蔣文吉

（常州劉國鈞高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 常州 213025）

0 引 言

對于職業(yè)院校來講，人事管理部門作為一個管理機(jī)構(gòu)，日常事務(wù)涉及的范圍比較廣泛，工作也十分復(fù)雜和煩瑣；不論是教職工的管理、薪資的發(fā)放，還是教育資源和教育設(shè)備的管理，都需要人事管理部門。面對如此龐大的信息量和數(shù)據(jù)量，如果只是采用傳統(tǒng)的人工操作，根本無法完成處理數(shù)據(jù)效率的提升，也不利于職業(yè)院校人事管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。職業(yè)院校要高度認(rèn)識到目前人事管理工作中所存在的問題，加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)行有效的信息化管理，才能讓職業(yè)院校的人事管理工作更加高效與順暢。

1 大數(shù)據(jù)時代職業(yè)院校人事管理工作信息化建設(shè)的重要性

在職業(yè)院校人事管理工作中運用信息化的管理模式是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代職業(yè)院校人事管理發(fā)展的必然趨勢。要想進(jìn)一步做好職業(yè)院校人事管理工作，必須要認(rèn)識到信息化管理的重要性，認(rèn)識到信息化是提升職業(yè)院校人事管理工作效率的唯一途徑。職業(yè)院校人事管理工作信息化的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 有效提升職業(yè)院校人事管理工作的效率

職業(yè)院校人事管理部門所要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容比較多，再加上每天的工作量非常大，工作人員每天都從事著復(fù)雜的工作，并且有些工作還是重復(fù)性的，在傳統(tǒng)工作模式下，需要花費大量的人力和物力去完成每天的工作，極大地考驗著工作人員的耐心程度與細(xì)心程度，所以有些時候一些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性就很難有保證。在大數(shù)據(jù)時代，面對著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要想從根本上提升人事管理工作人員的工作效率，就必須加快信息化建設(shè)，這樣就可以將過去部分人工操作的工作交給計算機(jī)去處理，這樣不僅減輕了工作人員的工作量，還能夠很好地提升工作效率。最主要的是計算機(jī)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性高，大大減少了人為操作失誤情況的發(fā)生。

1.2 有利于人事工作的公開公正

在職業(yè)院校中，人事管理部門工作的政策性是比較強(qiáng)的，其中會涉及很多關(guān)系到職工切身利益的相關(guān)工作，如：職稱評定、人事調(diào)動、績效考核等。建設(shè)人事管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事管理信息化，可以提升人事管理工作的透明性，職工不僅可以通過人事管理信息系統(tǒng)平臺隨時掌握人事調(diào)動信息、職稱評定的相關(guān)資料，還能夠通過平臺去了解人事管理的相關(guān)規(guī)章制度，實現(xiàn)人事信息資源的共享。人事管理信息化平臺的應(yīng)用不僅能夠體現(xiàn)出人事工作的透明性，也能體現(xiàn)出人事工作的公平公正性，在平臺上每個人都可以看到教職工隊伍的情況，能夠很好地幫助學(xué)校選拔優(yōu)秀人才。

1.3 促進(jìn)工作流程的規(guī)范化

在以前的工作模式下，職業(yè)院校人事管理工作都是通過人工操作來完成的，有時由于工作量加大，會出現(xiàn)操作流程不規(guī)范的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計也不準(zhǔn)確。人事管理信息系統(tǒng)的運用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人事管理流程的規(guī)范化，而且對于教職工的管理、入職離職、學(xué)習(xí)培訓(xùn)都可以實現(xiàn)在線利用計算機(jī)去有效管理，很大程度上促進(jìn)了人事管理工作流程的規(guī)范化。

2 大數(shù)據(jù)時代職業(yè)院校人事管理工作存在的問題

2.1 管理者在思想上認(rèn)識不足

目前，職業(yè)院校人事管理工作信息化建設(shè)還存在著一定的阻礙。因為管理者在思想上還沒有完全轉(zhuǎn)變，對信息化工作的認(rèn)識不明確，認(rèn)為信息化辦公只是在工作的硬件設(shè)備方面進(jìn)行了更換，沒有充分認(rèn)識到信息化管理能給人事管理工作帶來什么樣的便利，是怎樣提升工作效率和工作質(zhì)量的，是如何提升人事管理工作的水平的。

2.2 人事管理信息系統(tǒng)不完善

一個良好的人事管理系統(tǒng)可以很好地提升職業(yè)院校的人事管理工作水平，通過對人員加強(qiáng)管理，進(jìn)而實現(xiàn)工作效率的有效提升。其實一個學(xué)校信息系統(tǒng)處理能力的好與壞能夠直接反映出這個學(xué)校信息化建設(shè)水平的高低。從目前實際的工作情況來看，職業(yè)院校人事管理信息化工作還存在著很多不完善的地方，因為目前很多職業(yè)院校人事管理信息化建設(shè)還處在剛剛起步的一個階段。在日常的人事管理信息化工作中經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的審核不嚴(yán)謹(jǐn)、信息不完整、很多資源達(dá)不到共享的要求等等一系列的問題，所以在日后的工作中一定要對人事管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善和技術(shù)的提升。

2.3 職業(yè)院校人事管理理念落后

隨著大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展，人們的工作方式和生活方式發(fā)生了巨大的變化。所以，人事管理工作在管理理念上也要有所突破，有所創(chuàng)新。但是不少職業(yè)院校的人事管理部門受傳統(tǒng)管理理念的影響比較深，對信息化管理的理念不能積極地接受，他們認(rèn)為職業(yè)院校的人事管理工作只有與教職員工進(jìn)行面對面的交談才能對工作有比較深入的了解，以便于及時發(fā)現(xiàn)問題，第一時間解決問題；他們認(rèn)為利用信息化的管理手段會使管理人員與教職員工之間產(chǎn)生隔閡，沒有面對面的接觸，比較容易拉大人與人之間的心理距離，非常不利于以后人事管理工作的開展。

3 大數(shù)據(jù)時代職業(yè)院校加強(qiáng)人事管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 提升管理人員素養(yǎng)

現(xiàn)在很多的職業(yè)院校已經(jīng)能夠充分認(rèn)識到人事管理信息化能給學(xué)校帶來的價值，在計算機(jī)硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備上統(tǒng)一加大了投入的力度，這也為人事管理信息化的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。信息化管理模式的優(yōu)勢日益凸顯，使得管理人員對信息化的認(rèn)識也有了思想上面的大轉(zhuǎn)變，因為他們知道，信息化管理系統(tǒng)的引入可以有效地減少他們與日俱增的辦公業(yè)務(wù)量，而且還能通過資源的整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享，不僅能夠為學(xué)校的發(fā)展提供決策依據(jù)，還能在工作效率與服務(wù)質(zhì)量上得到很大的提升。比如：職業(yè)院校在進(jìn)行人事管理部門人員招聘時，要求應(yīng)聘人員必須掌握數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，在日常的工作當(dāng)中能夠熟練地運用信息技術(shù)去處理人事方面的相關(guān)問題；要求應(yīng)聘者在熟悉人事管理工作的流程和規(guī)范之后，能夠結(jié)合自身的實際工作，對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化，能夠合理地、有針對性地改進(jìn)工作流程，根據(jù)工作需要提出合理的意見和建議，使業(yè)務(wù)工作和系統(tǒng)功能同步發(fā)展。

職業(yè)院校要注重加強(qiáng)人事工作人員的信息化意識。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有職業(yè)院校人事管理部門的人員對人事管理理論知識的認(rèn)知比較深刻，在這種情況下，就需要加強(qiáng)人事管理工作人員信息化、數(shù)據(jù)化方面內(nèi)容的培訓(xùn)，增加與其他院校交流的機(jī)會，只有通過真實的感受、學(xué)習(xí)、交流，他們才能開闊自己的視野，工作思路才會有所轉(zhuǎn)變，進(jìn)而達(dá)到思維的創(chuàng)新。在工作之余，職業(yè)院?？梢匝埾到y(tǒng)開發(fā)工作人員去院校進(jìn)行技術(shù)方面的指導(dǎo)，根據(jù)院校人事管理的實際情況，進(jìn)行有針對性的信息化管理方面知識與技能的培訓(xùn)。基于現(xiàn)有的技術(shù)，深入挖掘日常工作中使用信息化管理功能，充分發(fā)揮人事管理信息系統(tǒng)的使用價值。

3.2 完善人事管理信息系統(tǒng)的功能

為了減少資源的浪費，職業(yè)院校的人事部門在進(jìn)行信息化設(shè)備配備的時候，以實用和適用為基本原則；不僅考慮在基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)上要有完整性，同時也要充分考慮硬件設(shè)備的使用壽命及質(zhì)量問題。要從職業(yè)院校的實際情況出發(fā)，考慮到院校以后的發(fā)展趨勢，在使用的軟件方面采用定制的軟件，專門用于滿足人事管理工作的需求。為了避免管理數(shù)據(jù)的碎片化，職業(yè)院校人事管理部門需要遵循數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性原則，比如：統(tǒng)一數(shù)據(jù)的錄入標(biāo)準(zhǔn)、建立網(wǎng)絡(luò)資源共享數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通與共享；同時完善人事數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、借閱的管理制度，完善人事管理信息系統(tǒng)的各項功能。比如：在“一站式”服務(wù)模式的建立方面，通過各部門數(shù)據(jù)共享的方式，合理設(shè)計辦事流程，嚴(yán)格管理辦公權(quán)限，可以讓教職工少跑很多的彎路，并且能夠?qū)崿F(xiàn)在電腦屏幕前就可以把合同簽訂完畢，還能辦理請假銷假的手續(xù)，也能在線打印在職證明等等，不僅提高了辦公自動化的水平，也使出錯的概率大大降低。通過采用數(shù)據(jù)庫抓取并核對信息的方式，很大程度上減少了教職工填寫個人信息的次數(shù)，實現(xiàn)教職工“一鍵式”填寫個人表格，有效減輕了填表的負(fù)擔(dān)。表格內(nèi)容看似簡單，但是每次在讓教職工填寫的時候，大家都心生不滿，因為有些表格都是很多數(shù)據(jù)的重復(fù)，這樣不僅浪費了時間，還降低了教職工的滿意程度。

綜合查詢功能。教職工每年提交錄入的相關(guān)信息材料，可以根據(jù)不同的需求輸出結(jié)果，打印各種統(tǒng)計報表。比如：職業(yè)院校各學(xué)院、各部門的行政人員可以根據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動統(tǒng)計，并且能夠有針對性地匯總教師教學(xué)、科研、社會服務(wù)工作量的一些數(shù)據(jù)，這樣既能避免人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，又能保證統(tǒng)計的真實性，這就是采用了最簡單快捷的信息化方法獲得全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)材料，從而提高數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計工作的效率。其實這項功能在教師職稱評定審核工作中表現(xiàn)得更為突出，職稱評定所需要的所有數(shù)據(jù)和材料都可以通過信息化平臺進(jìn)行調(diào)取和打印，而且省略了各職能部門會審的復(fù)雜過程。

計算監(jiān)督功能。人事管理信息系統(tǒng)后臺能夠根據(jù)人事管理部門所需要的不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對性的收集、加工、分析、統(tǒng)計和計算。比如：針對每年的年終績效考核，通過對教師教學(xué)、教研、社會服務(wù)三個方面的總體工作量進(jìn)行量化，不必對這三個方面分別進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，不僅工作時間得到了很好的節(jié)省，同時最后得到的結(jié)果也更加直觀。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總非常有利于營造一個良好的監(jiān)督環(huán)境，能夠培養(yǎng)民主監(jiān)督和公平競爭的意識，對教職工以后的工作也產(chǎn)生了很好的激勵作用。

決策導(dǎo)向功能。院校的領(lǐng)導(dǎo)也可以通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)實時了解院校內(nèi)各項工作的實際落實情況和一些比較薄弱的環(huán)節(jié)，如學(xué)校需要對某項工作作決策的時候，如人事改革、師資建設(shè)，就可以通過數(shù)據(jù)平臺調(diào)取相關(guān)資料，提高決策的科學(xué)性。

3.3 引進(jìn)年輕人才，提升管理理念

在當(dāng)今社會，信息化技術(shù)被應(yīng)用于各行各業(yè)，不少的職業(yè)院校也充分認(rèn)識到信息化管理理念的重要性，快馬加鞭地進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)。讓每一位教職員工感受到組織的溫暖和重視也是人事管理工作的一部分。比如：教職工隊伍的年輕化發(fā)展，90 后群體是在互聯(lián)網(wǎng)背景下成長起來的新一代，他們不論是在日常的生活中還是在工作中都習(xí)慣于運用互聯(lián)網(wǎng)軟件來表達(dá)自己的想法或者與人溝通，所以職業(yè)院校人事管理部門應(yīng)該引進(jìn)年輕人才，使人事管理工作真正樹立起信息化管理理念，多為他們提供信息化應(yīng)用平臺，讓他們不僅能夠避免當(dāng)面溝通產(chǎn)生的尷尬心理，也能通過職業(yè)院校提供的信息化平臺去收集、整理、分析應(yīng)用數(shù)據(jù)，及時了解人們的思想動態(tài)，從而達(dá)到增強(qiáng)年輕教職工對于學(xué)校的向心力和凝聚力。為了有效緩解與日俱增的人事管理業(yè)務(wù)量帶來的工作壓力，實行信息化管理勢在必行。因為從目前的工作內(nèi)容與工作量來看，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)如今工作快速發(fā)展的需要。人事相關(guān)數(shù)據(jù)需要信息化管理才能有效發(fā)揮其價值，傳統(tǒng)的工作方式不僅無法應(yīng)對龐大的工作量，同時人工操作的錯誤率也是不斷提升。所以職業(yè)院校人事管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，更新理念，不斷豐富自己的知識儲備量，提高自己的工作能力和業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié) 語

職業(yè)院校的人事管理工作是保障學(xué)校競爭力的核心力量，能夠直接影響職業(yè)院校的發(fā)展前景。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，職業(yè)院校人事管理信息化模式能夠有效地提升工作效率，不斷完善人事管理工作，推動人事管理工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，適應(yīng)職業(yè)院校發(fā)展的需求。