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        智慧檔案館信息化安全管理工作探討

        2022-10-28 14:28:17■董
        檔案天地 2022年9期
        關(guān)鍵詞:檔案館信息安全智慧

        ■董 敏

        一、智慧檔案館是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要

        通常意義上的智慧檔案館,是指檔案管理及運(yùn)行環(huán)境的智能化,包括檔案保管環(huán)境的自動(dòng)化控制、實(shí)體檔案的自動(dòng)化傳輸、檔案查閱信息系統(tǒng)的自動(dòng)登記審查等。

        這里所謂的智慧檔案館,除了包含以上這些內(nèi)容外,還應(yīng)當(dāng)包括數(shù)據(jù)自動(dòng)加工、自動(dòng)生成、自動(dòng)推送,它側(cè)重的是檔案內(nèi)容的智慧性攝取,并對檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行智能化管理。其特點(diǎn)突出,具備智能化的數(shù)據(jù)加工和處理能力。

        原國家檔案局局長楊冬權(quán)對智慧檔案館的描述是:“首先應(yīng)該把檔案或檔案數(shù)字化圖像的內(nèi)容全文輸入電腦,即把檔案全部‘?dāng)?shù)據(jù)化’,讓檔案內(nèi)容全部變成可被電腦全文檢索、任意組合、全部關(guān)聯(lián)、重新生成、主動(dòng)推送的數(shù)據(jù),使檔案里所包含的智慧,經(jīng)過電腦處理,成為人類智慧的一部分;其次,它也能對檔案實(shí)體、檔案裝具、檔案環(huán)境、檔案人流、檔案工作各環(huán)節(jié)等進(jìn)行智能化、聯(lián)運(yùn)化的管理”?!爸腔蹤n案館(室)=檔案全文數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)+數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)+數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)+數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)”,由此可見,智慧檔案館是采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行智能感知、獲取、傳輸、處理、服務(wù)的新型檔案館模式。

        智慧檔案館是在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生的,是數(shù)字檔案館的升級。它可通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等多種新興技術(shù),自動(dòng)完成對電子檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)以及對查閱者的審查登記等多項(xiàng)檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享的高效管理與利用,大大提高了檔案館的工作效率和檔案的綜合利用率。

        二、智慧檔案館智能管理系統(tǒng)概述

        (一)智慧檔案館智能管理系統(tǒng)的軟硬件配置及功能介紹

        智慧檔案館是將檔案密集架智能化、檔案庫房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起,組成全新的檔案庫房智能綜合管理系統(tǒng)。通過中控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案庫房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理的統(tǒng)一控制。

        智慧檔案館智能綜合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設(shè)備,通過系統(tǒng)統(tǒng)一管理調(diào)度,可與其他設(shè)備聯(lián)動(dòng)運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)24小時(shí)自動(dòng)布防,保障庫房安全。當(dāng)監(jiān)測點(diǎn)出現(xiàn)異常情況,系統(tǒng)自動(dòng)通知管理人員,系統(tǒng)界面同步顯示監(jiān)測異常點(diǎn),同時(shí)啟動(dòng)報(bào)警所在位置的視頻監(jiān)控器自動(dòng)進(jìn)行錄像并保存視頻圖像,便于以后查實(shí)。

        檔案庫房智能管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備,實(shí)時(shí)采集庫房的環(huán)境數(shù)據(jù)并通過圖表的方式實(shí)時(shí)展示。系統(tǒng)配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設(shè)備,在溫度、濕度、空氣質(zhì)量等庫房環(huán)境指標(biāo)超出或低于設(shè)定的閾值時(shí),系統(tǒng)設(shè)備將自動(dòng)控制相關(guān)設(shè)備進(jìn)行工作,保障庫房環(huán)境。

        (二)智慧檔案館網(wǎng)絡(luò)利用平臺的設(shè)置及分網(wǎng)管控

        智慧檔案館網(wǎng)絡(luò)利用平臺應(yīng)當(dāng)建立互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)三網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng),對不同的利用客戶進(jìn)行授權(quán)管理。互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向公眾開放資源,政務(wù)網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向機(jī)關(guān)單位受控開放資源,局域網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向館內(nèi)來訪人員受控開放資源。這樣可以利用不同權(quán)限的服務(wù)利用模式,對開放和非開放檔案進(jìn)行分類管控。

        智慧檔案館分網(wǎng)管控平臺可設(shè)為三類:互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺、政務(wù)網(wǎng)服務(wù)平臺和局域網(wǎng)服務(wù)平臺。以互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺為例,可設(shè)以下四個(gè)管控支平臺:

        一是館室一體化平臺。館室一體化平臺用于統(tǒng)一檔案收集標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)在線審批。具體包括在線業(yè)務(wù)指導(dǎo),在線查閱綜合檔案館館藏檔案和各部門檔案室室藏檔案,在線自動(dòng)接收、自動(dòng)審核,在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺移交進(jìn)館。

        二是電子檔案查閱注冊平臺。互聯(lián)網(wǎng)用戶想要查閱綜合檔案館的開放檔案,首先要進(jìn)入平臺完成注冊,然后才可以通過綜合檔案館網(wǎng)站自主查閱。為防止惡意利用和身份不明的人查閱檔案,電子檔案查閱審查準(zhǔn)入系統(tǒng)需對客戶身份信息進(jìn)行認(rèn)定。網(wǎng)上平臺查閱,比到檔案館現(xiàn)場查閱更便利。

        三是非開放電子檔案查閱審查平臺。對于非開放性檔案,不是所有的用戶都可以查閱。非開放電子檔案的查閱,應(yīng)當(dāng)先進(jìn)入審查準(zhǔn)入系統(tǒng)注冊,系統(tǒng)對客戶注冊身份信息審查批準(zhǔn)后方可查閱。

        四是電子檔案查閱信息云計(jì)算平臺。該系統(tǒng)電子檔案不僅可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱,而且要能夠自動(dòng)對查閱利用信息進(jìn)行分類整理匯總,并對查閱到的信息通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換直接利用。

        三、目前智慧檔案館信息化安全管理工作的困境

        (一)檔案系統(tǒng)信息安全技術(shù)人才缺乏

        智慧檔案館的運(yùn)營,離不開高素質(zhì)的信息技術(shù)專業(yè)人才,尤其是既精通信息技術(shù)又熟悉檔案工作的人才。

        從檔案系統(tǒng)目前的狀況來看,這方面的人才大都比較缺乏。而智慧檔案館安全運(yùn)營又面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),一方面,智慧檔案館的建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要,是大勢所趨。另一方面,智慧檔案館在運(yùn)營過程中存在病毒、黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn),容易導(dǎo)致涉密檔案信息泄漏、丟失檔案數(shù)據(jù),給檔案事業(yè)的發(fā)展造成損失,應(yīng)對挑戰(zhàn)的最優(yōu)選項(xiàng)就是培養(yǎng)高素質(zhì)的信息安全技術(shù)人才。

        (二)檔案工作人員信息安全意識不強(qiáng)

        智慧檔案館面臨信息安全的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)傳輸、檔案數(shù)據(jù)存儲等,均有潛在的風(fēng)險(xiǎn),信息技術(shù)帶有無可避免的安全隱患。大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息安全問題,是擺在各級各部門面前的一項(xiàng)十分嚴(yán)峻的問題,尤其是檔案部門,更應(yīng)當(dāng)抓好信息安全問題。

        近幾年來,檔案泄密事件時(shí)有發(fā)生,已經(jīng)給檔案部門的安全管理敲響了警鐘。然而,有的檔案部門和從事檔案工作的同志,并沒有引起足夠的重視。有的認(rèn)為,大數(shù)據(jù)時(shí)代是開放共享的時(shí)代,而且檔案都是過去的數(shù)據(jù),沒有秘密可言。因而在日常檔案管理過程中,有的缺少系統(tǒng)賬號密碼保護(hù)意識,在檔案資料訪問控制和傳輸過程中過于隨意,有的疏忽備份,由于操作不當(dāng)丟失數(shù)據(jù)。

        (三)信息安全技術(shù)設(shè)備難以應(yīng)對不斷惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息價(jià)值的日益凸顯是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不斷惡化的客觀基礎(chǔ)。智慧檔案館作為應(yīng)用數(shù)據(jù)信息流的“蓄水池”,勢必會引起一些逐利之徒的覬覦,成為病毒入侵、黑客攻擊等各種各樣信息安全威脅的對象,檔案的信息安全管理工作面臨著巨大的壓力和挑戰(zhàn),而目前檔案系統(tǒng)的信息技術(shù)軟硬件設(shè)備應(yīng)用,沒有站在信息技術(shù)的前沿,防范技術(shù)很難保證不出現(xiàn)漏洞和SQL注入風(fēng)險(xiǎn),并且管理設(shè)備維修、信息系統(tǒng)維護(hù)等大多需要外請專業(yè)人員解決,難以及時(shí)應(yīng)對日益惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

        四、提升智慧檔案館信息化安全管理工作的路徑

        智慧檔案館使得浩瀚如海的檔案信息得到更好、更快、更便捷的整合、管理與利用,但由于智慧檔案館的信息處理需要在信息化平臺以及網(wǎng)絡(luò)上展開,因此信息化安全管理工作就顯得尤其重要,稍有不慎很可能會出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等各種風(fēng)險(xiǎn),給檔案工作帶來不可挽回的損失。

        (一)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案系統(tǒng)高素質(zhì)信息化安全技術(shù)人才的培養(yǎng)

        高素質(zhì)的檔案信息化安全技術(shù)人才,是保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全,保證智慧檔案館健康運(yùn)行的關(guān)鍵。

        檔案系統(tǒng)必須要有一大批高端信息化安全技術(shù)人才,這是保證智慧檔案館健康運(yùn)營的基礎(chǔ)。人才來源有兩個(gè)方向:一是通過政府人才部門從高校選拔信息技術(shù)方面的專業(yè)人才,充實(shí)檔案系統(tǒng),并加強(qiáng)其檔案業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)。二是省級以上檔案部門有針對性地為地方檔案部門培訓(xùn)一批既熟悉檔案業(yè)務(wù),又精通信息技術(shù)的專業(yè)化人才。

        (二)進(jìn)一步強(qiáng)化信息安全意識,最大限度減少泄密和數(shù)據(jù)丟失事件的發(fā)生

        客觀上,由于智慧檔案館檔案存儲介質(zhì)較多,電子載體更新?lián)Q代速度快,加大了智慧檔案館的管理難度,通過及時(shí)更新存儲介質(zhì),能夠減少泄密事件發(fā)生的概率。但受硬件故障、自然災(zāi)害等突發(fā)性事件的影響而產(chǎn)生安全隱患,有時(shí)難以預(yù)測和防范,通過及時(shí)的維修和異地備份,可減少損失。

        主觀上,強(qiáng)化信息安全保護(hù)意識,是進(jìn)一步減少泄密和數(shù)據(jù)丟失事件發(fā)生的前提。一是要增強(qiáng)系統(tǒng)賬號保護(hù)意識,及時(shí)更新賬號密碼,實(shí)施加密、訪問權(quán)限控制??稍O(shè)置用戶名識別驗(yàn)證、用戶口令識別與驗(yàn)證以及用戶賬號缺省限制檢查等多道檢查關(guān)卡,一旦用戶在登錄時(shí)未能正確完成用戶名、賬號、口令的識別驗(yàn)證,即可禁止其進(jìn)入信息服務(wù)區(qū)域,以免非法用戶訪問系統(tǒng)。二是要增強(qiáng)備份意識,及時(shí)備份新增內(nèi)容。智慧檔案館雖然很難通過信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估、預(yù)測來進(jìn)行針對性的預(yù)防,但卻可以對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。通過及時(shí)備份,能夠從根本上杜絕由于疏忽備份和操作失誤而丟失數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

        (三)進(jìn)一步提升信息安全技術(shù)設(shè)備的技術(shù)含量,建立智能化信息安全監(jiān)控體系和評估體系

        在不斷惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,智慧檔案館的信息安全隱患雖然難以從根本上徹底消除,但提高信息安全技術(shù)設(shè)備的技術(shù)含量,建立智能化的信息安全監(jiān)控體系,對智慧檔案館的運(yùn)營情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,能夠準(zhǔn)確預(yù)知各方面的信息安全隱患,并及時(shí)采取相應(yīng)的預(yù)防處理措施。

        要建立信息安全評估體系,完善安全機(jī)制。對管理安全風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)服務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)、公眾素養(yǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行評估。

        在檔案信息存儲方面,檔案館需要根據(jù)檔案內(nèi)容重要性對存儲的各類檔案資料進(jìn)行評估,并為其中重要級別較高的檔案設(shè)立互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽,建立專門的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)追蹤監(jiān)控,這樣一旦重點(diǎn)檔案在網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)非常規(guī)走向(非正規(guī)渠道檢索、調(diào)?。锫?lián)網(wǎng)系統(tǒng)就可以立即發(fā)現(xiàn)并發(fā)出警報(bào),以免重點(diǎn)檔案資料被不法分子竊取。

        要及時(shí)更新軟件設(shè)備,盡量做到與時(shí)代同步,能夠有效識別并清除新病毒,抵御更多的、更狡猾的黑客攻擊。

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