué)檔案在教學(xué)發(fā)展中的重要作用

教學(xué)檔案是知識的重要載體，是珍貴的文化遺產(chǎn)，它的規(guī)范完整為其進(jìn)行深度開發(fā)，實現(xiàn)檔案文化資源的傳播與共享提供了可能。完備的教學(xué)檔案全面系統(tǒng)地呈現(xiàn)了教學(xué)實踐過程、教學(xué)管理過程、教學(xué)研究過程，是未來開展教學(xué)活動的參考資料，是未來教學(xué)管理科學(xué)決策的方向指南，為未來教學(xué)評估、教學(xué)改革、教學(xué)編研提供寶貴的經(jīng)驗和啟示。

（一）教學(xué)檔案在教學(xué)評估中發(fā)揮著憑證、依據(jù)作用

教學(xué)評估是衡量高校教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的有效手段。評估專家從教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)條件、教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)改革等方面對高校教學(xué)展開綜合考查。教學(xué)檔案管理制度的建立健全、管理的規(guī)范程度、管理效果反饋評價將直接關(guān)系到高校教學(xué)評價的最終結(jié)果。對高校而言，教學(xué)評估的重要性不言而喻，規(guī)范完整的教學(xué)檔案可為教學(xué)評估提供原始數(shù)據(jù)和支撐材料，保證教學(xué)評估順利有序開展，無論組織機構(gòu)、指標(biāo)體系、工作程序如何確定，都將通過教學(xué)檔案對一所高校的教學(xué)進(jìn)行全面評析。可以說，教學(xué)檔案是高校辦學(xué)水平和辦學(xué)實力的佐證材料。

（二）教學(xué)檔案在教學(xué)改革中發(fā)揮著參考、借鑒作用

教學(xué)檔案在教學(xué)改革中具有重要的參考、借鑒價值。規(guī)范的教學(xué)檔案真實記錄了教學(xué)改革的全過程，全面揭示了教學(xué)改革的發(fā)生發(fā)展、推廣應(yīng)用和成果取得。將以往的教改內(nèi)容和實施辦法作為參照，與當(dāng)前的具體實際進(jìn)行對比，會輻射出有益的經(jīng)驗和思路，為管理者進(jìn)行科學(xué)決策提供了寶貴的參考。借助教學(xué)檔案，我們可以及時了解不同高校教學(xué)改革的最新成果和動態(tài)，從而借鑒最佳的教學(xué)管理經(jīng)驗，完善自身的教學(xué)運行機制。

（三）教學(xué)檔案在教師專業(yè)發(fā)展中起到了推動、促進(jìn)作用

教學(xué)檔案以知識載體的形式，濃縮了教師從事教學(xué)成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，系統(tǒng)梳理了精品課程的授課經(jīng)驗、精品教案的設(shè)計經(jīng)驗、優(yōu)秀教改項目的申報經(jīng)驗等諸多助益于教師專業(yè)發(fā)展和教學(xué)能力提升的參照?？梢哉f，教學(xué)檔案為教師研究教學(xué)規(guī)律、創(chuàng)新教學(xué)模式、增強科研創(chuàng)新能力，開拓了視野，啟迪了思路，為教師的專業(yè)發(fā)展提供了新的增長點。

（四）教學(xué)檔案在史料研究和學(xué)籍認(rèn)證中發(fā)揮著服務(wù)、利用作用

教學(xué)檔案的服務(wù)利用主要用于史料編纂和學(xué)籍認(rèn)證。教學(xué)檔案記錄了學(xué)校院系設(shè)置、學(xué)科專業(yè)的創(chuàng)建、發(fā)展與壯大，承載了校園文化的思想底蘊，其蘊含的信息為編史修志、撰寫年鑒提供了翔實的素材。高校檔案館作為對外窗口，具有服務(wù)社會的職責(zé)。系統(tǒng)完整的教學(xué)檔案不僅為畢業(yè)校友提供了錄取名冊、成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)名冊、英文成績翻譯、分配審批表、派遣花名冊等與學(xué)籍學(xué)歷相關(guān)的材料，還為學(xué)歷認(rèn)證機構(gòu)、公證機關(guān)提供了學(xué)歷認(rèn)定材料。

（五）教學(xué)檔案在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著權(quán)威、解釋作用

教學(xué)檔案是對高校教學(xué)發(fā)展軌跡的真實記錄，是最可靠的原生信息資源，可以作為法律文件保障學(xué)校的正當(dāng)權(quán)益。學(xué)科設(shè)置、專業(yè)建設(shè)、學(xué)位點建設(shè)的請示與批文可作為合法辦學(xué)的權(quán)威文件；完整的學(xué)籍檔案不僅可以滿足查詢需求，而且可以辨識學(xué)歷、學(xué)位證書真?zhèn)?，遏止文憑造假，維護(hù)學(xué)校聲譽。

二、教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案隊伍專業(yè)素質(zhì)有待加強

部分領(lǐng)導(dǎo)思想站位不高，不夠重視教學(xué)檔案，淺顯地認(rèn)為教學(xué)檔案只是簡單的收集和查驗，是管理承辦過的文件資料，對教學(xué)檔案服務(wù)于后期教學(xué)工作的重要性認(rèn)識不足，嚴(yán)重阻礙了信息資源的開發(fā)利用。專職檔案員普遍存在知識結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代設(shè)備使用技能欠缺、檔案知識更新緩慢、檔案編研成果輸出不足、參加檔案教育培訓(xùn)次數(shù)少、申報重點課題不積極、服務(wù)意識淡薄等突出問題。兼職檔案員大多沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，在檔案收集和管理方面存在許多問題。

（二）檔案管理制度體系有待完善

絕大多數(shù)高校檔案部門沒有嚴(yán)格的立卷歸檔制度、利用制度、鑒定制度，不能保障教學(xué)檔案的齊全和安全。沒有建立檔案工作指導(dǎo)機制、聯(lián)合溝通協(xié)作機制、二級院系檔案管理規(guī)定和長效管理監(jiān)督體制，不能保障教學(xué)檔案及時完整歸檔。

（三）信息化發(fā)展水平有待提升

檔案部門缺乏數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘領(lǐng)域的復(fù)合型人才；缺乏檔案實體、檔案環(huán)境、庫房安全等智能監(jiān)管的現(xiàn)代設(shè)備，缺乏檔案數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的相應(yīng)設(shè)施，如：利用光學(xué)識別OCR、語音識別ASR技術(shù)對照片、音頻、視頻中的內(nèi)容進(jìn)行全文識別；檔案信息采集差，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)沒有和學(xué)校的政務(wù)平臺（OA系統(tǒng)）、成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)有效對接，無法實現(xiàn)系統(tǒng)間互動聯(lián)通；沒有搭建云平臺和進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，不能對檔案利用者的需求進(jìn)行分析，也不能對查閱內(nèi)容、搜索方式進(jìn)行統(tǒng)計，無法實現(xiàn)關(guān)聯(lián)服務(wù)和跟蹤服務(wù)。

三、規(guī)范教學(xué)檔案業(yè)務(wù)管理

（一）多方收集

教學(xué)檔案的收集要保障教學(xué)工作與檔案收集工作同步，收集方式應(yīng)該靈活多樣，如捐贈、寄存，載體形式也應(yīng)呈現(xiàn)多元化，如照片、視頻、書畫、實物等。同時，需建立動態(tài)的歸檔范圍來保障學(xué)校特色檔案的歸檔，如在新冠病毒肺炎疫情期間采取線上授課所產(chǎn)生的檔案。

（二）科學(xué)鑒定

檔案鑒定就是用全面的、歷史的、發(fā)展的視角判定檔案的保存價值，確定檔案的保存期限。規(guī)范檔案鑒定要以科學(xué)價值鑒定理論為指導(dǎo)，合理運用檔案價值鑒定的原則與方法，成立檔案鑒定工作小組，以《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為依據(jù)，結(jié)合不同高校的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)鑒定制度、鑒定計劃和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，完善溝通機制、管控機制、風(fēng)險防控和記錄機制，訂立合理的鑒定程序。對于檔案的初始鑒定（文件材料的取舍和保管期限的確定）要將文件的固有價值、文件之間的相互聯(lián)系以及全宗檔案的豐富性考慮在內(nèi)。對于期滿檔案應(yīng)按照安全保密制度和銷毀制度，合理選擇銷毀或延長保管期限。

（三）規(guī)范整理

經(jīng)規(guī)范整理的檔案保持了文件之間的有機聯(lián)系，其整理的原則是便于保管利用及保持檔案的歷史聯(lián)系。檔案整理涵蓋了：

1.區(qū)分全宗。全宗是檔案的第一層分類保管單位，同一所高校全宗號是一致的。

2.全宗內(nèi)檔案分類。根據(jù)立檔單位檔案的來源（黨群、行政、科研、教學(xué)、財會、基建等）、時間、內(nèi)容的不同進(jìn)行劃分。

3.立卷。立卷分為立卷檢查、立卷分類、分類編號。立卷檢查時要做到收集的文件字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。兼職檔案員首先要對文件展開初始鑒別，鑒定文件的保存價值、有機聯(lián)系、案卷文件的數(shù)量（通常一卷檔案的頁碼不超過200頁）。立卷分類時按照年度、問題或者保管期限來劃分。分類編號時根據(jù)《中國檔案分類法——教育檔案分類表》所給的檢索分類號，再按照教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點（如按照教育層次：研究生、本科生、專科生、成人教育）編制二級類目代號簡表，最后案卷號按照最下位的類目排序，如2020-JX11-1。

4.組卷。組卷分為卷內(nèi)文件的排列、編頁、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面。在檢查案卷質(zhì)量后（如拆除文件上的金屬裝訂物）方可進(jìn)行組卷。卷內(nèi)文件的排列：要按照文件的重要程度或時間順序的排列規(guī)則，如批復(fù)在前、請示在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、被轉(zhuǎn)發(fā)件在后等。卷內(nèi)文件的編頁：無論單雙面只要有文字均應(yīng)在非裝訂線一側(cè)的下角編頁。填寫卷內(nèi)文件目錄時：要注意文件編號的填寫，如* 發(fā)[2021]10號，不能寫成*發(fā)[21]10號；聯(lián)合發(fā)文機關(guān)的責(zé)任者填寫為發(fā)文機關(guān)；在頁次的書寫時要求最后一件加上起止頁號；備注中需要填寫文件是否說明的情況，如修改、缺損等；教學(xué)檔案規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類的，如教師出版的專著類別屬于出版，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中標(biāo)明參見號。擬寫案卷標(biāo)題：案卷標(biāo)題通常由主要責(zé)任者+(轉(zhuǎn)發(fā))關(guān)于** 內(nèi)容的+文種或文件類型構(gòu)成，通?？刂圃?0字以內(nèi)。填寫案卷封面時：要注意起止日期是卷內(nèi)文件形成的最早最晚日期；檔案的檔號通常包括全宗號、年度、分類號、案卷號，其余字段根據(jù)實際情況如實填寫即可。裝訂時采用三孔一線法，用棉線裝訂。

5.移交歸檔。兼職檔案員要對歸檔的文件負(fù)責(zé)，確保組卷規(guī)范，立卷完整，交接雙方當(dāng)面檢查驗收無誤后，便可簽訂一式兩份的移交表了。

6.編目。編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄、移交目錄的檢索工具，將編制的信息數(shù)據(jù)同時著錄在教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。特色、專題檔案積累到一定程度，即可進(jìn)行匯編出版。

7.裝盒上架。按照檔號順序依次裝盒，排列于密集架。

（四）嚴(yán)格保管

檔案保管主要包括檔案保管的硬件條件、制度規(guī)則以及破損檔案的修復(fù)。檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》。檔案保管需要制定檔案庫房管理規(guī)則，即檔案入庫存放、借閱規(guī)則和人員出入管理辦法等。如檔案入庫時應(yīng)進(jìn)行登記，標(biāo)明移交部門、案卷數(shù)量和檔案存放位置。在檔案使用過程中應(yīng)對檔案進(jìn)行監(jiān)管，做好檔案使用的登記及交接，要對檔案的利用方式及場所有所限定，在未經(jīng)允許的情況下不準(zhǔn)利用者擅自拍照、復(fù)印、抄錄。檔案人員要對庫房檔案做到心中有數(shù)，及時了解檔案材料的變化情況，針對破損檔案要迅速進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，最大程度減少環(huán)境因素對檔案的破壞，延長檔案的使用壽命。

（五）精準(zhǔn)檢索

檔案檢索包括檔案信息存儲和信息查找。檔案存儲是檔案查找的利用和前提，信息查找是實現(xiàn)利用需求和檔案信息的有效匹配。檔案著錄應(yīng)以《檔案著錄規(guī)則》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》為依據(jù)，不僅要準(zhǔn)確記錄分類號、主題詞、提要等內(nèi)容特征，也要詳實記錄提名、文件編號、責(zé)任者、時間、保管期限、載體類型等形式特征。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是提高檔案檢索查全率和查準(zhǔn)率的重要保證，是快捷利用數(shù)字化成果的有效手段，有利于創(chuàng)新服務(wù)方式，擴大服務(wù)范圍，提升工作效率。

（六）優(yōu)化利用

高校檔案部門應(yīng)加大檔案利用，積極推動檔案閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、借閱服務(wù)、咨詢服務(wù)、展覽服務(wù)，充分實現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。檔案利用要提高規(guī)范性和便捷性，借出檔案時要貫徹落實借出制度，做好登記工作，及時催還；對于已開放檔案，單位或個人需表明檔案利用目的和范圍，持相關(guān)身份證明并做好登記工作；對于查閱、摘錄、復(fù)制未開放檔案，要經(jīng)過檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于珍貴檔案的復(fù)制可用復(fù)制件或微縮品代替。

（七）深化編研

高校檔案部門應(yīng)積極與圖書館、校史館、科研處等部門展開合作編研，把學(xué)生利用頻率高的教學(xué)檔案整理匯總，編撰歷年考研真題、優(yōu)秀論文集；把學(xué)生關(guān)心的熱點問題分類收集，將學(xué)籍管理、社會實踐、畢業(yè)生檔案工作等作為系列專題匯編成冊；與此同時，也應(yīng)豐富專題匯編，如：《學(xué)校70周年校慶概要》《學(xué)校2021大事記》《高校教學(xué)規(guī)章制度匯編》等一系列積極推動教學(xué)檔案繁榮創(chuàng)新的文化成果，共同助力教學(xué)檔案實現(xiàn)共建共享的編研模式。

（八）全面統(tǒng)計

規(guī)范檔案統(tǒng)計，高校檔案機構(gòu)要執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度。建立健全各類統(tǒng)計臺賬，真實、準(zhǔn)確、完整地做好原始記錄，及時向上級檔案部門報送統(tǒng)計報表，并分析統(tǒng)計變化情況，查找趨向性、規(guī)律性問題。檔案及檔案資料數(shù)量、檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量、檔案利用服務(wù)情況、檔案工作條件是檔案統(tǒng)計的主要內(nèi)容。檔案及資料數(shù)量的統(tǒng)計包括收進(jìn)、移出、銷毀、實存的不同全宗、不同種類、不同保管期限的數(shù)量；檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量統(tǒng)計涵蓋歸檔率、數(shù)字化率、完整率；檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計要素包含借閱人次、借閱量、查全率、查準(zhǔn)率、利用率、利用效果等；工作條件的統(tǒng)計則覆蓋了人員配備、班子結(jié)構(gòu)、庫房設(shè)計、設(shè)備配置等方面。

四、規(guī)范教學(xué)檔案管理的有效措施

（一）建立分層領(lǐng)導(dǎo)管理機制

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》，設(shè)立校長、分管副校長、檔案館負(fù)責(zé)人、教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)人、學(xué)院院長的分層領(lǐng)導(dǎo)管理體制，構(gòu)建學(xué)校——檔案館——教務(wù)處（研究生學(xué)院）、二級學(xué)院辦公室——各教研室的分級管理網(wǎng)絡(luò)體系。校級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制定并健全檔案管理制度，嚴(yán)格做到“三納入”“四同步”；檔案館扮演著檔案管理召集人、協(xié)調(diào)者、裁判員的角色，負(fù)責(zé)全校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查和監(jiān)督工作；教務(wù)處、研究生學(xué)院負(fù)責(zé)督促二級學(xué)院上報院級檔案（教學(xué)文件、校歷、人才培養(yǎng)方案、學(xué)生成績）；各二級學(xué)院設(shè)立檔案室，配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)活動記錄、教學(xué)進(jìn)程記錄等檔案的收集、整理、保管工作。

（二）完善教學(xué)檔案管理制度

以制度建設(shè)為抓手，確保教學(xué)檔案管理有制可依，有章可循。各高校應(yīng)以《檔案法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，制定檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、專題檔案歸檔、重大事項部署等檔案事業(yè)行政管理規(guī)劃，完善教學(xué)檔案的立卷歸檔制度（立卷要求、歸檔范圍、歸檔辦法、歸檔時間）、鑒定制度、保管制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計制度，同時，學(xué)校應(yīng)對二級院系制訂檔案管理規(guī)定，對分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員配套相應(yīng)的目標(biāo)、任務(wù)、考核、獎懲措施，制定教學(xué)檔案質(zhì)量評估指標(biāo)體系和檔案人員的崗位責(zé)任制。

（三）強化檔案隊伍素質(zhì)建設(shè)

檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化，要求檔案工作者在儲備知識和檔案專業(yè)知識的同時兼具現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的使用技能。首先，強化思想建設(shè)，師生全員應(yīng)加強理念創(chuàng)新，充分認(rèn)識到規(guī)范管理檔案的必要性以及教學(xué)檔案在促進(jìn)教學(xué)發(fā)展中的重要作用，在實踐中自覺踐行教學(xué)檔案管理規(guī)范，助力檔案管理事業(yè)發(fā)展。其次，高?？梢酝ㄟ^招聘專業(yè)人才來提升干部隊伍素質(zhì)，重點引進(jìn)高層次檔案管理人才和計算機專業(yè)技術(shù)人才，同時提高檔案人員的工作待遇，以保證檔案隊伍的穩(wěn)定性。最后，檔案部門要拓展業(yè)務(wù)實訓(xùn)基地，搭建理論學(xué)習(xí)平臺，創(chuàng)新繼續(xù)教育培訓(xùn)方式，通過業(yè)務(wù)骨干帶動青年隊伍實地開展檔案管理業(yè)務(wù)，不斷拓寬工作思路，更新檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能，不斷推進(jìn)高校檔案整體隊伍素質(zhì)提檔升級。

（四）構(gòu)建量質(zhì)并舉數(shù)字檔案“資源庫”

構(gòu)建檔案資源庫，實現(xiàn)對檔案實體資源和數(shù)據(jù)資源全方位建設(shè)與管理，需在檔案庫房建設(shè)、檔案平臺建設(shè)、檔案服務(wù)質(zhì)量方面下功夫。在檔案庫房建設(shè)方面：引進(jìn)智能檔案密集架、檔案庫房環(huán)境監(jiān)測儀器、檔案庫房安全監(jiān)控等高精尖儀器設(shè)備。在檔案平臺建設(shè)方面：積極構(gòu)建集“在線收集、輔助鑒定、智能保存、智慧檢索、自動統(tǒng)計”功能于一體的自動化檔案管理系統(tǒng)，并主動融入電子政務(wù)平臺，主動對接教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)，力爭滿足檔案業(yè)務(wù)智慧管理的需求。在提升服務(wù)質(zhì)量方面：加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，增進(jìn)館藏檔案數(shù)字化和新收檔案電子化，使檔案實現(xiàn)由目錄數(shù)字化過渡到全文數(shù)字化最后實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)化。