謝野芳發(fā)（中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所 北京 100081）

當(dāng)前在全球經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，國內(nèi)外環(huán)境仍十分復(fù)雜，鼓勵和引導(dǎo)小企業(yè)的健康快速發(fā)展，使中小型企業(yè)發(fā)展和壯大，是我國贏得全球經(jīng)濟(jì)競爭優(yōu)勢的重要途徑?！笆奈濉睍r期，我國中小企業(yè)仍處于大有可為的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期。面對日益激烈的國際競爭，我國出臺了一系列扶持中小企業(yè)的新政策，以期進(jìn)一步激發(fā)中小企業(yè)發(fā)展的活力。2018年，財政部印發(fā)了《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，進(jìn)一步引導(dǎo)和推動小企業(yè)加強內(nèi)部控制建設(shè)。但由于部分小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模較小，會計機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范，會計人員分工也不明確，缺乏完善的內(nèi)部牽制機(jī)制。本文以A公司為例，對小企業(yè)的內(nèi)部控制體系構(gòu)建進(jìn)行研究探討。

一、A公司概況和內(nèi)控現(xiàn)狀

A公司主要生產(chǎn)礦山設(shè)備，擁有車、刨、鏜、磨、滾齒等各類型機(jī)床330臺（套），一個鑄造車間、兩個機(jī)制車間、兩個鉚焊車間、兩個裝配車間等。專業(yè)生產(chǎn)JH型回柱絞車，V型、SGD、SGB型刮板輸送機(jī)及各種人車、阻車器、JT型、JTB型、JTK型礦用提升絞車、絞接頂梁、摩擦支柱、液壓支柱、懸移支架、耙斗裝巖機(jī)等礦山設(shè)備。該公司為直線型組織結(jié)構(gòu)，機(jī)構(gòu)設(shè)置為總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的部門負(fù)責(zé)制，下設(shè)七個部門，包括行政部、生產(chǎn)技術(shù)部、供應(yīng)部、銷售部、財務(wù)部、質(zhì)檢部和保衛(wèi)部。財務(wù)部由會計人員、出納人員組成。

（一）采購與付款方面內(nèi)控的現(xiàn)狀

公司涉及的采購與付款業(yè)務(wù)主要是原材料的購買、結(jié)算、驗收入庫等。原材料的購買由生產(chǎn)技術(shù)部出材料季度報告，并由供應(yīng)部據(jù)此編制材料采購計劃。供應(yīng)部與供應(yīng)商洽談，簽訂訂貨合同，交由總經(jīng)理簽字。材料到貨后由倉庫管理員驗收入庫，質(zhì)檢部技術(shù)人員對材料質(zhì)量進(jìn)行檢查。相關(guān)單據(jù)交會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理。如圖1、下頁圖2所示。

圖1 采購業(yè)務(wù)流程圖

圖2 采購業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)圖

公司采購業(yè)務(wù)分以下幾個環(huán)節(jié)：

1.采購計劃編制，簽訂合同。生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)其編制的各種生產(chǎn)計劃編制材料季度報告，供應(yīng)部根據(jù)材料季度報告編制材料采購計劃；采購計劃經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由供應(yīng)部聯(lián)系供應(yīng)商；檢查供貨商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證、產(chǎn)品合格證等，并對產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行實地查看；與供應(yīng)商洽談、成交，最后簽訂采購合同，公司持有一份正本，三份復(fù)印件，正本留存于供應(yīng)部，交總經(jīng)理審核簽字后，復(fù)印件一份交總經(jīng)理、一份交生產(chǎn)技術(shù)部、一份交財務(wù)部。最后將采購合同交總經(jīng)理審核。

2.材料采購驗貨付款。供貨單位在材料發(fā)運后，將材料發(fā)票、運單、提貨單寄往公司，財務(wù)部收到后交給供應(yīng)部審核對照合同是否有誤。采購發(fā)票為增值稅專用發(fā)票，有四聯(lián)，采購方取得抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)，抵扣聯(lián)作為扣稅憑證，發(fā)票聯(lián)作為付款憑證。供應(yīng)部到貨后將銷售發(fā)票（抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)）、提貨單交與生產(chǎn)技術(shù)部，由生產(chǎn)技術(shù)部下屬倉庫驗收、入庫，驗收過程要由質(zhì)檢部技術(shù)人員對貨物質(zhì)量進(jìn)行檢查，倉庫管理員將貨物與合同、銷售發(fā)票、提貨單的數(shù)量進(jìn)行核對，并填制入庫單，入庫單一式三聯(lián)，由倉庫管理員填制簽字。倉庫管理員將入庫單、采購發(fā)票、運單交財務(wù)部，由會計人員稽核金額，與合同副本審核無誤后，口頭授權(quán)通知出納人員辦理貨款結(jié)算。會計人員稽核完金額后簽字再將財務(wù)聯(lián)留下記賬，另外兩聯(lián)倉庫管理員將一聯(lián)用于記錄入庫，登記庫存商品明細(xì)賬，一聯(lián)存根由倉庫管理員送交文秘檔案室。公司貨款結(jié)算一般采用支票結(jié)算和匯款結(jié)算方式。在辦理貨款結(jié)算時，根據(jù)不同情況，選用不同的付款方式，分別為貨到付款和預(yù)付貨款。

若為貨到付款，會計人員將采購發(fā)票聯(lián)交給出納人員，口頭授權(quán)出納人員進(jìn)行貨款結(jié)算。出納人員在得到會計人員口頭授權(quán)后填制付款單，然后由出納人員開具轉(zhuǎn)賬支票交給采購經(jīng)辦人，采購經(jīng)辦人在付款單上簽字，付款單一式兩聯(lián)，一聯(lián)出納人員留存，一聯(lián)交采購經(jīng)辦人，由采購經(jīng)辦人將付款單和支票交給供貨商，出納人員付款后在發(fā)票上加蓋“付訖”章，登記銀行存款日記賬，將發(fā)票、支票存根交會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理。如果是預(yù)付賬款采購，供應(yīng)部與供貨商聯(lián)系后，供貨商將購買商品的數(shù)量、種類、單價、金額制成明細(xì)表傳真過來。會計人員在與傳真單核實無誤后交總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理口頭批準(zhǔn)后，會計人員將傳真單交出納人員填制付款單，隨即通過銀行轉(zhuǎn)賬將貨款支付給供貨商，付款單交采購經(jīng)辦人簽字，一聯(lián)出納人員留存，一聯(lián)交采購經(jīng)辦人，出納人員將匯款回單、銀行對賬單交會計人員進(jìn)行記賬業(yè)務(wù)處理。

3.退貨及折讓。到貨后，如發(fā)現(xiàn)原材料的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與要求不符，采購部或生產(chǎn)技術(shù)部依據(jù)合同提出問題，財務(wù)部進(jìn)行具體業(yè)務(wù)處理，具體退貨應(yīng)由供應(yīng)部負(fù)責(zé)。向供貨商退貨時，倉庫管理員用紅字填制入庫單。材料的裝運可能由客戶負(fù)擔(dān)運費或由公司負(fù)擔(dān)運費。如為公司負(fù)擔(dān)運費，則需由供應(yīng)部將運費發(fā)票交由出納人員進(jìn)行結(jié)算，再由出納人員交給會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理。

4.月末對賬。月末應(yīng)付賬款與供貨商應(yīng)收賬款對賬。會計人員于月末將稽核過的入庫單與倉庫管理員登記的材料明細(xì)賬進(jìn)行核對，庫存商品總賬與材料明細(xì)賬核對。采購與付款業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點：采購計劃經(jīng)審核批準(zhǔn)后才能簽訂采購合同。采購材料入庫驗收、記賬、付款分管。倉庫管理員核對發(fā)票與合同，保證數(shù)量的正確，技術(shù)人員檢驗質(zhì)量。會計人員核對入庫單、發(fā)票與合同，保證金額的正確。貨到付款需經(jīng)會計人員核對無誤后授權(quán)給出納人員付款。出納人員再在已付款的發(fā)票上加蓋“付訖”章。預(yù)付貨款需經(jīng)總經(jīng)理審核。定期進(jìn)行賬賬、賬實、賬卡的核對。

（二）銷售與收款方面內(nèi)控的現(xiàn)狀

銷售與收款業(yè)務(wù)是公司的基本業(yè)務(wù)，也是使公司實現(xiàn)盈利的重要環(huán)節(jié)，銷售收入是公司收入的主體，因此銷售與收款環(huán)節(jié)的控制與核算對于公司來說是十分重要的。公司根據(jù)其自身制造企業(yè)的特點，其銷售收款業(yè)務(wù)的流程涉及多個部門，各部門均有其特定的職責(zé)，從而保證銷售環(huán)節(jié)工作的順利進(jìn)行。銷售業(yè)務(wù)主要由銷售部、生產(chǎn)技術(shù)部、財務(wù)部合作協(xié)調(diào)完成。公司采用合同發(fā)貨制，銷售業(yè)務(wù)處理程序首先是銷售部根據(jù)銷售合同編制銷貨清單，聯(lián)系運輸單位，通知倉庫備貨和辦理發(fā)貨。物資發(fā)出后，倉庫填制出庫單，登記庫存商品明細(xì)賬，財務(wù)部根據(jù)倉庫管理員編制的出庫單開具增值稅發(fā)票，編制會計憑證。

圖3 銷售收款業(yè)務(wù)流程圖

公司銷售業(yè)務(wù)分以下環(huán)節(jié)：

1.銷售部負(fù)責(zé)編制年季月度產(chǎn)品銷售計劃，并按時交生產(chǎn)技術(shù)部、財務(wù)部。生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)根據(jù)產(chǎn)品銷售計劃確認(rèn)庫存，制定生產(chǎn)計劃，反饋銷售計劃是否合理。財務(wù)部審核銷售計劃的合理性。

圖4 銷售收款憑證流轉(zhuǎn)圖

2.公司銷售部與客戶聯(lián)系，客戶對公司產(chǎn)品進(jìn)行實地查看，與公司洽談價格，最后簽訂銷售合同，銷售合同交經(jīng)理審核，合同復(fù)印件交財務(wù)部。

3.銷售部根據(jù)銷售合同編制銷售清單，銷貨清單一式六聯(lián)：一聯(lián)為倉庫記賬聯(lián)，交倉庫管理員記賬；一聯(lián)為客戶開票聯(lián)，交客戶；一聯(lián)為財務(wù)記賬聯(lián)，交財務(wù)部；一聯(lián)為結(jié)算核對聯(lián)，交銷售部記賬；一聯(lián)為隨貨同行聯(lián)；一聯(lián)為門衛(wèi)核對聯(lián)，交門衛(wèi)室。銷售人員填制銷貨清單后將倉庫記賬聯(lián)和隨貨同行聯(lián)交倉庫管理員。銷售人員聯(lián)系運輸單位準(zhǔn)備發(fā)貨。相關(guān)運費由銷售人員向財務(wù)部提出付款申請并簽字，會計人員審核簽字后，銷售人員將付款單交出納人員，由出納人員辦理付款手續(xù)。

4.倉庫發(fā)貨后，在銷貨清單上簽字確認(rèn)發(fā)貨，并根據(jù)銷貨清單填制出庫單。出庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由倉庫管理員送交文秘檔案室存根；第二聯(lián)為記賬聯(lián)，由倉庫管理員送交財務(wù)部作為出庫核算依據(jù)；第三聯(lián)為保管聯(lián)，由倉庫管理員作為出庫依據(jù)和庫存商品明細(xì)賬登記依據(jù)。將銷貨清單隨貨同行聯(lián)交給運輸單位。門衛(wèi)將門衛(wèi)聯(lián)與運輸單位隨貨同行聯(lián)核對無誤后放行。

5.財務(wù)部將銷售合同與銷貨清單核對無誤后開具增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票一式四聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由銷貨方留存?zhèn)洳?；第二?lián)為發(fā)票聯(lián)，購貨方作付款的記賬憑證；第三聯(lián)為稅款抵扣聯(lián)，購貨方作扣稅憑證；第四聯(lián)為記賬聯(lián)，銷售方作銷售的記賬憑證。

6.銷售人員在財務(wù)部開具發(fā)票后領(lǐng)走發(fā)票聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)。銷售部根據(jù)銷貨清單和發(fā)票存根聯(lián)編制銷售統(tǒng)計報表。將銷貨清單客戶開票聯(lián)連同銷售發(fā)票聯(lián)、稅款抵扣聯(lián)寄給客戶。

7.會計人員根據(jù)銷售發(fā)票、銷貨清單、出庫單、領(lǐng)據(jù)等進(jìn)行賬務(wù)處理。

8.收款時一般將貨款結(jié)算所取得的銀行進(jìn)賬單等相關(guān)憑證作為原始憑證，由會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理，出納人員登記銀行日記賬。

9.如發(fā)生退貨，倉庫管理員開紅字出庫單，會計人員將增值稅專用發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)連同對應(yīng)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)上注明“作廢”字樣，并依次粘貼在存根聯(lián)后面，同時對防偽稅控開票系統(tǒng)的原開票電子信息進(jìn)行作廢處理，重新開增值稅專用發(fā)票。

銷售與收款流程關(guān)鍵控制點：銷售開票、發(fā)貨、收款分管；嚴(yán)格按合同發(fā)運商品，結(jié)算貨款；定期進(jìn)行賬賬、賬實核對。

二、A公司內(nèi)控存在的問題及改進(jìn)措施

（一）采購付款流程存在的問題及改進(jìn)

1.存在的問題及原因分析。（1）采購計劃編制環(huán)節(jié)。采購計劃根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)部的季度材料報告制定，缺少實時性，不能滿足生產(chǎn)技術(shù)部的臨時材料需要。一旦生產(chǎn)技術(shù)部有臨時的材料需要，只能通過生產(chǎn)技術(shù)部與采購部口頭聯(lián)系采購，缺乏書面單據(jù)，容易造成實際采購材料或貨物與計劃不符。（2）公司供應(yīng)部與財務(wù)部缺少對賬程序，僅憑單據(jù)的傳遞和口頭的說明進(jìn)行信息交流，容易造成信息交流不暢，已采購的貨物未及時入賬的現(xiàn)象。另外在單據(jù)傳遞過程中容易遺失單據(jù)，而無法分清責(zé)任。（3）公司預(yù)付賬款采購，采用電話或傳真的形式，過于簡單，不利于維護(hù)公司自身利益，出現(xiàn)問題或糾紛時也不便于采用正當(dāng)?shù)姆墒侄谓鉀Q問題。（4）公司通過填制付款單辦理采購借款。出納人員僅通過會計人員口頭授權(quán)就辦理貨幣資金支出業(yè)務(wù)，且預(yù)支的款項也未及時登記入賬。付款單缺少報銷一欄，在報賬時缺少書面憑證。（5）平時由倉庫管理員登記庫存商品明細(xì)賬的數(shù)量和金額，由會計人員在月末對金額進(jìn)行稽核，工作量太大。

2.解決問題的方案和措施。（1）建議在采購計劃環(huán)節(jié)編制請購單，請購單為有關(guān)部門或倉庫向采購部提出的購貨請求的憑證。請購單要預(yù)先編號，簽發(fā)后經(jīng)授權(quán)部門（人）批準(zhǔn)。經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部和倉庫管理員簽字后的請購單還必須通過供應(yīng)部和財務(wù)部的確認(rèn)后方可生效。確認(rèn)的目的在于：一是防止已經(jīng)采購的存貨又重復(fù)執(zhí)行，二是咨詢現(xiàn)行市場價格，對所需采購資金進(jìn)行估算。請購單一式三份，一份留存請購部門備查；一份送采購部；一份在報銷或預(yù)付款時提交給財務(wù)部作為依據(jù)。單據(jù)中要說明請購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格要求等。（2）建議供應(yīng)部根據(jù)采購合同和采購發(fā)票設(shè)立采購臺賬，財務(wù)部與供應(yīng)部定期進(jìn)行核對。（3）建議供應(yīng)部在采購時，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并列出采購物資的清單或明細(xì)表，在簽訂采購合同后再付款。（4）建議公司在辦理采購借款時，付款單必須經(jīng)總經(jīng)理簽字。付款單應(yīng)增加一聯(lián)，且增加報銷一欄。采購經(jīng)辦人辦理結(jié)算時，由出納人員在付款單上登記報銷金額及交回金額，登記銀行日記賬，將第三聯(lián)回單交給采購經(jīng)辦人，第二聯(lián)交給會計人員記賬。采購人員沒有發(fā)票、入庫單等單據(jù)，財務(wù)部不給報銷，預(yù)借的采購資金采購人員負(fù)責(zé)歸還。這樣會計人員就可以通過會計控制查驗采購的材料物資是否安全入庫。（5）建議平時由倉庫管理員登記庫存商品明細(xì)賬的數(shù)量，會計人員定期去倉庫管理員處監(jiān)督材料盤點，對財務(wù)入庫單與倉管入庫單的數(shù)量進(jìn)行核對，財務(wù)部庫存商品總賬與明細(xì)賬數(shù)量進(jìn)行核對，并登記庫存商品明細(xì)賬的金額，采用移動加權(quán)平均法計價。

（二）銷售收款流程存在的問題及改進(jìn)

1.存在的問題及原因分析。（1）公司對銷售發(fā)票流程的控制不是很完善，會計人員開發(fā)票后雖交銷售人員核對，但銷售人員并沒有很好地執(zhí)行核對程序。（2）辦理運費付款申請時，由銷售人員填制領(lǐng)據(jù)并簽字，會計人員審核簽字后，銷售人員將領(lǐng)據(jù)交出納人員，由出納人員辦理付款手續(xù)。此流程中沒有涉及到運費報銷問題。此處管理混亂，銷售人員借款的數(shù)額可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于實際發(fā)生的運費。（3）銷售退回沒有嚴(yán)格的審核程序。銷售退回沒有經(jīng)過質(zhì)檢部的驗收和原因調(diào)查，僅憑銷售部業(yè)務(wù)人員的許諾便為客戶辦理了銷售退回。（4）公司不計提壞賬準(zhǔn)備，沒有專門的應(yīng)收賬款催收程序。容易造成應(yīng)收賬款管理混亂，大量的壞賬無法體現(xiàn)。

2.解決問題的方案和措施。（1）公司應(yīng)建立相對完善的銷售發(fā)票流程制度。制度的建立要做到以下幾點：銷貨清單連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均有開票；發(fā)票上客戶的名稱應(yīng)同主要客戶一覽表或客戶購貨訂單相對照；發(fā)票上的數(shù)量必須以銷貨清單上載明的實際發(fā)貨數(shù)量記錄為依據(jù)，并應(yīng)受到非記錄發(fā)運數(shù)量人員的檢查；發(fā)票上的價格必須以銷售部批準(zhǔn)的金額或價格目錄表為依據(jù)，并應(yīng)受到獨立于銷售職能的其他人員的檢查；應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)票內(nèi)容的復(fù)核；發(fā)票總額應(yīng)加以控制，即所有發(fā)票應(yīng)定期計算合計金額，以便同應(yīng)收賬款或銷貨合計數(shù)相核對。（2）建議重新設(shè)計辦理此類小額報銷業(yè)務(wù)時所使用的領(lǐng)據(jù)，具體格式類似于重新設(shè)計的付款單的格式，報銷流程類似于采購借款流程，從而加強對小額貨幣資金支出的管理。（3）銷售退回必須經(jīng)銷售經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；銷售退回的貨物應(yīng)由倉庫和質(zhì)檢部清點后方可入庫。質(zhì)檢部應(yīng)對客戶退回的貨物進(jìn)行檢驗并出具質(zhì)檢證明；倉庫應(yīng)在清點貨物、注明退回的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告，退貨接收報告應(yīng)連續(xù)編號。填制完畢的退貨接收報告應(yīng)受到獨立于發(fā)貨和收款人員的監(jiān)督和檢查；調(diào)查退貨索賠的有效性，若有效，給予客戶一定金額的賠償金。銷售部下屬售后服務(wù)部對客戶退貨要求進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查結(jié)束后應(yīng)將調(diào)查結(jié)果和調(diào)查意見記錄在退貨接收報告上，交由財務(wù)部、銷售經(jīng)理審核。退貨理賠最終核準(zhǔn)由銷售部決定，核準(zhǔn)必須基于退貨接收報告以及相關(guān)的認(rèn)真調(diào)查。財務(wù)部對檢驗證明、退貨接收報告以及客戶出具的退貨憑證進(jìn)行審核后辦理退貨事宜。（4）公司應(yīng)建立信用評估體系，制定客戶檔案，分析客戶信用檔案。信用批準(zhǔn)應(yīng)送交銷售部經(jīng)理審核簽字。完善壞賬準(zhǔn)備計提，進(jìn)行賬齡分析，為公司的信用評估提供資料。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，對催款情況進(jìn)行記錄。為了加速資金回籠，可于月末編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，并對超期未付款單位注明名稱、金額并查明原因。

三、結(jié)論

小企業(yè)人員少，會計分工不明確。本文以A公司為例，財務(wù)部僅有一名會計人員和一名出納人員，缺少崗位牽制制度和必要的制衡，在會計核算過程中存在很多小企業(yè)共有的問題：坐收坐支，不相容職位的兼職、控制制度及權(quán)限設(shè)計不健全、借款等手續(xù)不規(guī)范、倉庫原材料保管不當(dāng)?shù)取Ｔ斐蛇@些問題的主要原因是公司不重視內(nèi)部控制，不重視程序監(jiān)督，忽視了利用現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行全過程監(jiān)督。

小企業(yè)要加強內(nèi)部控制體系建設(shè)，建立健全內(nèi)部控制制度和財務(wù)制度，避免因制度缺陷造成管理上的混亂給企業(yè)造成不必要的損失。要重視規(guī)章制度和內(nèi)控制度的執(zhí)行，揚長避短，提高市場競爭力，贏得發(fā)展主動權(quán)，實現(xiàn)發(fā)展新突破。