黃艷

(信陽(yáng)師范學(xué)院財(cái)務(wù)處，河南 信陽(yáng) 464000)

近年來(lái)，隨著高校財(cái)務(wù)逐步向智能化、信息化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、收入申報(bào)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、自助投遞系統(tǒng)相繼落地完善，緩解了高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷(xiāo)難”的問(wèn)題。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)線下審批模式，是報(bào)銷(xiāo)人在網(wǎng)上填寫(xiě)預(yù)約單、連同原始發(fā)票附件等，依權(quán)限逐級(jí)找領(lǐng)導(dǎo)審批后，投遞到財(cái)務(wù)自助服務(wù)終端，財(cái)務(wù)人員審核制單、支付。這種線下審批模式存在諸多不便。一是審批流程復(fù)雜、周期長(zhǎng)、簽字難。高校的科研管理人員不是專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)人員，往往需要花費(fèi)很多時(shí)間學(xué)習(xí)大量的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，尤其是對(duì)一些政府采購(gòu)類(lèi)的大額項(xiàng)目支出，一個(gè)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)需要找多個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)簽批，報(bào)銷(xiāo)人在辦理領(lǐng)導(dǎo)簽字審批時(shí)，或因財(cái)務(wù)制度理解不當(dāng)、領(lǐng)導(dǎo)外出等因素，造成“多跑路”的現(xiàn)象，無(wú)法及時(shí)辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事宜[1]。二是審批效率低下。傳統(tǒng)的線下審批模式是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批之后，由財(cái)務(wù)人員審核制單，簽字不齊全、報(bào)銷(xiāo)不符合規(guī)定等造成退單的情況十分普遍。三是內(nèi)控薄弱。雖然各高校都制定了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審批辦法，設(shè)置了經(jīng)費(fèi)審批流程，但審批簽字代簽的情況時(shí)有發(fā)生，審批不齊全先辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)，事后補(bǔ)簽的情況也非常普遍，而且審批簽字的審核由財(cái)務(wù)人員人為判斷，存在很大的人為干擾因素，使財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)線下審批內(nèi)控薄弱。

為了讓信息多跑路，教工少跑路，同時(shí)為了更好地做好疫情防控工作，避免不必要的人員接觸，本文以“X”高校為例，詳細(xì)研究財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的網(wǎng)上審批模式，即審批人只需要手機(jī)連接網(wǎng)絡(luò)，就能夠輕松處理報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的審批，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，實(shí)現(xiàn)了辦公時(shí)間和地點(diǎn)的自由化。

1 “X”高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批模式

網(wǎng)上審批是指由報(bào)銷(xiāo)人通過(guò)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)信息，系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)置流程將審批事項(xiàng)逐級(jí)推送給審批人，實(shí)現(xiàn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上自助審簽功能。審批人可以通過(guò)手機(jī)關(guān)注微信公眾號(hào)、安裝“天財(cái)審批系統(tǒng)”APP、或電腦端登錄財(cái)務(wù)信息網(wǎng)“財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)”三種方式實(shí)施網(wǎng)上報(bào)賬審批，審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)提醒報(bào)銷(xiāo)人審簽業(yè)務(wù)流程完成，報(bào)銷(xiāo)人打印網(wǎng)上審批單，連同原始發(fā)票、附件等投遞到財(cái)務(wù)自助服務(wù)終端。在網(wǎng)上審批中，審批人的簽名由系統(tǒng)自動(dòng)提取，無(wú)需在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)上簽字。

2 “X”高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批模式設(shè)計(jì)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來(lái)“X”高校充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，分別建立了財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)、繳費(fèi)服務(wù)平臺(tái)、校園卡服務(wù)平臺(tái)。財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)先后開(kāi)通了網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、收入申報(bào)系統(tǒng)、網(wǎng)上科研管理系統(tǒng)等電子化財(cái)務(wù)管理和服務(wù)模塊[2]，為教職工生辦理各類(lèi)支出報(bào)賬、人員經(jīng)費(fèi)核發(fā)、各類(lèi)繳費(fèi)、校內(nèi)各類(lèi)消費(fèi)電子化結(jié)算等，提供了極大的便利，為進(jìn)一步緩解財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)簽字難的問(wèn)題，“X”高校開(kāi)始推行財(cái)務(wù)支出網(wǎng)上審批。網(wǎng)上審批系統(tǒng)對(duì)接了網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、收入申報(bào)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、自助投遞系統(tǒng)，改造了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)線下審批流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的無(wú)紙化審批流程，經(jīng)辦人和審批人可以快速方便地登錄到系統(tǒng)中進(jìn)行審批操作，大大縮短審批周期，“簽字難”的問(wèn)題大為改觀。

2.1 梳理“X”高校財(cái)務(wù)規(guī)章制度，整理人員信息

“X”高校根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和制度要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定了《“X”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審批辦法》。財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)堅(jiān)持“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，按照“分類(lèi)管理、分級(jí)授權(quán)、逐級(jí)審批、逐級(jí)負(fù)責(zé)”的審批管理制度，對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和經(jīng)費(fèi)類(lèi)別進(jìn)行了設(shè)定，明確了審批權(quán)限。根據(jù)上級(jí)部門(mén)差旅費(fèi)管理辦法、會(huì)議費(fèi)管理辦法、培訓(xùn)費(fèi)管理辦法制定了“X”高校相應(yīng)的管理辦法。根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績(jī)效若干措施的通知》《關(guān)于做好賦予科研機(jī)構(gòu)和人員更大自主權(quán)有關(guān)政策文件落實(shí)工作的通知》《關(guān)于進(jìn)一步推動(dòng)改革政策落實(shí)優(yōu)化科研項(xiàng)目資金管理的通知》等文件精神，制定了《“X”高?？蒲薪?jīng)費(fèi)使用辦法》及《“X”高?？蒲薪?jīng)費(fèi)使用管理補(bǔ)充規(guī)定》，明確了科研項(xiàng)目的審批權(quán)限。根據(jù)《教育部、財(cái)政部、國(guó)家發(fā)展改革委統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)實(shí)施辦法(暫行)》《重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)與管理暫行辦法》等文件要求，制定了《“X”高校重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)使用與管理辦法》，明確了重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)的審批程序。

在設(shè)置網(wǎng)上審批系統(tǒng)之前，“X”高校首先對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行了梳理，按照不同的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和經(jīng)費(fèi)類(lèi)別歸納整理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審批流程35類(lèi)，整理提供各部門(mén)及各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人信息，設(shè)定審批角色，為下一步網(wǎng)上審批流程的內(nèi)置做好準(zhǔn)備。

2.2 內(nèi)置審批流程，設(shè)定審批權(quán)限

“X”高校網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)審批權(quán)限及級(jí)次(部分項(xiàng)目類(lèi)型)如表1所示。

“X”高校把學(xué)校經(jīng)費(fèi)按照用途劃分為校撥基本經(jīng)費(fèi)、內(nèi)涵建設(shè)經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、人員經(jīng)費(fèi)等項(xiàng)目，分別以行政部門(mén)、教學(xué)單位、科研平臺(tái)、學(xué)科建設(shè)、科研項(xiàng)目設(shè)置部門(mén)編號(hào)，在設(shè)置網(wǎng)上審批流程時(shí)，按照經(jīng)費(fèi)類(lèi)別對(duì)全校6000多個(gè)財(cái)務(wù)支出項(xiàng)目逐一甄別，設(shè)定了60個(gè)項(xiàng)目類(lèi)型，根據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型匹配對(duì)應(yīng)審批流程，每一個(gè)項(xiàng)目類(lèi)型分別對(duì)應(yīng)不同的審批流程。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)以報(bào)銷(xiāo)金額和采購(gòu)方式為約束條件，分項(xiàng)目類(lèi)型設(shè)置審批流程。收入申報(bào)系統(tǒng)以報(bào)銷(xiāo)金額為約束條件，分項(xiàng)目類(lèi)型設(shè)置審批流程?！癤”高校在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置科研平臺(tái)、機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)、教學(xué)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)以及科研經(jīng)費(fèi)時(shí)，同一個(gè)部門(mén)下不同項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別屬于不同的學(xué)院，為解決審批流程設(shè)置中推送項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字的問(wèn)題，“X”高校以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在學(xué)院為依據(jù)設(shè)置歸口部門(mén)，以歸口部門(mén)為檢索條件推送所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

2.3 前置財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核工作，設(shè)置財(cái)務(wù)人員簽章信息

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)線下審批是報(bào)銷(xiāo)人通過(guò)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或者收入申報(bào)系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，依審批權(quán)限逐級(jí)找領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，財(cái)務(wù)人員審核制單，而線上審批系統(tǒng)將財(cái)務(wù)人員審核業(yè)務(wù)提前，報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單后，上傳發(fā)票及相關(guān)附件，提出線上審批申請(qǐng)，系統(tǒng)隨即提交財(cái)務(wù)審核人員預(yù)審，財(cái)務(wù)人員根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用范圍、業(yè)務(wù)類(lèi)型、附件信息等對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行初步審核，能夠有效解決項(xiàng)目預(yù)算超范圍支出，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)、附件不全，制度執(zhí)行不規(guī)范等問(wèn)題造成的報(bào)銷(xiāo)退回情況，大大提高財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率[3]。在設(shè)置網(wǎng)上審批系統(tǒng)人員信息時(shí)，考慮到財(cái)務(wù)人員崗位工作調(diào)整、財(cái)務(wù)審核人員不固定等因素，為避免在審批流程中羅列所有的財(cái)務(wù)人員信息，“X”高校在系統(tǒng)中給財(cái)務(wù)人員設(shè)置了一個(gè)虛擬賬號(hào)，將審核人員簽章全部放在財(cái)務(wù)人員這一個(gè)審批角色中，實(shí)現(xiàn)一個(gè)審批角色，多個(gè)簽章。財(cái)務(wù)審核人員可同時(shí)在線審核，選擇自己的簽章信息，提高了工作效率。

2.4 個(gè)性化定制系統(tǒng)相關(guān)模塊

根據(jù)“X”高校財(cái)務(wù)制度和審批流程要求，在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)增加采購(gòu)類(lèi)型，系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型推送不同的審批流程，實(shí)現(xiàn)同一項(xiàng)目不同采購(gòu)方式的分類(lèi)審批。增加資產(chǎn)報(bào)銷(xiāo)模塊，同資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以資產(chǎn)驗(yàn)收單號(hào)為檢索條件，在選擇采購(gòu)方式和經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目后進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)。增加財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)必要附件提示模塊，將財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)所需附件清單植入系統(tǒng)，根據(jù)報(bào)銷(xiāo)人預(yù)約的報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容，系統(tǒng)自動(dòng)提醒報(bào)銷(xiāo)人上傳對(duì)應(yīng)附件清單，以便報(bào)銷(xiāo)人員及時(shí)正確的辦理各項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。

圖1 “X”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程圖

2.5 制定財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審批流程

“X”高校根據(jù)財(cái)務(wù)管理要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，以線上審批和線下審批并行的方式逐步推廣實(shí)施新的審批流程。報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)后，可以選擇線下審批或者線上審批，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖1。

3 “X”高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批實(shí)現(xiàn)的功能

3.1 報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)辦理更加透明

“X”高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批系統(tǒng)內(nèi)置了財(cái)務(wù)制度及報(bào)銷(xiāo)流程，報(bào)賬人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容能夠自動(dòng)推送“財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)附件要求”，報(bào)賬人可以按要求上傳相關(guān)附件，提交線上審批。網(wǎng)上審批系統(tǒng)設(shè)置了財(cái)務(wù)支出審批各環(huán)節(jié)信息提醒，通過(guò)微信公眾號(hào)或者APP在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)各節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)推送信息，方便了財(cái)務(wù)報(bào)賬人實(shí)時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度。

3.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)更加高效

網(wǎng)上審批系統(tǒng)前置了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核關(guān)口，所有提交線上審批的單據(jù)，須先經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核人員預(yù)審，預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)后系統(tǒng)依審批流程逐級(jí)推送給審批人。財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核工作前置有效解決了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)不符合有關(guān)規(guī)定造成的退單現(xiàn)象，大大提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率。

3.3 審批業(yè)務(wù)更加便捷

利用互聯(lián)網(wǎng)條件，使財(cái)務(wù)審批不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)可對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)支出業(yè)務(wù)進(jìn)行在線審批，方便了當(dāng)事人辦理各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出的審批事宜，實(shí)現(xiàn)了辦公時(shí)間和地點(diǎn)的自由化。

4 “X”高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批努力方向

4.1 建立事前審批模塊

根據(jù)“X”高校財(cái)務(wù)規(guī)章制度要求，在開(kāi)展某些活動(dòng)之前需要事前審批。比如根據(jù)差旅費(fèi)管理辦法文件規(guī)定，出差必須按規(guī)定報(bào)經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫(xiě)出差審批單。根據(jù)會(huì)議費(fèi)管理辦法文件規(guī)定，單位在主辦或承辦會(huì)議(培訓(xùn))前應(yīng)編制相關(guān)預(yù)算，填報(bào)預(yù)算經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，并按規(guī)定程序進(jìn)行審批。根據(jù)勞務(wù)酬金發(fā)放辦法規(guī)定，在發(fā)放外請(qǐng)專(zhuān)家勞務(wù)費(fèi)時(shí)，需填寫(xiě)校外人員勞務(wù)酬金發(fā)放申報(bào)表，并按程序進(jìn)行審批。在辦理上述相關(guān)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，出差審批單、會(huì)議(培訓(xùn))經(jīng)費(fèi)預(yù)算審批表、勞務(wù)酬金發(fā)放申報(bào)表等需事前審批業(yè)務(wù)，目前無(wú)法在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)預(yù)置，報(bào)賬人仍需線下按審批權(quán)限逐級(jí)審批，審批之后再填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，上傳附件清單，提交線上審批，存在重復(fù)審批的現(xiàn)象。為完善高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批，建立事前審批模塊，還需同財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)商積極溝通，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置。

4.2 加強(qiáng)技術(shù)支持

“X”高校財(cái)務(wù)人員對(duì)網(wǎng)上審批系統(tǒng)進(jìn)行了反復(fù)測(cè)試及完善，根據(jù)用戶體驗(yàn)和實(shí)際使用特點(diǎn)設(shè)計(jì)了一套適合該校的財(cái)務(wù)網(wǎng)上審批系統(tǒng)，但在推廣使用的過(guò)程中網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)還存在手機(jī)端掃碼上傳附件時(shí)文件名稱無(wú)法修改、收入申報(bào)系統(tǒng)無(wú)法批量上傳附件、無(wú)法使用手機(jī)掃描上傳附件以及附件順序無(wú)法調(diào)整等問(wèn)題。而且在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)上審批系統(tǒng)容易遭到攻擊，審批簽章及密碼容易泄露，給審批帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。為了使網(wǎng)上審批系統(tǒng)更加安全、易用，方便廣大師生自如操作，需不斷加強(qiáng)技術(shù)支持，及時(shí)反饋后續(xù)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，及時(shí)優(yōu)化，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，確保網(wǎng)上審批系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定[4]。