■陳佰川 余林夕 徐文斌

一、新形勢下的專業(yè)檔案館現(xiàn)狀

（一）專業(yè)檔案和專業(yè)檔案館

在探討新形勢下專業(yè)檔案館的發(fā)展情況之前，首先要明晰專業(yè)檔案和專業(yè)檔案館的含義。專業(yè)檔案包括專門檔案和部門檔案，是“各級各類專業(yè)機(jī)構(gòu)和個人在各種專業(yè)活動中形成的不同內(nèi)容和形式的檔案”，其分類標(biāo)準(zhǔn)更側(cè)重于所在的專業(yè)“領(lǐng)域”，無關(guān)檔案本身存在的載體和形態(tài)，與“綜合檔案”相對應(yīng)。

專業(yè)檔案館包括專門檔案館和部門檔案館，是“為了某一行業(yè)檔案的集中管理和利用需求而設(shè)立的、管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館”，通常由中央和國家機(jī)關(guān)或地方的專業(yè)主管部門設(shè)立。專門檔案館以及部分承擔(dān)公共服務(wù)職責(zé)并經(jīng)檔案主管部門認(rèn)定的部門檔案館均為國家檔案館。

（二）新形勢對專業(yè)檔案館職能的新要求

黨的十八大以來，中國特色社會主義進(jìn)入新時代。國家體制機(jī)制不斷深化改革，經(jīng)濟(jì)社會穩(wěn)步發(fā)展，新一代信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，人民的美好生活需要日益增長。新修訂《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等檔案工作宏觀政策陸續(xù)頒布實施，這些新形勢推動著檔案事業(yè)的變革和進(jìn)步，專業(yè)檔案的內(nèi)涵不斷豐富，其外延也隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展而不斷改變。檔案資源及其載體的更新迭代，大量的、多種類型的專業(yè)數(shù)據(jù)不斷形成，使得專業(yè)檔案的表現(xiàn)形式和數(shù)量較傳統(tǒng)檔案更加豐富，管理難度也隨之提升。新形勢下專業(yè)檔案館傳統(tǒng)的“收、管、用”職能面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，此時的專業(yè)檔案館應(yīng)該“收什么、管什么、怎么用”，甚至自身還存在著“會不會”“行不行”的問題。同時，“信息中心”“數(shù)據(jù)中心”“云端數(shù)據(jù)庫”等專業(yè)數(shù)據(jù)管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)如雨后春筍般涌現(xiàn)，其建設(shè)和運行已經(jīng)對專業(yè)檔案館的職能定位和社會地位造成了一定影響。

新形勢和新環(huán)境不可避免地沖擊著專業(yè)檔案館以履行傳統(tǒng)職能為主的現(xiàn)實，其長遠(yuǎn)發(fā)展也面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)。目前來看，專業(yè)檔案館的建設(shè)和發(fā)展情況，還無法滿足國家、社會和公眾對專業(yè)檔案的需求和期望，對專業(yè)檔案的挖掘和利用水平尚有不足，缺乏與時代要求相適應(yīng)的職能定位和服務(wù)能力，亟需進(jìn)行職能拓展和轉(zhuǎn)型升級。

二、新形勢下專業(yè)檔案館面臨的發(fā)展機(jī)遇

近年來，國家對檔案事業(yè)的發(fā)展愈發(fā)重視，國家和社會各界對專業(yè)檔案館的需求日益提高。新形勢和新環(huán)境為專業(yè)檔案館職能的完善和拓展創(chuàng)造了新條件，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展也為專業(yè)檔案館的資源建設(shè)和利用服務(wù)提供了廣闊平臺，專業(yè)檔案館的發(fā)展正處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時期。

（一）宏觀政策的指引

專業(yè)檔案館是國家檔案機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在服務(wù)黨和國家、社會公眾和專業(yè)需求等方面扮演重要的角色，國家各類宏觀規(guī)劃和法規(guī)政策也為專業(yè)檔案館的發(fā)展指引方向。習(xí)近平總書記對檔案工作作出的“四好”“兩服務(wù)”重要批示，是新形勢下專業(yè)檔案館職能定位的根本遵循，更是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的行動指南。國務(wù)院印發(fā)的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》明確了科學(xué)數(shù)據(jù)管理分工負(fù)責(zé)體制，為專業(yè)檔案館主動融入大數(shù)據(jù)治理戰(zhàn)略提供了思路。新《檔案法》的頒布和實施，為專業(yè)檔案館的信息化工作和文化傳播等職能的創(chuàng)新發(fā)展提供了充分的法律保障?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的“治理、資源、利用、安全”四大體系和“多元協(xié)同、有效監(jiān)管，優(yōu)化結(jié)構(gòu)、數(shù)字轉(zhuǎn)型，擴(kuò)大開放、共享利用，落實責(zé)任、強(qiáng)化管理”八個關(guān)鍵詞，構(gòu)成了新時代中國檔案事業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)的“四梁八柱”。

（二）信息技術(shù)的發(fā)展

當(dāng)前，“數(shù)字中國”建設(shè)已經(jīng)邁入了新的發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”、5G、云計算等新技術(shù)與社會各領(lǐng)域的發(fā)展深度融合，檔案信息化也成為了引領(lǐng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要力量。新一代信息技術(shù)的發(fā)展，一是為專業(yè)檔案館全面融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會和數(shù)字政府建設(shè)提供了技術(shù)支撐，提升專業(yè)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平，助力專業(yè)檔案工作實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。二是為專業(yè)檔案館履行電子檔案管理職能提供了解決方案，促進(jìn)電子文件“應(yīng)歸盡歸”，實現(xiàn)電子檔案“應(yīng)收盡收”，逐步實行電子文件的單套制管理模式。三是為專業(yè)檔案館履行專業(yè)數(shù)據(jù)管理職能創(chuàng)造了有利條件，使其集合傳統(tǒng)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理的雙重優(yōu)勢，實現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)的價值增值和共享利用。

（三）社會需求的增長

從社會層面上來說，檔案工作是一項對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)的崇高事業(yè)。新形勢下社會公眾的科學(xué)文化素養(yǎng)和檔案意識逐漸提高，國家機(jī)構(gòu)和相關(guān)個人對專業(yè)檔案的利用需求相比以往大幅提升，各行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)數(shù)據(jù)的共享也有著強(qiáng)烈的需要，這些已經(jīng)成為了專業(yè)檔案館長遠(yuǎn)發(fā)展的最現(xiàn)實、最迫切和最鮮活的動力。社會各界對高效、便捷、高質(zhì)量的專業(yè)檔案利用需求則更多地體現(xiàn)在：檔案查詢服務(wù)、文化服務(wù)、知識服務(wù)、教育培訓(xùn)服務(wù)、創(chuàng)意產(chǎn)品服務(wù)和休閑娛樂服務(wù)等方面。這就要求專業(yè)檔案館要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢、搶抓機(jī)遇，不斷提高管理能力和服務(wù)水平，在普及檔案知識、專業(yè)知識，編研專業(yè)檔案文化產(chǎn)品等方面作出新的更大貢獻(xiàn)，以滿足人民群眾對專業(yè)檔案日益增長的需求和期望。

三、新形勢下專業(yè)檔案館面對的履職挑戰(zhàn)

（一）專業(yè)檔案館管理的體制機(jī)制亟需理順

專業(yè)檔案館的資源服務(wù)有限制，受多頭行政管理，與國家檔案整體工作的協(xié)同和聯(lián)系還不夠密切。其主要問題體現(xiàn)：一是專業(yè)檔案館通常掛靠在某個獨立的法人單位或作為專業(yè)主管機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)部門存在，這樣的運行機(jī)制缺少制約，管理主觀意識較強(qiáng)，檔案和專業(yè)主管部門兩者間協(xié)調(diào)難、管理難、共進(jìn)難。二是專業(yè)檔案館的職能定位尚沒有在國家層面上得到落實，部分專業(yè)主管部門對其所屬檔案館的職能要求未能從國家檔案工作實際需求出發(fā)，沒有給予足夠的重視和資金支持。三是國家對專業(yè)檔案館的政策、制度供給明顯不足，專業(yè)檔案館建設(shè)運行和長遠(yuǎn)發(fā)展缺少全面的、統(tǒng)一的權(quán)威支撐。四是國家檔案主管部門對專業(yè)檔案館的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查力度還不到位，檔案工作大部分止步在專業(yè)主管機(jī)關(guān)的層面，其深度和廣度相對不足。在當(dāng)前國家大力推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的大背景下，政府、社會和公眾都對專業(yè)檔案館的治理能力和職能定位提出了新的更高要求。

（二）專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理機(jī)制尚不明晰

當(dāng)前，專業(yè)檔案與專業(yè)數(shù)據(jù)之間的管理邏輯較為復(fù)雜，檔案和數(shù)據(jù)通?！皟蓷l腿”并行。針對理應(yīng)納入專業(yè)檔案范疇內(nèi)的專業(yè)數(shù)據(jù)，其管理和共享機(jī)制尚不明確，這對大數(shù)據(jù)時代下專業(yè)檔案館自身職能的充分發(fā)揮帶來了重大挑戰(zhàn)。一是數(shù)據(jù)需求的時效性和檔案服務(wù)的滯后性，專業(yè)數(shù)據(jù)管理和檔案系統(tǒng)管理之間的矛盾時有發(fā)生。二是專業(yè)檔案館和相關(guān)數(shù)據(jù)管理中心之間普遍存在數(shù)據(jù)分散管理、交叉重復(fù)和“打架”的情況。三是各學(xué)科、各部門的專業(yè)數(shù)據(jù)生成格式和處理標(biāo)準(zhǔn)不一，數(shù)據(jù)保存形式多元化，不利于專業(yè)檔案館對其統(tǒng)一管理和共享利用。在信息化和大數(shù)據(jù)的時代，檔案工作也正在經(jīng)歷從管理傳統(tǒng)檔案實體向新時代管理檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵階段。因此，必須處理好檔案和數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，才能真正實現(xiàn)專業(yè)檔案框架內(nèi)專業(yè)數(shù)據(jù)的價值體現(xiàn)和共享利用。

（三）專業(yè)檔案館亟需實施信息化升級改造

新形勢下檔案工作最鮮明的特征之一就是“信息化”。面對信息載體多樣化、檔案資源數(shù)字化等新發(fā)展形勢，數(shù)字檔案資源被曝光和被篡改的可能性更高，檔案的原始性和真實性面臨挑戰(zhàn)。目前我國專業(yè)檔案館的信息化現(xiàn)狀呈現(xiàn)出以下特點：一是信息化能力薄弱。主要工作仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、數(shù)字化檔案查詢檢索等方面，專業(yè)檔案的管理水平和服務(wù)能力偏低，限制了履行職能的質(zhì)量和效率。二是信息化建設(shè)難度較大。檔案信息化工作是一項系統(tǒng)工程，所需前期投入較多，而且專業(yè)檔案館的專業(yè)性強(qiáng)，“個性”多于“共性”，需要研究和解決的技術(shù)難點也更多、更雜。三是專業(yè)檔案的信息化配套制度缺失。在涉及電子文件和專業(yè)數(shù)據(jù)管理等方面，缺乏從前端采集、傳輸、管理等全過程一系列的配套制度，難以約束和確保信息化過程中對檔案效力的有效保障。從以上現(xiàn)實情況來看，我國專業(yè)檔案館的信息化水平還存在差距，亟需進(jìn)行現(xiàn)代化升級改造。

（四）專業(yè)檔案的人才結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)觀念亟需轉(zhuǎn)變

專業(yè)檔案人才隊伍是實現(xiàn)專業(yè)檔案館健康有序發(fā)展的內(nèi)在支撐。但是，現(xiàn)階段我國專業(yè)檔案館的人員隊伍并不穩(wěn)定，專職檔案人員沒有從知識結(jié)構(gòu)、個人素質(zhì)等方面進(jìn)行科學(xué)合理的配備?？瓢喑錾淼臋n案工作者由于缺乏各領(lǐng)域的專業(yè)知識，在對專業(yè)檔案后續(xù)的編研和利用環(huán)節(jié)就顯得力不從心，缺乏服務(wù)的針對性、主動性和有效性。此外，專業(yè)檔案工作者在職業(yè)認(rèn)可度方面也存在較大差距。很多從事檔案工作的人員，尤其是非檔案科班出身的各領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員或兼職檔案員，在專業(yè)檔案的收集整理環(huán)節(jié)中經(jīng)常會產(chǎn)生做這些“有什么意義”“有什么前途”的質(zhì)疑。其原因就是各專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)人員對檔案工作了解甚少，檔案意識淡薄，存在輕視和抵觸情緒。檔案工作本身的“服務(wù)屬性”，一定程度上淡化了各專業(yè)領(lǐng)域?qū)n案工作人員的“專業(yè)屬性”認(rèn)知，專業(yè)檔案工作者也因缺乏社會認(rèn)可度和動力支撐而情緒低落，極大地影響著專業(yè)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

四、新形勢下專業(yè)檔案館的職能發(fā)展方向

（一）跳出“自治”圈子 推進(jìn)制度建設(shè)

專業(yè)檔案館是國家檔案館網(wǎng)布局中的重要組成部分，而在檔案資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運行能力保障等方面，專業(yè)檔案館通常在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的“自治”體系下運行。因此，專業(yè)檔案館要推動實施《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的“檔案制度規(guī)范建設(shè)工程”，積極探索和總結(jié)專業(yè)檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和成功經(jīng)驗，將專業(yè)檔案館的制度法規(guī)建設(shè)融入國家檔案工作法規(guī)體系中統(tǒng)籌考慮，提升專業(yè)檔案館配套制度層級，在健全專業(yè)檔案法規(guī)體系上狠下功夫。凡涉及專業(yè)檔案資源流向、檔案開放利用和服務(wù)等有關(guān)民生和國家利益的，應(yīng)由國家檔案主管部門和專業(yè)主管部門聯(lián)合研究制定。綜合考慮專業(yè)檔案工作制度的可行性和全面性，確保能夠指導(dǎo)和約束專業(yè)檔案館工作的各個環(huán)節(jié)，支撐其全面履行職責(zé)。此外，還要建立專業(yè)檔案館的制度備案和執(zhí)行反饋機(jī)制，加強(qiáng)跨館際、跨系統(tǒng)、跨領(lǐng)域間的檔案工作業(yè)務(wù)交流，根據(jù)反饋結(jié)果對各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行及時的修正和完善，努力把檔案法規(guī)制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

（二）應(yīng)用信息技術(shù) “檔+數(shù)”協(xié)同管理

新修訂《檔案法》中增加的“檔案信息化建設(shè)”專章，對包括專業(yè)檔案館在內(nèi)的國家各級各類檔案館的職能定位提出了新要求，為專業(yè)檔案館履行專業(yè)數(shù)據(jù)檔案管理職能提供了法律依據(jù)，也為新形勢下專業(yè)檔案館的能力建設(shè)提供了行動指南。在管理檔案實體逐步走向管理檔案數(shù)據(jù)的信息化時代，專業(yè)檔案館要充分發(fā)揮其專業(yè)性特長，搶抓機(jī)遇、順勢而為，主動學(xué)習(xí)和充分運用新一代信息技術(shù)，集合自身傳統(tǒng)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理的獨特優(yōu)勢，提高專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)的管理協(xié)同能力，加快實現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)在檔案層面上的有效收集、處理、存儲、挖掘和利用，實現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)的共享利用和價值增值。進(jìn)一步規(guī)范電子文件的形成、收集、歸檔和移交等工作，積極申報機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)類和建設(shè)項目等領(lǐng)域的電子文件歸檔和管理試點，切實推進(jìn)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件實行單套制管理。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

專業(yè)檔案工作并非是專職檔案人員的獨有工作。專業(yè)檔案館應(yīng)加強(qiáng)對各領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員的檔案知識培訓(xùn)，讓他們意識到：在科研活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報告和圖集等均屬于專業(yè)檔案范疇，各專業(yè)領(lǐng)域的從業(yè)者其實都是專業(yè)檔案形成環(huán)節(jié)中的一份子，每一個崗位都是不可缺少的“螺絲釘”。只有在全面認(rèn)識專業(yè)檔案工作、正確樹立檔案意識的基礎(chǔ)上，才能更好地完成各自領(lǐng)域的本職工作，留存好國家寶貴的專業(yè)檔案資源，促進(jìn)專業(yè)檔案的完整收集和高效利用。同時，專業(yè)檔案館還要不斷優(yōu)化專業(yè)檔案人員結(jié)構(gòu)，建立完善的獎懲和激勵機(jī)制。在學(xué)科知識比較匹配的基礎(chǔ)上，吸收一定比例的、高素質(zhì)的、有專業(yè)領(lǐng)域工作經(jīng)驗的技術(shù)人員加入檔案工作隊伍，建立將專業(yè)知識和檔案知識融合的、相對穩(wěn)定的復(fù)合型人才隊伍。根據(jù)服務(wù)對象的需求，提供更為知識化和專業(yè)化的專業(yè)檔案編研產(chǎn)品，提高服務(wù)的主動性和及時性，以科學(xué)合理的人才隊伍保障專業(yè)檔案館的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）明晰職能定位 拓展“專業(yè)職能”

新形勢下我國專業(yè)檔案館的職能發(fā)展方向，應(yīng)在綜合檔案館履行的“五位一體”的“基本職能”基礎(chǔ)上，再增加三項“專業(yè)職能”定位設(shè)計。一是基于很多專業(yè)（專門）檔案館與專業(yè)數(shù)據(jù)管理中心分別隸屬于同一機(jī)構(gòu)的不同部門，且在履行相似職責(zé)的情況，專業(yè)檔案和專業(yè)數(shù)據(jù)管理存在很多重合和關(guān)聯(lián)，增加其“專業(yè)數(shù)據(jù)管理和服務(wù)中心”的職能定位。二是基于專業(yè)檔案館豐富的行業(yè)資料館藏和社會公眾的精神文化需求，增加其“專業(yè)知識普及和宣傳基地”職能定位。三是基于專業(yè)檔案館中的很多部門檔案館，實際承擔(dān)的各領(lǐng)域檔案管理研究、實踐和指導(dǎo)工作，增加其“專業(yè)檔案工作管理支撐”的職能定位。以此構(gòu)成新形勢下我國專業(yè)檔案館“兩個方面、八個方向”的新型職能定位格局。

五、結(jié)語

新形勢為專業(yè)檔案館帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和新的履職挑戰(zhàn)。習(xí)近平總書記對檔案工作“四好”“兩服務(wù)”的重要指示，就是新時代中國特色社會主義檔案工作的行動指南。專業(yè)檔案館要緊抓新形勢帶來的發(fā)展機(jī)遇期，正視面臨的各項挑戰(zhàn)，加快拓展和落實與時代發(fā)展相協(xié)調(diào)的“兩個方面、八個方向”職能建設(shè)新要求，不斷推進(jìn)體制機(jī)制改革、謀求政策供給、強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)、轉(zhuǎn)變工作理念、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、加強(qiáng)能力建設(shè)。確保專業(yè)檔案館自身的職能得到充分發(fā)揮，滿足健康長遠(yuǎn)發(fā)展要求，讓專業(yè)檔案彰顯出應(yīng)有的價值和時代特色。